Come migliorare i tempi di risposta alle e-mail

Niente è più prezioso dell'invio di una rapida risposta a un cliente in difficoltà. L'invio di una risposta rapida ha molti vantaggi.

Un cliente che riceve una risposta immediata viene soddisfatto dal tuo servizio. Se devono prendere una decisione in merito alla scelta di un prodotto o servizio, possono decidere più velocemente. Se si trovano ad affrontare un problema e il supporto viene fornito rapidamente, loderanno il servizio clienti post-vendita dell'azienda. Inoltre, un rapido tasso di risposta alle e-mail significa che il nome della tua azienda rimane fresco nella mente degli utenti.

Parliamo dei modi in cui è possibile migliorare il tasso di risposta alle e-mail.

Imposta risposte e-mail automatiche a domande generiche

Quindi, ad esempio, se un potenziale cliente chiede quanto tempo impiegherà la consegna del prodotto, può ricevere una risposta standard relativa ai tempi di consegna. Durante la creazione della risposta automatica, personalizza il messaggio e-mail con i dettagli del cliente.

In questo caso, il numero di tracciamento dell'ordine deve essere incluso nell'e-mail. Allo stesso modo, l'aggiunta dell'indirizzo del cliente nell'e-mail migliorerà la soddisfazione dell'utente.

Utilizza strumenti di posta elettronica che funzionano utilizzando l'intelligenza artificiale

Gli strumenti artificialmente intelligenti utilizzano l'elaborazione del linguaggio naturale per eseguire un'analisi del sentimento.Leggendo il contenuto dell'e-mail lo strumento può classificare il tono del cliente.Se il mittente non è soddisfatto, può ricevere una risposta pertinente. Ad esempio, se il cliente invia un'e-mail dicendo che il servizio è scadente, può ricevere una risposta di scuse o forse un regalo gratuito.

I rappresentanti del servizio clienti di solito impiegano molto tempo a pensare alla risposta giusta, soprattutto se il cliente è di cattivo umore. D'altra parte, gli strumenti di intelligenza artificiale possono inviare una risposta immediata cercando la risposta più appropriata dal database.

Oltre ad analizzarel'intento del messaggio, le email possono essere classificate in base al contenuto e all'oggetto. Gestendo la posta elettronica con AI , è possibile eseguire la codifica automatica. In questo modo diventa più facile smistarli e possono essere inoltrati ai reparti competenti.

Gli strumenti aiutano nella creazione di flussi di lavoro. Ad esempio, un flusso di lavoro può instradare le e-mail in base ai tipi di oggetto. Ogni rappresentante del servizio clienti può essere assegnato al particolare oggetto dell'e-mail. Tuttavia, ciò rappresenta una minaccia di lavoro monotono per i dipendenti.

Rendere chiara la responsabilità di ciascun membro del team

Assegna le email ai membri del team designati. Non dovrebbe esserci alcuna confusione su chi risponde alle e-mail. Le e-mail rimangono senza risposta quando i membri del team pensano che qualcun altro potrebbe rispondere all'e-mail di un cliente.

Per un'assistenza clienti continua, assumi persone in fusi orari diversi. Un rappresentante dovrebbe essere assegnato per rispondere alla tua domanda in ogni momento. Per rispondere più rapidamente, i rappresentanti dovrebbero utilizzare modelli predefiniti e modificarli secondo necessità.

Assumi persone che si dedicano a fornire supporto tramite e-mail. Se il rappresentante è responsabile di fornire supporto tramite chiamate ed e-mail, la sua attenzione verrà deviata. Se non utilizzi strumenti automatizzati,è possibile un tasso di risposta rapido se un membro del team si concentra sulla posta elettronica.

Utilizzare uno strumento di controllo ortografico

Durante l'invio di e-mail professionali, è importante utilizzare la grammatica e l'ortografia corrette. Anche se le competenze linguistiche dei rappresentanti sono eccezionali, gli esseri umani commettono errori. Avere un'estensione di uno strumento grammaticale assicurerà che non ci siano errori grammaticali. L'e-mail è pronta per essere inviata in tempi più brevi con l'ausilio di uno strumento.

Non vuoi commettere errori come scrivere "spedizione" invece di "spedizione" o "ordr" invece di "ordine". In altre parole,lo strumento aiuta a inviare risposte e-mail rapide, garantendo al tempo stesso che il tono e il linguaggio siano coerenti e professionali.

Assumi persone con grandi capacità analitiche

I clienti inviano e-mail di tutte le dimensioni. I rappresentanti dell'assistenza clienti potrebbero non avere il tempo di leggere lunghe e-mail. Leggere velocemente o sfogliare è un'abilità preziosa.

Un tasso di risposta rapido dipende dall'efficienza con cui il rappresentante dell'assistenza clienti analizza il problema e invia una risposta .Naturalmente, la velocità di risposta dipende anche dalla velocità con cui il rappresentante può digitare. Il rappresentante diventerà un esperto man mano che acquisisce maggiore esperienza nel lavoro.

Una regola empirica è non affidare l'intero compito di rispondere alle e-mail a un nuovo assunto. È probabile che il principiante abbia molte domande. La conferma delle risposte dei manager o di altri membri del team richiederà tempo, il che a sua volta rallenterà il tasso di risposta. Un principiante dovrebbe sempre collaborare con un rappresentante del cliente senior.

Crea un'ampia base di conoscenze

È improbabile che il rappresentante del servizio clienti ricordi a memoria le soluzioni a tutte le domande, soprattutto se fa parte di un'azienda tecnica. Gli articoli della Knowledge Base dovrebbero essere facilmente accessibili.

Il team che crea articoli e documentazione deve trovare nomi dettagliati. Un esempio di tale convenzione di denominazione è "politica di spedizione - clienti locali - versione aggiornata".

Idealmente, dovrebbe esserci una barra di ricerca in cui è possibile cercare le parole chiave. I rappresentanti del cliente possono cercare istantaneamente l'articolo più pertinente che contiene la soluzione per la domanda del cliente.

Tasso di risposta Tempo Importanza nella SEO Link Building

Per il team di ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO) che sta contattando i siti Web di pubblicazione degli ospiti, una risposta rapida può migliorare notevolmente i loro sforzi di creazione di collegamenti. Un tasso di risposta veloce significa:

• Il processo di acquisizione dei collegamenti è più rapido: si traduce in una collaborazione più rapida con il team dei contenuti per redigere un articolo e pubblicarlo.
• Se il webmaster non è interessato a collaborare, è meglio essere rifiutato piuttosto che fantasma.

Un rapido tasso di risposta mantiene i link builder motivati ​​a raggiungere più persone.

Immagina quanto sarà scoraggiante se passi il tempo a creare un elenco di potenziali clienti, redigere e-mail personalizzate per ognuno di loro e non ricevere ancora una risposta da nessuno di loro.

L'invio di contenuti mirati aiuta a migliorare gli sforzi SEO nel modo seguente:

1. Un cliente ti invia un'e-mail chiedendo informazioni su un particolare prodotto o servizio.
2. Rispondi inviando un blog pertinente o un articolo dell'help desk dal sito web.
3. Il tuo sito Web ottiene un aumento del traffico (poiché il contenuto è mirato, è probabile che l'utente rimanga sulla pagina Web per un tempo più lungo e la frequenza di rimbalzo è bassa).
4. Google pensa che la pagina web corrisponda all'intento dell'utente e sposta la pagina web più in alto nelle pagine dei risultati di ricerca.

In che modo le e-mail aiutano con la SEO

Questo articolo ha discusso come inviare risposte rapide tramite e-mail. La domanda è: questo ha un impatto sulla SEO in qualche modo? Dividiamo la risposta in due categorie.

Invio di e-mail a potenziali clienti

L'email marketing è un canale di acquisizione clienti molto importante. Se qualcuno non ha sentito parlare della tua azienda o se ha dimenticato il nome della tua azienda può immediatamente cercarti sui motori di ricerca.

Leggi: In che modo l'email marketing può aiutarti a migliorare i tuoi risultati SEO utilizzando i video

Se il tuo sito Web o la tua applicazione ha funzionato bene per quanto riguarda la SEO, il tuo marchio verrà visualizzato in cima ai risultati. In questo modo il traffico sul tuo sito Web o sulla tua applicazione aumenterà e si tradurrà direttamente in un aumento del tasso di conversione. È importante ricordare che la SEO non è un servizio autonomo, ma aiuta a indirizzare il traffico anche attraverso altri canali.

Invio di e-mail a clienti esistenti

Come azienda, hai gli indirizzi e-mail dei clienti esistenti. Se qualcuno si è iscritto alla tua newsletter, può ricevere aggiornamenti regolari su sconti, promozioni speciali, contenuti informativi, nuovi prodotti o servizi.

Anche il traffico mirato ha una maggiore probabilità di conversione.

Se un cliente esistente ti invia un problema specifico, gli possono essere inviati collegamenti a contenuti sul sito Web correlati al problema.

Per le grandi aziende, le newsletter possono anche essere classificate in diversi argomenti. I clienti potenziali ed esistenti possono iscriversi ad argomenti di nicchia a cui sono interessati. In questo modo, il sito Web del tuo marchio inizierà a ricevere traffico utile che aiuterà negli sforzi SEO .

L'obiettivo della SEO è quello di creare un servizio che soddisfi le esigenze dei clienti.Anche se la soddisfazione degli utenti non è direttamente collegata alla SEO, un servizio clienti di prim'ordine si tradurrà in un marketing basato sul passaparola. Le persone cercheranno il nome del tuo marchio e rimarranno più a lungo sulla pagina web, il che è di per sé una vittoria.