Collaborazione tra team: migliori pratiche, sfide e vantaggi

La collaborazione è già abbastanza difficile. Ora immagina di collaborare con colleghi che non fanno parte del tuo stesso dipartimento. O forse anche un luogo diverso! Bene, le persone lo fanno ogni giorno e si chiama collaborazione tra team.

Man mano che questi team ibridi diventano più standard, la collaborazione tra team è la chiave per collegare questi diversi gruppi e aumentare la loro produttività.

Che cos'è la collaborazione tra team o collaborazione interfunzionale?

La collaborazione intertemporale, nota anche come collaborazione interfunzionale, consiste nel fare in modo che diversi reparti lavorino meglio insieme. Questi diversi dipartimenti, come designer, sviluppatori, esperti di marketing e vendite, hanno tutti il ​​compito di raggiungere un obiettivo comune, ma ognuno è responsabile di una fase diversa di quel progetto.

Fare in modo che questi diversi team, che probabilmente hanno modi di lavorare unici e strumenti preferiti per svolgere quel lavoro, agiscano come un unico gruppo può essere difficile. La collaborazione tra team è il ponte che puoi costruire per connettere tutti. Questa è la forza della collaborazione tra team. Prende i punti di forza di tutti e li combina per un risultato migliore.

Se hai bisogno di implementare la collaborazione interfunzionale nella tua organizzazione, dota il tuo team di uno strumento di gestione del lavoro che consenta a tutti di lavorare come vogliono. ProjectManager è un software di gestione dei progetti e del lavoro con cinque viste diverse, in modo che ogni reparto possa essere produttivo e lavorare al meglio. Inoltre, puoi monitorare i progressi lungo il percorso con dashboard e report. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Vantaggi della collaborazione interfunzionale

Il vantaggio della collaborazione interfunzionale è che crea sinergia ed efficienza in un progetto interfunzionale. Un project manager vorrà che i propri team lavorino insieme sullo stesso progetto, anche se ci arrivano tutti da prospettive diverse.

Quando hai squadre che sono unite nella consegna di un progetto, ma lavorano tutte in isolamento, stai cercando guai. I team devono comunicare, anche se si trovano in reparti diversi. Tutto il lavoro è correlato. La collaborazione tra team ibridi garantisce che tutti lavorino verso lo stesso obiettivo.

La collaborazione interfunzionale crea un avanzamento più rapido del progetto e fa in modo che nulla venga trascurato. Più reparti lavori insieme, più occhi puntano sul progetto per catturare tutto ciò che potrebbe essere stato erroneamente trascurato. Hanno anche idee migliori, perché possono rimbalzarle sugli altri e determinare cosa è meglio per il progetto.

L'azienda trae vantaggio anche dall'avere team che si sentono più connessi al business. Inoltre, i team trarranno vantaggio dal lavorare con un pool più ampio di talenti da cui possono imparare. Gli stakeholder sono coinvolti nel progetto e i risultati guidati dal team possono solo renderli più felici poiché il progetto porta al successo.

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Sfide della collaborazione tra team

Sì, ci sono molti vantaggi nella collaborazione tra team. Ma questo non significa che tutto sarà facile. Ci sono diversi dossi sulla strada che dovrai appianare prima di poter raccogliere i frutti della collaborazione di squadra.

La prima cosa che devi costruire è la fiducia. La mancanza di fiducia è un killer di collaborazione. Ma anche se hai un'azienda in cui ogni dipartimento si fida completamente l'uno dell'altro, può esserci un problema di comunicazione. I dipartimenti possono operare come silos, il che significa che nessuna comunicazione esce o entra. I project manager devono lavorare per creare canali di comunicazione che scorrano liberamente avanti e indietro.

In precedenza è stato sottolineato che avere una visione condivisa è la chiave per costruire una collaborazione di gruppo interfunzionale. Pertanto, il project manager deve essere sicuro che tali obiettivi e priorità siano allineati in tutti i dipartimenti. Gli obiettivi e gli obiettivi devono essere chiaramente indicati, comunicati e condivisi in tutta l'azienda.

Poi ci sono le squadre stesse. Gli ingegneri tendono a usare il linguaggio in modo diverso rispetto ai venditori. E ognuno ha personalità diverse, alcune che non si adattano facilmente ad altre. Anche i team remoti possono soffrire perché la comunicazione online è facile da interpretare in modo errato. Gli strumenti di collaborazione possono essere d'aiuto, ma soprattutto si tratta di una competenza soft che i project manager devono padroneggiare per far sì che le persone agiscano come un gruppo.

Best practice per la collaborazione tra team

Esistono buone pratiche da applicare quando si lavora con team interfunzionali su un progetto interfunzionale:

• Sebbene sia presente un project manager responsabile del coordinamento del lavoro tra tutti i dipartimenti, è utile che i team leader si assumano la responsabilità di guidare i loro singoli dipartimenti.
• Una carta del team aiuterà con la collaborazione e la comunicazione del team. Abbiamo menzionato di mettere tutti sulla stessa pagina, condividere gli obiettivi e gli obiettivi del progetto, ma come si fa esattamente? Molti modi. Uno dei migliori è avere una carta del team a cui tutti possono fare riferimento per capire quali sono gli indicatori chiave di prestazione del progetto.
• La carta del team includerà la dichiarazione di intenti e gli obiettivi del progetto e gli obiettivi del progetto. Definirà i ruoli del team, chi è un gruppo e di cosa sono responsabili. Le aspettative saranno delineate anche sulla carta della squadra. È meglio consegnare questo statuto del team a una riunione con la partecipazione di tutti i dipartimenti in cui è possibile spiegare lo statuto del team e distribuirlo.
• A proposito di riunioni, dovrebbero essercene di regolari durante tutto il progetto. Ci saranno riunioni di dipartimento, ovviamente, ma devono esserci anche riunioni interdipartimentali che consentano all'intero team di progetto di riunirsi, trasmettere aggiornamenti e domande sul campo e ottenere feedback. La trasparenza aiuta con la collaborazione. Le riunioni possono essere una svolta per molti, quindi mantienile mirate con un'agenda serrata.
• Convincere i membri dei dipartimenti a istruire o fare da mentore ad altri è un altro modo per connettere i team in un modo potente che scambia competenze, aumenta il morale e la fiducia. I project manager possono definire gli obiettivi di queste attività di coaching o mentoring. Questi obiettivi condivisi del team collegheranno diversi dipartimenti e faciliteranno la loro collaborazione insieme.

Suggerimenti per migliorare la collaborazione tra team

Una delle cose più importanti da fare quando si lavora con la collaborazione interfunzionale è ottenere il consenso. Non puoi lanciare l'idea sul business e aspettarti che prendano la palla e corrano con essa. Quel buy-in non è solo per la squadra, ma per l'intera azienda. Se non c'è supporto esecutivo per la collaborazione tra team, allora non avrà successo.

Un altro consiglio per una migliore collaborazione tra i team è quello di avere una fonte centrale di verità. Questo è un canale centrale in cui tutti i team possono comunicare e condividere file, indipendentemente da dove si trovano o in quale reparto si trovano. La comunicazione interfunzionale è fondamentale affinché i progetti interfunzionali raggiungano gli obiettivi aziendali. Queste informazioni devono essere aggiornate in tutti i reparti in tempo reale in modo che nessuno stia lavorando con i vecchi dati.

Infine, utilizza gli strumenti di gestione dei progetti, in particolare quelli basati su cloud, che forniscono dati in tempo reale per una migliore collaborazione e comunicazione interfunzionale. Il tipo di software di collaborazione desiderato favorirà la comunicazione, indipendentemente da dove o quando il membro del team sta lavorando, e darà ai project manager la trasparenza per monitorare e tenere traccia senza intralciare i loro team.

In che modo ProjectManager aiuta con la collaborazione interfunzionale

ProjectManager è un software di gestione del lavoro per team distribuiti. I dati in tempo reale consentono ai team interfunzionali di collaborare, indipendentemente da dove lavorano o da come lavorano. Più visualizzazioni di progetto consentono a ciascun dipartimento di lavorare come desidera, mentre i project manager possono ottenere rapporti dettagliati sui loro progressi e prestazioni.

Lavora in più viste di progetto

Viste multiple del progetto significano che i manager che lavorano in modo più pianificato possono utilizzare i diagrammi di Gantt, che organizzano le attività in modo strutturato e sequenziale, collegando le dipendenze, assegnando priorità e aggiungendo pietre miliari. Possono quindi impostare una linea di base per acquisire il piano del progetto, così quando viene eseguito, possono monitorare la varianza del progetto e rimanere in pista.

Gestisci la produzione su schede Kanban

La vista kanban è più per il lavoratore agile nel tuo progetto. Questo strumento visivo ha gli stessi dati di quanto pianificato sul Gantt ma schede scomposte che sono attività poste in colonne che definiscono in che punto si trova il ciclo di produzione. I membri del team possono gestire il proprio backlog e pianificare gli sprint. I project manager ottengono visibilità sul loro lavoro e possono riallocare le risorse secondo necessità per mantenerle a pieno regime.

Tieni traccia dei progressi dei team nelle attività

Sapere chi sta lavorando su cosa offre ai manager una visione migliore degli incarichi. Possono guardare la sezione del team di ProjectManager per ottenere dettagli sulle attività di tutti e quindi utilizzare strumenti di gestione delle risorse, come il nostro diagramma del carico di lavoro codificato a colori per bilanciare il lavoro e mantenere tutti felici e produttivi. C'è anche una dashboard in tempo reale che tiene traccia dei progressi mentre accade.

I team possono commentare e allegare file alle attività, che attivano automaticamente e-mail e notifiche in-app per tenere tutti informati di modifiche e aggiornamenti. Non importa dove ti trovi o quando lavori, tutti sono sulla stessa pagina.

ProjectManager è un software pluripremiato creato per team ibridi. Il nostro strumento è progettato per aiutare tutti a lavorare meglio insieme, indipendentemente da dove lavorano, come lavorano o quali sono le loro competenze. Unisciti agli oltre 35.000 utenti che stanno già ottenendo successo con il nostro strumento in organizzazioni diverse come NASA, Siemens e Nestles. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente!