Come padroneggiare il processo di approvvigionamento SEO aziendale

Ciò che molti SEO sottovalutano quando iniziano a lavorare per un'azienda aziendale è che c'è di più nel lavoro oltre alla semplice ottimizzazione del sito web.

La maggior parte delle aziende ha processi di approvvigionamento rigorosi che potrebbero essere più facili da navigare. Tuttavia, se tu, come SEO, comprendi questo processo e sei preparato, allora può andare più agevolmente.

Mentre il mio team valutava alcuni dei migliori strumenti SEO utilizzati nelle aziende, io mi sono impegnato a rendere il processo di approvvigionamento il più agevole possibile.

Ho seguito questo processo per cinque diverse aziende e devo dire che non è mai facile. Anche se mi è stato detto che detengo il record per il processo di approvvigionamento più rapido per una di quelle società, quel processo ha richiesto ancora qualche perfezionamento.

Ti guiderò attraverso le basi e il processo abbastanza da darti un vantaggio quando sarai pronto a portare i fornitori che hai scelto.

Che cos'è l'approvvigionamento per la SEO in termini semplici?

L'approvvigionamento è il termine di fantasia per ottenere cose di cui la tua azienda ha bisogno da fonti esterne. Per quanto riguarda la tecnologia, per quanto riguarda la SEO, si tratta di trovare i servizi giusti che supportano la tua SEO per mantenere le tue operazioni senza intoppi.

Le grandi aziende adottano lunghi processi di approvvigionamento perché li aiutano ad allineare i loro acquisti di tecnologia con la strategia aziendale, risparmiare denaro, gestire i fornitori, gestire rischi come sovrapposizioni e problemi di sicurezza e rimanere all'avanguardia della tecnologia.

Pensaci in questo modo: inchiodando il gioco dell'approvvigionamento tecnologico, le aziende possono assicurarsi di ottenere i gadget, il software e il supporto IT che calzano a pennello.

Possono ottenere le migliori offerte, tenere sotto controllo i fornitori di tecnologia, evitare gravi contrattempi e portare l'innovazione sul tavolo.

Se entri in questo processo per capire da dove proviene l'attività, dovresti avere la pazienza di navigarlo.

La SEO ha bisogno del supporto della leadership

I SEO conoscono il valore di ottenere consenso e supporto dai dirigenti di livello superiore all'interno dell'organizzazione aziendale per eseguire le modifiche necessarie per avere successo.

Gli strumenti SEO sono un altro segno di spunta in quella lista di supporto. Nel dinamico mondo della SEO, ottenere il supporto della leadership prima di implementare gli strumenti SEO è fondamentale.

Ecco cosa dovresti considerare:

1. Allineamento degli obiettivi aziendali

Il supporto della leadership garantisce l'allineamento strategico degli strumenti SEO con obiettivi aziendali più ampi, integrando gli sforzi SEO nella strategia aziendale complessiva fin dall'inizio.

2. Allocazione delle risorse

La ricerca del supporto della leadership garantisce il budget e le risorse necessari per implementare e sfruttare efficacemente gli strumenti SEO, superare potenziali vincoli di budget e garantire un impegno a lungo termine.

3. Partecipazione organizzativa

Il supporto della leadership favorisce l'adesione delle parti interessate, facilitando un'adozione e una collaborazione più fluide tra i team, superando le resistenze, semplificando il processo decisionale e garantendo un approccio unificato all'implementazione dello strumento SEO.

4. Superare la resistenza al cambiamento

Il supporto della leadership comunica l'importanza e i vantaggi degli strumenti SEO all'organizzazione, incoraggiando un atteggiamento positivo verso l'adozione dell'innovazione, facilitando la gestione del cambiamento e superando la resistenza o lo scetticismo.

5. Influenzare il processo decisionale

Il supporto della leadership facilita i processi decisionali, ottenendo approvazioni, assicurando partnership, negoziando contratti, dando priorità alle iniziative SEO e sfruttando l'influenza della leadership per guidare un'implementazione di successo e massimizzare l'impatto dello strumento SEO.

Troverò sempre una o più persone a livello esecutivo, incluso qualcuno a cui riferisco (direttamente o di livello superiore o due), e cercherò di ottenere supporto da altri team (potrebbe essere il direttore o il vicepresidente responsabile dei contenuti, ingegneria, crescita o marketing digitale).

Ho avviato il processo di appalto con il supporto di un dirigente per scoprire che quella persona si è dimessa o è stata licenziata durante quel processo. Per non parlare del fatto che più supporto hai, più difficile è per il CFO dire "no" all'ultimo minuto.

Comprendere il processo di appalto e come si riferisce alla SEO

Supponi di trovarti in una posizione in cui uno strumento come Botify, Conductor, Brightedge o seoClarity o l'onboarding di un'agenzia possa aiutare il tuo SEO. In tal caso, è il momento per te di essere coinvolto nel processo di appalto.

Il processo valuta i potenziali fornitori di servizi SEO in base alla loro esperienza, track record, prezzi e termini contrattuali.

L'organizzazione può negoziare accordi sul livello di servizio (SLA) e stabilire termini specifici relativi a risultati SEO, metriche delle prestazioni, reportistica e attività di ottimizzazione in corso. I passaggi trovati durante questo processo includono:

• Identificazione dei bisogni : definire i beni, i servizi o le risorse di cui l'organizzazione ha bisogno.
• Identificazione e valutazione del fornitore : ricerca e valutazione di potenziali fornitori in base a criteri di costo, qualità e affidabilità.
• Richiesta di proposta (RFP) o richiesta di quotazione (RFQ) : sollecitare proposte dettagliate o quotazioni da fornitori selezionati.
• Valutazione e selezione delle proposte : valutare le proposte ricevute e scegliere i fornitori più adatti per ulteriori negoziazioni.
• Negoziazione del contratto : negoziazione di termini e condizioni, inclusi prezzi, termini di pagamento e garanzie.
• Aggiudicazione e implementazione del contratto : aggiudicare il contratto al/i fornitore/i selezionato/i e avviare i beni o servizi concordati.
• Gestione delle relazioni con i fornitori : gestire le prestazioni dei fornitori, risolvere i problemi e garantire il rispetto degli obblighi contrattuali.
• Rinnovo o cessazione del contratto : valutare l'esecuzione del contratto e decidere se rinnovare, rinegoziare o rescindere il contratto.

Questi passaggi non devono sempre svolgersi uno dopo l'altro e ci sono aspetti essenziali da controllare durante ogni livello del processo di approvvigionamento.

Ad esempio, una volta identificati gli strumenti o l'agenzia che desideri valutare, è il momento di richiedere una demo o una panoramica dei loro servizi.

Prima che inizino tali conversazioni, chiedo loro di firmare un accordo di non divulgazione (NDA). Di solito c'è qualcuno nel mio team o qualcuno in ambito legale che sa dove accedere agli accordi.

In alcuni casi, ho scoperto che esiste già un accordo di non divulgazione. (Microsoft è una di queste aziende. Dato che è così grande, c'è una buona possibilità che qualcuno nell'organizzazione abbia parlato con lo strumento o il fornitore con cui sto lavorando.)

Questo è anche un ottimo momento per cercare un contratto di servizio principale in archivio nella remota possibilità che qualcuno abbia già lavorato con il fornitore.

Dare il via alle cose con un accordo di non divulgazione

Per firmare un accordo di non divulgazione con un fornitore prima di iniziare l'approvvigionamento e rivedere gli strumenti SEO, ci sono alcuni passaggi da considerare:

• Identificare la necessità di un accordo di non divulgazione per proteggere le informazioni sensibili.
• Redigere o ottenere un documento NDA con termini e condizioni.
• Condividi l'accordo di non divulgazione con il fornitore e negozia eventuali modifiche necessarie.
• Una volta che entrambe le parti sono d'accordo, firma l'NDA.
• Conservare in modo sicuro una copia dell'accordo di non divulgazione firmato per riferimento futuro.

L'avvio del processo di approvvigionamento per gli strumenti SEO e l'interazione con i fornitori richiede questi passaggi. Identificare la necessità di un accordo di non divulgazione, ottenere o redigere il documento appropriato e negoziare i termini, se necessario, è fondamentale.

Garantendo che entrambe le parti accettino e firmino l'NDA, la riservatezza delle informazioni sensibili è salvaguardata e il team di approvvigionamento apprezzerà il rispetto e la comprensione del loro processo.

Navigazione nel contratto di servizio principale

I contratti di servizio principali (MSA) risolvono la natura dispendiosa in termini di tempo delle trattative contrattuali.

Mi piace iniziare questo processo quando il team è sicuro di voler portare lo strumento o il fornitore, anche se stanno ancora valutando altri strumenti.

Questi accordi stabiliscono termini fondamentali tra fornitori e clienti, risparmiando tempo e denaro e migliorando l'efficienza e la produttività.

Un MSA delinea l'ambito di lavoro, la riservatezza, l'area geografica (se applicabile), i requisiti di consegna del prodotto, gli standard di lavoro, i diritti di proprietà intellettuale, i termini di pagamento, le tasse e le spese, le limitazioni di responsabilità, la sede legale, le garanzie, l'indennizzo, i requisiti assicurativi e la risoluzione clausole.

Gli MSA forniscono anche un quadro per contratti futuri, semplificando il processo di negoziazione e consentendo alle parti di concentrarsi su questioni specifiche del progetto.

Per ottenere l'approvazione di un MSA tramite l'ufficio legale e il fornitore, mi piace considerare questi passaggi:

• Ottieni una bozza dell'MSA dal fornitore o dal tuo team legale/approvvigionamento.
• Impegnarsi in trattative con il fornitore per raggiungere un accordo reciprocamente accettabile.
• Iterare e perfezionare l'MSA in base al feedback.
• Ottenere le approvazioni finali dall'ufficio legale e dal fornitore.
• Eseguire l'MSA e archiviare in modo sicuro una copia per riferimento.

Con grandi aziende aziendali come Microsoft o Google, puoi verificare se esiste già un MSA, risparmiando potenzialmente tempo e fatica nelle trattative contrattuali.

Senza MSA, la gestione dei contratti potrebbe rivelarsi lunga e frustrante. L'MSA rafforza la protezione dei diritti e degli obblighi di entrambe le parti, quindi vale la pena avviarlo all'inizio del processo di appalto.

Dedica del tempo alla valutazione di strumenti e fornitori

Questa parte del processo di appalto inizia dopo aver identificato quali strumenti e/o agenzie si adattano meglio alle tue esigenze. Idealmente, dovresti prima identificare le tue esigenze e poi raccogliere un elenco di fornitori che sembrano soddisfare tali esigenze.

Di solito chiedo al mio team di fornire feedback sulle loro difficoltà che potrebbero rallentarli o eventuali frustrazioni con altri team che chiedono loro supporto.

Le attività che richiedono tempo, disponibilità di tempo o persino livello di conoscenza possono essere risolte con strumenti e/o agenzie.

Ho una buona padronanza di quali strumenti sono disponibili nel settore SEO, quindi posso portare quegli strumenti al team in base a tale elenco. Tuttavia, continuo a dedicare del tempo alla ricerca di eventuali nuovi fornitori che potrebbero essere spuntati fuori.

La chiave è valutare attentamente le funzionalità, la scalabilità, le capacità di integrazione, l'accuratezza dei dati e l'esperienza dell'utente di ogni strumento. Alcune cose da considerare durante la valutazione degli strumenti:

• Caratteristiche : assicurati che lo strumento offra funzionalità complete in linea con i tuoi obiettivi e requisiti SEO.
• Scalabilità : lo strumento dovrebbe essere in grado di gestire le dimensioni e la complessità di un sito Web di livello aziendale, compreso un numero elevato di pagine, domini o campagne, e garantire che il fornitore possa fornire un supporto adeguato.
• Integrazione : quali sono le capacità dello strumento SEO? Assicurati che ci sia compatibilità con il tuo stack tecnologico esistente per consentire una perfetta sincronizzazione dei dati e flussi di lavoro semplificati.
• Precisione dei dati : esaminare la metodologia e le fonti di dati utilizzate, dando la priorità agli strumenti con una comprovata esperienza nella fornitura di informazioni accurate e aggiornate.
• Usabilità : considera l'esperienza del team e la facilità d'uso dello strumento SEO, alla ricerca di un'interfaccia user-friendly, navigazione intuitiva e supporto disponibile per massimizzare la produttività e ridurre al minimo la curva di apprendimento per il tuo team.

In breve, quando si valutano strumenti e agenzie durante il processo di approvvigionamento, è fondamentale considerare questi fattori per garantire che siano in linea con i tuoi obiettivi e requisiti SEO e possano supportare efficacemente le esigenze del tuo team.

L'arte di negoziare i prezzi per adattarli al tuo budget

Negoziare i prezzi del contratto per uno strumento Enterprise SaaS è fondamentale per garantire la soluzione giusta per la tua organizzazione, garantendo al tempo stesso valore per il tuo budget.

Il trucco è capire il tuo budget prima di valutare gli strumenti e chiarire al fornitore che devono rientrare in quel budget. Alcune cose da considerare quando si tratta di prezzi:

• Conduci ricerche approfondite e confronta i modelli di prezzo e le caratteristiche di strumenti SaaS simili, considerando il tuo budget e le esatte esigenze dello strumento SaaS.
• Delinea chiaramente i tuoi requisiti specifici e dai la priorità alle caratteristiche critiche, sottolineando la loro importanza durante le discussioni negoziali.
• Evidenzia il potenziale per una partnership a lungo termine ed esprimi interesse per contratti estesi o prezzi basati sul volume per garantire condizioni di prezzo più favorevoli.
• Discuti le opzioni di personalizzazione per assicurarti che lo strumento SaaS soddisfi le tue esigenze senza costi inutili.
• Esplora strutture tariffarie alternative, offerte competitive e servizi in bundle mentre ti impegni in un dialogo aperto per trovare un accordo tariffario reciprocamente vantaggioso che sia in linea con il tuo budget e le tue esigenze.

In una società è stato detto che ho autorità su un budget annuale di $ 1 milione. In un'altra azienda mi è stato detto che abbiamo il budget per un solo strumento e devo ottenere l'approvazione del mio direttore.

Ogni azienda e ogni ruolo di SEO è completamente diverso. Ad esempio, utilizziamo uno strumento che arriva a $ 250.000 fino a $ 300.000 per un contratto di un anno.

I prezzi possono essere negoziati al ribasso, ma sii pronto a perdere funzionalità. Quando avrò capito chiaramente di cosa ha bisogno il team dallo strumento, lo elencherò con il fornitore e negozierò uno strumento con le funzionalità che so di cui abbiamo bisogno che rientrino in un budget sensato.

I termini del contratto sono utili anche durante la negoziazione. Alcuni fornitori prenderanno in considerazione la possibilità di abbassare i prezzi se c'è un impegno di 3-4 anni o più.

Sono stato in grado di negoziare contratti per tagliare $ 600.000 dal budget annuale e sono noto per negoziare un singolo strumento da un contratto di un anno da $ 240.000 a $ 80.000 per una versione molto snella con un contratto di tre anni.

Questa mia abilità è stata preziosa per i datori di lavoro, quindi consiglio ai SEO aziendali di apprendere l'abilità di negoziazione.

Ottenere il consenso dall'IT

La maggior parte degli strumenti SEO per le aziende sono software come servizio (SaaS). Quando si implementa uno strumento SaaS aziendale per la SEO, il reparto IT è fondamentale per garantire un'integrazione perfetta e prestazioni ottimali.

Il team IT può sfruttare efficacemente lo strumento SaaS per migliorare gli sforzi SEO, dando priorità alla sicurezza dei dati e alla compatibilità del sistema, considerando fattori chiave come i requisiti tecnici, la sicurezza e la privacy dei dati.

• Requisiti tecnici : garantire che lo strumento SaaS sia allineato con l'infrastruttura IT esistente, come sistemi operativi, database e server web. Verifica le capacità di compatibilità e integrazione per un'implementazione senza problemi.
• Sicurezza e privacy dei dati : verifica che lo strumento disponga di solide misure di sicurezza per proteggere i dati SEO sensibili. Inoltre, conferma che lo strumento SaaS per la SEO non raccoglie i dati degli utenti e si concentra esclusivamente sull'analisi dei contenuti rivolti al pubblico.
• Integrazione e migrazione dei dati : valutare come lo strumento SaaS si integrerà con i sistemi e i processi esistenti. Determina la facilità di migrazione dei dati, le potenziali trasformazioni o la mappatura richiesta e assicurati un flusso di dati regolare tra lo strumento SaaS e altri sistemi IT.
• Prestazioni e affidabilità : valuta il track record del provider SaaS in termini di tempo di attività, disponibilità del servizio e prestazioni complessive. Prendi in considerazione la ridondanza del server, il bilanciamento del carico e i meccanismi di ripristino di emergenza per garantire un funzionamento affidabile.
• Supporto IT e formazione : comprendere il livello di supporto tecnico fornito dal provider SaaS e la disponibilità di risorse di formazione per il personale IT. Assicurati che ci siano canali per l'assistenza, tempi di risposta rapidi e accesso alla documentazione o ai forum degli utenti per utilizzare efficacemente lo strumento SaaS per la SEO.

Considerando questi punti, il reparto IT può integrare e sfruttare con successo lo strumento SaaS aziendale per la SEO, dando priorità alla sicurezza dei dati, alla compatibilità del sistema e alle prestazioni affidabili.

Inoltre, possono garantire che lo strumento si concentri esclusivamente sull'analisi dei contenuti rivolti al pubblico e non implichi la raccolta di dati degli utenti.

Revisione legale e firma del contratto

A questo punto, dovresti avere l'NDA in archivio, l'MSA approvato e finalizzato, i prezzi e i termini del contratto consolidati (o 1-3 opzioni disponibili) e l'approvazione IT.

Sebbene il contratto stesso sia simile all'MSA, l'unica differenza tra i due è che l'MSA stabilisce il quadro giuridico generale per il rapporto commerciale, in particolare per le partnership a lungo termine o la fornitura continua di servizi.

Al contrario, il contratto per lo strumento SaaS regola specificamente i termini e le condizioni di utilizzo del software.

L'MSA copre termini generali come riservatezza, garanzie e limitazioni di responsabilità. Nel frattempo, il contratto SaaS si concentra sui termini specifici relativi all'utilizzo dello strumento SaaS, come prezzi, durata dell'abbonamento, protezione dei dati e disposizioni di supporto.

Quando si firma un contratto per uno strumento SaaS per SEO in un'azienda aziendale, ci sono diverse considerazioni importanti da ricordare.

Innanzitutto, esamina attentamente i termini e la durata del contratto, assicurandoti che siano in linea con gli obiettivi a lungo termine della tua organizzazione e consenti flessibilità per gli aggiustamenti, se necessario.

Ho scoperto che alcune aziende consentiranno solo contratti di un anno, quindi è bene collaborare con il fornitore per avere alcune opzioni pronte per evitare ulteriori trattative.

I SEO dovrebbero prestare attenzione agli SLA del contratto, comprendendo le garanzie di prestazione, gli impegni di uptime e i tempi di risposta del supporto.

È anche utile considerare la scalabilità dello strumento SaaS, valutando se può soddisfare esigenze crescenti e se sono disponibili opzioni di personalizzazione, soprattutto se hai negoziato una versione semplificata con un budget inferiore.

Vuoi essere sicuro che ci sia spazio per i componenti aggiuntivi con una semplice modifica senza rinegoziare un nuovo contratto. Valutare il livello di supporto del fornitore, le risorse di formazione disponibili e il processo per la risoluzione del contratto e il recupero dei dati.

Collabora con il tuo team legale per garantire la conformità ai requisiti legali e agli standard del settore e aiutali ad affrontare clausole specifiche attraverso la negoziazione, se necessario.

Di solito esamino il contratto prima di inviarlo al team legale della mia azienda. È probabile che il team legale sia molto impegnato e non avrà il tempo di arrivare al contratto.

Avere una comprensione completa di quei punti critici e riassumere che li ho controllati al team legale aiuta il processo ad andare più veloce.

L'approvvigionamento non è terminato con la firma del contratto

Dopo aver firmato un contratto, ci sono diverse considerazioni importanti che un professionista SEO deve tenere a mente.

Mentre il contratto è in fase di revisione e le trattative si stanno concludendo, avvierò conversazioni con il fornitore sull'implementazione e l'onboarding dello strumento.

Lo sviluppo di un piano chiaro per integrare senza problemi lo strumento SaaS nei sistemi e nei flussi di lavoro esistenti aiuta il mio team a sentirsi supportato e il team di leadership che ha supportato la decisione si sente a proprio agio che le cose stiano andando bene.

Questo è il momento di coordinarsi con le parti interessate e stabilire tempistiche per garantire una transizione senza intoppi.

Successivamente, dedica del tempo alla formazione e familiarizza te stesso e il tuo team con le caratteristiche e le funzionalità dello strumento.

Quando mi imbatto in situazioni in cui sono disponibili dati sull'efficienza del team prima di integrare lo strumento, monitorerò le metriche pertinenti, analizzerò i dati e prenderò decisioni informate sulla base di report e dashboard forniti dallo strumento o utilizzando il sistema di ticketing (come GitHub, Jira o AirTable).

Quando ero il direttore marketing di Smartsheet, una delle nostre maggiori difficoltà non era convincere i nuovi utenti a registrarsi, ma mantenerli coinvolti e utilizzare lo strumento.

Porto questa conoscenza agli strumenti che ho integrato per i miei team SEO fino ad oggi. Tengo aperta la comunicazione con il provider SaaS fornendo feedback, risolvendo problemi ed esplorando opportunità di personalizzazione o miglioramenti.

La maggior parte degli strumenti SEO disponibili include account manager e servizi di supporto che sostituiscono virtualmente la necessità di qualsiasi consulente o agenzia.

Incoraggio i miei team a utilizzare questi servizi chiedendo loro di svolgere attività semplici o consentendo loro di offrire consigli per opportunità di crescita.

La gestione del fornitore richiede inoltre la revisione regolare dei termini e delle condizioni del contratto, garantendo la conformità e rimanendo al corrente di eventuali aggiornamenti o modifiche comunicati dal fornitore.

Infine, valuto regolarmente il ritorno sull'investimento (ROI) dello strumento SaaS valutando il suo impatto sulle prestazioni SEO e sugli obiettivi aziendali generali.

Pianifico il tempo sul mio calendario ogni 6-12 mesi per apportare modifiche o rivalutare l'idoneità dello strumento, se necessario, per guidare il successo continuo.

Considerando queste considerazioni post-contratto, SEOsl può gestire efficacemente l'implementazione, l'utilizzo e l'ottimizzazione dello strumento SaaS per ottenere risultati SEO di grande impatto.

Padroneggiare il processo di approvvigionamento SEO aziendale

Sebbene il processo di approvvigionamento sia impegnativo e dispendioso in termini di tempo, è un passaggio cruciale per ottenere i servizi e gli strumenti giusti che supportano gli sforzi SEO.

Non importa quante volte ho attraversato il processo, sono sempre sorpreso di come possa essere così diverso con ogni azienda.

Quando mi sento il mago degli appalti, sono sorpreso dall'ennesima sfida da affrontare. Tuttavia, è una necessità da padroneggiare e sono contento di avere l'esperienza nel mio set di competenze.

Gestendo efficacemente gli aspetti dell'approvvigionamento, i SEO possono migliorare le loro strategie, mantenere la riservatezza, semplificare gli accordi contrattuali, massimizzare il ROI e ottenere risultati SEO di grande impatto.