Cos'è la gestione dei contenuti aziendali? Guida all'ECM

L'Enterprise Content Management (ECM) è una strategia per la creazione e l'organizzazione di vari tipi di contenuti che è diventata sempre più popolare nel corso degli anni. In effetti, il mercato della gestione dei contenuti aziendali è più che raddoppiato dal 2017, passando da 31,66 miliardi di dollari a 67,14 miliardi di dollari.

Se la tua azienda aziendale crea regolarmente contenuti da condividere con dipendenti, parti interessate, responsabili del team, C-suite, clienti e altro ancora, la gestione dei contenuti aziendali può essere un'ottima soluzione.

In questa guida, parleremo di più di cos'è l'ECM, dei principali vantaggi del suo utilizzo, dei cinque componenti principali e altro ancora.

Che cos'è la gestione dei contenuti aziendali? Guida all'ECM:

Che cos'è la gestione dei contenuti aziendali (ECM)?

La gestione dei contenuti aziendali, o ECM in breve, è una strategia che molte grandi organizzazioni impiegano per gestire tutti e cinque i componenti: acquisizione, gestione, archiviazione, conservazione e distribuzione di contenuti importanti alle parti necessarie. (Maggiori informazioni su questi componenti a breve.)

L'ECM coinvolge i vari processi e strumenti necessari per tali componenti e garantisce che la tua organizzazione sia in grado di tenere il passo con il flusso di contenuti in tutta l'azienda e che nulla di essenziale vada perso.

Le tue soluzioni ECM in genere si concentrano su contenuti interni, come report, documenti di formazione e qualsiasi altro tipo di foglio di calcolo, PDF, documento Word, ecc.

Può anche contenere sia informazioni strutturate che informazioni non strutturate. Le informazioni strutturate si riferiscono a documentazione, dati e altre informazioni in un formato più standardizzato, come file Excel o database SQL. Le informazioni non strutturate, d'altra parte, non hanno un formato standardizzato o strutturato e possono presentarsi in tutti i tipi di forme e dimensioni.

Perché è importante la gestione dei contenuti aziendali?

L'ECM è diventato molto più diffuso e importante nel corso degli anni poiché le violazioni dei dati sono aumentate e i governi hanno compiuto passi per aiutare a mantenere il maggior numero possibile di informazioni private per i cittadini.

Ma soprattutto, l'ECM è importante perché aiuta ad archiviare e gestire le migliaia di documenti vaganti che le aziende potrebbero altrimenti avere. Non affidarti all'e-mail e all'archiviazione non sicura per mantenere i contratti dei clienti e i file dei dipendenti.

Invece, investi in un software ECM che può aiutarti ad archiviare i file essenziali, organizzarli in cartelle flessibili per un facile accesso e proteggere le informazioni sensibili.

Principali vantaggi della gestione dei contenuti aziendali

Perché altrimenti la tua organizzazione dovrebbe prendere in considerazione l'idea di investire tempo e denaro nella gestione dei contenuti aziendali? Ci sono una serie di vantaggi da considerare.

Organizza la documentazione importante

È probabile che il tuo sistema ECM contenga una serie di documenti interni, contribuendo a mantenere tutti i contenuti più essenziali in un unico posto. Ciò fornisce alla tua azienda quella che viene definita una "singola fonte di verità", assicurandoti che non vi siano duplicati, errori e documenti sparsi (soprattutto contenenti informazioni riservate) ovunque all'interno dell'azienda tranne che nello storage ECM.

Riduci i rischi per la sicurezza e la conformità

Gli strumenti ECM possono garantire che i tuoi contenuti siano archiviati all'interno di un repository sicuro, consentendo solo a coloro che hanno accesso di cercare e trovare la documentazione di cui hanno bisogno. Questo può aiutare ad alleviare potenziali problemi di sicurezza e conformità, assicurando che solo coloro che necessitano della documentazione possano accedervi.

Semplifica la ricerca di contenuti

Con semplici strumenti di ricerca e tutti i membri del tuo team sanno che i contenuti di cui hanno bisogno saranno archiviati in un posto sicuro, è molto più facile cercare e individuare documenti, fogli di calcolo, file, contratti, ecc., di cui le persone hanno bisogno per la loro giornata- compiti di oggi.

Aumentare l'efficienza

I sistemi ECM possono ridurre le attività manuali, automatizzando la gestione dei contenuti. Inoltre, rende più facile per i tuoi dipendenti trovare ciò di cui hanno bisogno per completare le loro attività, evitando anche lavori ridondanti come dover ricreare documenti persi, migliorando la produttività e l'efficienza complessive.

Elementi di gestione dei contenuti aziendali

Una corretta gestione dei contenuti aziendali può essere suddivisa in cinque componenti principali. La tua strategia ECM dovrebbe avere ciascuno di questi pezzi in atto per garantire che nulla cada tra le fessure.

Catturare

Questo primo componente, capture , riguarda l'acquisizione o la raccolta della documentazione esistente per inserirla nel nuovo sistema ECM.Dovrai convertire tutti i documenti cartacei in formati elettronici, importare file elettronici esistenti e compilare un elenco di tutta la documentazione esistente che deve risiedere nel tuo archivio ECM.

Ciò potrebbe includere documentazione come:

• Contratti
• Fatture e ordini di acquisto
• CV e candidature
• File dei dipendenti
• Rapporti di ricerca
• Proposte

La digitalizzazione di tutti questi documenti in un archivio centralizzato può aiutare a migliorare i processi organizzativi e rendere i contenuti aziendali ancora più facili da trovare.

Maneggio

Il componente successivo ègestire , ed è qui che entrerà in gioco un sistema software completo per la gestione dei contenuti aziendali. L'interfaccia di qualsiasi strumento ECM scelto deve consentire ai membri del team che hanno bisogno di accedere a vari documenti di cercare facilmente e trovali.

Le funzionalità del componente di gestione dovrebbero includere la gestione dei documenti, i sistemi collaborativi, la gestione dei contenuti Web e la gestione dei record transazionali.

Negozio

Il terzo componente è store .Il tuo strumento ECM dovrebbe avere un'opzione di archiviazione che contenga i tuoi file digitali per te. Ma soprattutto, dovresti essere in grado di:

• Imposta i parametri su chi è in grado di accedere ai file
• Usa strutture di cartelle flessibili per organizzare i tuoi file
• Eseguire il backup delle informazioni che cambiano di frequente
• Consenti agli utenti di apportare modifiche a documenti e fogli di lavoro

Conserva

Il quarto componente,preservare , si riferisce al mantenimento di informazioni che cambiano di rado tramite la gestione dei record.Questo può anche essere indicato come gestione dell'archivio: essenzialmente il tuo sistema ECM archivia documenti a cui non accedi spesso per risparmiare spazio per i file a cui accedi e aggiorni regolarmente.

Questi file conservati possono ancora essere utilizzati, ma questo è un ottimo modo per assicurarti di rimanere conforme alla tua documentazione che cambia di rado.

Consegnare

L'ultimo componente èconsegnare .Questo componente assicura che chiunque abbia bisogno di accedere ai documenti nel tuo sistema ECM li ottenga. Potrebbe trattarsi di membri del team o clienti, ma l'aspetto della consegna fa in modo che cadano sempre nelle mani giuste.

Come implementare un sistema di gestione dei contenuti aziendali

Pronto a implementare il tuo sistema ECM? Esaminiamo questi sei passaggi chiave per aiutarti a iniziare.

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