Come creare un piano di esecuzione del progetto (PEP) – Modello gratuito incluso

Avere una grande idea è solo l'inizio: per realizzarla è necessario un piano di esecuzione del progetto (PEP). Un piano di esecuzione del progetto è un documento per l'esecuzione di progetti che ti aiuta a definire strategie, elaborare processi di gestione dei progetti e mettere in atto il tutto.

La creazione di un piano di esecuzione del progetto fa parte della fase di pianificazione e ti consente di realizzare la tua idea. Laddove un'idea può essere ambiziosa, il processo di esecuzione del progetto è completo e pratico, comprese tutte le attività chiave. Inutile aggiungere che è un documento di gestione del progetto essenziale.

Che cos'è un piano di esecuzione del progetto (PEP)?

Un piano di esecuzione del progetto è un documento utilizzato per definire come eseguirete un progetto. Ciò dovrebbe essere ovvio dal nome, ma riguarda anche la pianificazione, il monitoraggio e il controllo del progetto necessari per portare i risultati del progetto.

Il documento delinea tutte le parti dell'esecuzione del progetto e mostra come gestirle. Questo deve essere conforme ai requisiti del progetto o del contratto tra le parti coinvolte. Il PEP prende atto anche degli obiettivi del progetto, insieme alla tempistica e alle risorse necessarie per eseguire il progetto.

È chiaro che, proprio da questi elementi fondamentali, quanto sia importante il piano di esecuzione del progetto. Ma, naturalmente, c'è molto di più di quello che va in esso.

Dopo aver creato il piano di esecuzione del progetto, devi comunque rispettare tali pietre miliari, dipendenze e assegnazioni. Se vuoi davvero essere puntuale, ti consigliamo di utilizzare un software di gestione dei progetti.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti e del lavoro basato su cloud che organizza le attività con diagrammi di Gantt interattivi per la pianificazione dell'esecuzione. Puoi posizionare pietre miliari sulla sequenza temporale, collegare dipendenze e filtrare il percorso critico. Quindi, imposta una linea di base e sarai in grado di tenere traccia della varianza del progetto durante l'esecuzione delle tue attività. Inizia oggi stesso gratuitamente con ProjectManager.

Elementi di un piano di esecuzione del progetto

I piani di esecuzione del progetto combinano gli elementi necessari per una roadmap di attuazione del progetto definitiva e attuabile. Ciò può includere l'elenco delle parti interessate del progetto e la definizione di tutte le attività del progetto. Ecco i sei elementi di base di un piano di esecuzione del progetto:

1. Ambito del progetto

L'ambito del progetto è una visione ampia degli obiettivi e un elenco dettagliato di tutti gli elementi coinvolti nel progetto. Definire l'ambito del progetto identificando ciò che deve essere fatto. Fallo in termini specifici. Ciò fornisce agli stakeholder del progetto una sintesi dello scopo del progetto e dei suoi obiettivi.

Alcuni dei dettagli che vorresti includere nell'ambito del tuo progetto sono:

• Una dichiarazione di lavoro per definire i ruoli e le responsabilità del team di progetto
• Un elenco di limitazioni e limiti delle risorse disponibili
• Tutti i potenziali risultati finali, non solo quello finale
• Un elenco di rapporti, prodotti, servizi o nuovi sviluppi software pertinenti
• A quale stakeholder o cliente verranno consegnati
• Alcuni criteri per misurare il successo del team di progetto

2. Standard di qualità

Conosci i risultati, ora è il momento di definire la qualità che ti aspetti da loro. Avere una chiara comprensione delle aspettative di qualità è la chiave per un progetto di successo. Per iniziare, vorrai definire cos'è la qualità e assicurarti che tutto il tuo team sia d'accordo su tale definizione.

Inoltre, avere obiettivi raggiungibili manterrà la tua squadra motivata. Se il loro lavoro sembra irraggiungibile, probabilmente eroderà il morale. Per mantenere il team impegnato, chiedi spesso un feedback su quale sia un obiettivo raggiungibile e applicalo al tuo PEP.

3. Dichiarazioni di obiettivi

Una dichiarazione di obiettivo delinea ciò che il team intende implementare e completare durante il progetto. Alcuni esempi di una dichiarazione di obiettivo potrebbero essere risultati attesi, pietre miliari e il ciclo di vita di grandi compiti di lavoro.

La dichiarazione dell'obiettivo può anche ribadire lo scopo del progetto. Può mostrare i vantaggi che il progetto dovrebbe offrire all'organizzazione, alle parti interessate o ai clienti. Ci può essere anche l'identificazione di rischi e sfide con dettagli su come il team risponderà ad essi.

4. Allocazione delle risorse per il piano di esecuzione del progetto

Avrai anche bisogno di un elenco di tutte le risorse necessarie per completare il progetto. Le risorse, a differenza dell'ambito, delle specifiche di qualità e degli obiettivi, sono ciò di cui il tuo team ha bisogno per mettere in atto il piano. Questo è anche il punto in cui definirai il budget del progetto, poiché le risorse sono costose.

Una risorsa in un progetto può essere capitale, persone o materiali. In effetti, è tutto ciò che è necessario per eseguire le attività nel piano di esecuzione del progetto. Avere risorse in atto per soddisfare le capacità del tuo team è necessario per completare il tuo progetto in tempo e nel rispetto delle aspettative di qualità.

5. Programma del progetto

Sebbene tu abbia già creato una sequenza temporale e delle pietre miliari, nel PEP è richiesto un programma completo. Ciò significa utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro per elencare, stabilire le priorità e creare scadenze per le tue attività. È quindi possibile assegnare queste attività ai membri del team.

I cambiamenti nella fornitura delle materie prime necessarie possono avere un impatto su un programma, e quindi l'aspettativa di ritardi deve essere gestita con le parti interessate e i team. Il project manager potrebbe dover apportare modifiche al triplo vincolo di tempo, costi e ambito per rispondere ai cambiamenti nella fornitura per rispettare i tempi.

6. Componenti organizzative

Infine, il PEP deve considerare gli aspetti operativi del progetto. Ciò significa elencare il personale chiave e i loro ruoli e responsabilità, quindi distribuire questo elenco in modo che tutti siano consapevoli di chi è responsabile di cosa.

In tal senso, dovrai identificare chi ha l'autorità per prendere quali decisioni. Ciò aiuterà il team a lavorare meglio insieme, poiché saprà a chi rivolgersi quando deve essere presa una decisione. Queste figure di autorità saranno disponibili anche per domande e preoccupazioni.

È necessario delineare tutti i metodi utilizzati nel progetto per la rendicontazione e le comunicazioni nel PEP. Ciò include il modo in cui monitorerai e seguirai i progressi e le prestazioni del tuo progetto. Inoltre, come il tuo team lavora insieme e con altri team se si interfacciano con altri dipartimenti.

Come creare un piano di esecuzione del progetto

1. Riunione d'inizio

Un kickoff meeting ti consente di comunicare la strategia, il processo e le azioni al team e alle parti interessate. Puoi rispondere a qualsiasi domanda e assicurarti che tutti comprendano il progetto e abbiano il consenso. Questa non è una riunione quotidiana in piedi, è una panoramica completa dell'implementazione del progetto. Dovresti condividere il piano del progetto in questo momento in modo che tutti siano sulla stessa pagina. Il software di pianificazione del progetto può facilitare questo passaggio integrando tutti e condividendo rapidamente il piano e assegnando le attività.

2. Monitorare e controllare il piano di esecuzione del progetto

Il progetto procederà normalmente attraverso le fasi di esecuzione, monitoraggio e controllo. Qui, il software di gestione dei progetti può aiutarti a mantenere la pianificazione, il budget e l'ambito del tuo progetto. Dovrai anche tenere d'occhio eventuali rischi nel tuo piano di gestione del rischio e mantenere bilanciato il carico di lavoro del tuo team. Le parti interessate possono essere determinanti nell'aiutarti a identificare i rischi prima che diventino problemi. Quindi, vorrai analizzare i tuoi dati per assicurarti di rispettare i progressi, gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e le pietre miliari delle prestazioni.

3. Dati in tempo reale

Avrai bisogno di un software di gestione dei progetti basato su cloud per sapere se sei puntuale e non spendi troppo. Avere uno strumento in tempo reale è essenziale per monitorare un progetto, ma è anche ottimo per facilitare la collaborazione. I manager possono gestire e i team possono comunicare, sia che lavorino fianco a fianco o siano distribuiti in tutto il mondo. L'utilizzo di software in tempo reale significa che tutti stanno lavorando sui dati più aggiornati e i manager possono prendere decisioni più approfondite.

4. Approvazione

Consegnare i risultati in tempo e rispettando il budget può sembrare la fine di un progetto, ma non lo è. Ci sono ancora dei documenti da completare. Questo non è un lavoro frenetico, è una parte fondamentale del ciclo di vita del progetto. È necessario ottenere l'approvazione delle parti interessate per assicurarsi che il prodotto o il servizio soddisfi le loro aspettative di qualità. Devi pagare qualsiasi fornitore o appaltatore e quindi rilasciare il tuo team. E non dimenticare di festeggiare! Non è solo divertente e meritato, ma mantiene il morale delle tue squadre.

Modello gratuito per il piano di esecuzione del progetto

ProjectManager offre un modello di piano di implementazione gratuito per Excel che può aiutarti a portare il tuo progetto al successo. Questo modello di implementazione gratuito ti aiuta a portare la tua idea attraverso una strategia, un processo e in azione senza perdere nulla di cruciale. È un utile esempio di piano di esecuzione del progetto.

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Ogni azione è un'attività e le attività sono organizzate su una sequenza temporale. Qui hanno date per un inizio pianificato e una fine pianificata per ciascuno. La timeline ha anche un posto per le ore pianificate. C'è anche una colonna in cui puoi notare se l'attività è in anticipo o in ritardo, il che ti aiuterà a tenere traccia dei tuoi progressi.

L'ultima parte del modello è per le risorse. I project manager possono annotare quale dipartimento gestisce cosa e i materiali di cui avranno bisogno per eseguire i loro compiti. C'è anche un posto per stimare il costo dell'attività. Tutto questo combinato crea una tabella di marcia per l'esecuzione del progetto. Ora sta a te monitorarlo e controllarlo.

Usa ProjectManager per creare il tuo piano di esecuzione del progetto

Un modello è un ottimo strumento, ma è statico. Se trovi i modelli che ti rallentano e non sono sufficientemente accurati, ti consigliamo di passare a ProjectManager, che automatizza gran parte del lavoro e ti offre trasparenza in tempo reale per gestire al meglio il tuo progetto con successo.

Viste multiple del progetto per ogni team

Che tu lavori nel marketing, nell'IT, nei servizi professionali o in qualsiasi settore, avrai molti team diversi che lavoreranno insieme. ProjectManager ha più viste del progetto per fornire a tutti gli strumenti che desiderano. Ad esempio, la scheda kanban è una funzionalità del flusso di lavoro visivo che consente ai team di gestire il proprio backlog e pianificare gli sprint insieme. Offre inoltre ai manager visibilità sul loro lavoro in modo che possano allocare le risorse secondo necessità per evitare blocchi stradali e mantenere i team a lavorare a pieno regime.

Gestisci facilmente le risorse del tuo team

Devi assicurarti che il tuo team stia lavorando a pieno regime. Sebbene tu possa visualizzare le loro attività su una qualsiasi delle viste multiple del progetto, come la vista elenco, il foglio o il calendario, ProjectManager dispone di strumenti di gestione delle risorse per bilanciare il carico di lavoro in modo rapido e semplice. Il grafico del carico di lavoro è codificato a colori in modo da poter visualizzare il carico di lavoro a colpo d'occhio e quindi riallocare il lavoro direttamente da quella pagina.

Tieni traccia delle modifiche sui dashboard live

Gestione del cambiamento significa sapere quando si verificano i cambiamenti. Ciò significa monitoraggio in tempo reale con la dashboard live di ProjectManager. Raccoglie automaticamente i dati del progetto e calcola i numeri per mostrare le tue metriche in tempo, costi e altro in grafici e grafici di facile lettura. Per maggiori dettagli, utilizza i report con un clic sullo stato del progetto, lo stato del portfolio, la varianza del progetto, le schede attività e molto altro. Questi report possono essere filtrati per mostrare ciò che desideri e condivisi facilmente per aggiornare le parti interessate.

ProjectManager può elaborare il tuo piano di esecuzione, condividerlo con il team di progetto e monitorarlo e controllarlo durante tutto il ciclo di vita del tuo progetto. Ricevi notifiche e-mail e avvisi in-app in tempo reale per rimanere sempre aggiornato sui progressi e collaborare con il tuo team.

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione del lavoro per team ibridi, indipendentemente da dove lavorano, in quale reparto si trovano o dalle loro competenze. Unisciti agli oltre 35.000 professionisti che già utilizzano il nostro strumento per eseguire con successo i loro progetti. Inizia ora gratuitamente con ProjectManager.