In che modo la governance dei dati può garantire il successo della tua agenzia nel futuro

Importanza della governance dei dati per le agenzie

Nel gioco ad alto rischio della privacy dei dati, le agenzie di marketing si ritrovano esposte a responsabilità che possono ammontare a milioni. Sono finiti i tempi in cui bastavano una stretta di mano e le buone intenzioni. Ora, i clienti chiedono alle agenzie di mettere i soldi dove dicono, con alcune aziende che prendono in considerazione solo le agenzie disposte a sborsare 15 milioni di dollari se falliscono con i dati. Non si tratta solo di evitare le multe; è una cartina di tornasole per vedere se le agenzie prendono sul serio la privacy dei dati come affermano.

Per le agenzie, questo rappresenta un dilemma. Devono percorrere la linea sottile tra la protezione del business e la gestione dei rischi intrinseci associati ai dati, soprattutto quando sono coinvolte terze parti.

Allora, cosa deve fare un'agenzia quando i clienti richiedono impegni di responsabilità che vanno da "semplici" 5 milioni di dollari a 100 milioni di dollari da far venire l'acquolina in bocca?

Una cosa è stata chiarita in modo evidente: le agenzie non possono più permettersi di giocare velocemente e liberamente con il modo in cui gestiscono i dati.

Se vuoi proteggere la tua agenzia dalla rovina finanziaria e mantenere la fiducia dei tuoi clienti, devi prendere sul serio la privacy e la sicurezza dei dati. E tutto inizia con una corretta governance dei dati.

Che cos'è la governance dei dati?

La governance dei dati è tutto ciò che fai per garantire che i dati siano sicuri, privati, accurati, disponibili e utilizzabili.

Nel contesto delle agenzie, la governance dei dati è l'approccio strutturato alla gestione dei dati dei clienti, dei parametri delle campagne, delle informazioni sul pubblico e altro ancora. Ciò significa garantire che ogni dato, che si tratti di informazioni proprietarie del cliente, dati demografici del pubblico o risultati della campagna, venga gestito con la massima precisione e sicurezza.

Allora perché dovrebbe interessarti?

Ci sono molti buoni motivi per preoccuparsi della governance dei dati:

• Vuoi che i clienti si fidino abbastanza di te da fare effettivamente affari con te.
• Vuoi assicurarti di essere in grado di mantenere la fiducia che ti è stata data.
• Vuoi evitare multe salate per la mancata conformità al GDPR.
• Vuoi prendere decisioni etiche riguardo al modo in cui utilizzi i dati.
• Vuoi assicurarti che i dati in tuo possesso siano accurati e accessibili alle persone giuste.

Perché così facendo potrai ottenere informazioni migliori , prendere decisioni aziendali migliori e ottenere un ROI migliore per i tuoi clienti.

Sembrano tutti motivi piuttosto convincenti se me lo chiedi.

Fonte: metà viaggio. Suggerimento: un'immagine che rappresenta la governance dei dati

Iniziare con la governance dei dati

Ora, ci sono un paio di cose a cui la tua agenzia deve pensare prima di lanciarsi in queste cose. La governance dei dati è sicuramente una di quelle situazioni in cui “guarda prima di saltare”.

Quindi assicurati di fermarti a porre le seguenti domande:

1. Quali sono i vostri obiettivi principali per un framework di governance dei dati?
Si tratta di mitigazione del rischio, miglioramento della qualità dei dati, conformità normativa o qualcos'altro? Comprendere i fattori chiave, siano essi normativi, operativi o strategici, può aiutare a inquadrare l’approccio di governance.

2. Tu o qualcuno del tuo team avete le giuste competenze?
È importante riconoscere se sei fuori dalla tua portata qui. Se non sei esattamente sicuro, ecco un quiz con una sola domanda per scoprire a che punto ti trovi:

Qual è la differenza tra privacy e sicurezza dei dati?

(lunga pausa)

Hai dovuto cercare le definizioni?

O forse pensavi che significassero la stessa cosa? (Non sentirti male: ero nella stessa barca, non molto tempo fa.)

Quindi, nel caso non conoscessi già la risposta:

La privacy dei dati consiste nel garantire un uso corretto ed etico dei dati personali offrendo agli individui il controllo sul modo in cui i loro dati vengono accessibili, utilizzati o condivisi. D'altra parte, la sicurezza dei dati comprende i metodi e i meccanismi utilizzati per mantenere tali dati al sicuro da accessi non autorizzati o minacce esterne.

Ma comunque, il punto qui è che probabilmente dovresti lavorare con qualcuno che conosca la differenza tra i due termini – idealmente, senza Google.

Quindi, se ritieni che la tua agenzia possa aver bisogno di qualcuno con un po' più di esperienza, puoi valutare di lavorare con un'azienda specializzata nella governance dei dati (sì, a quanto pare la governance dei dati come servizio, o DGaaS, è una cosa reale) .

David Godlewski, CEO di Intelliverse, afferma che la sua agenzia ha assunto analisti di dati dedicati alla gestione dei dati per mantenere al sicuro i dati sensibili.

"Il nostro processo è iniziato con una valutazione meticolosa delle vulnerabilità e dei requisiti dei dati", afferma Godlewski. “Dopo aver riconosciuto la necessità di competenze in quest’area critica, abbiamo assunto analisti di dati con background specializzati in sicurezza informatica, governance dei dati e conformità.

“Questi analisti svolgono ora un ruolo fondamentale nella creazione, implementazione e monitoraggio delle nostre politiche di gestione dei dati”.

In alternativa, puoi ricevere la formazione necessaria affinché il tuo team possa mettersi al passo. In ogni caso, devi assicurarti di avere le persone giuste per guidare la tua agenzia attraverso il processo, perché creare un quadro di governance dei dati può essere a dir poco complicato.

Stabilire un quadro di governance dei dati per le agenzie

C'è un ulteriore passaggio preliminare necessario prima di iniziare a creare il framework di governance dei dati, ovvero condurre un audit dei dati.

Condurre un controllo dei dati

Eseguendo un audit dei dati, sarai in grado di acquisire una migliore comprensione della tua infrastruttura dati così come esiste attualmente. In questo modo, sai esattamente a che punto sono le cose in questo momento, il che rende molto più semplice capire i passaggi successivi.

Questo processo di controllo prevede l'esecuzione di un inventario meticoloso di tutte le risorse di dati all'interno della tua agenzia. Inizia identificando ogni fonte di dati, che si tratti di record di clienti, approfondimenti di marketing, dati transazionali o altre risorse digitali. Identifica anche dove sono archiviati questi dati, se nell'archiviazione nel cloud, in server locali o in database esterni.

Dopo aver identificato tutte le origini dati, valuta la sensibilità dei dati. Diversi tipi di dati hanno diversi livelli di sensibilità e dovrebbero essere trattati di conseguenza. Ad esempio, i dati personali dei clienti richiederebbero un livello di protezione più elevato rispetto alle statistiche generali del mercato.

Arham Khan è il co-fondatore dell'agenzia di marketing Pixated con sede nel Regno Unito e, all'interno della sua agenzia, la classificazione dei dati è un primo passo importante del processo di gestione dei dati.

"Organizziamo i nostri dati in categorie in base al loro valore per l'azienda, quindi aggiorniamo queste classificazioni man mano che i dati vengono creati, modificati, elaborati o trasmessi", afferma Khan.

"Abbiamo anche innovato diverse policy per garantire che queste classificazioni non possano essere falsificate e garantire che solo i membri privilegiati del team possano accedere ai dati per migliorare o ridurre la classificazione di un determinato set."

Comprendere e classificare i dati in questo modo aiuterà a preparare il terreno per i passaggi successivi nel quadro di governance, in particolare per quanto riguarda la protezione dei dati e i controlli di accesso.

Sviluppare politiche e procedure di governance dei dati

La spina dorsale di un quadro efficace di governance dei dati è l’insieme di policy e procedure che guidano il modo in cui i dati vengono gestiti, accessibili e protetti. Ecco le policy più essenziali che dovrebbero essere incluse come parte della tua strategia di governance dei dati:

1. Politica di accesso ai dati

Innanzitutto, stabilire linee guida chiare per il controllo degli accessi. Stabilire chi all'interno dell'agenzia può accedere a set di dati specifici, sottolineando l'importanza dell'accesso basato sui ruoli. Ciò garantisce che solo coloro che dispongono delle autorizzazioni necessarie possano visualizzare o manipolare i dati sensibili. L’integrazione di strumenti come l’autenticazione a più fattori può rafforzare ulteriormente questi controlli.

2. Politica sulla qualità dei dati

Sarà necessario definire standard per l'accuratezza, la completezza, l'affidabilità e la tempestività dei dati. Ciò dovrebbe includere anche procedure per aspetti quali la convalida, la pulizia e la correzione dei dati.

3. Informativa sulla privacy dei dati

Oggi i consumatori sono più consapevoli dei propri diritti digitali e una supervisione della privacy dei dati potrebbe fare la differenza tra mantenere clienti fedeli e perdere la fiducia. Non solo, gli organismi di regolamentazione che regolano la privacy dei dati stanno comminando multe enormi per le aziende che non sono all’altezza. Certamente non vorrai essere come TikTok, a cui all’inizio di quest’anno è stata inflitta una multa sbalorditiva di 345 milioni di dollari per non aver rispettato il GDPR.

Quindi, detto questo, ecco cosa devi considerare quando crei la tua politica sulla privacy dei dati:

1. Punta a una scrittura chiara e concisa. Non c'è bisogno di divertirsi con un mucchio di termini legali confusi. Basta scrivere la politica in termini chiari e semplici che la rendano facile da capire.
2. Assicurati di essere in anticipo includendo:
   – Il tipo di dati che raccogli (personali, demografici, comportamentali)
   – Perché stai raccogliendo i dati (marketing, miglioramento dell’esperienza utente, condivisione di terze parti)
   – Come raccogli i dati (cookie, moduli, strumenti di terze parti)
   – Come vengono archiviati i dati
   – Chi ha accesso ai dati È importante inoltre informare gli utenti per quanto tempo si intende conservare i propri dati e i criteri utilizzati per determinare tale durata. Inoltre, se condividi dati con terze parti, elencali. Inoltre, spiega lo scopo dietro questa condivisione e assicurati che queste terze parti mantengano lo stesso livello di protezione dei dati.
3. Se operi a livello globale, riconosci le diverse giurisdizioni e i loro requisiti specifici come GDPR per l'Europa, CCPA per la California, ecc. Assicurati che la tua politica sulla privacy dei dati sia conforme in tutte le regioni in cui operi.
4. Infine, dovresti evidenziare i diritti che gli utenti hanno riguardo ai propri dati. Ciò include l'accesso, la correzione, la cancellazione e il diritto di opporsi al trattamento. Garantire che esista una procedura semplice per consentire agli utenti di esercitare questi diritti. Fornire canali chiari affinché gli utenti possano contattare domande, dubbi o richieste relative ai loro dati.

La politica sulla privacy di Agorapulse delinea chiaramente quali informazioni vengono raccolte e come e perché le raccogliamo.

"Non raccogliere i dati dei clienti solo per il gusto di farlo", afferma Draven McConville, CEO di Klipboard. “Raccogli solo i dati di cui hai bisogno per scopi specifici, come inviare loro messaggi di marketing mirati o fornire loro un migliore servizio clienti. Sii trasparente su come utilizzi i dati e offri ai tuoi clienti la possibilità di rinunciare alla raccolta dei dati.

In definitiva, lo scopo della tua politica sulla privacy è creare fiducia con clienti e consumatori, quindi tienilo a mente quando scrivi e sarai sulla strada giusta.

Politica di conservazione e cancellazione dei dati

Un aspetto spesso trascurato della governance dei dati è la politica relativa alla conservazione e alla cancellazione dei dati. Non è sufficiente raccogliere e archiviare i dati: è necessario anche determinare per quanto tempo restano rilevanti e quando devono essere eliminati. Stabilisci scadenze chiare, soprattutto per i dati sensibili, per garantire che vengano eliminati in modo sicuro una volta che non sono più necessari.

Nota: tieni presente che alcuni tipi di dati potrebbero avere periodi di conservazione obbligatori per legge nella tua giurisdizione, quindi assicurati di tenerne conto quando crei la tua politica.

Politica di protezione dei dati

Proteggere i dati in ogni momento, sia in transito che a riposo, è fondamentale. L’utilizzo di algoritmi di crittografia avanzati garantisce che, anche se i dati cadono nelle mani sbagliate, rimangono incomprensibili e, quindi, inutili.

Ecco alcuni elementi aggiuntivi che potresti voler includere nella tua politica di protezione dei dati:

Dati a riposo:
– Garantire che solo il personale autorizzato possa accedere ai dati sensibili. Implementare sistemi di controllo degli accessi basati sui ruoli per limitare l'accesso in base alla funzione lavorativa.
– Utilizzare tecniche di crittografia avanzate per proteggere i dati archiviati. Prendi in considerazione soluzioni come la crittografia trasparente dei dati (TDE) per i database.
– Pianificare backup di routine dei dati e garantire che tali backup siano crittografati e archiviati in modo sicuro, preferibilmente in più posizioni.

Dati in transito:
– Utilizzare protocolli di trasmissione sicuri come TLS (Transport Layer Security) per garantire che i dati siano crittografati durante la trasmissione sulle reti.
– Incoraggiare l’uso di reti private virtuali (VPN) quando si accede ai dati aziendali da reti non protette, come il Wi-Fi pubblico.
– Per i trasferimenti non essenziali o per gli utenti che non richiedono dati completi, utilizzare il mascheramento dei dati o rendere anonime le informazioni sensibili ove possibile.

Sicurezza fisica:
– Se si gestiscono server fisici, assicurarsi che si trovino in un luogo sicuro con accesso limitato. Ciò include serrature biometriche, sorveglianza e allarmi anti-intrusione.
– Garantire che laptop, dischi rigidi e altri dispositivi di archiviazione portatili siano crittografati e dispongano di password sicure.

La tua agenzia avrà probabilmente molte altre cose da includere nella tua politica di protezione dei dati, ma questo ti darà almeno un inizio dalle nozioni di base.

Politica sulla violazione dei dati

Sebbene l'obiettivo sia prevenire le violazioni dei dati, è essenziale disporre di un piano dettagliato nel caso in cui si verifichi. Il piano di risposta dovrebbe contenere passaggi per il contenimento, la valutazione, la notifica e il ripristino.

Contenimento immediato: i primi istanti dopo il rilevamento di una violazione sono cruciali. Definire azioni immediate per contenere la violazione, come l'isolamento dei sistemi compromessi o la chiusura temporanea di determinati punti di accesso.

Dopo aver gestito le minacce immediate, è necessario cercare di impedire ulteriori accessi non autorizzati. Ciò potrebbe comportare la modifica delle password, l'applicazione di patch alle vulnerabilità o l'aggiornamento dei firewall.

Valutazione: identificare a quali dati è stato effettuato l'accesso, come è stato effettuato l'accesso e la durata della violazione. Strumenti come i log di sistema possono essere cruciali in questo caso, oppure potresti prendere in considerazione la collaborazione con un’azienda di sicurezza informatica per esaminare l’analisi forense dei dati.

Notifica: determinare quando e come avvisare le parti interessate. Ciò include gli stakeholder interni, i clienti e, se necessario, il pubblico in generale. Crea in anticipo messaggi chiari, trasparenti e rassicuranti per evitare problemi di comunicazione durante una crisi.

È inoltre necessario comprendere gli obblighi di segnalazione previsti da normative come GDPR o CCPA. Garantire che siano in atto procedure per segnalare tempestivamente alle autorità quando richiesto.

Recupero: dopo aver gestito la crisi immediata, rivedere l'incidente in modo approfondito. Comprendine la causa principale, impara da eventuali passi falsi e adatta di conseguenza il tuo piano di risposta in modo che non si ripeta.

Creando policy e procedure per la violazione dei dati, puoi essere preparato in anticipo con misure proattive per ridurre al minimo i danni e un piano per ripristinare la fiducia in caso di violazione.

Formazione e istruzione

Nel contesto dell’agenzia, ogni campagna, ogni strategia, dipende dalla collaborazione. Lo stesso vale per la governance dei dati. È fondamentale che tutti, dall'account manager al direttore creativo, comprendano e valorizzino il ruolo della governance dei dati. Il loro sostegno collettivo è fondamentale per un passaggio di successo verso una cultura attenta ai dati all’interno della tua agenzia.

Fonte: creato utilizzando Midjourney utilizzando il prompt seguente.
Una mano che stringe un'altra mano con una sovrapposizione digitale, a significare la collaborazione nella governance dei dati.

Inizia introducendo un programma di onboarding completo per i nuovi dipendenti, assicurandoti che siano informati delle politiche di governance dei dati della tua agenzia fin dal primo giorno. Questa comprensione fondamentale dà il tono al livello di serietà e impegno attesi riguardo alla gestione dei dati.

Ma l’onboarding è solo l’inizio. Le sessioni di formazione regolari dovrebbero essere programmate durante tutto l’anno. Queste sessioni non dovrebbero coprire solo i principi di base, ma coprire anche le sfumature della governance dei dati, in particolare la sicurezza e la privacy dei dati.

Tristan Harris, responsabile della generazione della domanda presso Thrive Marketing Agency, afferma che la creazione di un solido programma di formazione interno ha aiutato la sua agenzia a implementare un'efficace strategia di governance dei dati.

"Abbiamo formato ogni membro del team sulle pratiche di gestione dei dati, creando una comprensione olistica di questo aspetto critico in tutta la nostra agenzia anziché limitarlo a un gruppo selezionato di analisti di dati", afferma Harris.

“La formazione va oltre la gestione base dei dati per includere concetti di riservatezza dei dati, sicurezza dei dati e uso etico dei dati. Questo processo rigoroso garantisce una sicurezza dei dati e una gestione della privacy ottimali”.

La creazione di un programma di formazione approfondito per i dipendenti delle agenzie può anche aiutarli a comprendere l’importanza del loro ruolo nel quadro più ampio della sicurezza e incoraggiare una cultura attenta alla sicurezza. In questo modo, i dipendenti si sentiranno autorizzati a esprimere preoccupazioni e a rimanere vigili contro potenziali minacce.

Rendendo la sicurezza dei dati una responsabilità collettiva, la tua agenzia non solo rafforzerà la propria difesa contro le violazioni, ma creerà anche un senso di proprietà e, in definitiva, un programma di governance dei dati più efficace.

Gestione dei fornitori

È probabile che la tua agenzia si affidi a fornitori di terze parti per vari servizi, il che significa che la catena di governance dei dati si estende oltre le mura della tua agenzia. Quando si collabora con nuovi fornitori, è importante comprendere a fondo le loro pratiche di gestione e sicurezza dei dati prima di stipulare qualsiasi accordo contrattuale.

Prendetevi il tempo per valutare le loro politiche di sicurezza dei dati. Si allineano con i tuoi? Sono sufficientemente robusti da garantire che i dati che potresti condividere con loro siano protetti secondo gli stessi standard che rispetti?

Ti consigliamo di esaminare anche i tuoi accordi legali con ciascun fornitore. Garantire che ogni contratto con un fornitore contenga clausole di protezione dei dati chiaramente definite. Queste clausole dovrebbero articolare le responsabilità del fornitore in termini di gestione, archiviazione e protezione dei dati. Dovrebbero inoltre definire le conseguenze in caso di violazioni o non conformità.

Un buon esempio di ciò è il Google Cloud Trust Center. Contiene tutto ciò che devi sapere in un formato semplice e di facile accesso e contiene le risposte a qualsiasi domanda o dubbio che potresti avere in merito alle pratiche di sicurezza e privacy dei dati.

Essere trasparenti e schietti in questo modo aiuta a stabilire la fiducia e, in definitiva, renderà più semplice lavorare con altri fornitori.

Inoltre, tieni sempre un piano per la transizione dei dati. Negli scenari in cui termina un rapporto con un fornitore o un servizio viene trasferito a un altro soggetto, dovrebbero esserci procedure chiare su come i dati vengono trasferiti, archiviati o eliminati, garantendo che non si creino lacune nella catena di governance dei dati durante la transizione.

Monitorare, rivedere e adattare

L’istituzione di un quadro di governance dei dati non è un evento isolato, ma un processo vivo che richiede un’attenzione costante. Ciò significa che dovresti effettuare controlli regolari per identificare lacune o inefficienze nel tuo quadro di governance dei dati.

Altrettanto importante è il ciclo di feedback; Ogni membro del team, dai dirigenti di alto livello ai dipendenti entry-level, dovrebbe avere canali disponibili per segnalare potenziali rischi, fornire approfondimenti o suggerire miglioramenti.

È particolarmente importante rivedere la strategia di governance dei dati alla luce delle nuove leggi, delle best practice del settore e dei progressi tecnologici. Ciò porterà probabilmente ad aggiustamenti occasionali nel tuo approccio, ma alla fine garantirà che il tuo quadro sia conforme ed efficace.

Rendi la governance dei dati una priorità assoluta

I dati sono una risorsa preziosa e la loro protezione dovrebbe essere una priorità assoluta per le agenzie che desiderano rimanere in sintonia con ciò che i consumatori e i clienti si aspettano dalle aziende con cui interagiscono. Stabilendo un quadro completo di governance dei dati, le agenzie non solo salvaguardano la propria reputazione e rispettano la conformità normativa, ma garantiscono anche un processo decisionale più efficiente e informato. E il tempo investito nella creazione di questa struttura varrà la tranquillità e la fiducia che creerà con i tuoi clienti.

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