5 strategie efficaci per le e-mail di promemoria degli eventi

La pianificazione di eventi non è per i deboli di cuore. La parte più stressante è anche la più importante: far sì che le persone vogliano presentarsi (di persona o digitalmente). Per far arrivare gli RSVP, devi avere una campagna email bella e intrigante.

Una parte fondamentale di quella campagna è l' e-mail di promemoria dell'evento , che mantiene interessati gli iscritti, fornisce informazioni essenziali sull'evento e aiuta a portare a un round finale di RSVP.

Il post di oggi riguarda i nostri 5 migliori suggerimenti per la progettazione di e-mail per far cantare l'e-mail di promemoria dell'evento !

Cosa includere in qualsiasi email di promemoria dell'evento

In seguito al tuo invito iniziale, non è necessario che l'e-mail di promemoria sia dettagliata come l'invito originale, ma ecco alcuni dettagli chiave che vorrai includere:

• CHE COSA : Ricorda agli iscritti o ai potenziali iscritti qual è l'evento. Includi queste informazioni: il titolo dell'evento, uno slogan e i nomi dei relatori, se pertinenti.
• QUANDO : includi sempre la data, l'ora e il fuso orario, soprattutto per gli eventi web!
• DOVE : fornire un indirizzo per gli eventi di persona, insieme alle informazioni di transito pertinenti.
• COME ISCRIVERSI O CONDIVIDERE : se la tua email di promemoria sta spingendo i membri del pubblico che non si sono ancora impegnati, assicurati che sia ancora facile registrarsi. (Suggerimento: pensa al pulsante CTA ottimizzato). Se stai contattando coloro che hanno già risposto a un RSVP, facilita loro la condivisione con gli amici.
• COME OTTENERE MAGGIORI INFORMAZIONI : le email di promemoria sono brevi, quindi assicurati di collegarti a una pagina di destinazione con maggiori dettagli.
• COME RISPONDERE ALLE DOMANDE : cosa succede se qualcuno vuole cambiare un RSVP, invitare un amico o ha domande sulla sede? Assicurati di includere le informazioni di contatto o un collegamento a una pagina delle domande frequenti.

1. Mantieni il messaggio conciso

Questa amichevole email di promemoria dell'Assemblea Generale è un perfetto esempio di come la semplicità possa migliorare la comunicazione. Il messaggio è sorprendentemente semplice, ma include tutte le informazioni di cui un registrante ha bisogno.

La cosa grandiosa di questa email è che è probabilmente un modello predefinito. Il testo di intestazione extra large, l'illustrazione e le informazioni a piè di pagina possono essere riciclati da un promemoria all'altro .

È sufficiente aggiornare l'ora e il luogo dell'evento e l'e-mail è pronta per essere inviata. Avere a disposizione un modello come questo è sicuramente un modo intelligente per semplificare il flusso di lavoro.

Punchbowl, il sito di invito digitale, ha anche modellato il suo sistema di posta elettronica di promemoria. Come per l'Assemblea Generale, la leggibilità dell'e-mail è aiutata da un semplice layout bianco , dal testo live usato con parsimonia e dall'inclusione delle sole informazioni più importanti.

Per i partecipanti che sono già registrati e pronti a partire, pensa alla tua email di promemoria come a una spinta amichevole. Non è necessario includere una lunga descrizione dell'evento nell'e-mail; rendi più semplice per i lettori fare clic per ulteriori informazioni.

2. Hai ancora posti liberi? Incentivare gli inviti degli amici dell'ultimo minuto

CourseHorse cura gli eventi locali e li rende facili da trovare per registrarli. Oltre a un'e-mail di promemoria inviata alcuni giorni prima dell'inizio di un corso, CourseHorse invia anche un'e-mail di incentivazione per aiutare a riempire i posti liberi. Ecco un esempio:

Un concetto intelligente, non è vero? E il design dell'e-mail aiuta a realizzarlo: l'intestazione chiarisce di cosa tratta il messaggio, le informazioni chiave sono elencate su righe separate e un pulsante CTA in grassetto rende facile agire sull'incentivo.

Consigliamo solo alcuni miglioramenti del design : correggere l'immagine sfocata nell'intestazione (una soluzione semplice) e dare un po' di amore all'immagine stock attraverso semplici personalizzazioni. Concettualmente, però, questa è un'ottima tattica da provare quando hai bisogno di riempire quei posti vuoti dell'ultimo minuto!

3. Mantieni le informazioni chiave in alto, sopra un'immagine

Un efficace promemoria degli eventi rende impossibile trascurare le informazioni chiave, quindi dettagli come il nome dell'evento, la data e il luogo dovrebbero essere sempre elencati nel testo HTML (in modo che appaiano sempre) e mostrati su righe separate (non perse nel corpo di un paragrafo ).

Social Media Week ha fatto proprio questo nell'esempio seguente. Ma ciò che rende speciale l'e-mail di promemoria è che i dettagli sono stati presentati su un'immagine di sfondo. La tattica ha permesso a SMW di mostrare i dettagli chiave "above the fold" invece che sotto un'immagine.

I marchi utilizzano sempre la sovrapposizione di testo con le immagini, ma ciò che è cruciale qui è che il design di SMW include testo live su un'immagine, insieme a un pulsante CTA a prova di proiettile. In questo modo, i dettagli verranno comunque visualizzati , anche se un lettore ha la visualizzazione delle immagini disattivata o se l'immagine non viene caricata. Non vediamo questa tecnica usata così spesso nelle e-mail, ma è un modo potente per ottimizzare il tuo messaggio.

4. Includi una mappa per gli eventi di persona

L'ultima cosa che vuoi a un evento di persona è confusione tra i partecipanti su come arrivarci . Se c'è qualcosa di strano nella tua posizione, come passare il tempo a passare i controlli di sicurezza, aspettare un ascensore o parcheggiare intorno all'isolato, includilo nell'e-mail di promemoria dell'evento. Un modo semplice ma importante per rendere più facile il viaggio verso un evento per i partecipanti? Includere semplicemente una mappa. L'esperto di eventi Eventbrite include mappe in tutte le sue email di promemoria, come questa:

Eventbrite include anche funzionalità aggiuntive al calendario, che è un modo intelligente per aiutare i registranti a inserire l'evento nei loro calendari e aumentare la loro probabilità di ricordarsi di partecipare.

5. Ottimizza l'oggetto

Ah, il buon vecchio oggetto. Gli e-mail marketer si preoccupano di scrivere e selezionare quello perfetto. E non c'è da stupirsi: circa il 35% degli abbonati decide se aprire o meno la tua email basandosi solo sull'oggetto .

La buona notizia: gli iscritti a un evento potrebbero avere maggiori probabilità di aprire l'e-mail di promemoria dell'evento poiché si sono già impegnati nella registrazione. Tuttavia, assicurarsi che la tua e-mail si distingua con un oggetto solido è la chiave per assicurarti che l'e-mail di promemoria faccia il suo lavoro. Ecco un esempio di righe dell'oggetto dell'email di promemoria:

• Hai una lezione in arrivo!
• Promemoria per l'introduzione al workshop sulla gestione dei progetti
• Promemoria per la marcia delle donne a New York
• Promemoria evento: una serata con Ray LaMontagne
• Promemoria: Safari per il compleanno di Seth!
• Promemoria — Sei invitato! Prenota la festa con Lori Weitzner
• [OGGI] Podcast in diretta: Gli UnSpammy Awards 2016
• [Ultima occasione!] Salva il tuo posto nel Launch a Design Career Summit
• Promemoria: la scadenza per l'invio dell'evento è il 2 dicembre per #SMWNYC nel 2017

Notare le tendenze? Ecco i nostri take away :

• Includi la parola PROMEMORIA nella riga dell'oggetto. È trasparente e chiaro.
• Assegna un nome all'evento e al nome dell'ospite in primo piano, quando applicabile.
• Fai risaltare la riga dell'oggetto mettendo tra parentesi il testo e/o usando tutte le maiuscole.

Conclusione

Progettare un'e-mail di promemoria di un grande evento non deve essere complicato! Più chiaro e conciso puoi essere, meglio è. E, se crei un modello, inviare un'e-mail di promemoria dell'evento può essere semplicissimo.

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