6 passaggi per un potente sistema di progettazione e-mail che il tuo team adorerà

Gli e-mail marketer, e in particolare i designer che creano campagne, sono costantemente alla ricerca di modi per migliorare il processo di produzione. Che si tratti di adottare anteprime automatizzate e strumenti di garanzia della qualità (QA) o di cercare modi più rapidi per codificare le e-mail, l'efficienza è il nome del gioco.

Insieme alla necessità di velocità, c'è la necessità di scalare. Soprattutto con l'inizio del COVID-19 e le persone che lavorano e acquistano da casa, le aziende stanno inviando più e-mail che mai. Il 54% ha aumentato il volume delle email da prima della pandemia, secondo il nostro State of Email 2020, Fall Edition. E i team stanno lottando per tenere il passo con l'aumento della domanda pur essendo innovativi e mantenendo standard di alta qualità.

Uno strumento che abbiamo trovato sempre più utile, e che abbiamo visto altri adottare con grande successo, è un sistema di progettazione e-mail. I sistemi di progettazione in generale sono costruiti per due ragioni: efficienza e coerenza. Ma cosa sono i sistemi di progettazione della posta elettronica e come possono essere utilizzati per migliorare le prestazioni del tuo team?

Che cos'è un sistema di progettazione e-mail?

Un sistema di progettazione e-mail è una raccolta di componenti e standard riutilizzabili che i team utilizzano per guidare il proprio lavoro e creare e-mail sul marchio e prive di errori in modo più rapido e coerente.

I componenti di un sistema di progettazione e-mail di solito consistono in:

• Colori e risorse del marchio come loghi, icone e immagini
• Moduli e-mail (come snippet e parziali) utilizzati per creare e-mail
• Modelli di email completi che possono essere riutilizzati nelle campagne

Gli standard spesso dettano l'utilizzo di tali componenti e potrebbero includere:

• Riunioni di avvio e formazione continua sull'utilizzo del sistema di progettazione
• Commenti HTML sull'utilizzo inclusi in moduli e modelli
• Documentazione come la logica alla base delle decisioni di progettazione e implementazione

Combinati, i due elementi formano un sistema che può consentire ai team di ridimensionare la loro produzione di email marketing anche di fronte a sfide come una pandemia globale in corso.

Nel nostro webinar, Come i sistemi di progettazione potenziano i team di posta elettronica ovunque, gli esperti di posta elettronica hanno condiviso le loro esperienze e intuizioni personali.

"Il sistema di progettazione di Stack Overflow consente a chiunque di noi di contribuire e utilizzarlo, anche se non è il nostro lavoro a tempo pieno." Ted Goas, Principal Product Designer (precedentemente presso Stack Overflow)

Come creare il tuo sistema di progettazione e-mail

C'è molto che può entrare in un sistema di progettazione e-mail, dalla grafica e dalle risorse del marchio al codice e alla copia effettivi inclusi nelle e-mail. Ma la maggior parte dei sistemi di progettazione di successo viene creata utilizzando una serie di passaggi ben collaudata. Ecco come puoi creare il tuo sistema di progettazione e-mail.

1. Impegnati a costruire un sistema di progettazione

Il primo passo è determinare se è necessario un sistema di progettazione e-mail e quindi impegnarsi come team per crearne uno. Fatevi alcune domande:

• Ci vuole molto tempo per creare campagne email?
• Ci imbattiamo spesso in errori durante il processo di controllo qualità o dopo aver premuto invio?
• Ci sono molte persone che aiutano con l'email marketing, la progettazione e lo sviluppo?
• Ci sentiamo ostacolati dal nostro attuale processo di produzione della posta elettronica?

Se hai risposto sì, allora ha senso creare il tuo sistema di progettazione e-mail. Discuti le sfide che il tuo team deve affrontare con le parti interessate, delinea i numerosi vantaggi di un sistema di progettazione per ottenere il consenso, quindi dedica tempo e risorse per portare a termine il lavoro.

"I sistemi di progettazione mantengono le aziende sul marchio e consentono ai team piccoli e grandi di costruire senza problemi". Crystal Ledesma, Engineering Manager, Design Systems presso Zillow

2. Controlla il tuo programma di email marketing esistente

Il prossimo passo è controllare le tue e-mail esistenti, sia di marketing che transazionali, e identificare ciò che deve essere incluso nel tuo sistema di progettazione e-mail.

Simile a come suddividere un'e-mail in un modello modulare, lo scopo del tuo audit è capire quali componenti sono comuni tra le e-mail (o sono unici e devono essere presi in considerazione) in modo da sapere cosa devi effettivamente costruire e gli standard che devi scrivere per usare quei componenti.

I fogli di calcolo sono molto utili per condurre audit. Aprine uno e inizia a documentare ogni email che invii, diversi tipi di contenuto, immagini, pulsanti, intestazioni, piè di pagina, disclaimer, ecc.

E assicurati di includere screenshot di esempio o collegamenti a e-mail in tempo reale, ove possibile. Questi fungeranno da buon punto di riferimento quando si tratta di costruire effettivamente i tuoi componenti.

3. Discutere e documentare le decisioni di progettazione

Poi arriva la parte divertente: parlare tra di loro su come implementare il proprio sistema di progettazione.

Tieni riunioni, lavora insieme in strumenti di progettazione collaborativa come Figma o inizia a digitare un documento condiviso per prendere le decisioni importanti su cosa dovrebbe essere incluso nel sistema di progettazione e come dovrebbe essere implementato.

La parte importante qui è documentare il processo e il ragionamento alla base delle decisioni in modo che tutti siano chiari su cosa, perché e come dietro il tuo sistema di progettazione.

4. Costruisci il tuo sistema di progettazione e guida

Una volta ottenuto il consenso generale, è necessario creare e organizzare i componenti effettivi del sistema di progettazione della posta elettronica. La parte organizzativa è particolarmente importante perché aiuta il tuo team a trovare facilmente i moduli giusti da utilizzare, rendendo l'adozione indolore.

Questo è qualcosa che abbiamo fatto da parte nostra utilizzando la nostra Libreria di design in Litmus, che ti consente di salvare i colori del marchio, i moduli e i modelli completi per il tuo team da utilizzare durante la creazione di nuove campagne. Puoi anche classificare i tuoi moduli taggandoli per tipo di modulo (ad es. intestazioni o pulsanti), tipo di email (ad es. newsletter o evento) o qualsiasi altra cosa si adatti alle tue esigenze.

E con il tuo sistema di progettazione e-mail in Litmus, puoi automatizzare i test QA per assicurarti che tutto sia perfetto e quindi consentire a chiunque, anche ai non programmatori, di creare rapidamente e-mail utilizzando l'editor visivo drag-and-drop.

Oltre a dove sono archiviati i componenti, tuttavia, è necessario documentare l'altra metà del sistema di progettazione: gli standard relativi all'utilizzo. Per noi, ciò accade in gran parte in Confluence, ma qualsiasi tipo di documento condiviso, facile da aggiornare e di rapida consultazione andrà bene. Abbiamo visto i team utilizzare di tutto, dai PDF e diapositive ai siti Web completi per documentare i loro sistemi di progettazione. Siamo grandi fan della guida alla progettazione e-mail di Mutual of Omaha se vuoi un po' di ispirazione.

5. Fai salire gli altri a bordo

Una volta costruito e documentato, è necessario coinvolgere le persone e utilizzare effettivamente il sistema di progettazione della posta elettronica. Le riunioni di avvio e le sessioni di formazione del team sono un ottimo modo per aggiornare le persone sul sistema di progettazione e su come dovrebbe essere utilizzato in futuro. Troppo spesso, tuttavia, i team si fermano dopo un'esplosione iniziale di formazione e l'utilizzo del sistema di progettazione della posta elettronica si esaurisce.

"Se vuoi che le persone utilizzino il tuo sistema di progettazione, dai alle persone il tempo di bagnarsi i piedi, rendilo accessibile e incoraggia le persone a porre domande". Ted Goas, Principal Product Designer

Impegnati nella formazione continua e negli aggiornamenti del tuo sistema di progettazione, che si tratti di riunioni faccia a faccia (o virtuali), documenti regolarmente aggiornati, rilasci trimestrali o persino una newsletter interna, in modo che il tuo team sappia perché e come continuare a utilizzare il design sistema.

"Fai affidamento sull'onboarding di persona, crea relazioni tra i team e mantieni aggiornate le risorse". Crystal Ledesma, Engineering Manager, Design Systems presso Zillow

6. Risciacquare e ripetere

Il passo finale nell'implementazione del tuo sistema di progettazione e-mail è uno che non finisce mai!

I sistemi di progettazione non sono pensati per essere statici.

I migliori crescono e si evolvono nel tempo, proprio come le aziende e le persone che servono. Imposta periodi di tempo periodici per rivedere collettivamente i componenti e gli standard del sistema di progettazione. E non dimenticare di rivedere i tuoi obiettivi aziendali generali, le iniziative di marketing e gli aggiornamenti di prodotti o servizi per assicurarti che il tuo sistema di progettazione stia facendo ciò che dovrebbe fare: aiutare il tuo team a prosperare in un panorama in continua evoluzione.

Crea il tuo sistema di progettazione e le tue email in un unico posto

Hai bisogno di un posto dove avviare il tuo sistema di progettazione e-mail? Siamo parziali (gioco di parole) per Design Library in Litmus. Design Library è un luogo centralizzato in cui archiviare, organizzare e sottoporre a test QA le risorse, i moduli e i modelli del tuo marchio per aggiornamenti più semplici. Quindi accedi rapidamente ai tuoi componenti e crea e-mail con essi in Visual Editor. Fai una prova al tornasole oggi!

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