Come gestire un budget di progetto con il software di budget di progetto

Pubblicato: 2022-08-23

Che tu sia una persona di numeri o meno, come project manager, la proprietà di un budget è solitamente una parte fondamentale delle tue responsabilità lavorative. La creazione e la gestione di un budget di progetto può essere un compito arduo, ma può essere facile se si utilizza il giusto software di budgeting di progetto.

I progetti possono avere diversi tipi di costi che devono essere tutti monitorati per garantire che tutto rientri nel budget. Tutte le parti mobili e i costi fluttuanti possono essere monitorati meglio con un software di gestione dei progetti online come ProjectManager.

Ti offriamo strumenti che semplificano il budget del progetto e la gestione dei costi, consentendoti di impostare una linea di base, tenere traccia delle tariffe di manodopera e aggiungere nuovi costi a livello di attività. Con queste funzionalità, puoi semplicemente aggiornare e aggiungere elementi man mano che si presentano durante il progetto.

ProjectManager è un software basato su cloud che consente di pianificare e tenere traccia dei costi del progetto in tempo reale. Hai gli strumenti per costruire un budget accurato e impostare una linea di base per monitorare i costi del progetto e le tariffe delle risorse con la nostra dashboard in tempo reale. Ottieni più controllo, dati e visibilità per il tuo progetto e il tuo budget. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente. Ora, prima di imparare a utilizzare il software di budgeting di progetto, definiamo un budget di progetto.

Pannello di controllo del Project Manager
ProjectManager dispone di dashboard in tempo reale per monitorare i costi del progetto. Per saperne di più!

Che cos'è un budget di progetto?

Un budget di progetto è il modo in cui i project manager stimano il costo del completamento di un progetto. Ciò include ogni fase del progetto e ciascuna delle numerose attività che compongono tali fasi del progetto. L'accuratezza delle previsioni di budget è fondamentale per garantire il successo e assicurarsi che il progetto venga approvato e finanziato quando necessario.

Un altro aspetto del budget del progetto è il monitoraggio dei costi durante l'esecuzione delle attività. Senza una finestra chiara sulle tue spese, è facile che i costi sfuggano di mano. Questo è un processo complicato ma migliorato con l'uso del software di budgeting del progetto.

Questo strumento deve mostrare dati in tempo reale, tuttavia, al fine di tenere traccia dei costi man mano che si verificano per dare ai project manager il tempo di apportare le modifiche necessarie per rispettare il budget. Prendiamoci un momento per esaminare l'importanza dell'utilizzo del software di budgeting del progetto.

Perché dovresti usare un software per il budget di progetto?

Il software di budgeting del progetto è uno strumento essenziale per creare un budget accurato e quindi tenere traccia dei costi durante il ciclo di vita del progetto. Ti consente di pianificare i budget e controllarli monitorando le spese. Pertanto, assistono i project manager durante l'intero processo di budgeting.

Non solo, ma l'utilizzo del software di budgeting del progetto offre agli stakeholder, ai dirigenti e ai manager l'accesso al budget e al modo in cui viene speso nel corso del progetto. Puoi pianificare il tuo progetto con fogli di calcolo, ma sono documenti ingombranti e statici che sono difficili da aggiornare.

La maggior parte dei software di budgeting dei progetti è online e si aggiorna man mano che il tuo team aggiorna i propri stati. Ciò fornisce ai manager dati in tempo reale che consentono loro di prendere decisioni più approfondite mentre gestiscono il budget del progetto. Quando crei e gestisci un budget di progetto, vivi e muori per l'accuratezza dei tuoi numeri. Il software di budget del progetto ti tiene aggiornato su ciò che stai spendendo per portare nel tuo progetto senza superare il budget.

Come creare un budget di progetto in 3 passaggi

La chiave per creare un budget di progetto è rendere tutti gli elementi pubblicitari facili da monitorare. Se puoi applicare un processo semplice alle spese del progetto, puoi monitorare la spesa per un progetto in modo accurato e tempestivo.

Segui questi semplici passaggi per creare un budget di progetto che ti prepari al successo.

Identifica le spese

Il primo passo nella creazione di un budget è identificare le spese. Devi elencare ogni singola cosa necessaria per portare a termine un progetto. Ciò include salari per manodopera, attrezzature, materiali e altro ancora. Ti consigliamo di esaminare a fondo il tuo piano di progetto e identificare le spese da solo per iniziare.

Quindi, i membri del tuo team potrebbero essere in grado di aiutarti a riconoscere alcune spese che non hai riconosciuto immediatamente, quindi assicurati di chiedere loro di controllare la tua lista delle spese quando crei un budget. È imperativo elencare assolutamente ogni spesa. Più ti identifichi, meno sarai sorpreso da spese impreviste più avanti nel progetto.

Stima tutti i costi

Ora stima ogni articolo sulla tua lista. Se il tuo elenco è in ProjectManager, puoi aggiungere immediatamente il tuo preventivo all'elemento pubblicitario. Ci sono un certo numero di strategie che puoi usare per fare le tue stime. Le tecniche di stima più comuni sono:

Stima bottom-up: inizia con i componenti di ogni attività e poi sommali
Giudizio di esperti: chiedi agli esperti del tuo team di calcolare il costo di un'attività
Stima analoga: usa l'esperienza passata per giudicare quanto costeranno le attività del progetto questa volta.

Somma tutte le stime. Questo ti dà il budget totale pianificato per il progetto che copre il costo di ogni attività. Il nostro modello di preventivo può aiutarti a farlo.

Aggiungi gli extra

Extra? Quali extra? Bene, il costo di ogni singola attività non sarà sufficiente, sfortunatamente. Potresti comunque voler aggiungere:

  • Riserve di gestione: questa è una somma di denaro da utilizzare a discrezione della direzione.
  • Contingenza: i costi di emergenza sono utili per coprire i costi imprevisti dovuti a una scarsa stima. È pratica comune aggiungere una contingenza del 10% nel caso in cui le stime si rivelino imprecise.
  • Budget di risposta al rischio: se la tua azienda è matura nella gestione del rischio di progetto, potresti essere in grado di incorporare il budget di risposta al rischio separatamente dal tuo budget principale. Il budget di risposta al rischio include finanziamenti per attuare eventuali azioni di mitigazione del rischio.

Come gestire un budget di progetto con ProjectManager

Ora che hai stabilito un budget di progetto e identificato le spese, puoi inserire tali informazioni in ProjectManager, se non l'hai già fatto. Per inserire il budget del tuo progetto, fai semplicemente clic sulla scheda "Informazioni" e inserisci una cifra nella casella.

ProjectManager offre diverse strade per aggiungere le spese del progetto. Innanzitutto, puoi accedere alla scheda delle spese e aggiungere le spese fisse che non hanno tariffe orarie o fluttuazioni. Ad esempio, puoi inserire il costo del materiale necessario per il tuo progetto. Puoi scegliere di aggiungere questo come costo pianificato all'inizio, quindi puoi entrare in un secondo momento e aggiungere un'altra spesa come "costo effettivo". Questo ti aiuterà a tenere traccia dei costi pianificati rispetto a quelli effettivi nella tua dashboard mentre il progetto si sviluppa.

Diagramma di Gantt di ProjectManager con informazioni sull'attività

Un altro modo per inserire le spese nel progetto è tramite i nostri strumenti di gestione delle risorse. Assegna le risorse o la forza lavoro, le tariffe orarie, quindi assegna loro le attività e, man mano che funzionano, il costo della manodopera verrà automaticamente aggiunto al progetto. Puoi anche aggiungere le spese a livello di attività. Diciamo che si presenta un compito inaspettato che non era nel tuo piano iniziale. Va bene perché puoi usare i tuoi soldi di emergenza per coprirlo. Basta aggiungere un importo di costo alla nuova attività nel piano di progetto e quel nuovo costo si rifletterà nella dashboard e nei report.

Monitora le spese nell'intero progetto

Una volta individuate e registrate le spese, è necessario monitorare le spese effettive rispetto ai preventivi. Ciò significa che devi aggiornare costantemente le spese del tuo progetto con gli importi effettivamente spesi per le attività.

La visualizzazione dashboard di ProjectManager, che mostra sei metriche chiave su un progetto
Poiché hai inserito tutte le tue spese pianificate nel sistema, puoi utilizzare i nostri dashboard in tempo reale per tenere traccia dei costi effettivi rispetto a quelli pianificati. I nostri dashboard di progetto offrono una finestra chiara sui costi correnti del progetto e presentano grafici a barre colorati e di facile lettura per un'analisi rapida dello stato del budget. Questa visualizzazione istantanea può essere vitale quando si gestisce un budget di progetto, soprattutto se limitato.

Rapporto sulle spese fino al livello di attività

Senza gli strumenti giusti, la rendicontazione del progetto può essere una seccatura. E quando finalmente produrrai il rapporto, i numeri sono cambiati e il tuo rapporto è già obsoleto. Project Manager può aiutare. Il nostro software è in grado di creare rapporti immediati e dettagliati che puoi condividere con le persone pertinenti all'interno dell'organizzazione nel formato che preferiscono.

Filtro del rapporto sullo stato di ProjectManager

Ci sono un certo numero di rapporti che puoi fare, ma il rapporto sulle spese sarà il più cruciale per la gestione del tuo budget. Con un rapporto sulle spese, puoi ottenere un'analisi approfondita del budget totale, delle spese effettive e delle spese pianificate, fino al livello dell'attività.

Rivedi le tue stime iniziali

Infine, vorrai tornare a questi rapporti e assicurarti che siano in linea con la pianificazione del tuo progetto. Se non si stanno allineando al tuo lasso di tempo, devi guardare indietro alle tue spese e ricontrollare di aver incluso tutto e di non aver tralasciato nulla.

Questo ci porta al nostro ultimo passaggio: rivedere. Potrebbe essere necessario rivedere le stime fatte in precedenza. Non rimanere bloccato nel mantenerli se il progetto impone qualcos'altro. Revisionando in tempo reale ti assicuri che il budget non sia solo numeri su un foglio di calcolo, ma una previsione di spesa accurata per il progetto.

ProjectManager ha tutto il necessario per la gestione del budget

Se consideri che puoi tenere traccia del tuo budget con dashboard in tempo reale, inserire spese ricorrenti come i costi di manodopera e riferire su ogni aspetto del progetto, è chiaro che ProjectManager ha ciò di cui hai bisogno per creare e gestire le spese di un progetto. Completa il tuo prossimo progetto senza budget con questa prova gratuita di 30 giorni del nostro software PM.

ProjectManager è un premiato software di gestione del lavoro e dei progetti che pianifica, monitora e crea report sui progetti. Ottieni dati in tempo reale per gestire meglio i budget. Condividi i report con gli stakeholder per tenerli aggiornati e gestire le loro aspettative. Unisciti ai team di NASA, Siemens e Nestles che stanno già gestendo con successo i budget dei loro progetti con il nostro strumento. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.