Come scrivere un'e-mail di follow-up dell'evento che porti risultati

Congratulazioni! Il tuo evento è stato un grande successo, con più persone che hanno acquistato i biglietti del previsto. Il tavolo della lotteria era in fermento e tutti se ne sono andati con grandi sorrisi.

Vale la pena dargli una bella pacca sulla spalla, ma non hai ancora finito! Alcuni organizzatori di eventi sostengono che l'e-mail di ringraziamento inviata dopo il grande evento è ancora più importante dell'evento stesso.

Quando lavoravo in organizzazioni non profit, sapevo di dover aggiungere un'e-mail di follow-up dell'evento al piano di marketing post-evento. E questo vale per qualsiasi tipo di evento, dalla riunione di classe alla degustazione di vini privata. Tutti i tipi di settori traggono vantaggio dall'organizzazione di eventi per clienti attuali e potenziali, e le e-mail inviate dopo il grande giorno possono mantenere vivo lo slancio.

Come parte del follow-up, dovrai raccogliere le email di tutti coloro che hanno partecipato all'evento. Se hai venduto i biglietti online, potresti averlo integrato automaticamente nel tuo processo. Ma se non l'hai fatto, o se alcune persone hanno acquistato più di un biglietto e hanno portato amici, o si trattava di un evento che non richiedeva biglietti, ti consigliamo di creare un processo per raccogliere le email durante l'evento stesso.

Puoi raccogliere gli indirizzi email in qualsiasi modo naturale per l'evento, ma ho sempre preferito occuparmi di questo importante compito al momento del check-in. Quando saluti i partecipanti a un tavolo informativo, non ci vorrà molto tempo per scrivere un indirizzo email e dire loro di cercare un messaggio di follow-up pieno di cose che vogliono sapere. Se si tratta di un evento virtuale o ibrido, va bene lo stesso. Puoi richiedere un'e-mail per ottenere un collegamento o una risposta all'evento.

Una volta ricevuti gli indirizzi e-mail, aggiungi i contatti al tuo account di email marketing. Prova a creare un foglio di calcolo e ad aggiungerli automaticamente da lì. Padroneggiare questo è una delle cose che vorrai fare per prima quando imparerai a fare email marketing. Prendi in considerazione la segmentazione di questo batch di email in un proprio gruppo in modo da poter inviare email personalizzate ai partecipanti all'evento in un secondo momento.

È fondamentale raccogliere indirizzi e-mail durante gli eventi per creare un'e-mail con risultati misurabili che possano prolungare il successo del tuo evento per mesi o anche di più.

L'importanza delle email di follow-up

L’importanza di un’e-mail di follow-up di un evento è difficile da sopravvalutare. È perché:

• Questi messaggi avviano una relazione con nuove persone che stanno appena iniziando a conoscere la tua organizzazione, settore o attività.
• Puoi istruirli sul buon lavoro svolto ogni giorno dalla tua squadra.
• Puoi ringraziare i partecipanti per aver trascorso parte della loro giornata con te.
• Puoi condividere la quantità di denaro raccolta, quante persone hanno partecipato e altri indicatori misurabili del tuo successo.
• È un'opportunità per convincerli a salvare la data per altri prossimi eventi che potrebbero essere simili.
• Puoi includere altri modi in cui possono essere coinvolti, comprese le esigenze dei volontari o dei comitati.

Se eseguita correttamente, un'e-mail di ringraziamento è un modo naturale e comodo per avvicinare le persone che hanno partecipato a un evento al lavoro che svolgi. Costruirai rapporti con persone che conosci sinceramente desiderose di saperne di più e che saranno felici di ricevere il messaggio.

Durante qualsiasi campagna e-mail sull'evento, questo messaggio di follow-up funziona per migliorare il ritorno sull'investimento dell'evento e educare i lettori sui valori, i programmi, i gruppi, i prodotti o gli obiettivi supportati dall'evento. E se non lo invii, potresti non avere un'altra possibilità di rafforzare questa nuova connessione.

Elementi chiave di un'e-mail di follow-up efficace sull'evento

Quando crei un'e-mail di follow-up per un evento, assicurati che il destinatario comprenda il motivo per cui lo stai inviando e sia felice di trovarlo nella sua casella di posta. Per raggiungere questo obiettivo, includere questi elementi essenziali.

Personalizza il saluto

Quando scrivi questa email, ricorda che è stata inviata a centinaia o addirittura migliaia di persone. Tuttavia, il destinatario vede solo il messaggio che gli è stato inviato. L'aggiunta di un saluto personalizzato sottolinea la sensazione che questa email venga inviata solo per loro.

La personalizzazione è una delle cose più essenziali in ogni guida che ti insegna come creare email di marketing per eventi efficaci. Questo perché questa strategia offre una rara opportunità di connettersi direttamente con la persona che riceve l'e-mail.

Quando utilizzi una piattaforma di email marketing come Constant Contact, questo tocco personale può essere automatizzato aggiungendo un messaggio dinamico che inserisce il nome del contatto direttamente nell'e-mail inviata. Puoi anche provare questa tecnica nella riga dell'oggetto dell'email per aumentare potenzialmente il tuo tasso di apertura.

esprimere gratitudine

Prima di ogni altra cosa, devi ringraziare i partecipanti all'evento che ricevono l'e-mail per essere venuti al tuo evento. Dopotutto, l'evento non sarebbe stato un successo se non fosse stato per tutte le persone che lo hanno reso tale!

Questo dovrebbe essere un processo separato dall'invio di una lettera di "ringraziamento per la tua donazione", che di solito viene inviata tramite posta ordinaria e include informazioni sulla detrazione fiscale, se applicabile. Questa email post-evento dovrebbe offrire un'espressione generale di gratitudine per il supporto del destinatario.

Riepilogare l'evento

Successivamente, fai sapere al lettore come è andato l'evento nel complesso. Condividi quante persone hanno partecipato, quanto è stato raccolto se quello era un obiettivo, una spiegazione generale del divertimento avuto e qualsiasi altra informazione generale che faccia loro sapere che fanno parte di uno sforzo più grande.

Se hai una galleria di foto su una pagina di social media, potresti voler includere un collegamento e una richiesta di seguirti sulle tue piattaforme social. Incoraggia i partecipanti a taggarsi nelle foto, permettendo ai loro amici di vedere quanto si sono divertiti sostenendo la tua causa.

Fornire contenuti di valore

Pensa a ciò che vuole sapere il destinatario dell'e-mail di follow-up dell'evento. Se l'evento ha sostenuto un particolare progetto o campagna, condividi le informazioni sui vantaggi che apporta alla comunità. Se hai offerto una degustazione privata o un corso di mixology, condividi le ricette. Se si trattava di un evento di networking, fornisci un luogo in cui condividere le informazioni di contatto. Includi risorse utili o anche un post interessante sul blog che il lettore apprezzerà.

Considera sempre se stai inviando contenuti pertinenti. Lascia che il lettore esca dal tuo messaggio con qualcosa di prezioso che gli faccia capire che tieni a lui e che desideri creare una relazione più forte. La chiave per ottenere ottimi contenuti di posta elettronica non è sempre chiedere supporto, ma fornire supporto.

Suggerimenti per scrivere un'e-mail di follow-up coinvolgente

Ho visto esperti di marketing di eventi e membri del team di vendita della mia organizzazione che non erano scrittori lottare per ore per creare una singola email. Non devi sprecare tutto questo tempo! Segui questi suggerimenti e lasciati ispirare da questi esempi di email di follow-up per non pensare troppo o affrettare questo processo critico.

Mantienilo conciso e chiaro

Innanzitutto, non è necessario che questa email di follow-up dell'evento sia troppo lunga. In effetti, è meglio mantenerlo semplice piuttosto che provare ad aggiungere tutto in una volta. Ricorda, ora che hai ottenuto il loro indirizzo email e hai avviato questa relazione, puoi inviare loro newsletter elettroniche, nuovi post sul blog e inviti al prossimo evento. Attieniti al punto. Sarà più facile scrivere e apprezzato ancora di più.

Iniettare la personalizzazione

Proprio come dovresti aggiungere un saluto personalizzato, puoi anche inserire altre personalizzazioni nell'e-mail. Un modo per farlo è segmentare ulteriormente l'elenco originale di indirizzi e-mail.

Ad esempio, ti consigliamo di inviare ai tuoi volontari l'e-mail di follow-up dell'evento e ringraziarli in modo speciale per il loro duro lavoro: ciò non si applica a qualcuno che partecipa e basta. Se mantieni l'elenco dei volontari per l'evento in un segmento email separato sulla tua piattaforma di email marketing, sarà facile modificare l'email con una nota personalizzata riservata solo a loro.

Utilizza argomenti convincenti per le email di follow-up degli eventi

Senza virare nel territorio del clickbait con più punti esclamativi e tutto maiuscolo, ti consigliamo di includere un oggetto e-mail entusiasmante che attiri l'attenzione del lettore. Ricorda, quelle poche parole a volte sono l'unica cosa che il destinatario vedrà quando l'e-mail arriva nella sua casella di posta.

Scegli attentamente la riga dell'oggetto. Un buon oggetto delle email ispira curiosità, guida l'azione e crea un senso di esclusività. Falli sentire così importanti che devi condividere questa notizia con loro.

Incorpora elementi visivi

I modelli di email semplificano l'integrazione di elementi visivi nelle email post-evento. Puoi aggiungere foto dei partecipanti o delle attività dell'evento oppure rilasciare un widget o un collegamento a un breve video del grande giorno. E non dimenticare di includere il logo della tua organizzazione!

Esempi di messaggi e-mail di follow-up dell'evento

Prima di scrivere l'e-mail di follow-up dell'evento, decidi cosa vorresti che i tuoi lettori ricevessero. Potresti semplicemente ringraziarli o far loro sapere che ti interessano i loro suggerimenti su come migliorare l'anno prossimo. Questo brainstorming renderà più semplice decidere quale esempio vorresti seguire.

E-mail di ringraziamento con i punti salienti dell'evento

Alcune e-mail post-evento esprimono solo gratitudine e condividono i momenti salienti del grande giorno: questo è sufficiente! Se si trattasse di un evento virtuale, questo è un ottimo modo per offrire ai partecipanti una visione più ampia della portata delle attività.

Offerta di contenuti esclusivi

Regala loro un lagniappe (lan-ˈyap), una parola cajun che si riferisce a quella piccola sorpresa extra data come ringraziamento alla fine di una transazione. I partecipanti all'evento potrebbero pensare che il divertimento sia finito, ma puoi estenderlo offrendo contenuti esclusivi nell'e-mail di follow-up dell'evento. Ad esempio, puoi dare loro il primo tentativo di prenotare tavoli o acquistare biglietti per eventi futuri.

Sondaggio e richiesta di feedback

Se prevedi di organizzare lo stesso evento l'anno prossimo, un ottimo modo per migliorare il ritorno sull'investimento è intervistare partecipanti, volontari e parti interessate su quali miglioramenti dell'evento vorrebbero vedere. Potresti rimanere sorpreso da alcuni dei suggerimenti che offrono, inoltre potresti acquisire nuovi volontari.

Offerta personalizzata in base agli interessi dei partecipanti

Quando raccogli indirizzi email, potresti voler creare un breve sondaggio che chieda ai partecipanti all'evento quali siano i loro interessi. Puoi quindi segmentare i tuoi elenchi e-mail in questi diversi interessi e inviare e-mail personalizzate con offerte o risorse aggiuntive che gli interesseranno.

Ad esempio, potrebbero essere interessati a partecipare a un evento di networking e tu puoi offrire loro un biglietto gratuito per un drink solo per aver partecipato a un evento precedente.

Best practice per e-mail di follow-up degli eventi di successo

Esistono molte best practice per l'email marketing, ad esempio garantire che le persone che ricevono le tue email sappiano a cosa si sono iscritte. Hai risolto il problema con le tue discussioni al tavolo del check-in. Ecco alcuni altri suggerimenti utilizzati dagli esperti di marketing per ottenere risultati dalle e-mail di follow-up degli eventi.

Usa la tempestività

Non aspettare troppo a lungo! Pianifica la tua e-mail per non più di tre giorni dopo l'evento. Assicurati che sia ancora fresco nelle loro menti.

Segmenta il tuo pubblico target

Il lavoro che svolgi separando i diversi segmenti dei partecipanti al tuo evento nelle tue liste e-mail ti ripagherà con la tua capacità di inviare il messaggio giusto alle persone giuste. Prenditi il ​​tempo per farlo, anche nel periodo successivo a un grande evento.

Automatizza il tuo processo di follow-up

Un modo per risparmiare tempo è automatizzare l’intero processo. I fogli di calcolo segmentati possono essere immediatamente caricati nel software di email marketing. I saluti personalizzati possono essere aggiunti automaticamente. Puoi anche pianificare una serie di e-mail con giorni di anticipo.

Misura e monitora i risultati

Che si tratti di un evento di raccolta fondi di persona o virtuale, vorrai conoscere il tuo ritorno sull'investimento. Questo è vero per la tua campagna e-mail post-evento. Tieni traccia dei parametri, come la velocità con cui le persone fanno clic sui collegamenti nel messaggio. Questo ti aiuterà a vedere come puoi migliorare la prossima volta.

Offri un coinvolgimento continuo

Infine, non fermarti a una sola e-mail. Pianifica una comunicazione regolare via e-mail con questi partecipanti all'evento per tenerli aggiornati sulle ultime novità dell'organizzazione e sulle date dei nuovi eventi. Ricorda, le relazioni, del tipo che si traducono in nuove donazioni, supporto e volontari, possono richiedere tempo e sforzi per svilupparsi.

Ottieni risultati tramite email di follow-up efficaci

Ora che hai le nozioni di base per creare un'e-mail di follow-up coinvolgente ed efficace per il tuo prossimo evento. Sarai pronto per raccogliere indirizzi email, segmentarli in elenchi mirati e includere informazioni pertinenti che tutti apprezzeranno.

Come passaggio successivo, sfoglia i modelli di email nel tuo software di email marketing per trovare il design che ti piace. Se puoi progettare l'e-mail in anticipo e sai dove aggiungere foto o video dell'evento, puoi iniziare a scrivere una bozza del messaggio. Ciò ti consentirà di essere in vantaggio una volta terminato l'evento ed è ora di premere Invio.