Inventario delle attrezzature: una guida rapida

Tutte le aziende hanno risorse e se vuoi rimanere in attività, devi sapere quali sono tali risorse. Per iniziare, devi fare un inventario delle attrezzature e creare un elenco di inventario delle attrezzature. Non è così facile come potrebbe sembrare.

Ci sono molti articoli da tenere traccia nel tuo inventario delle attrezzature. Naturalmente, devi iniziare facendo un elenco di inventario delle attrezzature. Tuttavia, inizieremo definendo cos'è un inventario delle attrezzature e ti mostreremo come creare un elenco di inventario delle attrezzature, incluso un modello di inventario delle attrezzature gratuito.

Che cos'è un inventario delle attrezzature?

L'inventario delle attrezzature è tutto ciò che un'azienda ha in suo possesso. Questo può variare tra le aziende e anche tra i reparti. Ad esempio, un team IT avrà un inventario delle apparecchiature che include risorse come computer desktop, laptop, stampanti, scanner, sistemi POS, accessori per computer, applicazioni software, ecc.

I produttori avranno un elenco di attrezzature che includerà beni e materiali, nonché macchinari. Le società di costruzioni avranno probabilmente macchinari pesanti a meno che non vengano noleggiati, oltre a strumenti e altri articoli commerciali. Indipendentemente da cosa consistono i beni, dovrebbero essere elencati in dettaglio e dettagliati.

Avere un inventario delle attrezzature è la chiave per avere un maggiore controllo sulle nostre risorse aziendali. A sua volta, avere un inventario completo delle attrezzature diventa una risorsa per l'azienda. Fornisce un buffer tra i requisiti del dipartimento e l'evasione degli ordini. L'uso del software di gestione dei progetti ti aiuta a tenere traccia dell'inventario delle tue attrezzature.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti offre un hub centrale per l'inventario delle tue attrezzature e la possibilità di monitorarlo in tempo reale. Raccogli l'inventario delle tue attrezzature nella nostra visualizzazione elenco e genera rapporti sull'inventario delle tue attrezzature per sapere quando è necessario rifornire. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Che cos'è un elenco di inventario delle attrezzature?

Un elenco di inventario delle attrezzature è una panoramica completa delle risorse di un'organizzazione. È essenziale per la verifica e le polizze assicurative ed è utile quando si decide se è necessario rifornire o acquistare nuove apparecchiature.

Avere un elenco di inventario delle attrezzature è la chiave per una corretta gestione. Può essere realizzato in qualsiasi numero di fogli di calcolo, da Excel a Google Sheets o Numbers, ma esistono soluzioni software che offrono più funzionalità di quelle offerte da un foglio di calcolo statico.

Se non disponi di uno strumento per creare un elenco di inventario delle attrezzature, considera di crearne uno subito. Non è una procedura difficile, ma dovrebbe essere approfondita.

Come creare un elenco di inventario delle attrezzature

Per disporre di un elenco completo e utile dell'inventario delle attrezzature, è necessario impostare un sistema per inventariare in modo coerente le proprie risorse. Questo è un sacco di lavoro in anticipo, ma vale la pena avere l'elenco di inventario delle attrezzature aggiornato e accurato.

Ti consigliamo di iniziare sapendo esattamente cosa possiedi, inclusi marca e modello, ecc., come e dove vengono utilizzate le risorse e come utilizzare al meglio l'inventario delle attrezzature. Ciò include ciò di cui hai bisogno e cosa puoi fare per ottenere più vita dal tuo inventario di attrezzature.

Ancora una volta, questo elenco di inventario delle attrezzature dovrebbe contenere tutte le tue risorse. Usa i membri del tuo team come risorse per assicurarti di coprire tutto. L'elenco, come vedi, deve essere dettagliato. Ma non pensare a questo come a una cosa sola; dovrai rivedere e rivedere quando l'attrezzatura è danneggiata, riparata e sostituita.

1. Raccogli informazioni generali sulla tua attrezzatura

Per iniziare, inizia a raccogliere informazioni generali sulla tua attrezzatura. Questo processo è guidato dal responsabile dell'ufficio o dell'attrezzatura e altro personale aiuterà ad aggiornarlo. Questo processo dovrebbe essere strutturato in modo da garantire l'aggiunta di nuove apparecchiature e la registrazione di eventuali modifiche alle apparecchiature.

È una buona idea iniziare l'elenco dell'inventario delle attrezzature suddividendolo in categorie. Ogni categoria ha sottoschede per raccogliere i dettagli sull'attrezzatura. I seguenti dettagli fanno parte di qualsiasi elenco completo di inventario delle attrezzature.

• Numero di serie dell'articolo: questo è il numero univoco dell'attrezzatura, il numero di tracciamento o il PIN a seconda del tipo di attrezzatura elencata. Questi numeri sono importanti per tenere traccia di eventuali aggiornamenti o richiami o per identificare l'apparecchiatura se recuperata dopo il furto.
• Descrizione dell'articolo: Qui è dove annoti la marca o il modello dell'attrezzatura. Dovresti anche descriverne il colore, eventuali segni e altri dettagli. Tutto questo aiuta se l'attrezzatura viene rubata e devi compilare una richiesta di risarcimento.
• Condizione: annota lo stato dell'attrezzatura, ad esempio se è nuova, in buone condizioni, necessita di riparazioni e così via. Queste informazioni cruciali ti aiutano a sapere quando riordinare un articolo specifico o riparare un pezzo di equipaggiamento.

2. Indica la posizione della tua attrezzatura

Un altro aspetto dell'elenco dell'inventario delle attrezzature è dove si trovano tali risorse. Le aziende più piccole potrebbero non trovarlo utile quanto le società globali, ma indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, la posizione è importante. Devi trovare la risorsa se vuoi usarla, ripararla, disattivarla, ecc. Ciò significa in quale cassetto si trova o in quale ufficio satellite.

• Filiale: per le aziende che hanno filiali, dovrai specificare in quale filiale si trova la risorsa. Ciò è particolarmente utile, ancora una volta, se il pezzo viene rubato poiché si concentra su un raggio target in cui è più probabile che il pezzo venga trovato.
• Dipartimento: come notato, anche se la tua attività è sotto lo stesso tetto, ti consigliamo comunque di dettagliare l'ubicazione della risorsa in modo che sia più facile monitorarne le condizioni.

3. Elenca i dettagli sull'acquisizione dell'attrezzatura

Le informazioni sulla gestione degli acquisti relative a ciascuna attrezzatura sono importanti anche quando si compila un elenco di inventario delle attrezzature. Questi dettagli ti aiuteranno a tenere traccia del prestito se questi acquisti sono a credito, ma anche la longevità dell'articolo e quando dovrai ripararlo o sostituirlo. Di seguito sono riportati alcuni degli elementi che è possibile identificare e aggiungere all'elenco di acquisizione delle apparecchiature.

• Venditore: qui è dove hai acquistato l'articolo, che si tratti di un venditore, un'azienda, un negozio, ecc. Questo è importante per sapere dove andare se quel pezzo di equipaggiamento deve essere sostituito.
• Data di acquisto: sapere quando hai acquistato l'asset è utile per prevedere per quanto tempo puoi aspettarti che sia utile. Questo è il ciclo di vita dell'attrezzatura. Naturalmente, questo è necessario anche se si presenta una denuncia alla polizia o una richiesta di risarcimento.
• Valore iniziale: il costo dell'attrezzatura determina il modo in cui te ne prendi cura. Tutta l'attrezzatura è preziosa e non dovrebbe essere trascurata, ma se il pezzo è costoso potrebbe richiedere una maggiore sicurezza.
• Acconto: qual è l'importo da versare quando si acquista l'attrezzatura a credito? Questo è importante in quanto pagherai l'attrezzatura per un periodo di tempo e il valore dell'articolo parla di come e quando lo riparerai o lo sostituirai.
• Anni di servizio rimanenti: indica quanto tempo l'attrezzatura è preziosa per la tua attività e quanto i membri del tuo team possono usarla in sicurezza.
• Durata del prestito in anni: se non hai noleggiato l'attrezzatura ma hai preso un prestito per acquistarla, questo indica il numero di anni che hai fissato con la tua banca per rimborsare il prestito per l'attrezzatura.
• Tasso di prestito: è qui che annoti il ​​tasso di interesse applicato al tuo prestito bancario.
• Valore previsto alla fine del periodo di prestito: una volta estinto il prestito, se l'attrezzatura è ancora utilizzabile, vorrai capire per quanto tempo sarà ancora praticabile. La maggior parte delle attrezzature perde valore nel tempo, quindi ti consigliamo di calcolare il valore atteso (EV) per ogni pezzo di attrezzatura quando viene ripagato.

4. Misurare i costi mensili

Qui è dove calcoli la quantità di denaro che devi pagare ogni mese per l'attrezzatura. Questa conoscenza è importante per prendere decisioni, ad esempio se vale la pena riparare un pezzo di equipaggiamento che è già allo stremo. È possibile condurre una rapida analisi costi-benefici per valutare meglio la situazione.

• Costi operativi mensili: determinare i costi operativi significa conoscere il costo di proprietà o di noleggio dell'attrezzatura più il costo di manutenzione più il costo di gestione, come carburante, elettricità, ecc.
• Pagamento mensile: questo è quanto devi pagare ogni mese per un pezzo di attrezzatura, che si tratti di un leasing o di un prestito.

5. Raccogliere informazioni sulla depecriazione

Un'altra cosa da monitorare è l'ammortamento. In altre parole, la riduzione nel tempo del valore dell'attrezzatura dovuta all'usura dovuta all'uso. Quanto segue ti consente di tracciare questo grafico.

• Valore attuale: in poche parole, questo è quanto vale l'attrezzatura in questo momento. In altre parole, è il prezzo originale dell'articolo a cui viene sottratto il valore ammortizzato dall'età, dall'usura.
• Ammortamento a quote costanti annuali: questo è un metodo per calcolare la quantità di attrezzature che si deprezzeranno nel corso del loro ciclo di vita. L'idea alla base di questo è che un pezzo di attrezzatura si deprezza uniformemente per un periodo di tempo fino a quando non ha più valore e verrà recuperato.
• Ammortamento lineare mensile: Uguale all'ammortamento lineare annuale, ma per un periodo più breve di appena un mese.

Modello di inventario delle attrezzature gratuito

Sono molti i dati da raccogliere per ogni pezzo di equipaggiamento. Quindi lo moltiplichi per le risorse di un'azienda per avere un'idea di quanto sia dispendioso in termini di tempo questo processo. L'utilizzo di un modello di elenco di inventario delle attrezzature è un modo per semplificare lo sforzo. Il documento ha delineato i vari aspetti di un elenco di apparecchiature e tutto ciò che devi fare è riempire gli spazi vuoti. Scarica il nostro modello gratuito di inventario delle attrezzature per iniziare.

Vantaggi degli elenchi di inventario delle attrezzature

Dopo aver letto fin qui, potresti alzare le mani e dire che questo processo richiede troppo tempo, non ne vale la pena. Mentre è un sacco di lavoro, i benefici superano di gran lunga lo sforzo. Per prima cosa, prenderai decisioni aziendali migliori una volta che avrai raccolto questa conoscenza critica delle tue risorse. Aiuta a informare la gestione delle risorse.

L'attrezzatura è costosa. Avere un elenco di inventario delle attrezzature è un modo per comprendere tali costi. Questo ti informa sulle routine di acquisto e manutenzione. L'elenco dell'inventario delle attrezzature è particolarmente utile per la manutenzione preventiva. Puoi ottenere di più dalle tue risorse e monitorare meglio la manutenzione.

Non si tratta solo di gestione delle risorse, ma anche di creazione di budget sostenuti da elenchi di inventario delle attrezzature. Puoi pianificare in modo più accurato il budget per gli acquisti imminenti e la manutenzione, il che significa mantenere i macchinari online ed evitare interruzioni della produzione. Ciò aumenta l'efficienza e allo stesso tempo ritiene responsabili i membri del tuo team sapendo chi ha quale attrezzatura.

Project Manager e inventari delle attrezzature

Abbiamo spinto il nostro modello di elenco di inventario delle attrezzature gratuito come punto di ingresso per avere un maggiore controllo sulle tue risorse, ma i modelli sono documenti statici e l'inventario delle attrezzature è tutt'altro che statico. ProjectManager è un software online che ti aiuta a tenere traccia delle risorse in tempo reale. Ora hai gli strumenti di cui hai bisogno per sapere quando è il momento della manutenzione o per sostituire le vecchie attrezzature senza causare ritardi nella tua produzione.

Gestisci le risorse sui diagrammi di Gantt interattivi

Ci sono un sacco di dati relativi all'inventario delle attrezzature. Con i nostri diagrammi di Gantt, puoi tenere traccia dei costi e delle risorse relative alla tua produzione su un progetto o su più progetti con la funzione roadmap. Basta passare dalla visualizzazione elenco in cui hai creato l'elenco di inventario delle attrezzature al diagramma di Gantt. Ora puoi tenere traccia dei dati finanziari, delle scadenze e altro ancora. Una volta completato il piano, imposta una linea di base per acquisire quei dati. Ora puoi monitorare lo sforzo pianificato rispetto a quello effettivo in tempo reale e conoscere sempre lo stato attuale delle tue risorse.

Tieni traccia delle risorse con la dashboard in tempo reale

Una volta impostata una linea di base, puoi tenere traccia delle tue risorse attraverso tutte le funzionalità del nostro software. Ogni volta che desideri una visualizzazione di alto livello del tuo inventario, utilizza la dashboard in tempo reale per tenere traccia di sei metriche, incluso il costo. Non è richiesta alcuna configurazione come con altri strumenti leggeri che ti fanno configurare la dashboard. La nostra dashboard nasce pronta quando lo sei tu.

Quando hai bisogno di più dati, utilizza le nostre funzionalità di reportistica con un clic. Puoi creare report sul carico di lavoro, sui costi, sullo stato e sullo stato del portfolio del tuo team e altro ancora. Ogni report può essere personalizzato per mostrare solo le informazioni che ti interessano e quindi facilmente condiviso con le parti interessate. Ora hai il controllo sul tuo inventario, non ha il controllo su di te.

ProjectManager è un software pluripremiato che ti aiuta a gestire e monitorare l'inventario delle tue apparecchiature in tempo reale. La nostra piattaforma collaborativa rende facile per ogni reparto aggiornare i propri elenchi di inventario delle attrezzature in tempo reale, condividere file e commentare. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.