Come creare un programma di implementazione impeccabile per un progetto

I progetti richiedono un piano di attuazione e quel piano richiede un programma di attuazione. Una pianificazione definisce l'inizio e la fine delle fasi del progetto. Tali date potrebbero cambiare a seconda del rischio e dei vincoli, ma senza un programma di implementazione le cose vanno rapidamente fuori strada.

Mettere in atto il tuo piano di progetto richiede un programma di implementazione. Un programma di implementazione del progetto prende tutte le tue attività e le organizza in un programma tattico e attuabile. Avere un piano di implementazione del progetto ben congegnato aiuta a portare il tuo progetto con successo.

Che cos'è un programma di attuazione per un progetto?

Un programma di implementazione del progetto è un grafico che mappa ogni attività richiesta per completare un progetto, ognuna con una scadenza specifica. Questa è una pietra miliare di qualsiasi piano di progetto perché la utilizzerai durante l'esecuzione per monitorare e valutare l'avanzamento del progetto.

Inizia con un elenco di tutte le attività necessarie per raggiungere il risultato finale. Questo elenco deve essere completo, motivo per cui ti consigliamo di utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro (WBS).

Nella pianificazione dell'implementazione, classificherai la priorità di ogni attività e identificherai tutte le attività che hanno dipendenze. Conoscere le attività dipendenti durante la creazione di un programma di implementazione è il modo in cui è possibile evitare ritardi in seguito nella fase di esecuzione del progetto. La rappresentazione visiva di un programma di implementazione del progetto viene solitamente eseguita su un diagramma di Gantt. I diagrammi di Gantt possono essere complicati se ci sono molte attività associate al progetto, ma l'utilizzo di un software di gestione dei progetti come ProjectManager ne semplifica l'utilizzo. Il diagramma di Gantt si aggiornerà automaticamente al verificarsi delle modifiche e il programma di implementazione del progetto può essere condiviso facilmente con le parti interessate.

Perché i programmi di implementazione sono importanti?

Utilizzare un programma di implementazione per garantire che tutti i membri del team di progetto siano in linea con il programma e il budget del progetto. Le basi per il successo del progetto vengono stabilite durante la fase di pianificazione, quando si crea il programma di attuazione del progetto.

In breve, un programma di implementazione è il modo in cui prendi un'idea e la trasformi in realtà. I progetti hanno un successo maggiore quando hanno un programma di attuazione.

Esempio di programma di attuazione

Per aiutarti a capire cos'è un programma di implementazione, abbiamo fornito il seguente esempio utilizzando il modello di piano di implementazione gratuito di ProjectManager.

Noterai che il nostro esempio di pianificazione dell'implementazione è suddiviso in fasi del progetto. In questo diagramma di Gantt, tre di queste fasi sono dettagliate: raccogliere i requisiti, sviluppare la pianificazione e progettare la soluzione. In ciascuna di queste fasi ci sono le attività e le attività secondarie che devono essere completate nella fase.

Per ogni attività, esiste una data di inizio pianificata e una data di fine pianificata. La percentuale di completamento viene calcolata sul diagramma di Gantt mentre i team aggiornano il proprio stato. Vengono impostate la priorità e le pietre miliari e le dipendenze delle attività sono collegate, al fine di evitare colli di bottiglia da parte dei membri del team bloccati.

Suggerimenti per creare un programma di attuazione del progetto

I progetti spesso falliscono. Puoi saltare le scadenze, superare il budget o non soddisfare le aspettative di qualità. Nessuno vuole che un progetto offra qualcosa di meno del successo e, per farlo, è necessario disporre di un programma di implementazione del progetto. Ecco alcuni consigli su come realizzarne uno:

• Inizia definendo cos'è il successo del progetto: comunica cos'è il successo del progetto e assicurati che tutte le persone coinvolte nel progetto siano consapevoli di come viene definito. Questo aiuta il team a sapere cosa c'è nel campo di applicazione e cosa no. Avere una visione condivisa crea unità e questa è la definizione di squadra.
• Definisci la struttura del progetto: definisci i ruoli e le responsabilità dei membri del team che lavorano al tuo progetto. L'implementazione è un lavoro di squadra e il tuo team deve sapere cosa sta facendo e dove inizia e dove finisce la sua autorità. Più sei chiaro, migliore è il piano di attuazione del progetto.
• Comunica bene: un programma di implementazione di un progetto vive o muore in base alla tua capacità di comunicare. La comunicazione di squadra non è una strada a senso unico. Mentre un project manager dovrebbe dirigere il proprio team, un project manager dovrebbe anche essere aperto al feedback. La tua squadra è la tua migliore risorsa.
• Tieni a mente le risorse: abbiamo già menzionato quanto sia importante identificare le dipendenze delle attività per mantenere le cose senza intoppi. Ma è altrettanto fondamentale conoscere le risorse necessarie per eseguire le attività e assicurarsi che siano disponibili quando ne hai bisogno.
• Sapere chi fa cosa: mentre abbiamo menzionato la definizione di ruoli e responsabilità del team di progetto, è anche importante conoscere la struttura gerarchica della catena di comando del progetto. Cioè, chi ha la governance su alcuni aspetti del progetto? Sapere chi sono i decisori, chi firma quali risultati, ecc.
• Sii flessibile: i programmi di implementazione sono un equilibrio tra ambito e sequenza temporale. Quando le cose cambiano, devi essere flessibile. Il compromesso è importante, così come la possibilità di vedere cosa si deve fare e cosa si può mettere da parte. Ciò comporta il calcolo del percorso critico del programma di implementazione. Può essere un'equazione complessa, ma ne vale la pena.

Correlati: modelli di pianificazione del progetto

In che modo ProjectManager aiuta con i programmi di implementazione

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che organizza le attività, collega i team e fornisce dati in tempo reale sui tuoi progetti. Fare un programma di implementazione fa parte di qualsiasi piano di progetto e ProjectManager ti aiuta a pianificare, tenere traccia e segnalare progressi e prestazioni. Guarda come creare un programma sul nostro strumento guardando questo breve video tutorial.

Crea una pianificazione su un diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt online di ProjectManager ti aiuta a stabilire le priorità, collegare le dipendenze e impostare traguardi. Semplifichiamo inoltre la ricerca del percorso critico del piano di implementazione del progetto. Quindi, imposta una linea di base della pianificazione, che ti consente di confrontare lo sforzo pianificato con quello effettivo in modo da poter vedere se sei sulla buona strada.

Comunica facilmente con il tuo team

ProjectManager favorisce la collaborazione in team e mantiene aperte le linee di comunicazione. I membri del team possono accedere, in ufficio o in remoto, e possono commentare e aggiungere file alle attività. Le modifiche allo stato delle attività attivano e-mail automatiche e notifiche in-app per mantenere tutti sulla stessa pagina.

Monitorare e riferire sui progressi alle parti interessate

Il monitoraggio dei progressi è fondamentale per rispettare il programma di implementazione. Puoi ottenere una vista di alto livello con la dashboard live. mentre i report con un clic possono essere condivisi con le parti interessate. Gli strumenti di gestione delle risorse, come il diagramma del carico di lavoro, ti aiutano a garantire che il carico di lavoro del tuo team sia bilanciato per mantenerlo produttivo.

ProjectManager è un software pluripremiato che aiuta i project manager, i team e le parti interessate a rimanere informati. Gestisci il tuo progetto con funzionalità che aiutano con piani, risorse, schede attività e altro ancora. Unisciti alle decine di migliaia di team di organizzazioni diverse come la NASA e Ralph Lauren che utilizzano il nostro software per gestire i loro progetti. Prova ProjectManager oggi gratuitamente.