Gestione del rimbalzo delle email: una guida pratica

La gestione del rimbalzo delle email è un argomento nell'email marketing che a volte può essere trascurato da alcuni mittenti. Come mittente, dovresti sapere che i bounce di posta elettronica (ovvero gli errori di consegna) possono essere gestiti tramite il tuo ESP, ma non dimenticare di definire una procedura nella tua azienda su come gestire correttamente i rimbalzi di posta elettronica. Questo ci porta a due domande fondamentali: "perché dovrei gestire i rimbalzi di posta elettronica?" e "chi lo farebbe nella mia compagnia?"

Perché e chi dovrebbe gestire i rimbalzi di posta elettronica?

Rispondiamo alla prima domanda con un'altra domanda. Perché dovresti continuare a inviare le tue email a una casella di posta che non esiste più? A seconda del tipo e del numero di rimbalzi, i provider di posta in arrivo (ISP), come Gmail, monitorano i rimbalzi di posta elettronica e possono ridurre il tasso di consegna. Gli ISP possono persino impedire alle tue email di raggiungere la posta in arrivo dei tuoi abbonati. Non sorprende che il coinvolgimento della posta in arrivo sia una metrica importante per gli ISP. Questo è uno dei motivi per cui la maggior parte dei mittenti ad alto volume adotta tattiche di gestione dei rimbalzi e comunica regolarmente con il personale ESP.

Quando la tua campagna e-mail mostra un numero elevato di rimbalzi e indirizzi e-mail errati/non validi, gli ISP lo vedono come un potenziale segnale di avvertimento ed è uno dei tanti parametri che gli ISP utilizzano per stabilire la reputazione del tuo mittente. Un numero elevato di bounce può anche essere un'indicazione che potresti aver raccolto (o acquistato) indirizzi e-mail senza seguire le migliori pratiche di attivazione dell'e-mail marketing.

Come puoi vedere, i rimbalzi influenzano i marketer, gli ESP e gli ISP in modi diversi. Ognuno può gestire e gestisce i rimbalzi di posta elettronica! Questo spiega il "chi" delle domande precedenti. Vediamo come:

• I marketer gestiscono i rimbalzi per essere in grado di raggiungere tutti i contatti della loro mailing list.
• I provider di servizi di posta elettronica (ESP) inviano milioni di e-mail ogni mese e mantenere alti i tassi di consegna è importante. Gli ESP cercano di essere prudenti, poiché anche un piccolo errore può avere un grande impatto su tutte le e-mail dei loro clienti.
• I provider di servizi Internet (ISP) utilizzano le statistiche di rimbalzo delle e-mail per stabilire la qualità delle e-mail in arrivo dai mittenti. Gli ISP hanno anche la possibilità di consentire o rifiutare la tua e-mail nelle loro caselle di posta. Se sei interessato, l'IETF ha alcune linee guida tecniche.

Quando si verificano i bounce delle email?

Un'altra domanda che i mittenti potrebbero avere è "a che ora si verificano i rimbalzi?" La risposta dipende dal tipo di rimbalzo. Alcuni rimbalzi si verificano subito al momento dell'invio, in diverse fasi intermedie o in una fase successiva, ad esempio con un rimbalzo asincrono. Gli ESP vengono informati dei bounce e provano a raccogliere tutte le informazioni sui bounce, come l'analisi del messaggio di posta elettronica e il codice di errore di bounce.

Tuttavia, queste informazioni di rimbalzo non sono troppo intuitive per i professionisti del marketing, il che porta a confusione e ambiguità su cosa fare. Un buon articolo su questo problema è di Port25 in cui propone un nuovo sistema di codice di rimbalzo.

Qual è la corretta gestione del rimbalzo?

Durante i primi giorni di Internet all'Email Deliverability Summit nel 2000, sia gli ISP che gli ESP si sono riuniti e hanno definito quando si dovrebbe rimuovere un indirizzo email da una mailing list:

1. Si sono verificati tre (3) rifiuti di consegna consecutivi; E
2. Il tempo che intercorre tra l'ultimo rifiuto di consegna consecutivo e il rifiuto di consegna consecutivo iniziale è maggiore di quindici (15) giorni.

Per ulteriori informazioni, visualizzare gli standard dei criteri di posta elettronica ISIPP.

Ad oggi, questa regola rimane un buon punto di partenza su come valutare quando rimuovere gli indirizzi email da una mailing list. Più di recente, il Messaging, Malware and Mobile Anti-Abuse Working Group (M3AAWG) riafferma l'importanza di una corretta gestione del rimbalzo nella versione 3.0 della pubblicazione Best Practices for Senders.

In che modo MailUp gestisce i bounce?

Nel corso degli anni, il team di deliverability di MailUp ha sempre tenuto d'occhio la gestione dei bounce, facendo conoscere ai clienti le migliori tattiche di email marketing per la gestione dei bounce e più in generale su come far crescere la propria mailing list seguendo le best practice di email marketing, incluso il double opt- in abbonamento per limitare l'aggiunta di indirizzi e-mail errati o non validi alle loro mailing list.

E non è tutto. Dietro le quinte, la piattaforma MailUp dispone di una serie di sofisticati algoritmi e sistemi automatizzati che sono alla base del nostro processo di verifica. Questi sistemi ci consentono di monitorare i milioni di email che i nostri clienti inviano ogni mese attraverso la nostra infrastruttura di invio. Ad esempio, monitoriamo il numero di hard bounce dai nostri mittenti, segmentati per settore e dati storici, che a loro volta possono essere utilizzati per fornire consigli se una particolare campagna e-mail ha ricevuto rimbalzi superiori al previsto ai nostri mittenti. Inoltre, se una determinata campagna e-mail riceve un numero elevato di reclami di spam, i nostri sistemi automatizzati potrebbero considerarli come spam e prevenire ulteriori problemi di consegna sospendendo temporaneamente un account MailUp.

Il team di deliverability è molto trasparente con i clienti MailUp e i nostri sviluppatori introducono costantemente nuove funzionalità alla piattaforma MailUp per gestire al meglio i bounce e le cancellazioni. Un esempio recente è con la speciale funzione di annullamento dell'iscrizione, che aggiunge indirizzi e-mail rimbalzati in uno stato speciale dopo che si è verificato un determinato numero di bounce consecutivi.

A seconda del tipo di rimbalzo e dell'intervallo di tempo, questi indirizzi e-mail rimbalzati possono essere reinseriti nella tua mailing list (ad esempio dopo un rimbalzo completo di una casella di posta) o cancellati dalla tua mailing list. In dettaglio questo dipende da:

• Il tipo di rimbalzo . Un hard bounce o un soft bounce di errore DNS è molto diverso da un soft bounce temporaneo e da un full bounce della casella di posta.
• Il metodo opt-in . Un opt-in confermato è un metodo molto più affidabile di un singolo metodo di opt-in o di un'importazione in blocco. È molto meno probabile che gli abbonati opt-in confermati rimbalzino. Maggiori informazioni sul metodo di attivazione confermato.
• Il livello di coinvolgimento degli iscritti . Gli abbonati attivi che hanno aperto e cliccato sulle e-mail in passato sono una buona indicazione del loro coinvolgimento. È molto meno probabile che gli abbonati recenti e attivi rimbalzino rispetto agli abbonati inattivi su cui non hai dati aperti o cliccati in passato.

Questi tre parametri devono essere considerati come una linea guida quando si prende una decisione sull'annullamento dell'iscrizione o sugli indirizzi e-mail non respinti. Non c'è necessariamente un approccio adatto a tutti e dovresti usare il tuo miglior giudizio quando gestisci i rimbalzi, specialmente con i rimbalzi duri rispetto a quelli morbidi.

Alcuni consigli pratici: mantenere aggiornata la propria mailing list

Il primo consiglio è quello di utilizzare un metodo di attivazione confermato per raccogliere indirizzi e-mail sul tuo sito web e su altre proprietà web e social. Ma non fermarti qui, assicurati di inviare un'e-mail ai tuoi abbonati una volta ogni tanto. Non lasciare che la tua mailing list diventi inattiva.

Se la tua mailing list ha più di un paio di mesi e da allora non hai inviato un'email, impostare una campagna di re-engagement può essere un buon approccio. Come mai? Poiché alcuni di questi indirizzi e-mail potrebbero non essere più in uso, da qui la probabilità di un numero elevato di rimbalzi, che vogliamo evitare!

Una semplice campagna di re-engagement dovrebbe indicare e stabilire chiaramente:

• Chi è il mittente. Fai sapere ai tuoi abbonati che è la tua azienda.
• Indica perché stai contattando i tuoi iscritti e come hai raccolto il loro indirizzo email.
• Sottolinea la tua proposta di valore e perché la tua email è rilevante per i tuoi iscritti.

Per idee, guarda questi esempi di campagne di re-engagement e scopri come impostare una campagna di re-engagement in MailUp in questo articolo della guida.

Come gestisci i bounce delle email?

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