Come definire un processo di flusso di lavoro

Ti chiedi come farai a portare a termine quel progetto? Innanzitutto, è necessario definire un processo di flusso di lavoro. Leggi sotto per sapere come.

Che cos'è un processo di flusso di lavoro?

Il flusso di lavoro è il processo di definizione, esecuzione e automazione dei processi aziendali in cui attività, informazioni e documenti vengono passati da una persona all'altra per l'azione in base a una serie di regole di gestione dei processi aziendali. Implica il lavoro di una o più persone e trasforma materiali, informazioni o servizi.

Il software di gestione dei progetti consente una perfetta automazione del flusso di lavoro. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti con flussi di lavoro personalizzati e approvazioni delle attività per aggiungere efficienza mantenendo la qualità. Imposta tutti i trigger necessari per ciascun processo e coordina le azioni per modificare lo stato, la priorità, l'assegnatario e altro ancora. Utilizzando le approvazioni delle attività, scegli chi ha l'autorità per apportare tali modifiche per controllare il processo. Inizia gratuitamente oggi stesso.

Processo del flusso di lavoro e processo aziendale

I processi di flusso di lavoro e i processi aziendali sono correlati ma non sono la stessa cosa. Un processo di flusso di lavoro è l'automazione di un processo aziendale che può essere completamente automatizzato o semplicemente parte del processo automatizzato. Il processo può includere documenti, informazioni o attività che si muovono attraverso il processo secondo una serie di regole procedurali.

Un processo aziendale, tuttavia, è un insieme di una o più procedure o attività collegate che insieme aiutano a realizzare un obiettivo aziendale o un obiettivo politico. Questo di solito è nel contesto di una struttura organizzativa che definisce ruoli e relazioni. Puoi pensarlo come un processo applicabile a un altro processo.

In breve, un processo aziendale è correlato a un'attività che può essere manuale o automatizzata e realizza un obiettivo aziendale. Un processo di flusso di lavoro è un processo aziendale completamente o parzialmente automatizzato. Rappresenta un approccio e una tecnologia per automatizzare le attività in un contesto aziendale. Un processo aziendale è più generico e di solito comporta un complicato flusso di attività automatizzate e manuali.

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Inizia pensando alla fine

Quando pensi per la prima volta a un flusso di lavoro, vuoi iniziare pensando alla fine. Ciò significa che dovresti guardare verso l'obiettivo finale e poi lavorare all'indietro in modo da poter trovare la strada giusta per arrivarci. Questo ti aiuterà a determinare il tuo processo di flusso di lavoro.

Da questo punto di vista, vorrai farti alcune domande, come ad esempio: quali sono i processi, i flussi di lavoro e i sistemi necessari per raggiungere l'endpoint nel progetto e quali sono le migliori pratiche da utilizzare? Ti consigliamo di creare una lista di controllo e porre domande. Nota con chi collaborerai e deciderai quale team di leadership guiderà l'intera impresa.

Come definire il flusso di lavoro

La definizione di un flusso di lavoro per il tuo progetto è la pietra angolare della gestione del lavoro. Ecco tre consigli per farlo bene:

1. Crea un diagramma di flusso di lavoro realistico e coinvolgi le persone che svolgono il lavoro.
2. Ottieni il consenso del team, fallo firmare e quindi adotta il piano per il progetto.
3. Abbina il processo del flusso di lavoro a una funzionalità dello strumento in modo che il processo guidi la selezione dello strumento e non viceversa.

Ci sono molti vantaggi nel seguire questo corso. Migliorerà la tua produttività, ridurrà gli errori mentre lavori al progetto, ti aiuterà ad alleviare lo stress e ti manterrà coerente.

Automazione del processo del flusso di lavoro

Una volta definito il flusso di lavoro, vorrai renderlo più efficiente. Un modo per farlo è attraverso l'automazione del flusso di lavoro. Aiuta a semplificare il flusso di lavoro interno eliminando gran parte dell'immissione manuale dei dati e della gestione delle richieste.

L'automazione ti consentirà anche di tenere traccia dello stato delle attività, ad esempio se sono state completate, in sospeso o in corso. Se il tuo software è basato su cloud come ProjectManager, gli aggiornamenti di stato vengono registrati in tempo reale, aggiungendo ulteriori efficienze.

Il software con funzionalità di automazione può anche aiutare i team a mantenere l'attività. Quando lo stato è in ritardo o si avvicina una scadenza, è possibile inviare una notifica automatica tramite e-mail al membro del team responsabile di tale attività. Altrettanto importante, quando l'attività è completata, il team viene avvisato, contribuendo a facilitare il passaggio da un'attività all'altra.

Modelli gratuiti per aiutare con il processo di flusso di lavoro

Il processo del flusso di lavoro prevede l'automazione e per farlo funzionare è necessario un software. Ma non tutti sono ancora pronti per quell'aggiornamento. Se sei ancora indeciso, allora abbiamo modelli gratuiti di gestione dei progetti che possono aiutarti con il tuo processo di flusso di lavoro. Ecco alcune delle dozzine che ProjectManager offre gratuitamente sul nostro sito.

Modello matrice RACI

Prima di poter creare un processo di flusso di lavoro, devi capire chi sta facendo cosa nel tuo team. L'organizzazione del team viene eseguita con l'aiuto del nostro modello di matrice RACI gratuito per Excel. Puoi utilizzare il modello gratuito per raccogliere i membri del team in categorie che corrispondono all'acronimo: responsabile, responsabile, consultato e informato.

Modello di ordine di lavoro

Se il tuo processo di flusso di lavoro coinvolge persone al di fuori della tua organizzazione, avrai bisogno del nostro modello di ordine di lavoro gratuito per Excel. Copre manodopera, strumenti e materiali necessari per completare il lavoro con istruzioni su cosa deve essere fatto, quanto costerà, la scadenza per finire il lavoro e chi è assegnato a quali compiti.

Modello di piano di sprint agile

I team potrebbero non funzionare nello stesso modo in cui i manager pianificano, motivo per cui è necessario parlare la loro lingua. Se lavori in un ambiente agile, utilizza il nostro modello di piano sprint agile gratuito. Offre al tuo team la flessibilità intrinseca di Agile con i suoi sprint brevi e iterativi che durano solo un paio di settimane.

Come ProjectManager migliora il processo del flusso di lavoro

ProjectManager è un software di gestione dei progetti che automatizza gran parte del lavoro manuale per rendere il flusso di lavoro più produttivo. Il nostro software avvisa i membri del team assegnati quando si avvicinano le scadenze, assicurandosi che tutti siano a conoscenza della pianificazione e mantenga il progetto in pista.

Crea flussi di lavoro su schede Kanban

Abbiamo funzionalità che aggiungono efficienza al flusso di lavoro come le schede kanban che visualizzano il flusso di lavoro. Come una tradizionale lavagna kanban, puoi avere tre colonne: da fare, da fare e da fare. Sotto ciascuna di queste ci sono le carte che sono le singole attività che possono essere assegnate ai membri del team. Queste schede possono essere contrassegnate per un facile filtraggio e commenti e documenti possono essere aggiunti per una migliore collaborazione.

Le schede possono essere espanse per mostrare ancora più dettagli sull'attività. La visualizzazione espansa mostra le ore lavorate, puoi creare un elenco di cose da fare e molto altro. Se vuoi coinvolgere un altro membro del team che non è assegnato all'attività, taggalo e riceverà una notifica via e-mail.

Tieni traccia dei progressi sui dashboard

Il flusso di lavoro deve essere analizzato per ottimizzarlo, un'altra area in cui ProjectManager può aiutare. Puoi vedere come sta procedendo il tuo progetto in tempo reale con la nostra dashboard del progetto. Tiene traccia di tutte le tue attività in un'unica vista, mostrandoti la percentuale di completamento. Puoi anche visualizzare il flusso di lavoro del tuo team e monitorarne i progressi.

ProjectManager ha gli strumenti per fare questo e molto altro durante la pianificazione, il monitoraggio e la creazione di report sul tuo progetto. Scopri come può aiutarti con il tuo flusso di lavoro e altro ancora prendendo questa prova gratuita di 30 giorni oggi.

Guarda questo video per saperne di più sul processo del flusso di lavoro

ProjectManager ha video tutorial per espandere la nostra vasta libreria di post di blog su ogni aspetto della gestione dei progetti. In questo breve video di formazione Jennifer Bridges, PMP, definisce cos'è un processo di flusso di lavoro.

Ecco uno screenshot come riferimento!

Grazie per la visione!

Trascrizione:

Oggi parliamo di come definire un processo di flusso di lavoro. Ebbene, spesso quando gestisci una nuova iniziativa o un nuovo progetto devi definire un nuovo processo per portare a termine il lavoro.

Bene, a volte è più facile a dirsi che a farsi. Se guardi a una nuova iniziativa oa un nuovo progetto, ci sono più attori coinvolti, quindi potresti avere un project manager o più project manager, hai diversi membri del team, molte volte hai designer, partner, clienti, appaltatori e persino fornitori.

E con questo, alcune delle sfide che si verificano sono che hai a che fare con processi legacy, forse cose che sono state fatte in passato, quindi a volte le persone restano come una volta. E poi avevi processi diversi, quindi soprattutto se si tratta di terze parti o forse fornitori, hanno il proprio processo.

Quindi cercare di far parlare tutti nella stessa lingua o fare le cose allo stesso modo è difficile. E poi a volte alcuni di questi giocatori non hanno alcun processo, e poi alcune persone hanno i loro processi progettati in base allo strumento che a volte rende difficile ottenere i risultati.

Quindi, quando progettiamo un processo di flusso di lavoro, vogliamo iniziare pensando alla fine. Che cosa vuol dire? Diamo un'occhiata a come operiamo ora rispetto a come vogliamo operare in futuro. E quindi dobbiamo guardare, cosa dobbiamo fare di nuovo o in modo diverso?

Quindi alcune delle cose che vogliamo esaminare sono la definizione dell'aspetto dei processi, dei flussi di lavoro e dei sistemi, delle migliori pratiche, della lista di controllo, quali domande dobbiamo porre, quali partner dobbiamo avere a bordo e quali sono i nostri il gruppo dirigente deve assomigliare. Ma oggi, nella sessione di lavagna di oggi, voglio concentrarmi sul flusso di lavoro.

Quindi iniziamo osservando cos'è veramente un flusso di lavoro. È la definizione, l'esecuzione e l'automazione dei processi aziendali in cui attività, informazioni e documenti vengono passati da una persona all'altra secondo una serie di regole procedurali. E il lavoro può essere svolto da una o più persone e trasforma materiali, informazioni o servizi. Fondamentalmente, stiamo guardando come funziona il flusso di lavoro?

Quindi parliamo di come definiamo uno. Quindi questo è ad un livello molto alto, ma i tre passaggi principali sono, prima di tutto, creare un diagramma del flusso di lavoro. Quindi è letteralmente un diagramma di come quel lavoro passa da una persona all'altra, o da un gruppo all'altro. E, naturalmente, puoi immaginare che possa arrivare a un livello molto dettagliato. Ma la cosa importante da ricordare è coinvolgere le persone che stanno facendo il lavoro in modo che sia realistico.

E poi, in secondo luogo, una volta completato il diagramma, vuoi socializzare con l'intero team e assicurarti che ci sia buy-in, assicurati che non ci siano lacune e assicurati, ancora una volta, che sia realistico. Vuoi che tutti firmino il processo, lo adottino e lo implementino nel progetto o nell'iniziativa.

E poi nel terzo, abbina il processo del flusso di lavoro alla funzionalità dello strumento. Qui, vogliamo lasciare che il processo guidi lo strumento. Ma ancora una volta, a volte le persone dicono: "Beh, non è nel mondo reale", perché molte volte quello strumento è selezionato o già utilizzato da un'azienda. Ma con questo, vogliamo usare il buon senso.

Vogliamo anche che tu possa vedere quanto sono importanti gli strumenti di gestione dei progetti. E con ciò, utilizzando gli strumenti che vogliamo automatizzare il più possibile. Quindi, quindi, le persone che svolgono il lavoro possono fare ciò che sanno fare meglio e questo è il lavoro. E poi... allora quali sono i vantaggi di tutto questo? Migliora davvero la produttività, riduce gli errori, rimuove lo stress e mantiene le cose coerenti tra l'iniziativa o il progetto.

Quindi, se hai bisogno di uno strumento che possa aiutarti con il tuo processo di flusso di lavoro, iscriviti ora al nostro software su ProjectManager.