Sistemi e strumenti di gestione dei dati

Dati, informazioni, conoscenza e saggezza

Con così tanti dati raccolti dalle organizzazioni, può essere una sfida sapere come gestirli e analizzarli correttamente. Entra nei sistemi e negli strumenti di gestione dei dati...

I sistemi di gestione dei dati aiutano le organizzazioni a ottimizzare l'uso dei dati per prendere decisioni e intraprendere azioni che massimizzeranno i vantaggi per l'organizzazione. I sistemi lo fanno raccogliendo, elaborando, proteggendo e archiviando i dati in un modo che può essere utilizzato per il processo decisionale strategico.

Ciò può essere ulteriormente spiegato osservando la piramide DIKW.

La piramide DIKW rappresenta la relazione tra dati , informazioni , conoscenza e saggezza . Ogni elemento costitutivo è un passo verso la risposta a diverse domande sulla raccolta dei dati e l'aggiunta di valore ad essa. Puoi rispondere a domande come, da dove è probabile che arrivino le mie vendite l'anno prossimo o chi sono i miei migliori clienti? Più dati possono essere arricchiti di significato e contesto, più conoscenza e intuizioni possono essere estratte.

Che ruolo gioca ciascuno dei passaggi? Diamo un'occhiata a ciascuno di essi a turno e quindi agli strumenti applicabili a ciascuno.

Dati

Questo gradino della piramide si riferisce alla raccolta di fatti discreti su eventi sotto forma di numeri, caratteri e valori specifici o relativi che un'organizzazione può raccogliere. In sostanza, si tratta di tutti i dati che vengono acquisiti, noti come dati grezzi .

Le principali attività da svolgere in questa fase sono:

• Identificazione di una fonte affidabile per ottenere dati
• Archiviazione ed eliminazione dei dati non pertinenti
  

Informazione

Una volta che i dati irrilevanti sono stati rimossi, il compito è quello di cercare informazioni chiave dai dati. Queste informazioni dovrebbero essere rilevanti per l'organizzazione e il suo processo decisionale.

Conoscenza

Utilizzando le informazioni chiave dai dati, puoi quindi trasformarle in conoscenza. In sostanza, ciò significa decidere se le informazioni possono essere sviluppate in qualcosa di valore intellettuale e utilizzate per aiutare a formulare una solida strategia.

Saggezza

Se qualcosa è stato scoperto nei dati che i concorrenti devono ancora portare alla luce, potresti tradurre questa conoscenza in intuizioni fondamentali. Le organizzazioni possono formulare un'intera strategia attorno a queste intuizioni per creare qualcosa di magico. Questo è noto come il passo della saggezza.

Applicando i principi dei quattro elementi costitutivi della piramide DIKW per interpretare i dati grezzi, puoi convertire i dati in qualcosa di molto significativo e perspicace.

Strumenti per la gestione dei dati

Fortunatamente, c'è una gamma di strumenti di gestione a disposizione di un'organizzazione per assistere nell'interpretazione dei dati grezzi. Molti di questi strumenti possono essere utilizzati come applicazioni e servizi basati su cloud.

In un "cloud", ad esempio, le organizzazioni possono archiviare le informazioni molto più facilmente, i file possono essere trasferiti rapidamente e diversi set di dati possono essere analizzati e tradotti in modo efficiente in tutto il mondo.

Dopo aver concordato i requisiti e le considerazioni per l'archiviazione dei dati, la tua organizzazione deve considerare come analizzare i set di dati. Diverse aziende forniscono servizi e strumenti di gestione dei dati per gestire set di dati medio-grandi.

Questi includono:

• Teradata è un'azienda che fornisce tre servizi principali: analisi aziendale, prodotti cloud e consulenza. Gestisce set di dati grandi e misti e li unisce per creare approfondimenti significativi.
• IBM automatizza la gestione dei dati end-to-end. L'utilizzo della tecnologia dell'intelligenza artificiale (AI) consente alle organizzazioni di individuare nuovi modelli e tendenze per migliorare le operazioni.
• Oracle è un sistema di gestione di database relazionali multi-modello che fornisce grid computing e data warehousing.
• SAP fornisce molteplici strumenti di gestione dei dati che aiutano a garantire la qualità dei dati, la migrazione dei dati, l'analisi del testo e l'interconnettività dei Big Data acquisiti da varie fonti.
• Cloudera HP consente alle aziende di ricavare insight dai Big Data fornendo un'infrastruttura per archiviarli, gestirli ed elaborarli.
• 1010data combina informazioni di mercato, gestione dei dati, analisi aziendale granulare e funzionalità di collaborazione.
• Amazon Web Services (AWS) fornisce server, storage, networking, pendolarismo remoto, e-mail, sviluppo mobile e sicurezza.
  

Strumenti per la gestione delle informazioni

La gestione delle informazioni è essenzialmente la gestione dei dati elaborati per fornire approfondimenti come output; il gruppo di dati che porta collettivamente un significato logico specifico.

Ecco alcuni popolari strumenti di gestione delle informazioni:

• Evernote è un software per prendere appunti che ti aiuta a creare e organizzare note digitali, mantenendole sincronizzate su tutti i dispositivi del titolare dell'account. Ti ricorda anche le azioni imminenti o pianificate.
• Instapaper è un servizio di social bookmarking che consente di salvare i contenuti Web in modo che possano essere letti in una fase successiva e su un dispositivo diverso. Questo contenuto salvato potrebbe in seguito ispirarti quando svilupperai la tua strategia digitale.
• Pinboard è uno strumento di social bookmarking alternativo, simile a Instapaper, ma con un layout più semplice.

Un quadro di gestione delle informazioni può aiutarti a capire come questi strumenti possono essere utilizzati nel modo più efficace.

Fonte

L'origine dati potrebbe essere interna o esterna.

• Un'organizzazione disporrà di dati interni che ha raccolto sui suoi clienti, come file di prodotti, dati di vendita, informazioni finanziarie. Questo può quindi essere tradotto in preziose intuizioni.
• Avrà anche fonti esterne di dati, come posizionamento GPS, riviste, social web e codici postali.
  

Struttura

Una volta considerate le fonti dei dati, sia interne che esterne, bisogna capire come sono strutturate. Quali informazioni possono essere raccolte da fonti interne ed esterne di dati strutturati e non strutturati?

• I dati strutturati sono dati che sono stati organizzati, in modo che i suoi elementi possano essere elaborati e analizzati in modo efficace. Un esempio di dati strutturati potrebbe essere un elenco dei tuoi primi 10 clienti da centinaia di profili cliente dal tuo negozio di e-commerce
• I dati non strutturati sono dati che non vengono archiviati in un formato organizzato. I dati non strutturati sono in genere ricchi di testo, ma possono contenere anche dati come date, numeri e fatti.

Gli strumenti di gestione delle informazioni possono archiviare dati sia strutturati che non strutturati e assistere nel processo di gestione dell'intero ciclo di vita delle informazioni, dalla loro identificazione e raccolta, alla loro eliminazione attraverso l'archiviazione o la cancellazione. Possono comprendere tutti i dati fisici ed elettronici raccolti da un'azienda dai suoi clienti, dipendenti e fornitori.

Strumenti per la gestione della conoscenza

Gli strumenti di gestione della conoscenza possono aiutare un'organizzazione a creare, organizzare e gestire i contenuti per un pubblico. Un semplice esempio sono le FAQ che possono essere utilizzate da un pubblico per trovare risposte a domande comuni. Essenzialmente memorizzano e recuperano la conoscenza per migliorare la comprensione, la collaborazione e l'allineamento dei processi.

Ecco alcuni popolari strumenti di gestione della conoscenza:

• Answerbase è una piattaforma di gestione della conoscenza per l'assistenza clienti e l'e-commerce, che consente agli utenti di porre domande, ricevere risposte e sfogliare contenuti pertinenti per informazioni sui prodotti e servizi di un'azienda.
• Quip è uno strumento di gestione dei progetti e di collaborazione alle attività che consente ai colleghi di lavorare e commentare i file insieme in tempo reale.
• Bloomfire è una piattaforma che consente alle aziende di raccogliere, connettere e condividere conoscenze e approfondimenti che esistono in tutta l'azienda.
• Igloo Software fornisce un altro strumento che aiuta i colleghi a scambiare file, pianificare riunioni e controllare le attività su un'unica piattaforma.
• KPS Knowledge Management Software fornisce una piattaforma di collaborazione per la condivisione delle conoscenze sul posto di lavoro attraverso una base self-service per gli utenti finali. Ti consente di indicizzare, cercare e recuperare informazioni da molte fonti.
  

Sistemi di gestione dei dati

I sistemi di gestione possono aiutare l'organizzazione a utilizzare e ordinare i propri dati. Questi sistemi di gestione possono essere suddivisi in due tipi di tecnologie: groupware e flusso di lavoro.

1. Software di gruppo

I groupware sono tecnologie che facilitano la collaborazione. (Questo è il motivo per cui vengono spesso chiamati anche software di collaborazione.)

Piattaforme di groupware comuni come Google Workspace, Slack e MS Teams , ad esempio, consentono a un'azienda o a gruppi di collaborare, condividere, comunicare e risolvere problemi sulle attività del progetto condividendo file, informazioni e documenti in un'unica posizione semplificata.

2. Flusso di lavoro

Le tecnologie del flusso di lavoro facilitano la rappresentazione dei processi associati alla creazione, all'uso e al mantenimento della conoscenza organizzativa. Molti di questi strumenti sono piattaforme di gestione personalizzabili che aiutano i team e le organizzazioni con efficienza operativa monitorando i progetti, visualizzando i dati e collaborando con i team. Inoltre, possono anche includere funzionalità di automazione e supportare integrazioni con altre app di lavoro per semplificare il lavoro su più piattaforme.

Aziende famose che forniscono strumenti di flusso di lavoro per assegnare e tenere traccia dell'avanzamento di progetti e attività, condividere file, commenti e note e tenere traccia delle scadenze per team e collaboratori includono Asana, Monday.com e Airtable .

Sistemi di gestione dei contenuti

Un sistema di gestione dei contenuti (CMS) è un sistema che ti aiuta ad automatizzare il processo di creazione di contenuti o documenti web. Consente agli utenti di combinare diversi contenuti per formare un insieme olistico di informazioni, che può quindi essere distribuito tra le parti interessate interne e le parti interessate esterne o i clienti, se necessario.

Documento CMS

I CMS per documenti consentono a più utenti di condividere e modificare i documenti per il backup, la revisione e l'approvazione secondo necessità.

Alcuni esempi di documenti CMS includono quanto segue:

• Google Docs è un elaboratore di testi online incluso come parte della suite di editor gratuita di Google. Consente agli utenti di creare e modificare documenti online collaborando con altri utenti in tempo reale. Le modifiche vengono monitorate dall'utente che effettua la modifica, con una cronologia delle revisioni che presenta le modifiche.
• MS SharePoint è la versione di Microsoft di una piattaforma di gestione e collaborazione dei documenti, che consente inoltre agli utenti di creare, modificare e collaborare ai documenti in tempo reale.
• Dropbox ti consente di archiviare e condividere file in modo sicuro in un unico posto sicuro. Una volta archiviati, i file possono essere condivisi tramite un collegamento Dropbox, che può eliminare la necessità di inviare allegati di grandi dimensioni.
• IBM Box è un altro esempio di servizio di cloud storage. Ti consente di caricare vari tipi di file a cui è possibile accedere su più dispositivi.
  

CMS per siti web

I CMS per siti Web in genere ti consentono di creare pagine, immagini, video, audio e contenuti di testo e di gestirli tutti in un unico posto.
Gli strumenti CMS più comunemente utilizzati per la creazione e la gestione di siti Web includono quanto segue:

• WordPress è un software CMS open source utilizzato per creare, modificare e mantenere siti Web personalizzabili.
• Shopify è una piattaforma CMS di e-commerce. Consente ai proprietari dei negozi di caricare e gestire facilmente prodotti, varianti, collezioni e modelli di spedizione.
• Magento (ora Adobe Commerce) è un'altra piattaforma di e-commerce open source. Consente ai venditori di controllare l'aspetto, il contenuto e la funzionalità della loro interfaccia CMS e fornisce strumenti di marketing e gestione del catalogo.
• Wix è un costruttore di siti Web online che utilizza la semplicità del trascinamento della selezione durante la progettazione e la pubblicazione del tuo sito Web, blog o negozio online.
• Joomla è uno sviluppo di siti Web open source gratuito e una piattaforma CMS.
• Drupal è una piattaforma CMS che ti consente di progettare, sviluppare e gestire un sito web.

Un altro tipo di strumento CMS è quello che consente di inserire diversi contenuti utilizzando un modello, ad esempio un modello di posta elettronica. Questo viene quindi inviato a diversi tipi di clienti, a seconda dei tipi di processi e delle preferenze che il cliente ha indicato di voler vedere.

LinkedIn è un buon esempio di questo tipo di CMS. Il contenuto che un utente vede sulla propria home page è generato da un sistema di gestione dei contenuti, che riconosce il tipo di contenuto che un determinato utente desidera vedere.

Portali aziendali

Un portale aziendale è un framework per l'integrazione di informazioni, persone e processi in intere organizzazioni o per gruppi come i team di progetto. Fornisce un punto di accesso sicuro e centralizzato a documenti e informazioni ed è utilizzato principalmente da organizzazioni medio-grandi.

Le aziende popolari che forniscono strumenti per portali aziendali includono quanto segue:

• Amazon Web Services (AWS) fornisce cloud computing on demand e soluzioni software aziendali. Consente ai reparti all'interno di un'organizzazione di centralizzare in modo sicuro la documentazione e offre solide funzionalità di sicurezza come l'autenticazione a più fattori.
• Microsoft Azure offre una gamma di servizi cloud tra cui analisi, archiviazione e networking.
• SAP : è un altro esempio di portale aziendale che facilita l'allineamento di persone e processi aziendali oltre i confini organizzativi e tecnici.
  

Strumenti di schedulazione e pianificazione

Gli strumenti di programmazione e pianificazione sono progettati per aiutarti a determinare il momento giusto per fornire contenuti particolari a un pubblico di destinazione. In altre parole, cosa stai dicendo al tuo pubblico di destinazione e quando? Ciò può aumentare la rilevanza della tua azienda per il suo pubblico. Ti consente inoltre di raggiungere un pubblico di destinazione quando è online, anche se è scomodo per te.

Alcuni strumenti di programmazione e pianificazione popolari includono quanto segue:

• Sprout Social è uno strumento di gestione dei social media. Ti consente di pianificare e programmare i contenuti su tutti i tuoi profili di social media e visualizzare tutto da un unico calendario.
• Hootsuite ti consente di pianificare in blocco i post sui social media su più piattaforme contemporaneamente o in momenti diversi.
• Outlook è stato uno strumento di uso comune per anni e, di conseguenza, a volte viene trascurato a favore di offerte più recenti. Assiste con la pianificazione della posta elettronica e può aiutare con la creazione, la pianificazione e la gestione delle attività. Centralizza e visualizza le attività in un calendario
  

Strumenti CRM

CRM si riferisce alla gestione delle relazioni con i clienti. Gli strumenti che forniscono funzionalità CRM aiutano a fornire servizi di gestione per tutte le relazioni commerciali con clienti esistenti e potenziali. In sostanza, uno strumento CRM è un database in cui è possibile archiviare le informazioni di contatto, come nome, indirizzo e-mail e numeri di telefono di clienti passati, potenziali clienti e lead esistenti e i dettagli di contatto di chiunque si utilizzi per scopi commerciali. Questo ovviamente dovrebbe essere archiviato in modo sicuro e i dati utilizzati in modo etico.

Poiché un CRM è l'ambiente di gestione e reporting dei dati in cui vengono registrate gran parte delle vendite e delle attività commerciali, è spesso di fatto l' unica fonte di verità per le funzioni di vendita e marketing di molte aziende. Se combinato con una campagna e i dati sul traffico del sito Web, un CRM può fornire un quadro chiaro dell'intero ciclo di vendita digitale, con più punti di contatto con i clienti, che possono aiutare i professionisti del marketing digitale a giungere a conclusioni migliori, decidere su azioni efficaci e ottimizzare prestazioni complessive.

In genere, i dati contenuti nel tuo CRM vengono raccolti online in luoghi come un sito Web, canali di social media o moduli di lead della campagna. I sistemi CRM sono utili per le aziende di e-commerce per aiutarle a gestire e segmentare i dati dei clienti e le liste di posta elettronica, e anche per le aziende che generano richieste di contatto o raccolgono lead per vendere al telefono. Come per tutte le raccolte di dati, l'accuratezza dei dati raccolti avrà un impatto sui tipi di decisioni che se ne possono trarre.

I CRM spesso colmano il divario tra le attività di lead generation online e le conversazioni di vendita offline al telefono, ad esempio. Su larga scala, i dati in un CRM possono fornire informazioni dettagliate sui percorsi di conversione e identificare tendenze e modelli per i clienti. Questo perché tutti i dettagli di contatto e i punti di interazione del cliente dall'interesse iniziale (quando sono lead) alla vendita finale (quando diventano clienti) vengono monitorati e possono essere riportati nel tempo. Questa funzione è fondamentale per aiutare a individuare le tendenze e portare alla luce intuizioni.

Nei moderni CRM, i dati di origine del canale vengono registrati e associati ai dettagli di contatto, consentendoti di vedere quali canali e campagne generano lead, nonché quanti di questi lead diventano vendite. Queste informazioni sono utili per aiutare a formulare decisioni in relazione alla pianificazione del canale, al budget, al tempo, all'impegno e all'assegnazione delle priorità alle risorse. Può identificare quali canali generano il maggior numero di lead e vendite su cui concentrarsi maggiormente.

CRM sociale

Il Social CRM è una strategia basata su strumenti, che prevede l'applicazione di un approccio collaborativo, sia interno che esterno, al coinvolgimento e alle interazioni con i clienti. I social CRM sono più di un semplice database di contatti, mirano a mostrare come i contatti sono collegati tra loro in modo da poter sfruttare queste relazioni nella tua strategia.

Spesso, i professionisti del marketing digitale combinano e confrontano i dati CRM con le piattaforme social e i dati di analisi dei siti Web per creare una visione olistica delle interazioni con i clienti. Ciò viene completato importando i dati analitici e della piattaforma in un CRM e combinando i flussi di dati in uno strumento di business intelligence o foglio di calcolo. L'obiettivo è creare un quadro completo di tutti i canali e i punti di contatto che guidano le vendite e le entrate registrate in un CRM.

Passando da una prospettiva di marketing (generazione di lead e dati sul traffico) al lato vendite, è importante riconoscere che possono esserci più parti interessate in una decisione di acquisto. Creando un processo di social CRM, puoi identificare le persone "intorno" a un acquirente target che interagiscono con la decisione. Creando relazioni e associazioni tra dati e contatti in un CRM, puoi creare campagne per coinvolgere i tuoi lead in base a relazioni come chi riporta al tuo acquirente target (il suo team) e chi riporta il tuo acquirente target (il suo capo). Identificando le associazioni tra i dati in un CRM, puoi abbinare i punti di contatto del cliente alle parti interessate e prendere decisioni che possono semplificare il processo di vendita con una migliore pianificazione della campagna.

Vantaggi dell'utilizzo di CRM per la business intelligence

I vantaggi dell'utilizzo di un CRM per la business intelligence (BI) includono:

• Migliore gestione delle vendite: le pipeline e le canalizzazioni di vendita possono essere mappate e gestite in modo efficiente tra team di vendita e prodotti.
• Aumento delle conversioni: l'identificazione di località, fonti di traffico e tipi di clienti consente di avere conversazioni di vendita più efficaci.
• Servizio clienti migliorato: la gestione delle query e delle interazioni con i clienti crea una visualizzazione cronologica delle interazioni con i clienti, a cui è possibile attingere per migliorare le prestazioni del servizio clienti.
• Maggiore soddisfazione del cliente: le interazioni semplificate dei clienti con le vendite e il personale di supporto utilizzando l'automazione e l'analisi delle risposte possono essere utilizzate per migliorare la CX complessiva.
• Maggiore visibilità interdipartimentale sulle interazioni con i clienti: poiché è un'unica fonte di verità per molte organizzazioni, tutti i dipartimenti possono fare riferimento e utilizzare i dati CRM.
  

Strumenti di pianificazione delle risorse aziendali

Per le organizzazioni più grandi, gli strumenti ERP (Enterprise Resource Planning) possono aiutare a promuovere l'efficienza utilizzando funzionalità di dati, collaborazione e automazione.

Il software ERP consente alle organizzazioni di gestire le attività aziendali quotidiane come contabilità, approvvigionamento, gestione dei progetti, gestione del rischio e conformità, gestione dell'inventario e operazioni della catena di fornitura in un unico strumento digitale o ambiente software.

Il vantaggio dell'utilizzo di un ERP è che può aiutare a gestire insieme i processi aziendali tra vari team, reparti e funzioni. Facilita il collegamento di ogni aspetto dell'organizzazione e consente una migliore comunicazione e raccolta di dati per il reporting e l'ottimizzazione aziendale. Quando le aziende sono piuttosto grandi, può essere difficile individuare i problemi e mantenere il controllo delle operazioni aziendali a un livello gestibile e con possibilità di aumentare le prestazioni. L'utilizzo della funzionalità di collaborazione ERP, dei dati e dei report può semplificare questo per le grandi organizzazioni e consente loro di gestire e far crescere le proprie operazioni in modo efficiente.

Strumenti software per le risorse umane

Mentre gli strumenti software ERP possono aiutare a gestire più attività delle risorse umane, esistono anche vari software HR autonomi per le organizzazioni.

Alcuni popolari strumenti software di gestione delle risorse umane includono HRM Direct e Tribe HR. Entrambi questi e altri strumenti possono aiutare le funzioni HR nelle seguenti aree:

• Gestione dei contratti
• Dettagli di pagamento
• Monitoraggio presenze e presenze
• Reporting e revisioni dei dipendenti
• Ottimizzazione delle risorse

In qualità di stratega, parte del tuo ruolo consiste nell'utilizzare i dati e il monitoraggio per identificare potenziali opportunità per massimizzare la disponibilità e le competenze delle risorse umane per la tua pianificazione.

A seconda dei requisiti, del budget disponibile e delle dimensioni di un'organizzazione, vale la pena esplorare alcuni degli strumenti disponibili per comprendere meglio come ottimizzare il team e l'aspetto umano della tua strategia di marketing digitale.