Come creare una sintesi del progetto (esempio incluso)

I progetti non si realizzano. C'è molto lavoro prima che vengano approvati e, una volta che è stato dato il via libera, è necessaria ancora più pianificazione e programmazione! Come comunichi queste informazioni alle parti interessate e al team in modo che comprendano il progetto?

Usi un brief di progetto, un documento importante che delinea di cosa tratta il progetto, per fare proprio questo. Un brief di progetto ti consente di trasmettere gli obiettivi principali del progetto in modo che tutti capiscano cosa faranno.

Continua a leggere per saperne di più su di loro e su come crearne uno per te.

Che cos'è un brief di progetto?

Un brief di progetto comunica il motivo e l'approccio di un progetto e i processi che verranno utilizzati per gestirlo. Non è così dettagliato come un piano di progetto, anche se è lassù per importanza.

Le parti interessate e il team di progetto hanno bisogno di una presentazione breve e concisa per spiegare il progetto. Il brief del progetto è un modo per fornire queste informazioni in una sintesi che delineerà gli obiettivi del progetto, la sua portata, i principali risultati, le tappe e la tempistica.

Prendersi del tempo per creare un brief completo del progetto aiuta a riunire tutti per adempiere meglio al mandato del progetto. Inoltre, preparerà le basi per un piano e una pianificazione del progetto migliori. Migliore è il brief del tuo progetto, meglio raggiungerai gli obiettivi e gli obiettivi del progetto.

Qual è lo scopo di un brief di progetto?

Il brief del progetto fa più che inquadrare il progetto, ma funge anche da efficace strumento di comunicazione. Un solido brief di progetto aiuta le parti interessate, i team, i progettisti e chiunque sia coinvolto nel progetto a comprenderne i requisiti e l'obiettivo. È un documento chiave all'inizio di un progetto, in quanto riunisce tutti per servire un fine comune.

Non è un'esagerazione affermare che il brief del progetto è il documento più cruciale per condurre un progetto di successo. È qui che definisci l'ambito del progetto e apri le porte a una conversazione tra tutte le parti coinvolte nel raggiungimento dell'obiettivo nel modo più efficiente.

In termini pratici, il brief del progetto chiarirà quali sono gli obiettivi del tuo cliente, chi è il pubblico di destinazione o il mercato per il prodotto o servizio e persino i principali concorrenti in quello spazio.

Chi crea un brief di progetto?

Poiché è un documento fondamentale in qualsiasi progetto, il brief del progetto viene creato dal project manager. Il project manager è responsabile della creazione del piano e della pianificazione del progetto, nonché della gestione delle risorse, quindi è naturale che siano coinvolti nella creazione del brief di progetto poiché guiderà tutte le altre componenti del progetto.

Tuttavia, un project manager non tira fuori dal cappello le informazioni contenute nel brief del progetto. Come per la produzione del piano e della pianificazione del progetto, ci sono risorse che un project manager toccherà per assicurarsi che il documento catturi accuratamente la missione del progetto.

Le prime e tra le persone più chiave con cui parlare, naturalmente, sono il cliente e gli stakeholder del progetto. Sono coloro per i quali il progetto esiste e possono definirne gli scopi e gli obiettivi.

Una volta che la visione è chiara, i project manager possono fare riferimento a progetti precedenti per i dati storici che possono aiutare a guidare la direzione di questo nuovo progetto. Un'altra risorsa sono altri project manager che hanno eseguito progetti simili e, naturalmente, il team, che è assemblato per le loro capacità ed esperienze.

Mentre i soldi si fermano al project manager, molti cuochi sono in questa cucina. Maggiore è la ricerca e la preparazione prima che la matita colpisca la carta, migliori saranno i risultati, che daranno il tono all'intero progetto che segue.

Cosa dovrebbe includere un brief di progetto?

Il brief del progetto è un po' un ossimoro. Deve descrivere l'intero progetto in modo completo e allo stesso tempo offrire solo un riassunto. Non è così diverso da un sommario esecutivo, in quanto agisce da qualche parte tra un ascensore e la panoramica di un'agenda.

Sebbene i brief del progetto possano variare nel formato, la maggior parte toccherà questi argomenti.

• Titolo
• Cliente (informazioni di contatto, tipo di attività e base clienti)
• Definizione del progetto (background, risultati, ambito)
• Approccio al progetto (processi e procedure)
• Obiettivo del progetto
• Dettagli del progetto (pubblico target, obiettivi, sequenza temporale, fase, revisione, ecc.)

Esempio di breve progetto

Diamo un'occhiata al brief di un progetto e vediamone uno in cui riunire tutti quegli elementi in una pagina. ProjectManager ha molti modelli gratuiti per ogni aspetto della gestione del progetto, incluso un modello di sintesi del progetto gratuito. Puoi vedere che tutto è disposto in modo chiaro e pulito. Il nome del progetto è in alto, così come la data di creazione del brief del progetto, le informazioni sul cliente e una panoramica del progetto stesso.

Gli obiettivi e gli oggetti sono descritti, i vincoli e le ipotesi sono forniti e l'ambito del progetto è dettagliato. Puoi anche aggiungere il pubblico di destinazione e chi è autorizzato a considerare il progetto un successo e con quali criteri.

Successivamente seguono maggiori dettagli sull'esecuzione del progetto, come il budget, la sequenza temporale, la durata e le tappe fondamentali.

Come creare una sintesi del progetto

Quando scrivi un brief di progetto devi incorporare il background, gli obiettivi del progetto e cosa determinerà se avrà successo. È necessario delineare il programma del progetto e il pubblico di destinazione.

Nella sua forma più semplice, un brief di progetto può rispondere a queste domande e servire al suo scopo. Puoi elencare le sezioni come punti elenco su un documento di una pagina o se si tratta di un collegamento digitale alla documentazione di supporto. Non esiste un modo per creare un brief di progetto, ma quella che segue è una guida generale su come iniziare:

Panoramica del progetto

Inizia raccogliendo le informazioni di contatto. È un inizio buono e facile. Annota il cliente, il suo contratto, una breve descrizione della sua attività e della base di clienti. Avere un solido background informerà il resto del tuo brief aziendale.

Obiettivi di progetto

Sapere quali sono gli obiettivi del tuo progetto è come ottenere una migliore comprensione del progetto in generale. Guarda quali risultati hai, in particolare quello finale. Questo è anche il modo in cui inizi a definire l'aspetto di un progetto di successo. Utilizzare il metodo SMART, in quanto specifico, misurabile, realizzabile, realistico e limitato nel tempo.

Cronologia del progetto

Hai definito cosa devi consegnare, ora devi capire il lasso di tempo in cui devi realizzare quei risultati. Ciò significa sapere quando inizierai e qual è la sequenza temporale del progetto. Quello che stai intraprendendo qui è la T in SMART, la parte legata al tempo. Per perfezionare ulteriormente la pianificazione, guarda le pietre miliari (date importanti, come quando una fase finisce e un'altra inizia).

Chi è il pubblico di destinazione?

Il brief del progetto è più di quello che stai facendo e quando lo fai, devi delineare per chi lo stai facendo. Senza un pubblico di destinazione, non puoi definire se il tuo progetto è un successo o meno. Puoi fare tutto in tempo e nel rispetto del budget e comunque fallire perché non hai soddisfatto le aspettative di qualità del tuo pubblico di destinazione. Ciò significa dati demografici e altri profili per assicurarti di soddisfare le esigenze di quel pubblico.

Legalo agli stakeholder e al team

Infine, vuoi collegare tutti i pezzi alle parti interessate e al team, che sono il pubblico di destinazione per il brief del progetto. Ciò significa renderlo rilevante per loro includendo risorse per il progetto, delineando il budget, persino un piano di comunicazione e definendo i ruoli e le responsabilità. Quanto più vuoi aggiungere dipende da te, ma dovrebbe trovare un buon equilibrio tra ciò che è importante e ciò che è troppo nelle erbacce. Ricorda, non vuoi oscurare il tuo messaggio.

Cose da evitare quando si fa un brief di progetto

Ci sono errori comuni che le persone commettono quando creano il brief del loro progetto; diamo una rapida occhiata a quegli errori di seguito.

Mordere più di quanto puoi masticare

Fai attenzione alle insidie ​​come la definizione di troppi obiettivi. Il brief del progetto deve essere, beh, breve e troppi obiettivi non solo lo renderanno più lungo ma anche più difficile da capire.

Comunicazione confusa

La chiarezza è la chiave per un progetto di successo. Se non sei chiaro quando definisci il tuo pubblico di destinazione, le viste del progetto saranno fuori dall'inizio. Anche se l'obiettivo è solo leggermente fuori luogo, nel corso del progetto l'effetto sarà cumulativo e il risultato finale sarà ben fuori dal segno.

Mancanza di precisione

Un'altra cosa da evitare sono le generalizzazioni. Una buona scrittura è specifica e un brief di progetto ben scritto condivide la stessa precisione. Evita il gergo e qualsiasi ripieno senza senso. Dì quello che vuoi sono poche parole ben puntuali che descrivono ciò di cui stai parlando, mettendolo a fuoco.

Telefonando

Infine, non essere pigro. Mettiti al lavoro. Fai tutte le ricerche, parla con tutti quelli di cui hai bisogno per fornire un forte brief di progetto. Questo è un documento fondamentale che porta al piano di progetto, ma è anche uno strumento di comunicazione. Se non hai un progetto chiaro, il resto del progetto ne risentirà.

Come ProjectManager consente progetti di successo

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che trasforma un brief in un progetto di successo. Con funzionalità in grado di pianificare, monitorare e segnalare progressi e prestazioni, avrai bisogno di un solo software per gestire tutti gli aspetti del tuo progetto.

Tutte le attività che portano ai risultati finali nel brief del progetto devono essere eseguite entro i tempi e il budget stimati. Per controllare tutti questi elementi, abbiamo una vista del progetto del diagramma di Gantt online. Organizza le tue attività e attività secondarie, risorse e costi.

Elenchi di attività per una facile esecuzione

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Tieni traccia dei progetti con dashboard automatizzati

Puoi tenere traccia dei loro progressi con fantastiche funzionalità di monitoraggio, come un dashboard in tempo reale che mostra lo stato delle attività, i costi e altre visualizzazioni di alto livello del progetto. Il nostro software calcola gli aggiornamenti delle attività e li visualizza in grafici e grafici codificati a colori, perfetti da condividere alle riunioni degli stakeholder per tenerli aggiornati.

ProjectManager è un software basato su cloud che organizza attività, team e progetti. Ti aiuta a trasformare il brief del tuo progetto in un piano di progetto, programmando le attività su un diagramma di Gantt e fornendo ai team bacheche kanban per visualizzare il loro carico di lavoro. Dashboard in tempo reale e report con un clic ti tengono aggiornato e le parti interessate sono aggiornate. Verifica tu stesso con questa prova gratuita di 30 giorni.