Gestione degli eventi: una guida rapida

Avere un evento è come eseguire un progetto. Ha un piano che viene eseguito da un team con una scadenza con il risultato finale che è l'evento. Proprio come un progetto, la gestione degli eventi è il modo in cui ti assicuri che tutto si unisca perfettamente per i tuoi stakeholder.

La gestione degli eventi può essere qualsiasi cosa, da una festa di compleanno per tuo figlio a una convention di lavoro e tutto il resto. Puoi farlo di persona, virtualmente o un ibrido di entrambi. Comunque tu abbia scelto di organizzare il tuo evento, la gestione dell'evento ti aiuterà a farlo avere successo.

Che cos'è la gestione degli eventi?

La gestione degli eventi è il processo di creazione di un evento. Coinvolge ogni aspetto dell'evento, dall'idea alla pianificazione, esecuzione e manutenzione dell'evento. Può anche continuare dopo che l'evento è stato completato se sono coinvolte strategie post-evento.

La gestione degli eventi inizia con un gestore di eventi, un argomento che esploreremo tra poco. Avviano il piano, decidendo sugli elementi essenziali come quando e dove si svolgerà l'evento. Svilupperanno anche un tema, se appropriato, e supervisioneranno l'evento per assicurarsi che si svolga come pianificato.

Il piano dell'evento può coinvolgere una varietà di discipline come la progettazione dell'approvvigionamento, i controlli delle normative e la gestione in loco, oltre a maggiori dettagli. Tutto sarà delineato nel piano. Dovrebbe essere completo e coordinare le attività affinché tutto avvenga correttamente.

Potresti utilizzare un foglio di calcolo per organizzare la gestione degli eventi, ma il software di gestione dei progetti rende il lavoro molto più semplice. ProjectManager è un software online che può essere facilmente condiviso. È un'ottima piattaforma collaborativa per connettere tutte le persone coinvolte, dall'organizzatore di eventi ai fornitori. Il nostro diagramma di Gantt online ti aiuta a organizzare le attività, a collegare quelle dipendenti per evitare ritardi e persino a stabilire una linea di base. Ciò significa che puoi monitorare lo sforzo pianificato rispetto a quello effettivo in tempo reale. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Gestione degli eventi vs. pianificazione degli eventi

Prima di approfondire, è importante capire che, sebbene simili, la gestione degli eventi e la pianificazione degli eventi non sono la stessa cosa. La differenza generale è che gli organizzatori di eventi sono quelli con la visione dell'evento. Lavorano anche ai progetti preliminari.

I gestori degli eventi, d'altra parte, sono quelli che sovrintendono all'esecuzione. Aggiungono dettagli al piano e si assicurano che venga eseguito correttamente.

Come puoi vedere, c'è una sovrapposizione. Il manager dell'evento e un organizzatore di eventi spesso lavoreranno mano nella mano o talvolta una persona ricoprirà entrambi i ruoli a seconda delle dimensioni e del tipo di evento pianificato.

Ad esempio, il responsabile dell'evento è colui che di solito effettua le prenotazioni, si coordina con i fornitori, assume e gestisce il personale ed è in loco durante l'evento. L'organizzatore dell'evento sceglie il tema e il concetto, seleziona il luogo, pianifica il menu e organizza qualsiasi intrattenimento o relatore.

Tipi di eventi

Come accennato, la gestione degli eventi può essere applicata a qualsiasi evento. Devi pianificare la festa di compleanno di un bambino o affrontare un potenziale tracollo. La posta in gioco è altrettanto alta per gli eventi professionali.

Le persone che partecipano agli eventi non pensano alla pianificazione e agli sforzi necessari per creare una grande esperienza. Tuttavia, esprimono le loro obiezioni quando qualcosa va storto. Tu non lo vuoi.

Prendiamoci un momento per definire i vari eventi professionali perché questi possono avere un impatto finanziario sulla tua attività, sia che tu stia producendo l'evento o conducendolo. Un'esperienza positiva crea marchi, aiuta con il networking e può aumentare le vendite. Uno cattivo può comportare la perdita di clienti e una reputazione del marchio offuscata.

1. Eventi aziendali

Un evento aziendale viene organizzato da un'azienda o un'organizzazione e viene organizzato per i dipendenti o per i clienti. Possono esserci anche eventi commerciali che coinvolgono molte aziende, dipendenti e clienti. Gli eventi aziendali spaziano da formali a informali e possono essere progettati per team building, conferenze, reclutamento, lanci di prodotti, ecc.

2. Eventi privati

Un evento privato potrebbe significare una festa di compleanno o un evento per adulti. In termini di eventi professionali, anche uno privato potrebbe essere aziendale. La differenza tra questo e l'evento aziendale è che solo chi è invitato all'evento privato può partecipare, a differenza di un evento pubblico, come una lezione o un workshop, che è aperto a chiunque.

3. Di persona

Un evento di persona si svolge in uno spazio fisico e le persone che partecipano sono lì fisicamente. La maggior parte degli eventi nel corso della storia sono stati di persona, ma, ovviamente, con l'avvento di Internet e lo sviluppo dello streaming, ora ci sono più opzioni, come discuteremo di seguito.

4. In linea

Gli eventi virtuali stanno diventando sempre più popolari poiché la tecnologia rende questi eventi senza soluzione di continuità per i partecipanti. Possono anche aiutare a evitare costi di viaggio, hotel e cibo costosi. In termini di gestione degli eventi, il processo è sostanzialmente lo stesso. La maggior parte delle persone, tuttavia, preferisce di persona, soprattutto quando fa affari. Sono disponibili anche modelli ibridi, che danno a tutti la possibilità di partecipare di persona o online.

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Ruoli di gestione degli eventi

Proprio come in qualsiasi progetto, la gestione degli eventi è composta da diverse persone e competenze per garantire che l'evento si svolga senza intoppi. Abbiamo parlato brevemente di un event manager, ma è un ruolo così importante che merita maggiori dettagli.

Oltre al gestore dell'evento, esamineremo come un direttore dell'evento si inserisce nella struttura generale della gestione dell'evento. Esamineremo ruoli e responsabilità per entrambi e descriveremo alcune delle abilità di cui ciascuno ha bisogno per avere successo nel proprio lavoro.

Manager di eventi

Un event manager fa il lavoro pesante nella gestione degli eventi. Come dice il nome, sono le persone che gestiscono l'evento. Ciò significa che eseguono il piano e gestiscono l'evento mentre accade per assicurarsi che tutto vada come previsto. Come abbiamo spiegato, il responsabile dell'evento e l'organizzatore dell'evento possono essere leggermente diversi o condividere le responsabilità. Abbiamo deciso di considerare il ruolo di un event manager che avrebbe colmato entrambe queste posizioni.

Ruolo e responsabilità

I gestori di eventi aiutano a fare brainstorming sul concetto di evento e ad implementare il piano dell'evento. In tale veste, si occupano della preventivazione dell'evento e di tutta la relativa fatturazione. Ciò significa che lavorano anche con i fornitori e negoziano contratti e accordi di sponsorizzazione. Gestiscono la logistica, tengono aggiornati gli stakeholder, ottengono i permessi necessari e si occupano di qualsiasi reportistica post-evento.

Abilità

Un manager di eventi dovrebbe avere una laurea in pubbliche relazioni, comunicazione o ospitalità, sebbene anche la gestione del progetto potrebbe rivelarsi utile (e l'esperienza del PM è un must). Hanno bisogno di capacità di comunicazione e marketing superiori. Un event manager dovrebbe essere un leader forte, organizzato e capace di multitasking. Avere capacità di gestione del tempo e comprendere la gestione del rischio è importante oltre a sapere come utilizzare una varietà di software. Anche le capacità interpersonali e la risoluzione dei conflitti sono un vantaggio.

Direttore dell'evento

Un direttore dell'evento è responsabile della pianificazione e dell'esecuzione di un evento, ma a un livello superiore rispetto al gestore dell'evento, che si occupa maggiormente delle operazioni quotidiane. Mentre il manager dell'evento può essere coinvolto nel brainstorming e nella pianificazione, il direttore dell'evento ha l'ultima parola. Possono lavorare per privati, aziende, organizzazioni non profit e agenzie governative.

Ruolo e responsabilità

Il direttore dell'evento è responsabile di assicurarsi che il personale dell'evento sia formato e comprenda le proprie responsabilità. Comunicheranno con il team dell'evento durante tutto il processo di pianificazione per fornire un evento di successo. Ciò include assicurarsi che fornitori, ristoratori e altri fornitori di servizi siano stati assunti e siano adeguatamente programmati. Supervisionano le iniziative di marketing e qualsiasi promozione di eventi per assicurarsi che si rivolgano al pubblico giusto.

Abilità

Un direttore di eventi dovrebbe una laurea in ospitalità, gestione di eventi o un campo correlato, come la gestione dei progetti. Sono utili anche lezioni di gestione dell'ospitalità, pianificazione di eventi, gestione aziendale, marketing e vendite. Le certificazioni sono utili per dimostrare che sono competenti e qualificati. Oltre a ciò, devono mostrare leadership, avere chiare capacità di comunicazione, essere ben organizzati e comprendere il marketing e il budget.

ProjectManager aiuta con la gestione degli eventi

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ha le funzionalità necessarie per aiutarti a gestire il tuo evento. Come accennato, il diagramma di Gantt può organizzare le tue attività, che si tratti di un piccolo o grande evento. Ma il diagramma di Gantt è solo una delle nostre viste multiprogetto.

Organizza i tuoi eventi sui calendari online

Anche se organizzi il tuo evento su Gantt, tutto ciò che devi fare è passare alla visualizzazione del calendario per vedere le tue attività in un formato calendario. Ciò significa che puoi vedere le date di inizio e di fine del tuo lavoro a colpo d'occhio. Entra a far parte del tuo team e condividi il piano. Possono utilizzare la visualizzazione elenco o le bacheche kanban se preferiscono. Condividi i pass di sola visualizzazione con i fornitori e ottengono trasparenza senza poter modificare nulla di importante.

Tieni traccia delle ore di lavoro con i fogli presenze

Una volta che il tuo team è stato integrato, puoi configurarne la disponibilità con le nostre funzionalità di gestione delle risorse. Ciò rende facile vedere quando hanno la presa di forza o le vacanze durante l'assegnazione delle attività. Puoi quindi utilizzare i nostri fogli presenze protetti per semplificare la retribuzione e tenere traccia della quantità di tempo impiegata per completare il lavoro in tempo reale. In questo modo, se sono in ritardo, puoi riallocare le risorse e tornare rapidamente in pista.

I dati in tempo reale non solo ti aiutano a prendere decisioni migliori, ma consentono anche al tuo team di collaborare e lavorare meglio insieme. Possono condividere file, commentare e taggare altri che non sono assegnati all'attività in modo che possano aiutare se necessario. Aggiungi a ciò la nostra dashboard in tempo reale che ti offre una visione di alto livello del progetto e report personalizzabili che approfondiscono i dati e aiutano con i report post-evento e avrai un potente alleato nella gestione degli eventi.

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