Come fare un piano di gestione dei costi

Sai come va: mancano pochi mesi alla scadenza e il tuo team non è neanche lontanamente vicino alla fine del progetto. Stai rapidamente esaurendo il budget e il tempo e stai iniziando a stressarti. Dovresti dirlo agli stakeholder o aspettare ancora un po'?

Bene, almeno non sei solo, poiché questa situazione si verifica in oltre il 45 percento di tutti i progetti IT su larga scala. Per molti, ciò va a scapito della sequenza temporale di un progetto e del prodotto finale, con il 56% dei progetti che offre un valore inferiore al previsto. Yikes. Come puoi impedire che ciò accada? Un piano di gestione dei costi può aiutare.

Che cos'è un piano di gestione dei costi?

Un piano di gestione dei costi è un metodo di strategia per la pianificazione e l'esecuzione del budget di un progetto. Naturalmente, questo viene fatto per completare il tuo progetto nei tempi e nel budget. Tuttavia, senza un adeguato piano di gestione dei costi in atto, entrambe queste cose vacilleranno, costando immensamente a te e alla tua organizzazione.

Inoltre, il successo del progetto dipende dalla gestione dei costi, poiché il costo è il principale fattore determinante per il successo o il fallimento dell'impresa nel suo complesso.

Poiché un piano di gestione dei costi è così importante, è necessario utilizzare un software di gestione dei progetti per tenere traccia dei costi. ProjectManager è un software di lavoro e progetto basato su cloud in grado di monitorare i costi del tuo progetto in tempo reale. Costruisci il tuo piano sul nostro premiato diagramma di Gantt, quindi monitoralo con una dashboard live che non richiede alcuna configurazione. Saprai sempre se stai rispettando il piano di gestione dei costi con ProjectManager, quindi inizia oggi gratuitamente!

Come creare un piano di gestione dei costi

La gestione dei costi è talvolta nota anche con nomi di attività secondarie più specifici, come la gestione della spesa, la trasparenza dei costi e la contabilità dei costi. In genere è composto da quattro fasi: pianificazione delle risorse, stima dei costi, definizione del budget e controllo dei costi. Si consiglia vivamente di utilizzare il software di pianificazione del progetto per assistervi nel processo di creazione di un piano di gestione dei costi, poiché ci saranno molte attività, costi e risorse da monitorare.

1. Pianificazione delle risorse

A partire dal piano delle risorse, i project manager utilizzeranno in genere una struttura di suddivisione del lavoro per mostrare il progetto e i suoi risultati in una gerarchia dal più importante al meno importante. Questo pezzo aiuta i project manager a capire dove andrà a incanalare la maggior parte dei costi e quali componenti del progetto richiederanno la spesa minima.

2. Stima dei costi

La seconda fase, la stima dei costi, è un processo iterativo, il che significa che è progettato per cambiare al variare del progetto. Questa fase utilizza molte diverse tecniche di stima che sono determinate da obiettivi concettuali, conoscenza storica, giudizio di esperti, tecniche determinanti o una base componente per componente.

Correlati: modello di stima dei costi gratuito

Storicamente, le tecniche determinanti si sono dimostrate le più accurate. Tuttavia, questo processo ha senso da utilizzare solo dopo che ogni dettaglio del progetto è stato mappato, inclusi l'ambito e i risultati finali. Per i progetti che mancano di caratteri piccoli, le tecniche di stima dei costi meno accurate saranno comunque utili durante questa fase.

3. Bilancio

Ora, la fase di stima dei costi potrebbe essere sembrata come se avessi già tracciato il tuo budget, ma in realtà hai appena tracciato i progetti per il tuo budget. Il budget del tuo progetto sarà un po' più preciso in base a questa misura e consentirà al progetto di avere veramente successo.

I budget vengono formati e approvati dopo la fase di stima e vengono generalmente rilasciati per il progetto in una serie di fasi a seconda dell'avanzamento del progetto. Ciò aiuterà il progetto a raggiungere i suoi traguardi all'interno di ogni fase di bilancio, piuttosto che cercare di far corrispondere un budget complessivo del progetto.

4. Controllo dei costi

Il controllo dei costi è semplice: misurerai le prestazioni in termini di valore in dollari del tuo progetto rispetto al costo totale e alla tempistica. Ciò contribuirà a fornire un punto di riferimento durante tutto il processo del progetto.

In primo luogo, le vostre esigenze sono stabilite con largo anticipo, durante la fase di pianificazione del progetto. Quindi, vengono utilizzati come metodo per contestare le ragioni delle variazioni dei costi. Ciò contribuirà a correggere la rotta in caso di aumento dei costi al di fuori dell'intervallo di budget e impedire al progetto di andare fuori controllo.

In definitiva, il tuo piano di gestione dei costi ti aiuterà sia a pianificare il costo del progetto, sia a gestire il costo del tuo progetto nel corso del ciclo di vita del progetto. Poiché il tuo progetto è in corso, le spese del tuo progetto saranno accuratamente documentate durante tutto il progetto in modo che il tuo progetto possa rimanere entro il budget.

Termini e formule del piano di gestione dei costi, definiti

Nella mappatura del tuo piano di gestione dei costi, dovrai eseguire molti calcoli diversi, esercitarti con molte formule e ricontrollare i tuoi calcoli quando hai finito. Ma detto questo, queste azioni hanno molti nomi specifici. Definiamoli.

• Struttura di suddivisione del lavoro: simile nello stile al metodo a cascata o a un semplice diagramma di flusso gerarchico, questo è un layout orientato al prodotto di lavoro, compiti e attività che devono essere eseguiti dai membri del team.
• Cost Baseline: viene creato stimando i costi rispetto al periodo di tempo generale in cui si svolgerà il progetto. La tua linea di base dei costi è in definitiva ciò che utilizzerai per confrontare le tue prestazioni, solitamente illustrate su una curva a S.
• Soglia di controllo: proprio come imposti la tua linea di base, la tua soglia di costo è la spesa più alta o più bassa che il tuo progetto può sostenere. Qualsiasi valore al di sopra o al di sotto di tale valore è ritenuto inaccettabile in termini di gestione dei costi.
• Livello di precisione: questa unità di misura mostrerà quanto ripide saranno arrotondate per difetto o per eccesso le stime dei costi. Il tuo livello di precisione sarà inoltre definito dall'ambito e dalla dimensione totale del tuo progetto.
• Misurazione del valore realizzato: l'equazione del valore realizzato aiuta i project manager a misurare meglio la quantità di lavoro che è già stata eseguita su detto progetto nel modo più accurato possibile.
• Stima a tre punti: utilizzando questa formula, otterrai tre cifre. La prima sarebbe la tua migliore ipotesi (BG) sulla quantità di lavoro che un'attività richiederebbe se fosse eseguita 100 volte. La seconda sarebbe la tua stima pessimistica (P) , che è quanto tempo impiegherebbe il progetto e quanto costerebbe se si verificassero tutti i rischi negativi. E la tua terza è la tua stima ottimistica (O) se si sono verificati tutti i rischi positivi.
• Stima bottom-up: questa formula prevede l'utilizzo delle stime più piccole del progetto e l'aggregazione di quelle in un totale per determinare la stima dei costi complessivi del progetto.
• Stima analoga: questa stima viene calcolata confrontando tutte le stime dei costi dei progetti passati e misurandole con i tempi e i costi del progetto attuale. Questa operazione viene in genere eseguita quando sono disponibili pochi dettagli del progetto.
• Stima parametrica: questa stima viene calcolata legando un costo a ciascuna attività e mappando tale costo rispetto alla sequenza temporale del progetto. Il numero di attività che ci sono ti aiuterà a trovare la stima del costo totale. Questo può essere fatto in ProjectManager utilizzando il nostro diagramma di Gantt online. Qui puoi assegnare un costo a ciascuna attività e, una volta completato il progetto, il costo totale viene calcolato automaticamente e confrontato con il budget.

Come tenere traccia dei risultati per il tuo piano di gestione dei costi

La metà del tuo piano di gestione dei costi consiste, beh, nella gestione dei tuoi costi durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Quando monitori i costi del tuo progetto, usa i tuoi benchmark, in quanto saranno la chiave per decodificare se il tuo progetto è sulla buona strada, in ritardo o fuori budget. Per questo motivo, vorrai essere in grado di vedere i tuoi progressi pianificati rispetto ai progressi realizzati per assicurarti di essere ancora sulla buona strada. Molte persone usano il flusso di lavoro di gestione dei progetti (sia attraverso la metodologia a cascata, un diagramma di Gantt o uno strumento kanban) per misurare questa metrica.

3 cose da evitare quando si effettua un piano di gestione dei costi

Sapere cosa non fare è importante quanto sapere cosa non fare quando si crea un piano di gestione dei costi. Un piano di gestione dei costi è complicato e si possono commettere errori. Più sei consapevole di quali siano questi passi falsi, meno è probabile che li commetta. Eccone alcuni a cui prestare attenzione.

1. Scarsa comunicazione con le parti interessate: i report sono il veicolo principale attraverso il quale i project manager comunicano le statistiche sui costi vitali alle parti interessate del progetto. Gli stakeholder hanno un interesse acquisito nel successo del progetto e quindi sono molto interessati a come sta procedendo.
2. Non utilizzare una struttura di ripartizione del lavoro: la mancata mappatura di tutti i passaggi necessari per raggiungere il risultato finale del progetto avrà un impatto sul budget e, così facendo, sul piano di gestione dei costi.
3. Usare solo fogli di calcolo: i fogli di calcolo sono potenti e funzionano molto bene. Ma non sono ciò che vuoi gestire un piano di gestione dei costi. È facile commettere errori nell'inserimento dei dati, possono diventare rapidamente eccessivamente complessi e le capacità visive e di reporting sono limitate.

Modelli gratuiti per aiutare con la pianificazione della gestione dei costi

È più produttivo gestire il tuo piano di gestione dei costi con il software di gestione dei progetti, ma se non sei pronto a investire in strumenti digitali, ci sono modelli che possono fungere da soluzione alternativa. ProjectManager ha dozzine di modelli gratuiti, molti dei quali sono ottimi per la gestione dei costi. Abbiamo selezionato tre dei migliori modelli gratuiti relativi alla pianificazione della gestione dei costi da scaricare di seguito.

Modello di budget del progetto

Un piano di gestione dei costi inizia con un budget di progetto che prevede tutti i costi associati al tuo progetto e ti aiuta a monitorare tali costi durante l'esecuzione del progetto. Il nostro modello di budget di progetto gratuito per Excel ti guida attraverso il processo di budget, dall'acquisizione dei costi di manodopera e materiali ad altri elementi pubblicitari, come viaggi, attrezzature e articoli fissi. C'è anche un posto dove tenere traccia dei costi del budget pianificati rispetto a quelli effettivi.

Modello di dashboard del progetto

Tenere traccia del tuo piano di gestione dei costi mentre lo implementi è il modo in cui mantieni quel piano. Sebbene il software in tempo reale sia più accurato e implichi meno lavoro, puoi inserire i dati nel nostro modello di dashboard di progetto gratuito per Excel e vedere come sono i tuoi costi con grafici e grafici di facile lettura. In questo modo puoi capire quando i costi superano i costi pianificati e adattarti di conseguenza per rimanere entro il tuo budget.

Modello di piano d'azione

Per eseguire il tuo piano di gestione dei costi, dovrai avere una serie di attività assegnate ai membri del team. Il nostro modello di piano d'azione gratuito per Excel delinea i passaggi per trasformare la tua strategia in realtà. Troverai spazio per elencare le tue attività e in quale fase del progetto le eseguirai, la loro priorità, chi è assegnato, la durata, le date di inizio e di scadenza, le risorse necessarie e persino lo stato del lavoro svolto.

In che modo ProjectManager aiuta con i piani di gestione dei costi

Indipendentemente dal fatto che il tuo prossimo progetto sia grande o piccolo, dovrai assicurarti che la stima dei costi sia il più accurata possibile e facile da gestire a lungo termine.

Con ProjectManager, avrai la possibilità di personalizzare il reporting del tuo progetto per ottenere solo i dati di cui hai bisogno, inoltre sarai in grado di vedere lo stato di avanzamento effettivo del progetto sui membri del team e sulle loro attività.

E che tu stia utilizzando tecniche determinanti, dati storici, stime analoghe o stime a tre punti per misurare le stime dei costi del tuo progetto, avrai uno strumento in grado di collegare i dati del tuo progetto e calcolare le tue stime per te. Inoltre, con i nostri dashboard in tempo reale, sarai in grado di ottenere una visuale sui benchmark stimati del tuo progetto, in modo da poter vedere se sei in anticipo o in ritardo con il semplice clic di un pulsante.

Stimare i costi e ottenere una lettura accurata prima dell'avvio del progetto è uno dei componenti più importanti per garantire il successo del progetto. Ecco perché ProjectManager si impegna a fornire ai team il software di cui hanno bisogno per pianificare le stime dei costi, utilizzare un piano di gestione e collaborare in modo efficace, indipendentemente da dove si trovano. Iscriviti oggi stesso per una prova gratuita di 30 giorni di ProjectManager.