Guida alla contabilità e alla contabilità e-commerce alle migliori pratiche

Quando avvii la tua attività online e cerchi modi per semplificare la tua azienda, scoprirai che la contabilità e la contabilità dell'e-commerce sono essenziali.

Dal tenere traccia delle tue vendite giornaliere all'avere registri adeguati per il tempo delle tasse, la gestione dei tuoi libri non dovrebbe mai essere messa da parte. Mantenere i tuoi dati dritti e accurati garantisce che la tua azienda operi in modo efficiente e legale.

Il software di contabilità e-commerce può aiutarti solo così tanto.

Che tu stia vendendo su Amazon o gestendo il tuo sito Shopify, devi imparare le basi della contabilità.

Contabilità e-commerce e nozioni di base sul business

Contabilità e contabilità sono concetti diversi, ma entrambi ugualmente importanti per tenere traccia della tua attività. Questi compiti noiosi potrebbero non essere le cose più eccitanti da gestire per i proprietari di piccole imprese. Questo è il motivo per cui molti venditori di e-commerce esternalizzano queste attività per farle svolgere ad altri.

Sia che tu svolga personalmente le attività di contabilità e contabilità o che esternalizzi questi lavori ad altri, sappi che queste attività sono cruciali per qualsiasi azienda poiché mantengono i registri aziendali aggiornati e accurati.

Qual è la differenza tra contabilità e contabilità?

C'è una netta differenza tra contabilità e contabilità. Tuttavia, questi due concetti vanno di pari passo quando gestisci la tua attività di e-commerce. La contabilità è la registrazione delle transazioni finanziarie di un'impresa. La contabilità, d'altra parte, è l'interpretazione di quelle transazioni commerciali.

Con la contabilità e-commerce, gli imprenditori o un contabile assunto tengono traccia di vendite, acquisti e pagamenti. La contabilità è il modo in cui la tua azienda annota tutti i costi e le entrate. È anche un modo per tenere d'occhio le spese e i profitti aziendali e avere registrazioni di queste transazioni.

La contabilità è il processo di raccolta delle registrazioni contabili e di organizzazione dei dati. Questa procedura si applica sia che tu stia vendendo su WooCommerce, sia su un mercato come Amazon o Etsy.

Essenzialmente è rintracciare e organizzare:

• Ordini di vendita
• Fatture
• Ricevute di vendita
• estratti conto
• Estratti conto della carta di credito

La contabilità è l'azione di interpretazione, analisi, classificazione, rendicontazione e sintesi dei dati. Non basta documentare le spese e le entrate. Devi analizzare le cifre per vedere se stai realizzando un profitto o perdendo denaro. Con queste risposte, il proprietario dell'e-commerce può capire il modo migliore per procedere con la propria attività.

Quando utilizzi contabilità e contabilità insieme, puoi tenere traccia dei tuoi dati finanziari. Avrai anche un quadro chiaro dello stato finanziario della tua attività.

Come mantenere i dati finanziari più accurati

Per sapere come sta andando la tua attività finanziariamente, devi tenere registri accurati. Quando lo fai, puoi facilmente recuperare cifre e dati quando necessario. Mantenere rapporti finanziari accurati mantiene la tua attività legale. Ti consente di riportare cifre effettive e precise quando arriva il tempo delle tasse.

Mentre ti sforzi per ottenere i dati finanziari più accurati e completi i tuoi compiti di contabilità e contabilità, procedi come segue:

1. Crea una tabella di marcia finanziaria
2. Scegli un metodo di contabilità
3. Tieni traccia degli acquisti e dell'inventario
4. Tieni traccia delle imposte sui salari e sui salari
5. Preparare un rendiconto finanziario
6. Archivia le tasse utilizzando i tuoi documenti
7. Ottieni aiuto quando necessario

Creazione di una tabella di marcia finanziaria con un piano dei conti

Quando inizi a gestire per la prima volta le attività di contabilità e contabilità per la tua attività di e-commerce, probabilmente sarai sopraffatto. Dopotutto, ci sono molte figure con cui devi fare i conti in questo ruolo lavorativo. Il modo migliore per organizzare le voci di contabilità e contabilità è metterle in una forma comprensibile. Ciò è possibile creando una roadmap finanziaria con un piano dei conti o una contabilità generale.

Questo piano dei conti classifica le cifre in aree specifiche e le organizza in forma di elenco. Questa strategia ti consente di identificare facilmente ogni spesa o profitto e inserirlo in una specifica categoria aziendale. Il piano dei conti può includere:

• Codice articolo
• Nome della transazione
• Tipo di transazione
• Descrizione
• Saldo transazioni bancarie

Il modo in cui organizzi il tuo piano dei conti dipenderà dalla tua attività e dalle sezioni che includi. Inoltre, il tuo software di contabilità e contabilità potrebbe includere le categorie necessarie per te.

Indipendentemente da come organizzi il tuo piano dei conti, vuoi assicurarti che sia un grafico aggiornato in tempo reale. In altre parole, ogni volta che vendi un prodotto e vieni pagato, vuoi che questi numeri appaiano immediatamente. Inoltre, anche le spese pagate dovrebbero essere aggiunte immediatamente.

Se hai una piccola o media impresa e desideri che alcuni software ti aiutino in questa attività, Quickbooks Online è un'opzione da considerare. Altre opzioni di contabilità cloud includono:

• Freshbook
• Xero
• E altro ancora

Questo programma software organizzerà il tuo piano dei conti e ti aiuterà a migliorare il tuo flusso di cassa. Questo programma è l'ideale per le persone esperte di tecnologia che hanno bisogno dell'organizzazione e delle capacità matematiche di un programma software per aiutare con questo compito. L'utilizzo di un programma software per il piano dei conti renderà anche meno probabile che si verifichino errori di errore umano.

Una volta che sai come tenere organizzati i tuoi record, è il momento di passare al passaggio successivo, scegliendo un metodo di contabilità.

Scegliere un metodo di contabilità

Prima di iniziare a inserire i numeri nel piano dei conti, devi decidere come tracciare le entrate e le spese.

Due metodi contabili principali includono la base di cassa e la base di competenza.

Base in contanti

Un sistema di contabilità in contanti è quando registri le vendite e le spese quando il denaro colpisce il tuo conto bancario aziendale o lo lascia. È quando hai ricevuto il denaro in mano o lo hai inviato per il pagamento che registri questa cifra.

Base di competenza

Un sistema di contabilità per competenza è in atto quando le cifre vengono inserite nel piano dei conti nel momento in cui si è verificata la transazione. Non è quando il denaro viene ricevuto in mano o inviato per il pagamento.

Il metodo di contabilità che scegli è quello che continuerai a utilizzare quando registrerai le transazioni finanziarie in futuro.

Monitoraggio del flusso di cassa: acquisti e inventario

Le funzioni di contabilità e contabilità implicano il monitoraggio degli acquisti e dell'inventario in ogni fase del processo. Devi sapere quanto inventario vendi e cosa è rimasto in magazzino. In questo modo, sai che le tue vendite sono contabilizzate e sai anche quando è il momento di ordinare più prodotti.

Quando registri quanto del tuo inventario è stato venduto, devi calcolare il prezzo per cui ogni articolo è stato venduto per tenere il conto corretto. Ad esempio, devi notare che hai venduto un numero "x" di felpe al prezzo "y" per felpa.

Un altro passaggio necessario nell'acquisto e nel monitoraggio dell'inventario è l'analisi del punto di pareggio. L'analisi di pareggio è un calcolo finanziario che determina il numero di prodotti e servizi che devi vendere per coprire i tuoi costi. Ad esempio, potresti dover vendere 200 unità del tuo inventario per pagare la tariffa di magazzino per il mese.

L'uso di un calcolatore del punto di pareggio può aiutarti a determinare se le tue vendite saranno sufficienti a coprire i tuoi costi e in che misura. Con questo calcolatore, sarai in grado di capire quanti prodotti devi vendere per raggiungere il pareggio. Saprai anche quanti prodotti devi vendere per raggiungere il tuo profitto lordo target.

Comprensione del costo delle merci vendute

Ci sono quattro fattori da considerare quando si tiene traccia degli acquisti e del valore dell'inventario. Questi includono:

• Vendite: monitora il tuo flusso di cassa sotto forma di vendite. Vuoi sapere come sta andando la tua azienda e se stai facendo soldi o se li stai perdendo. I dati di vendita ti aiuteranno a fare tutto questo.
• Sconti: considera tutti gli sconti che offri sui prodotti che vendi. Questa differenza di prezzo influenzerà la linea di fondo.
• Resi: Tieni traccia dei resi, sia per motivi monetari che per motivi di inventario.
• Risorse: le risorse possono includere contanti, inventario e qualsiasi altra cosa nella tua attività con valore monetario.

Tenere d'occhio questi elementi e tracciarli adeguatamente manterrà i tuoi record accurati. Ti fornirà anche una rappresentazione adeguata della tua attività. Devi sapere quali prodotti vanno e vengono nella tua attività di e-commerce. Devi anche sapere quanto valore è collegato a tutto.

La contabilità clienti è un concetto essenziale in questa sezione. È il processo di invio delle fatture e il monitoraggio del pagamento o meno delle fatture. I crediti, come i pagamenti con carta di credito, sono entrate al momento della vendita.

Le attività di contabilità clienti sono attività che in passato venivano svolte manualmente. Questo è stato un compito estremamente tempestivo. Oggi, molti programmi software di contabilità e-commerce includono utili funzioni di contabilità clienti.

Integrazioni della piattaforma

Con le giuste integrazioni della piattaforma, puoi facilmente monitorare le vendite, i resi e altre cifre. Tutto il tuo software dovrebbe integrarsi in modo che la tua azienda funzioni come una macchina ben oliata.

Quando scegli un software di e-commerce di contabilità, considera come funziona con le tue piattaforme di e-commerce e di evasione ordini online. Hai bisogno che tutte le tue piattaforme di e-commerce funzionino insieme per portare ai risultati più efficaci.

Tasse sui salari e sui salari

Come imprenditore di e-commerce, ti troverai faccia a faccia con i dazi sui salari e le tasse sui salari. È inevitabile se hai dipendenti che lavorano per te. Fortunatamente, la tecnologia rende un po' più semplice questo compito impegnativo.

Se hai dipendenti, devi tenere traccia dell'elaborazione delle buste paga e delle tasse sui salari. Tuttavia, se vuoi adottare un approccio pratico, puoi assumere un contabile o un contabile che lo faccia per te.

Se vuoi farlo da solo, ci sono molti programmi software che ti guideranno lungo il percorso. Tieni a mente i seguenti fattori:

• Tieni traccia dei tuoi dipendenti remoti tramite software di contabilità e contabilità.
• Assicurati che il programma scelto si occupi di buste paga e tasse sui salari.
• Verifica che questo software per le buste paga si integri con le altre tue piattaforme.

Quando disponi del sistema giusto per tenere traccia delle imposte sui salari e sui salari, puoi mantenere i documenti aggiornati. Ciò garantisce che i membri del tuo team che lavorano sodo vengano pagati in tempo e che le tasse vengano estratte. Avrai anche documenti utili a cui fare riferimento quando il tempo delle tasse scatterà e preparerai i tuoi documenti fiscali annuali.

Preparazione dei rendiconti finanziari

I rendiconti finanziari sono il prossimo pezzo del puzzle di contabilità e contabilità. Questi requisiti consistono in tre aree principali, inclusi principi contabili generalmente accettati (GAAP)/principi contabili, dichiarazioni economiche e bilanci.

Tutti e tre gli strumenti ti aiuteranno a organizzare le tue entrate e le tue spese. Questi elementi identificano cosa sta entrando nella tua azienda e cosa sta uscendo, inoltre mette tutto in un formato ordinato.

Il software di contabilità e contabilità e-commerce può aiutare con questi compiti contabili e rendere la tua vita più facile e più organizzata nel complesso.

GAAP/Standard contabili

GAAP è un insieme comune di principi contabili. Questi standard e procedure sono istituiti dal Financial Accounting Standards Board (FASB).

Con GAAP, i proprietari di attività di e-commerce devono abbinare ogni spesa alle entrate associate. Inoltre, il valore dell'inventario deve essere monitorato dal punto di produzione fino al punto vendita.

Un valido sistema di gestione dell'inventario aiuterà a tenere traccia dell'inventario dalla produzione alla vendita.

Conto economico

Il conto economico, chiamato anche conto economico, indica come sta andando la tua attività finanziariamente in un determinato periodo, ad esempio pochi mesi o un anno. Questo documento tiene traccia delle vendite e delle spese e mostra la differenza tra le due voci, il tuo reddito netto.

I rendiconti economici sono utili per rilevare le tendenze di vendita, prevedere le prestazioni future e monitorare i tuoi indicatori chiave di prestazione (KPI). Includeranno il costo delle merci vendute o il costo delle vendite, in modo da poter vedere quali entrate hai a causa delle vendite.

Suggerimento professionale: in qualità di CEO/CFO, assicurati di comprendere i costi di acquisizione dei clienti. Non puoi lasciarlo a un servizio di contabilità.

Il margine tra il costo delle merci vendute e l'utile netto dovrebbe essere stabile e prevedibile. E ricorda sempre di registrare il costo delle merci vendute quando vendi ogni pezzo di inventario. In questo modo ti assicurerai che il tuo conto economico sia perfetto.

Bilancio

Il bilancio è ciò che tiene traccia della ricchezza della tua azienda per tutta la vita dell'azienda. Questo documento contabile è il quadro più ampio rispetto al conto economico.

Il bilancio evidenzia la salute finanziaria a lungo termine della tua azienda in modo da poter vedere quanto bene sta facendo la tua azienda e come questo si confronta con gli anni passati di attività.

Questo documento copre attività, passività e patrimonio netto. Le attività sono elementi di valore che possiedi, le passività sono i tuoi debiti e l'equità è la differenza tra questi due elementi.

I beni sono disponibili in varie forme, tra cui:

• Contanti
• Crediti
• Azione
• Edifici
• Attrezzatura
• Assicurazione pagata

Le passività includono anche alcune voci, come ad esempio:

• È possibile pagare per questi account
• Tasse pagabili
• Salari pagabili
• Prestiti pagabili
• Il tasso di interesse
• Spese da pagare
• Contratti di locazione di attrezzature

Dovresti rivedere tutti questi elementi per determinare la salute finanziaria generale della tua azienda.

Rendiconto finanziario

Il rendiconto finanziario è particolarmente importante se ti impegni in attività di finanziamento, come investimenti o prestiti.

Questo documento estremamente utile tiene traccia dei contanti e dei mezzi equivalenti che entrano nel tuo negozio online e anche in uscita.

Il tuo rendiconto finanziario ti aiuta a capire quanto flusso di cassa gratuito ha a disposizione la tua azienda.

Tasse di deposito

Pagare le tasse è qualcosa che dovrai fare su base continua come attività di e-commerce. Puoi gestire tu stesso questo compito o assumere qualcuno che faccia le tasse per te.

Affrontiamolo. Pagare le tasse è un compito noioso, ma devi farlo. E quando la stagione fiscale si avvicina e presenti le tue dichiarazioni dei redditi, assicurati che siano corrette e complete.

A seconda della tua posizione, probabilmente pagherai tasse federali, statali e di altro tipo. Inoltre, dovrai pagare l'imposta sulle vendite che riscuoti dai clienti agli enti governativi giusti. Di solito, le piattaforme di e-commerce includono una parte dell'imposta sulle vendite e riscuotono questa tassa dai clienti quando acquistano i tuoi prodotti.

Detto questo, è probabile che il tuo contabile gestisca la parte dell'imposta sulle vendite dall'altra parte quando arriva il momento di pagarla al governo per la conformità all'imposta sulle vendite. Il tuo contabile ti farà anche sapere se c'è un nesso di imposta sulle vendite e chi riceve l'imposta riscossa dalla vendita. Devi seguire le leggi sull'imposta sulle vendite, quindi assicurati di sapere chi devi pagare e quanto devi. Questo vale anche per la vendita su Amazon.

Per assicurarti di pagare tutte le tasse richieste agli enti governativi giusti, è meglio consultare un professionista fiscale o utilizzare un software di dichiarazione dei redditi. Ognuno di questi metodi ti aiuterà con questo mal di testa di un'attività e ti assicurerà di farlo nel modo giusto.

Ottenere aiuto

Prima di andare online e iniziare a cercare società di e-commerce che ti aiutino in ogni fase dell'elenco di contabilità e contabilità, cerca di capire cosa comporta ogni concetto.

Si spera che questa guida 101 abbia attivato il tuo cervello contabile. Se sei un venditore Amazon, dai un'occhiata a questa guida.

Dopo aver esaminato gli argomenti di cui sopra, potresti scoprire che puoi facilmente raggiungere uno o più di questi obiettivi da solo. Quando lo farai, avrai il controllo delle diverse aree della tua attività e potresti risparmiare denaro a lungo termine. Puoi persino utilizzare modelli di modelli finanziari per aiutarti.

Detto questo, è essenziale sapere quando non puoi farlo da solo. Se qualcosa di cui sopra è fuori dalla tua zona di comfort o non hai il tempo di svolgere bene queste attività contabili, chiedi aiuto. Dovresti concentrarti sui compiti che svolgi meglio e esternalizzare i lavori che davvero non puoi o non vuoi fare.

Quando assumi uno studio contabile o un contabile, puoi concentrare i tuoi sforzi su altri aspetti della tua attività. Puoi dedicare del tempo a commercializzare il tuo sito Web di e-commerce per attirare nuovi clienti e gestire altre importanti decisioni aziendali mentre i professionisti finanziari gestiscono queste attività per te.

Se decidi di essere pronto ad assumere una società di contabilità per aiutarti, considera le tue opzioni. Puoi assumere persone reali che svolgano il lavoro per te o acquistare software che ti assistano nella tua missione per completare questi lavori da solo.

Quando arriva il momento di chiedere aiuto, ecco alcune informazioni da sapere:

Consulenti e soluzioni contabili

L'assistenza per la contabilità e la contabilità è disponibile in molte forme, inclusi software, professionisti CPA e contabili.

Ecom CPA è un fornitore di servizi che potresti voler utilizzare. Questa azienda è specializzata in servizi di contabilità e contabilità per attività di e-commerce come contabilità per competenza, preparazione di estratti conto mensili e analisi della redditività.

Potresti anche voler utilizzare i servizi CFO di Lyfe Accounting per aiutarti con le tue esigenze aziendali.

E, poiché avere una buona quantità di scelte è l'ideale, assicurati di controllare anche i servizi di contabilità del software Webgility.

Hai bisogno di ulteriore aiuto e vuoi che un software di contabilità ti guidi lungo la strada? Dai un'occhiata al post del software di contabilità su EcommerceCEO.com e trova il programma software adatto alle tue esigenze!

Sentiti sicuro della contabilità della tua azienda

Ora che conosci le basi della contabilità e della contabilità per il tuo negozio di e-commerce, puoi sentirti sicuro di sapere esattamente da dove cominciare. Dopo aver esaminato questa guida alle procedure e alle migliori pratiche di contabilità e contabilità, puoi decidere se sei in grado di gestire i compiti da solo o se hai bisogno di aiuto esterno.

Se sai che avrai bisogno di un professionista che ti aiuti con queste attività, affida questi lavori a società di terze parti. Dopotutto, queste persone sono esperte in queste aree e addestrate a completare le attività di contabilità e contabilità dell'e-commerce per te.

Qualunque sia la strada che decidi di intraprendere, assicurati di rivedere continuamente i tuoi documenti finanziari. Questa attività aiuta a garantire che le informazioni siano corrette e che tu comprenda veramente il benessere finanziario della tua azienda di e-commerce.