Stima dei costi nella gestione dei progetti: come stimare i costi del progetto

Una buona stima dei costi è essenziale per il successo della gestione del progetto. Molti costi possono comparire durante il ciclo di vita della gestione del progetto e un metodo di stima dei costi accurato può fare la differenza tra un piano di successo e uno fallito. La stima dei costi, tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi. I progetti comportano rischi e i rischi comportano costi imprevisti e problemi di gestione dei costi.

La stima dei costi è il processo che tiene conto dei costi diretti, dei costi indiretti e di altri fattori e calcola un budget che soddisfi l'impegno finanziario necessario per un progetto di successo. Le tecniche di stima dei costi del progetto si applicano a qualsiasi progetto, dalla costruzione di un ponte allo sviluppo di una nuova app killer. Tutto costa denaro, quindi più sei chiaro sull'importo richiesto, più è probabile che raggiungerai il tuo obiettivo.

La stima dei costi è semplificata con l'aiuto di un software di gestione dei progetti come ProjectManager. Aggiungi budget di progetto, costi pianificati per attività specifiche e includi tariffe di manodopera per il tuo team. Quando crei il tuo piano sul nostro diagramma di Gantt, i costi stimati del tuo progetto verranno calcolati automaticamente. Inoltre, man mano che il progetto si sviluppa, puoi monitorare i tuoi costi in tempo reale sulla nostra dashboard automatizzata. Provalo gratis oggi.

Che cos'è la stima dei costi?

Nella gestione dei progetti, la stima dei costi è la somma dei singoli elementi di costo, utilizzando metodi di stima consolidati e dati validi, per stimare i costi futuri di un progetto, sulla base di ciò che è noto oggi.

Definisce inoltre le caratteristiche di base di stime dei costi credibili come:

• Chiara identificazione dei compiti
• Ampia partecipazione alla redazione dei preventivi
• Disponibilità di dati validi
• Strutture standardizzate per i preventivi
• Disposizioni per le incertezze di programma
• Riconoscimento dell'inflazione
• Costi esclusi
• Revisioni indipendenti di stime
• Revisione delle stime per variazioni significative del programma

Perché è importante la stima dei costi?

La stima dei costi e la gestione dei costi sono una parte essenziale della gestione del progetto. Il project manager è responsabile di rendere possibile il budget di progetto più accurato possibile utilizzando una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) e tecniche di stima dei costi per visualizzare l'ambito del progetto e quindi assegnare i costi a ciascuna attività del progetto. Conoscere l'ambito del progetto aiuterà non solo nella fase di pianificazione ma durante tutto il ciclo di vita del progetto, specialmente durante l'esecuzione, il monitoraggio e il controllo di un progetto.

Avere un processo di stima dei costi è il modo in cui i project manager sono in grado di raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi del progetto stabiliti dai dirigenti e dalle parti interessate del progetto. Il budget del progetto raccoglierà i costi indiretti e diretti in quanto stima il costo complessivo della consegna del progetto in tempo e del rispetto delle aspettative di qualità. Ciò significa che tutto ciò di cui avrai bisogno per il successo del progetto verrà considerato durante il processo di stima dei costi.

Tecniche di stima dei costi

Tutti questi fattori influiscono sulla stima dei costi del progetto, rendendo difficile elaborare stime precise. Fortunatamente, esistono tecniche di stima dei costi che possono aiutare a sviluppare una stima dei costi più accurata.

1. Stima analoga

Cerca l'aiuto di esperti che hanno esperienza in progetti simili o utilizza i tuoi dati storici. Se hai accesso a dati storici rilevanti, prova una stima analoga, che può mostrare precedenti che aiutano a definire quali saranno i tuoi costi futuri nelle prime fasi del progetto.

2. Stima parametrica

Esiste la modellazione statistica, o stima parametrica, che utilizza anche i dati storici dei principali fattori di costo e quindi calcola quali sarebbero tali costi se la durata o un'altra del progetto venisse modificata.

3. Stima bottom-up

Un approccio più granulare è la stima dal basso verso l'alto, che utilizza le stime delle singole attività e poi le somma per determinare il costo complessivo del progetto. Questo metodo di stima dei costi è ancora più dettagliato della stima parametrica e viene utilizzato in progetti complessi con molte variabili come lo sviluppo di software o progetti di costruzione.

4. Stima a tre punti

Un altro approccio è la stima in tre punti, che presenta tre scenari: range molto probabile, ottimista e pessimista. Questi vengono quindi inseriti in un'equazione per sviluppare una stima.

5. Analisi della riserva

L'analisi della riserva determina quanta riserva di emergenza deve essere assegnata. Questo approccio cerca di combattere l'incertezza.

6. Costo della qualità

Il costo della qualità utilizza il denaro speso durante il progetto per evitare fallimenti e il denaro applicato dopo il progetto per affrontare i fallimenti. Questo può aiutare a perfezionare la stima dei costi complessivi del progetto. E confrontare le offerte dei fornitori può anche aiutare a capire i costi.

7. Strumenti dinamici

Ogni volta che si stimano i costi, è utile utilizzare un software online per raccogliere tutte le informazioni sul progetto. Software di gestione del progetto che può essere utilizzato in congresso con molte di queste tecniche per facilitare il processo. Usa il software online per definire i team di progetto, le attività e gli obiettivi. Gestisci persino i tuoi fornitori e tieni traccia dei costi man mano che il progetto si sviluppa. Ti mostreremo come.

Come stimare i costi in 10 passaggi

Il governo degli Stati Uniti ha identificato un processo in 12 fasi che si traduce in stime dei costi affidabili e valide per la gestione dei progetti. Questi dodici passaggi sono descritti di seguito.

1. Definire lo scopo della stima dei costi

Determinare lo scopo della stima dei costi, il livello di dettaglio richiesto, chi riceve la stima e la portata complessiva della stima.

2. Sviluppare un piano di stima

Riunisci un team di stima dei costi e delinea le loro tecniche di stima. Sviluppare una sequenza temporale e determinare chi eseguirà la stima dei costi indipendente. Infine, crea il programma della squadra.

3. Definire le caratteristiche

Creare una descrizione di base dello scopo, del sistema e delle caratteristiche delle prestazioni. Ciò include tutte le implicazioni tecnologiche, le configurazioni del sistema, i programmi, le strategie e le relazioni con i sistemi esistenti. Non dimenticare il supporto, la sicurezza, gli elementi di rischio, i test e la produzione, l'implementazione e la manutenzione e qualsiasi sistema legacy simile.

4. Determinare le tecniche di stima dei costi

Definire una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) e scegliere un metodo di stima più adatto per ciascun elemento della WBS. Controllo incrociato per costi e driver di pianificazione; quindi creare una lista di controllo.

5. Identificare la regola, i presupposti e ottenere i dati

Definire chiaramente cosa è incluso ed escluso dalla stima e identificare ipotesi specifiche.

6. Sviluppare una stima puntuale

Sviluppare un modello di costo stimando ogni elemento WBS.

7. Condurre analisi di sensibilità

Testare la sensibilità dei costi ai cambiamenti nella stima dei valori di input e delle ipotesi chiave e determinare i principali fattori di costo.

8. Condurre analisi di rischio e incertezza

Determinare il costo, la pianificazione ei rischi tecnici inerenti a ciascun articolo sulla WBS e come gestirli.

9. Documentare il preventivo e presentare alla direzione

Avere la documentazione per ogni fase del processo di stima dei costi per mantenere tutti sulla stessa pagina con la stima dei costi. Quindi puoi informare le parti interessate del progetto sulle stime dei costi per ottenere la loro approvazione.

10. Aggiorna la stima dei costi

Eventuali modifiche al preventivo di spesa devono essere aggiornate e rendicontate. Inoltre, esegui un'autopsia in cui puoi documentare le lezioni apprese.

Modello di stima dei costi gratuito

ProjectManager dispone di modelli gratuiti per ogni aspetto della gestione di un progetto, incluso un modello di preventivo gratuito per Excel. Può essere utilizzato per qualsiasi progetto semplicemente sostituendo gli elementi nella colonna della descrizione con quelli che sono rilevanti per il tuo progetto.

Questo modello di preventivo gratuito contiene tutti i campi che devi compilare per stimare i costi del progetto. Ad esempio, c'è la colonna della descrizione, seguita dalla colonna del fornitore o del subappaltatore e poi ci sono le colonne per acquisire i costi della manodopera e delle materie prime. Questi possono essere sommati per riga e quindi il costo totale del progetto può essere calcolato dal modello.

Naturalmente, un modello di preventivo è un documento statico. È utile in termini di raccolta di tutti i costi del progetto e quindi persino di monitorarli durante il ciclo di vita del progetto. Tuttavia, tutti questi dati devono essere aggiunti manualmente, il che richiede tempo e fatica, due cose che non hai in abbondanza quando gestisci un progetto. Una volta che sei pronto per semplificare il processo di stima dei costi, scoprirai che esistono molte soluzioni software di gestione dei progetti in grado di creare budget e tenerne traccia in tempo reale per evitare spese eccessive.

Esempio di stima dei costi di progetto

Prendiamoci un momento per creare un progetto ipotetico ed eseguire un esempio di stima dei costi generale per vedere come funziona questo processo. La stima dei costi di costruzione è semplice, quindi utilizzeremo un esempio di stima di costruzione. Questo progetto di costruzione si concentrerà sui requisiti generali per la stima dei costi nella gestione del progetto.

Innanzitutto, vorrai avere un elenco che descrive i vari elementi necessari per costruire il tuo progetto di costruzione. Raccogli tutti i documenti di gestione del tuo progetto di costruzione come piani, progetti e specifiche, progetti e permessi per scoprire i dati sui costi. Nei tuoi documenti troverai i costi amministrativi, i costi di finanziamento, le spese legali, le spese di ingegneria, l'assicurazione e altre voci di costo.

Ora è il momento di utilizzare una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) per identificare tutte le attività del progetto di costruzione. Identifica i costi del lavoro, i costi diretti e i costi indiretti associati a ogni singola attività nella schedulazione del progetto. Esistono varie tecniche di stima dei costi, come la stima dal basso verso l'alto, che consentono agli appaltatori di stimare i costi per ciascuna attività di costruzione per creare proposte accurate per il processo di gara per la costruzione.

Questi costi vengono quindi sommati per un totale di riga. Tutti quei totali di riga vengono quindi sommati e si ottiene il costo totale del progetto. Avere un modello di stima dei costi è un buon strumento per raccogliere e tenere traccia di queste informazioni.

Come ProjectManager può aiutare con la stima dei costi

ProjectManager è un software di gestione dei progetti che dispone di funzionalità per aiutare a creare una stima dei costi del progetto più accurata. Il nostro diagramma di Gantt online può essere utilizzato per aiutarti a tenere traccia dei costi e delle spese per progetti e attività.

Stimare i costi di compiti specifici

Quando si stimano le singole attività, i costi possono anche essere raccolti e monitorati sul nostro diagramma di Gantt online. Qui puoi aggiungere una colonna per i costi stimati, il costo di base e i costi effettivi per aiutarti a mantenere il progetto nel budget una volta eseguito.

Il nostro diagramma di Gantt online non solo può tenere traccia delle attività, ma è anche possibile configurarlo per tenere traccia dei materiali e dei costi fissi associati a ciascuna attività del progetto e monitorare la differenza tra budget e costi effettivi, come è possibile con ogni attività. Tutti questi dati vengono raccolti in un'unica pagina.

Inizia creando un progetto e poi passando alla vista Gantt su ProjectManager. Se hai già dei dati, puoi importarli cliccando sul pulsante di importazione in alto a destra della pagina. Oppure puoi utilizzare questo diagramma di Gantt online per raccogliere i dati. Può essere facilmente condiviso con i membri del team e le parti interessate quando sei pronto per ottenere input o approvazione.

Stima del costo delle risorse

La funzione di gestione delle risorse su ProjectManager è un altro strumento che può aiutarti a ottenere una stima dei costi del progetto più accurata. Offre un modo per esaminare i costi attraverso il carico di lavoro tra attività e progetti.

Quando pianifichi un progetto con il nostro strumento di gestione delle risorse, puoi tenere conto degli orari dei dipendenti, del noleggio di attrezzature, delle ferie e dello spazio per uffici, tra gli altri fattori che avranno un impatto sul tuo budget. La distribuzione delle risorse del progetto è un modo per bilanciare un budget.

Crea un piano delle risorse pianificando le date per le risorse pianificate, per quanto tempo ne avrai bisogno e le persone che saranno coinvolte. Ciò include qualsiasi attrezzatura o noleggio del sito. Inoltre, suddividilo nella quantità di risorse necessarie per ogni attività su base giornaliera. Quindi crea una pianificazione con risorse dettagliate, inclusa la durata e i costi stimati.

Quando si stimano i costi di un progetto, si desidera disporre degli strumenti migliori per calcolare un budget più accurato. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud con diagrammi di Gantt online e funzionalità di gestione delle risorse che ti danno il controllo sui costi del tuo progetto. Scopri come ProjectManager può aiutarti con la stima dei costi del tuo progetto partecipando oggi a questa prova gratuita di 30 giorni.