Come scrivere un'e-mail di fatturazione [Modello gratuito]

Sapere come scrivere un'e-mail di fatturazione è un fattore critico per essere pagati in tempo. I tuoi obiettivi principali sono far sapere al destinatario cosa vuoi in modo chiaro, conciso ed educato. In genere inviato come allegato, avrai bisogno di un modello di fattura e-mail standardizzato che funga da breve lettera di presentazione e snellisca la tua efficienza.

Qui a Twilio SendGrid, abbiamo 101 best practice per la scrittura di e-mail e modelli gratuiti per risparmiare tempo e mal di testa con le tue attività quotidiane essenziali. Continua a leggere per suggerimenti sulle e-mail di fatturazione, in particolare, nonché un modello di e-mail di fattura gratuito che puoi utilizzare immediatamente. Abbiamo anche inserito modelli di email bonus per promemoria fatture e fatture scadute.

Suggerimenti per scrivere una fattura e-mail

Con il nostro modello di email per le fatture, non avrai davvero bisogno di suggerimenti per la scrittura. Basta riempire gli spazi vuoti per personalizzare e creare l'e-mail perfetta e pronta per l'invio! Tuttavia, per motivi di completezza, includeremo qui alcuni punti per chiarire il motivo per cui abbiamo optato per questo particolare modello di fattura e ricevuta.

Evita sorprese con prezzi trasparenti e corrispondenza regolare

Anche con il modello perfetto, le reazioni all'e-mail di fatturazione possono essere negative. Puoi evitare ritardi e insoddisfazione da parte dei tuoi clienti impegnandoti alla trasparenza nella struttura dei prezzi e comunicando in anticipo eventuali differenze nelle aspettative. In caso di modifiche sostanziali al totale previsto, sarà necessario inviare un'e-mail preliminare descrivendo il motivo per cui la fattura in arrivo si discosta dall'importo concordato in precedenza.

Meglio ancora, se vedi ostacoli all'adempimento della tua fine del contratto come pianificato, metti in pausa la tua attività e discuti le opzioni con il cliente per eliminare sorprese fuori budget.

Mantieni la tua e-mail semplice ma amichevole

Sebbene l'obiettivo della tua e-mail sia quello di essere pagato, qualsiasi tipo di corrispondenza regolare con un cliente è un'opportunità per consolidare una relazione. Non devi parlare dei tuoi programmi per il fine settimana o chiedere al tuo cliente cosa c'è per cena stasera. Tuttavia, desideri personalizzare l'e-mail con il nome del cliente, esprimere gratitudine per l'attività e fornire informazioni sufficienti affinché il cliente si senta a proprio agio con la transazione. Noterai che il nostro modello utilizza un linguaggio semplice ed esprime questi punti nel minor numero di frasi possibile.

Pianifica gli imprevisti

Inseguire i pagamenti è una sfortunata realtà per molte persone che inviano e-mail di fatturazione. Anche le persone oneste sono impegnate, smemorate e forse a destreggiarsi tra molteplici obblighi finanziari. Per non parlare del fatto che le e-mail possono finire in una cartella spam o arrivare nella casella di posta sbagliata. Potresti prendere in considerazione l'invio di fatture un mese prima della data di scadenza, con un amichevole promemoria inviato con 1 o 2 settimane di anticipo se non hai ricevuto immediatamente il pagamento della fattura.

Inoltre, potrebbe essere necessario creare un modello di fattura scaduta o 2 per prepararsi al momento in cui un cliente non paga tempestivamente. Le e-mail relative alle fatture scadute tendono ad essere un po' più formali e ferme pur mantenendo la cortesia.

Perché utilizzare un modello di email di fattura?

L'invio di un'e-mail aziendale non dovrebbe richiedere più di 5 minuti. Se ci vuole più tempo o se stai inviando numerose fatture, non c'è alcun sostituto per un modello di ricevuta fattura semplice e veloce che riduce questo tempo fino a 30 secondi o meno.

I liberi professionisti e i proprietari di piccole imprese spesso faticano a essere pagati in modo tempestivo. Sebbene ci siano numerose cause di ritardo, un modello di fattura e-mail di facile comprensione generalmente richiede maggiore attenzione, chiarisce i termini di pagamento e allevia gran parte di questa seccatura.

Modello di email per le fatture

Idealmente, creerai la tua fattura effettiva come PDF scaricabile che rende facile per i clienti stampare, salvare e caricare sul loro software di contabilità. Il seguente modello di e-mail di invio fattura può essere personalizzato per la tua attività e inserito nella riga dell'oggetto e nel corpo dell'e-mail.

Modello di email standard per le fatture

Riga dell'oggetto: fattura n. [NUMERO] per [PRODOTTO/SERVIZIO] con scadenza il [DATA]

Ciao [NOME CLIENTE],

Spero che tu stia bene. Si prega di consultare la fattura allegata n. [NUMERO] per [PRODOTTO/SERVIZIO] con scadenza il [DATA]. Sentiti libero di contattarci in caso di domande.

Cordiali saluti,

[IL TUO NOME E LA FIRMA E-MAIL]

BONUS – Modello di promemoria e-mail di fatturazione di follow-up

Riga dell'oggetto: la fattura n. [NUMERO] per [PRODOTTO/SERVIZIO] scadrà a breve il [DATA]

Ciao [NOME CLIENTE],

Spero che tu stia bene. Questo è un promemoria amichevole che la fattura allegata n. [NUMERO] per [PRODOTTO/SERVIZIO] è dovuta entro [TEMPO] il [DATA]. Per favore fatemi sapere se avete domande.

Grazie per il tuo business,

[IL TUO NOME E LA FIRMA E-MAIL]

BONUS – Modello di email di fattura scaduta n. 1

Riga dell'oggetto: fattura scaduta n. [NUMERO] per [PRODOTTO/SERVIZIO] con scadenza il [DATA]

Gentile [NOME CLIENTE],

Spero che tu stia bene. Non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura n. [NUMERO] per [PRODOTTO/SERVIZIO], che era scaduta [NUMERO] giorni fa il [DATA]. Facci sapere quando possiamo aspettarci di ricevere il pagamento e non esitare a contattarci in caso di domande o dubbi.

Cordiali saluti,

[IL TUO NOME E FIRMA EMAIL, COMPRESO UN NUMERO DI TELEFONO]

BONUS – Modello di email di fattura scaduta n. 2

Riga dell'oggetto: fattura n. [NUMERO] per [PRODOTTO/SERVIZIO] **SCADUTO**

Gentile [NOME CLIENTE],

In allegato è una fattura per il [PRODOTTO/SERVIZIO] fornito il [DATA DEL SERVIZIO/RICEVIMENTO], che era dovuto il [DATA DI SCADENZA].

Tieni presente che verrà applicata una commissione per il ritardo di [IMPORTO] e l'importo totale dovuto ora è [TOTALE].

I pagamenti sono accettabili tramite PayPal, Venmo, Apple Pay o su [LINK PORTALE WEB].

Se preferisci, puoi inviare un assegno intestato a [IL TUO NOME O AZIENDA] a:

[RECAPITO DI LAVORO].

Per favore fatemi sapere quando aspettarvi il pagamento e se ci sono ulteriori domande o dubbi.

Grazie,

[IL TUO NOME E FIRMA EMAIL, COMPRESO UN NUMERO DI TELEFONO]

Come inviare una fattura tramite e-mail

Una volta ottenuto il modello, è facile inviare la fattura tramite e-mail tramite:

• Aggiunta di una riga dell'oggetto standardizzata in modo che il cliente possa notarla e individuarla facilmente
• Inserimento del modello nel corpo dell'e-mail
• Personalizzazione dei campi aperti del modello
• Allegando la fattura pendente cliccando sul simbolo della graffetta e individuando il file
• Correggere l'e-mail per assicurarti di non aver perso nessun campo
• Invio ora o pianificazione di un orario tramite l'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API)

Ti consigliamo vivamente di utilizzare un'API come Twilio SendGrid come parte del tuo processo, poiché puoi progettare un modello, testare le variazioni, programmare automaticamente le e-mail e tenere traccia delle risposte. Se sei in affari per te stesso, troverai un vasto assortimento di risorse sul nostro sito, inclusi modelli di e-mail di ricevuta di acquisto al dettaglio gratuiti che consentono di risparmiare tempo e fatica per liberi professionisti e imprenditori impegnati.

Invia e-mail di fattura aziendale con Twilio SendGrid

Twilio SendGrid offre una piattaforma facile e intuitiva per la creazione di modelli e l'invio di e-mail di fatturazione. Forniamo le basi per creare campagne e-mail di successo su larga scala, inclusa la creazione, il test e il monitoraggio delle fatture per più clienti.

Automatizzando una parte maggiore del tuo processo, ti assicurerai che le e-mail delle fatture aziendali soddisfino gli standard appropriati e vengano consegnate senza errori, consentendoti di concentrare la tua attenzione e i tuoi sforzi sull'aggiunta di valore alla tua attività. Visita la nostra pagina API di posta elettronica per saperne di più!