15 migliori strumenti software per la pianificazione dei dipendenti (gratuiti e a pagamento)

Mentre il mondo continua a spostarsi verso il digitale, sono emersi nuovi strumenti per facilitare ogni aspetto del business, dalla contabilità alla pubblicità, alla pianificazione dei dipendenti.

Se sei un datore di lavoro, probabilmente ti sei trovato a chiederti se esiste un modo più semplice per programmare i tuoi dipendenti. Sebbene l'uso di carta e penna o fogli di calcolo funzioni sicuramente, al giorno d'oggi ci sono strade molto più efficienti da considerare.

Qui, illustreremo alcune delle tue opzioni per gli strumenti software di pianificazione dei dipendenti. Tratteremo 15 dei migliori strumenti sul mercato e cosa li rende unici. Entro la fine di questa guida, dovresti avere una buona idea di quale strumento è più adatto alle tue esigenze.

Caratteristiche dei migliori strumenti software per la pianificazione dei dipendenti

Prima di approfondire i dettagli di ogni singolo strumento, diamo una panoramica più ampia di ciò che dovresti cercare in uno strumento di pianificazione dei dipendenti. Questo ti aiuterà a dare un senso al modo in cui ogni strumento si inserisce nel panorama del mercato più ampio.

• Interfaccia utente: nessuno vuole fissare una brutta interfaccia utente: abbassa il morale dei lavoratori e rende tutto molto meno piacevole. Inoltre, alcune interfacce utente sono così difficili da navigare che possono ridurre la produttività. Assicurati che qualunque sia il software che scegli, l'interfaccia utente sia piacevole e intuitiva.
• Prezzo: Sfortunatamente, il denaro non è illimitato e le aziende devono sempre lavorare entro i propri budget. Anche se alcune delle opzioni di fascia alta possono sembrare allettanti, assicurati di non esagerare e di spendere soldi dove non è necessario.
• Funzionalità di pianificazione : gli strumenti di pianificazione odierni offrono un'ampia varietà di funzionalità diverse, come richieste di cambio turno, pianificatori drag-and-drop e pianificazione automatizzata. Esamina attentamente ciascuna delle offerte e prendi nota di quali funzionalità sono più importanti per te.
• Strumenti di analisi: alcuni strumenti di pianificazione forniscono funzionalità di analisi approfondita del costo del lavoro che possono aiutarti a massimizzare il ROI e migliorare l'efficienza dei lavoratori. Non tutti gli strumenti includono questo.
• Strumenti per le risorse umane e le retribuzioni: alcuni degli strumenti che stiamo trattando sono suite per le risorse umane e le retribuzioni che includono funzionalità di pianificazione. Per molte aziende, questo può essere eccessivo, quindi tieni a mente le tue esigenze mentre leggi questa guida.

I 15 migliori strumenti software per la pianificazione dei dipendenti

Ora che hai una conoscenza di base di ciò che gli strumenti di pianificazione dei dipendenti possono offrire, diamo un'occhiata ad alcune delle migliori opzioni disponibili sul mercato in questo momento.

1. Spostamento dello zoom

Sito web: zoomshift.com

Prezzo: a partire da $ 2 per membro del team attivo/mese

ZoomShift è uno strumento robusto che facilita la comunicazione del team, il monitoraggio del tempo e la pianificazione. I datori di lavoro possono aggiungere turni al calendario, che si aggiorna in tempo reale per garantire che i membri del team siano sempre sulla stessa pagina.

Inoltre, l'app mobile ZoomShift consente a datori di lavoro e dipendenti di utilizzare tutte le funzionalità del software in movimento e apportare modifiche ovunque. Utilizzando ZoomShift, i datori di lavoro possono inviare automaticamente promemoria di turno tramite SMS, e-mail e notifiche push per migliorare la responsabilità dei dipendenti e ridurre gli errori.

ZoomShift consente inoltre ai dipendenti di richiedere nuovi turni, chiedere permessi e scambiare i turni con altri dipendenti. La funzione Scambio turno aiuta i dipendenti a comunicare con i colleghi per riempire i turni quando un membro del team ha un altro obbligo. I manager possono richiedere l'approvazione per i cambi di turno o lasciare che i dipendenti lo risolvano in modo completamente autonomo.

Inoltre, la funzione GPS Time Clock aiuta a garantire che i dipendenti timbrano dal punto giusto, al momento giusto. I manager possono scegliere di essere avvisati di eventuali timbrature non valide in modo da poter rimanere sempre al comando della propria squadra.

2. Vice

Sito web: vice.com

Prezzo: a partire da $ 2,50 per utente/mese

La combinazione di analisi approfondite e funzionalità di pianificazione uniche di Deputy lo rendono un attore di primo piano nello spazio. Una delle caratteristiche principali di Deputy è la possibilità di importare pianificazioni da fogli di calcolo e informazioni sul personale da altri strumenti come Gusto, Oracle NetSuite OneWorld e Quickbooks.

Inoltre, Deputy fornisce utili strumenti di analisi dei costi che aiutano i datori di lavoro a decidere quale membro del personale sarà la scelta più efficiente in termini di costi per un determinato turno. Include anche un profilo di stress, che aiuta i manager a stare attenti ai dipendenti oberati di lavoro durante la pianificazione. Ciò può ridurre l'incidenza del temuto "clopening" (quando un dipendente deve chiudere una notte e poi aprire la mattina successiva), che può influire negativamente sul morale dei dipendenti.

3. Quando lavoro

Sito web: wheniwork.com

Prezzo: a partire da $ 0 per utente/mese

When I Work è una piattaforma mobile-friendly con un'interfaccia utente intuitiva che aiuta a migliorare il processo di pianificazione dei dipendenti. Sebbene non possa importare i dati dei dipendenti come può fare il vice, consente ai dipendenti di inserire le proprie informazioni da soli, il che può accelerare i tempi di configurazione.

When I Work mette gran parte del processo di pianificazione nelle mani dei dipendenti. Ad esempio, i dipendenti possono selezionare gli orari in cui sono disponibili per lavorare e scambiare i turni con altri colleghi con o senza l'approvazione del manager, a seconda delle impostazioni.

Come Deputy, fornisce analisi del costo del lavoro per massimizzare l'efficienza dal punto di vista del ROI. Puoi anche utilizzare l'API di When I Work per connetterti con un POS (punto vendita) o un software di gestione stipendi.

4. Fogli Google

Sito web: google.com/sheets/about

Prezzo: gratuito

Fogli Google non è progettato specificamente per la pianificazione dei dipendenti, ma merita un posto in questo elenco in quanto è completamente gratuito, molto flessibile e la maggior parte dei manager e dei dipendenti avrà già una certa esperienza con esso.

Fogli Google è semplicemente un programma per fogli di lavoro. Tuttavia, a differenza di Excel, è basato su cloud, quindi le modifiche si aggiornano in tempo reale. Ciò significa che non incontrerai problemi con i dipendenti che guardano le versioni precedenti del programma e perdono i turni o si presentano a quelli sbagliati.

Nel complesso, Fogli Google potrebbe essere una soluzione adeguata per i team con pochi dipendenti che non possono permettersi di spendere soldi extra per uno strumento di pianificazione. Non è progettato per la pianificazione, ma farà il lavoro in un attimo.

5. Google Documenti

Sito web: google.com/docs/about

Prezzo: gratuito

Come Fogli Google, Documenti offre un modo gratuito e basato su cloud per pianificare i dipendenti. L'unica differenza è che Docs è un word processor, non un foglio di calcolo. Di conseguenza, non avrai la flessibilità aggiuntiva di scrivere codice per espandere le sue funzionalità.

Google Docs si aggiorna anche in tempo reale in modo che tutti possano rimanere sulla stessa pagina. È essenzialmente solo un passo avanti rispetto alla pianificazione di carta e matita e non offre troppi vantaggi.

6. Calendario di Google

Sito web: calendar.google.com/calendar

Prezzo: gratuito

Fonte

Come Documenti e Fogli, Calendar è un programma gratuito che ti consente di pianificare i dipendenti utilizzando un calendario. Rispetto agli altri due prodotti Google, tuttavia, Calendar può anche inviare notifiche e-mail per avvisare i dipendenti dei turni.

Nel complesso, è un po' più adatto alla pianificazione (dopotutto è un calendario), ma non fornisce tutte le funzioni utili che uno strumento di pianificazione dedicato può offrire. Tuttavia, per il prezzo molto basso della gratuità, è un'opzione che vale la pena considerare se hai un budget limitato.

7. Planday

Sito web: planday.com

Prezzo: a partire da $ 2 per utente/mese

Planday è uno strumento di pianificazione basato su cloud che offre un orologio, un pianificatore dei turni, un calendario del lavoro a turni e un programma di lavoro. Una delle funzionalità più utili di Planday è la sua rendicontazione finanziaria in programma.

Ciò consente ai datori di lavoro di visualizzare i costi del personale, le ore lavorate e la percentuale delle entrate pagate con gli stipendi direttamente dalla visualizzazione della pianificazione. Planday consente inoltre ai datori di lavoro di creare impostazioni di conformità, che invieranno avvisi quando un programma viola le regole di conformità.

8. Cambio

Sito web: shiftboard.com

Prezzo: sconosciuto

Una delle migliori caratteristiche di Shiftboard è la sua interfaccia utente: la maggior parte è incredibilmente pulita e ben organizzata, il che rende l'utilizzo dello strumento un'esperienza piacevole. Tuttavia, la visualizzazione del calendario è un po' angusta e disordinata, quindi gli amministratori potrebbero non avere un'esperienza ottimale con Shiftboard come faranno i dipendenti.

Come il vice, Shiftboard può importare i dati dei dipendenti da Excel, il che velocizza l'onboarding. Ha anche una sottosezione per le domande in sospeso, che può facilitare l'assunzione di nuovi dipendenti.

9. App di chat (WhatsApp, Messenger)

Sito web: Vari

Prezzo: gratuito

Le app di chat, come WhatsApp, Messenger e Telegram, non sono progettate per la pianificazione, ma molte aziende le utilizzano con successo a tale scopo. Non sono gli strumenti migliori per il lavoro, ma possono essere utilizzati per programmare i dipendenti gratuitamente.

Tuttavia, mentre il prezzo inesistente è decisamente allettante, potresti finire per perdere denaro a causa dell'errore umano. Le app di chat non possono aggiornare le pianificazioni in tempo reale come altri strumenti, quindi fai affidamento su dipendenti e manager per tenere traccia manualmente delle pianificazioni e aggiornare i dipendenti di conseguenza. Se hai un piccolo team, questo può funzionare bene, ma può essere un incubo logistico per le aziende più grandi.

10. Asana

Sito web: asana.com

Prezzo: a partire da $ 0 al mese

Asana è un altro strumento che, sebbene non progettato per la pianificazione dei dipendenti, può essere manipolato per farlo abbastanza bene.

Al suo interno, Asana è uno strumento di gestione dei progetti. Per utilizzarlo per la pianificazione dei dipendenti, puoi impostare attività che corrispondono a turni e assegnare loro diversi dipendenti. Asana può quindi inviare e-mail per avvisare i membri del personale dell'avvicinarsi dei turni e i dipendenti possono commentare le attività per comunicare tra loro.

I team che stanno già utilizzando Asana o software simili potrebbero voler prendere in considerazione questa opzione. Tuttavia, Asana non fornisce alcuna funzionalità aggiuntiva per scambi di turni, analisi del costo del lavoro o qualsiasi altra cosa direttamente correlata alla pianificazione dei dipendenti.

11. Umanità

Sito web: umanità.com

Prezzo: a partire da $ 3 per utente al mese con un minimo di $ 80 al mese

L'umanità è una delle scelte migliori per le aziende che stanno già utilizzando strumenti HR o POS nelle loro operazioni quotidiane. Si integra con molti strumenti standard del settore e offre anche un'API in modo che gli utenti esperti possano effettuare le proprie integrazioni.

Lo strumento consente ai datori di lavoro di pianificare, integrare e aggiornare i dipendenti. Due caratteristiche uniche della piattaforma sono le previsioni di vendita e la pianificazione automatizzata. L'umanità estrae i dati dal software POS per analizzare quanti dipendenti devono lavorare per massimizzare le vendite.

Per automatizzare le pianificazioni, i datori di lavoro inseriscono i dati e i requisiti dei turni e Humanity li confronta con le previsioni di vendita per creare una pianificazione ottimizzata. Tuttavia, i datori di lavoro interessati a utilizzare questa funzione dovranno pagare una tariffa aggiuntiva.

12. Fionda

Sito web: getsling.com

Prezzo: gratuito

Sling è uno strumento leader per la pianificazione dei dipendenti, apprezzato da aziende come Amazon, Subway e The UPS Store. Forse la cosa più impressionante di Sling è che le caratteristiche principali dello strumento sono disponibili gratuitamente.

In effetti, per il basso prezzo di $ 0 al mese, i datori di lavoro hanno accesso alla pianificazione dei turni, alle richieste di turni, alle offerte di turni, agli allarmi sui turni, alle richieste di permessi e a molte altre funzionalità per un numero illimitato di utenti.

Tuttavia, funzionalità più avanzate, come geofencing, monitoraggio degli straordinari, sincronizzazione di Google Calendar e scambi di turni, sono disponibili solo con piani a pagamento. Nel complesso, Sling è un buon modo per testare le acque prima di fare un investimento monetario considerevole in uno strumento di pianificazione.

13. La forza lavoro di Kronos è pronta

Sito web: kronos.com/products/workforce-ready-suite

Prezzo: a partire da $ 6 per dipendente/mese

Kronos Workforce Ready è una soluzione per le risorse umane. Sebbene Kronos affermi di essere progettato per le PMI, il suo set di funzionalità parla di un focus su aziende e imprese più grandi. In effetti, molti proprietari di piccole imprese si sentiranno persi a guadare le funzionalità estese.

Sebbene Kronos fornisca una piattaforma HR onnicomprensiva, offre anche uno strumento di pianificazione come parte della suite o come strumento autonomo. Una delle sue migliori caratteristiche è la Schedule Settings, che consente di eseguire più orari con regole diverse (pause pranzo, numero massimo di turni, ecc.), il tutto senza interferire tra loro.

Sfortunatamente, Kronos non include una funzione di chat per facilitare la comunicazione dei dipendenti.

14. APS in linea

Sito web: apppayroll.com

Prezzo: $ 3 per dipendente/mese solo per la pianificazione

APS OnLine è un software per risorse umane, buste paga e pianificazione rivolto alle aziende con un numero compreso tra 100 e 3.000 dipendenti. Molte piccole imprese lo troveranno eccessivo (soprattutto considerando il suo prezzo elevato di $ 5 per utente al mese), ma se hai bisogno di una soluzione che si occupi di tutte e tre queste attività, è un'opzione che vale la pena considerare.

Se vuoi tenere sotto controllo i tuoi dipendenti, la funzione di configurazione presenze di APS ti consente di configurare impostazioni avanzate per timbratura in entrata e in uscita. Ad esempio, puoi scegliere di ricevere un avviso se un dipendente arriva con cinque minuti di ritardo. Tuttavia, l'estetica della piattaforma è piuttosto cupa e grigia, il che non la renderà un successo tra i dipendenti.

15. HotSchedule

Sito web: quarto.com

Prezzo: a partire da $ 49 al mese per una sede e fino a 30 utenti

A differenza di alcuni degli altri strumenti che abbiamo esaminato, HotSchedules è interamente incentrato sulla pianificazione dei dipendenti, il che lo rende un'ottima scelta per le aziende che necessitano di strumenti di pianificazione senza una tonnellata di buste paga e funzionalità delle risorse umane.

È particolarmente adatto per i team che fanno affidamento sui loro telefoni cellulari anziché sui desktop. Ciò lo rende una scelta perfetta per ristoranti, negozi al dettaglio e altre attività in cui i dipendenti sono in piedi. In effetti, è disponibile una suite di software aggiuntivo specificamente su misura per ristoranti e aziende di ospitalità.

Inoltre, HotSchedules è una delle poche piattaforme che fornisce aggiornamenti in tempo reale su costi e altre metriche. Tuttavia, l'interfaccia utente desktop è un po' scarsa.

La linea di fondo

Con così tanti strumenti di pianificazione dei dipendenti tra cui scegliere, i datori di lavoro non hanno scuse per continuare a utilizzare metodi di pianificazione inefficienti e obsoleti. Nel migliore dei casi, sono una seccatura in più e nel peggiore dei casi perdono denaro.

Questo elenco dovrebbe darti un solido punto di partenza per iniziare la tua ricerca. Sebbene la ricerca di così tante opzioni possa sembrare scoraggiante, i risultati dei tuoi sforzi ne varranno la pena.