Come scrivere newsletter e-mail aziendali che le persone leggeranno

La posta elettronica è la principale fonte di comunicazione sul lavoro. Corrispondiamo quotidianamente con colleghi, dirigenti, clienti e clienti, ma a volte questa è un'attività che può rubare molto tempo. Ecco alcuni suggerimenti per creare e-mail aziendali migliori che renderanno più veloce questo processo di scrittura e risposta.

La posta elettronica è la principale fonte di comunicazione sul lavoro e le email aziendali sono ancora una parte importante dell'Email Marketing, anche se di solito dedichiamo maggiore attenzione alle newsletter e alle email promozionali. Corrispondiamo quotidianamente con colleghi, dirigenti, clienti e clienti. A volte i destinatari non riescono a raggiungere un accordo o dedicano troppo tempo alle lettere. Abbiamo compilato 12 regole che aiuteranno te e il tuo cliente a risparmiare tempo e a risolvere i problemi di lavoro più velocemente.

Scrivi un oggetto chiaro e specifico

La riga dell'oggetto funziona in modo simile a un titolo, consentendoti di individuare facilmente la corrispondenza che stai cercando nella tua casella di posta. Assicurati di includerlo per semplificare il lavoro con le e-mail. La formulazione dell'argomento dovrebbe essere informativa. Non sarà chiaro per il destinatario cosa viene offerto se la lettera è intitolata "Collaborazione", "Foto", "Esso". C'è un oggetto, ma è inutile. Aggiungi dettagli: "Offriamo il posizionamento nella nostra rivista" o "Foto per la sezione viaggi".

Se l'argomento è cambiato durante la corrispondenza, non cambiarlo nella lettera. Diciamo che hai iniziato una conversazione sulla creazione di un sito web per uno studio dentistico, ma lungo la strada hai ricevuto un nuovo ordine: un sito web per un centro per bambini. Non mischiare progetti in un'unica email e non cambiare argomento quando ricevi una nuova domanda. Inizia una nuova catena di lettere per questa conversazione. Gli autori di contenuti di Essay Map raccomandano sempre di seguire una regola: per ogni grande domanda dovrebbe esserci una corrispondenza separata.

Personalizzare

Se conosci il nome del destinatario, usa il suo nome quando ti rivolgi a lui . A parte questo, non è chiaro a chi sia indirizzata la lettera e sembra scortese. Se ci sono più destinatari, elenca per nome tutti quelli da cui ti aspetti una risposta o un'azione. Una persona può pensare che una lettera non si applica a lui se è indirizzata a tutti. Rivolgendosi per nome, rimuoviamo questo problema.

Parla al punto

La lettera di lavoro è un genere breve. Considera quanto tempo impiegherebbe il destinatario per arrivare al nocciolo della lettera guadando lunghe discussioni e vaghe digressioni. Non è necessario scrivere cosa può essere e cosa calmerà il cuore se non influisce sulla soluzione della domanda. Non sprecare il tuo tempo e quello degli altri: vai dritto al punto.

Indicare la data esatta della scadenza.

Nella riga dell'oggetto o nel corpo del messaggio, evita di utilizzare la parola "urgente" . Questo concetto è estensibile: per una persona può essere un'ora, per un'altra una settimana. Sii specifico sull'ora e la data in cui stai aspettando una risposta o un risultato.

Formatta il testo

Il testo non formattato è difficile da leggere, quindi dividilo in piccoli paragrafi, rispettando le principali regole di formattazione per una migliore e più facile leggibilità. Dopo ogni paragrafo, rientra uno spazio, poi due spazi dopo il saluto e prima della firma. Spiega ogni link che inserisci nella tua email: a quale documento porta e perché il destinatario dovrebbe cliccarci sopra. Cerca di non abusare del grassetto, del corsivo e del colore. Lascia che il testo sembri calmo.

Scrivi in ​​modo neutro e delicato

È facile evocare emozioni negative con una lettera. Poiché il destinatario può interpretare il testo in modo diverso, scrivi nel modo più neutro possibile per evitare confusione. Sii sempre educato e rispettoso. Se non vi conoscete bene, non fate domande personali, non disturbate lo spazio di qualcun altro, non fate battute o sollevate argomenti non legati al lavoro.

Salva la tua cronologia chat

Nel testo, mantieni l'intera catena di messaggi precedente . È facile perdere traccia di ciò che avevi a che fare con il mittente in un mare di informazioni; la cronologia della corrispondenza ti aiuterà a ricordare. Ciò è particolarmente vero per i lavoratori che ricevono un gran numero di e-mail contenenti problemi e richieste.

lettere del segno

La tua corrispondenza di lavoro dovrebbe avere un nome neutro, ad esempio nomecognome@datore di lavoro. Indicare nella firma nome, cognome, qualifica e ragione sociale. Aggiungi ulteriori informazioni: contatto telefonico, messaggistica, social network e un collegamento al sito Web aziendale nel piè di pagina . Usa "Saluti" o "I migliori auguri" neutri. Non scrivere parole di gratitudine a mezza pagina nella firma automatica, inserire pubblicità, inserire link per raccogliere firme e progetti simili.

Aggiungi tutti i collegamenti e i file contemporaneamente

Succede che solo dopo aver inviato una mail si scopre che un file importante non è allegato o non è specificato il link giusto. Molte persone inviano allegati e supplementi in una lettera separata: "ecco il documento che ho dimenticato di inviare". E la corrispondenza si divide: in una storia – la discussione, nell'altra – i documenti necessari. Non si sa a quale lettera risponderà il destinatario, probabilmente quella senza cronologia di corrispondenza. Quindi è meglio duplicare il precedente e aggiungervi un file. Nel messaggio, dovresti chiedere al destinatario di eliminare la lettera senza il file per evitare confusione.

Inoltre, invia tutti gli allegati insieme. O se ce ne sono troppi, invia un link al servizio di file hosting

Rispondi velocemente

I mittenti non si aspettano una risposta immediata alle e-mail, ma quasi la metà dei 2 milioni di intervistati risponde alle e-mail entro un'ora. Riscrivi il prima possibile. Se questo fa parte delle tue responsabilità dirette – ad esempio, lavori in supporto o come coordinatore di progetto – prova a rispondere entro 15-30 minuti.

Se il tuo lavoro principale non richiede che tu abbia a che fare con la posta elettronica, dedica due volte al giorno a smistare la posta e rispondere. Ad esempio, alle 11 e a fine giornata, alle 17. In questo modo non perderai messaggi importanti e manterrai in ordine la tua casella di posta. Non preoccuparti: se hai una domanda urgente, sarai contattato in un altro modo, tramite messenger o per telefono.

Invia lettere durante l'orario di lavoro

Tre motivi per seguire questa regola:

1. Una notifica sonora può svegliare il destinatario.
2. Alcune persone trovano inaccettabile corrispondere dopo l'orario di lavoro, compresi i fine settimana.
3. La tua lettera potrebbe semplicemente perdersi tra le altre.

Imposta l'invio ritardato . Ad esempio, Gmail ha la funzione "Pianifica invio". Se stai scrivendo una lettera il sabato mattina, programma la lettera per lunedì alle 10 . In questo modo è più probabile che il destinatario non lo mancherà. Se l'e-mail è diventata irrilevante a questo punto, vai su Inviati e annulla l'invio.

Non inviare le parole "Grazie" e "Prego" in un'e-mail separata

Ci vuole tempo per aprire e leggere una lettera. Inviare solo "Grazie", "Prego" e messaggi simili non fa altro che distrarre la persona con cui stai parlando. Meglio ringraziare la prossima volta che invii ulteriori documenti o rispondi a nuove domande. In questo modo ci sarebbero sia benefici che gratitudine in una lettera.

Osserva sempre il tuo tono e le tue espressioni. Non scrivere cose che potrebbero offendere un'altra persona o riflettere negativamente sull'immagine del datore di lavoro.

Ci sono molte regole, ma non devi memorizzarle tutte. La cosa principale è rispettare il tuo avversario, la sua opinione e il tempo, ed essere felice per gli affari comuni.