10 modelli gratuiti di pianificazione degli eventi per Excel e Word

La pianificazione di un evento può variare da una riunione di lavoro a una convention e tutto il resto. È un altro progetto in cui devi gestire tempi, costi e ambito (e non dimenticare la qualità) per rispettare una scadenza. L'utilizzo di modelli di pianificazione può aiutarti a rimanere organizzato e a rispettare il tuo budget e ti consente di programmare e creare il tipo di evento che serve al suo scopo, che si tratti di fare networking in una fiera o lanciare un seminario di team building.

ProjectManager è un software pluripremiato che può aiutarti a pianificare, gestire e tenere traccia dei tuoi eventi. Siamo anche l'hub online per tutto ciò che riguarda la gestione dei progetti. Puoi leggere blog settimanali, guide e scaricare modelli di pianificazione di eventi gratuiti per Excel e Word. Abbiamo modelli gratuiti per ogni fase di un progetto. Di seguito, abbiamo raccolto 10 modelli di pianificazione di eventi gratuiti che puoi utilizzare per proporre, pianificare e gestire il tuo prossimo evento.

1. Modello di proposta di evento

Ogni evento nasce da un'idea. Qualcuno o qualche organizzazione vuole organizzare un evento e invia richieste di proposte (RFP). Proprio come faresti un'offerta per qualsiasi progetto, devi proporre perché sei il miglior appaltatore per svolgere il lavoro. Convincere quel potenziale cliente è dove entra in gioco il nostro modello di proposta di evento gratuito per Word. Ti dà lo spazio per dimostrare alle parti interessate che puoi fare ciò di cui hanno bisogno per offrire un evento di successo.

Questo modello di evento gratuito è suddiviso in sezioni personalizzabili. Puoi aggiungere o rimuovere sezioni non pertinenti alla tua proposta, ma abbiamo ridotto all'essenziale la proposta dell'evento. Troverai un campo da compilare sullo scopo dell'evento, simile alla dichiarazione d'intenti. C'è anche un posto dove definire gli scopi e gli obiettivi dell'evento per mostrarti di capire cosa vuole ottenere il cliente con l'evento. A consolidare ulteriormente la tua esperienza c'è un campo per il pubblico di destinazione che attirerai all'evento, marketing e promozioni, proposta di valore e costi. Questo modello di proposta di evento gratuito dovrebbe sigillare l'affare per te.

2. Modello di piano dell'evento

Una volta ottenuto il lavoro, avrai bisogno di un modello di piano dell'evento per mostrare come si svolgerà l'evento dall'inizio alla fine. Il nostro modello di piano di eventi gratuito per Excel ti aiuta a rispettare le scadenze e a farlo entro il budget approvato dal tuo cliente. Non diverso da qualsiasi altro tipo di piano di progetto, il modello di pianificazione dell'evento gratuito identifica le risorse e include le fasi per semplificarne la gestione.

Soprattutto, c'è un'opzione per saltare il foglio di calcolo di Excel e ottenere una prova gratuita di ProjectManager, un premiato software di gestione dei progetti che può fare molto di più di un modello statico. Apri il software nel diagramma di Gantt per organizzare le attività dell'evento e aggiungere risorse e costi associati. Puoi persino assegnare incarichi, allegare file e aggiungere descrizioni, tag, priorità e altro. Tutto ciò che aggiungi al foglio di calcolo viene popolato su una sequenza temporale visiva in modo da poter vedere l'evento in un unico posto, aggiungendo pietre miliari e collegando attività dipendenti per evitare ritardi. Quindi imposta una linea di base per tenere traccia dello sforzo pianificato rispetto allo sforzo effettivo in tempo reale, cosa che non puoi fare su un foglio di calcolo. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

3. Modello di budget dell'evento

Hai ottenuto il lavoro e stai facendo un piano, ma devi avere un budget per l'evento per sapere cosa fatturare al tuo cliente. Se le tue previsioni finanziarie sono sbagliate, allora potresti essere fuori una grossa somma di denaro. Potrebbe essere sufficiente per rendere l'intero evento una perdita per te. Per evitare questo disastro, devi utilizzare il nostro modello di budget per eventi gratuito per Excel. Ciò ti consente di stimare con maggiore precisione i costi dell'evento prima di impegnarti in esso, in modo da poter realizzare un profitto e non perdere denaro.

È difficile sapere quanto costerà un evento. Ci sono molte variabili e devi considerare il rischio, che potrebbe influire sui costi dell'evento. Il nostro modello di budget gratuito ti consente di raccogliere i costi, come quelli associati alla manodopera, eventuali spese di consulenza che potresti avere, materie prime e altro ancora. Naturalmente, non esistono due eventi esattamente uguali. Ecco perché il nostro modello gratuito è personalizzabile. Puoi aggiungere cose come marketing e promozioni o qualsiasi altra cosa che potrebbe mancare dal modello per assicurarti di ottenere una cifra precisa. Ci sono anche colonne per tenere traccia del tuo budget effettivo rispetto al budget pianificato per tenere traccia.

4. Modello di calendario di marketing per eventi

Parlando di marketing, nessun evento ha successo senza una campagna di marketing per attirare il pubblico target dell'evento. È più facile dirlo che farlo. Proprio come il piano dell'evento, ci sono scadenze, risorse e costi coinvolti. Non importa se stai lavorando a un blitz via e-mail, posta diretta o persino cartelloni pubblicitari; c'è molto da coordinare. Il nostro modello di calendario di marketing per eventi gratuito per Excel ti aiuta a mettere in fila tutte quelle anatre. Questo strumento versatile ti mostra la campagna di marketing su un calendario mensile, trimestrale o annuale. Puoi vedere chi è responsabile di cosa e quando il lavoro è dovuto.

Il design apparentemente semplice è molto potente per la gestione del marketing. È una griglia, la stessa che vedresti in qualsiasi calendario, ma ti permette di guardare il quadro generale e vedere la campagna di marketing strutturata nel mese, nel trimestre o nell'anno. Il modello è suddiviso in schede, ciascuna con la data a sinistra e il nome della campagna. Di seguito sono riportate le attività associate a quella campagna, inclusa una descrizione, la data di scadenza e chi è responsabile del completamento di tale lavoro. Quindi puoi aggiungere il costo per quell'attività, che è una voce del budget totale. C'è anche spazio per aggiungere gli obiettivi della campagna e la durata dell'intera campagna di marketing.

5. Modello di monitoraggio delle attività dell'evento

Abbiamo parlato dell'ottenimento del lavoro, della pianificazione dell'evento, della stima del budget e persino della campagna di marketing e promozione che garantirà una buona partecipazione. Ciò di cui non abbiamo ancora parlato è come assicurarti di rimanere in pista. Per fare ciò, è necessario confrontare lo sforzo pianificato con quello effettivo. In questo modo puoi vedere se stai rispettando il programma dell'evento o se sei in ritardo. Non vuoi scoprire che sei in ritardo quando è troppo tardi per agire. Non devi preoccuparti se utilizzi il nostro modello gratuito di tracker attività evento per Excel.

Troverai tutto ciò di cui hai bisogno per tenere traccia delle tue attività. C'è un posto dove elencare il nome delle tue attività e aggiungere una descrizione del lavoro. Se c'è una dipendenza, puoi anche elencarla per evitare costosi ritardi. Quindi aggiungi chi nel tuo team è assegnato a quell'attività. C'è un posto dove aggiungere la priorità delle attività per sapere quali devono essere fatte per prime e le date di scadenza, incluse le date di inizio, di fine pianificata e di fine effettiva. Quindi aggiungi lo stato dell'attività per sapere se è in ritardo, in pausa aperta o completata.

6. Modello di sequenza temporale dell'evento

Naturalmente, tutto questo deve essere fatto entro un certo lasso di tempo. Gli eventi si svolgono in un'ora, un giorno o giorni specifici. Non c'è spazio di manovra. I materiali di marketing sono stati inviati con l'orario dell'evento e nulla cambierà la situazione. Produrre quell'evento in tempo significa che devi programmare con saggezza. L'utilizzo del nostro modello di sequenza temporale degli eventi gratuito per Excel può aiutarti a fare in modo che tutto sia fatto quando deve essere fatto.

Con la nostra cronologia degli eventi, hai due parti. Sulla sinistra c'è un foglio di calcolo, sempre completamente personalizzabile, in cui abbiamo quattro colonne. Lì puoi elencare le attività, le date di inizio, le date di fine e la durata. Sulla destra c'è una sequenza temporale visiva, come un diagramma di Gantt, che popola automaticamente la sequenza temporale per il tuo evento. Puoi rendere le fasi di colori diversi per renderle facili da distinguere mentre ottieni una panoramica del piano dell'evento in un unico posto.

7. Modello di analisi costi-benefici

Prima di proporre di produrre un evento, devi sapere che il progetto porterà un ritorno sull'investimento. Altrimenti, sei un ente di beneficenza, non un'azienda (anche se anche gli enti di beneficenza devono rimanere solvibili per continuare il loro buon lavoro). Per determinare se vale la pena fare un'offerta per l'evento, utilizza il nostro modello di analisi costi-benefici gratuito per Excel e verifica se le spese che devi sostenere verranno recuperate.

Il nostro modello gratuito di pianificazione degli eventi fa questo catturando i costi quantitativi, come indiretti, intangibili e opportunità, e li spinge a qualunque sia la lunghezza del tuo piano di eventi. Quindi elenchi i vantaggi quantitativi, come diretti, indiretti, intangibili e competitivi, sempre previsti nel ciclo di vita dell'evento. Da ciò, il modello calcola il costo totale e lo confronta con il vantaggio totale per aiutarti a prendere la decisione giusta.

8. Modello di matrice RACI

Se hai fatto un'offerta e hai vinto l'evento, allora hai già fatto un'analisi, un piano e un programma costi-benefici. Ora devi far lavorare il tuo team e mantenere aggiornato il tuo cliente. Dopotutto, hanno un interesse acquisito nel tuo successo. Ciò richiede l'identificazione delle parti interessate e la definizione dei loro ruoli e responsabilità, incluso il tuo team, e il modo in cui si relazionano al progetto e ai suoi compiti. Questo viene fatto con il nostro modello di matrice RACI gratuito per Excel.

RACI è l'acronimo di responsabile, responsabile, consultato e informato. Il nostro modello gratuito per la pianificazione degli eventi è un foglio di calcolo in cui puoi elencare le attività del progetto come righe e nella parte superiore elencare tutti i membri del tuo team, ciascuno come una singola colonna. Quindi, accanto alla casella in cui il nome corrisponde all'attività, puoi notare se si tratta di una R, A, C o I. Ciò migliora notevolmente la gestione del progetto, del team e del cliente.

9. Modello di mappa delle parti interessate

Un altro strumento per identificare le parti interessate nel progetto del tuo evento è il nostro modello gratuito di mappa delle parti interessate per Excel. Ricorda, le parti interessate possono essere chiunque faccia parte del tuo team e il pubblico di destinazione dell'evento e, naturalmente, il cliente. L'utilizzo di questo strumento visivo ti consente di vedere facilmente l'impatto di ogni stakeholder e il modo in cui influenza il tuo lavoro.

Il modello gratuito per la pianificazione degli eventi è facile da usare. È suddiviso in una griglia di quattro quadrati. Innanzitutto, elenca i tuoi stakeholder e contrassegnali con un colore verde per indicare che sono un sostenitore, giallo se sono neutrali e rosso se sono critici e potenzialmente possono bloccare il lavoro. Quindi aggiungi ciascuno alla presa, che è suddiviso in base a come gestirli, rimanere soddisfatti, gestire da vicino e il livello della loro influenza, dal basso verso l'alto. Questo ti aiuta a creare un piano di gestione e comunicazione degli stakeholder.

10. Modello scheda attività

Infine, dovrai tenere traccia del tuo team mentre svolge il proprio lavoro. Le schede attività sono strumenti preziosi non solo per il libro paga, ma per tenere traccia del costo orario, delle ferie e degli straordinari della tua squadra. L'utilizzo del nostro modello di scheda attività gratuito per Excel può aiutarti a gestire il tempo del tuo team tenendo traccia delle loro ore.

Il modello di scheda attività ti aiuta a tenere traccia dei tuoi dipendenti. Inizia con l'acquisizione dei dati personali, come nome, reparto, tariffa oraria, ecc. Quindi definisci un periodo di tempo per la scheda attività e raccogli le loro ore. Aggiungi le ore di lavoro totali e sarai in grado di tenere traccia di dove si trovano in termini di completamento delle loro attività e assicurarti che vengano pagati in modo tempestivo e accurato.

Usa ProjectManager per offrire un evento di successo

I modelli gratuiti per la pianificazione degli eventi sono fantastici, ma solo fino a un certo punto. Ad esempio, il nostro modello di scheda attività deve essere inserito manualmente e non c'è sicurezza. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che dispone di funzionalità di scheda attività che si popolano automaticamente e offrono ai manager uno sguardo in tempo reale sullo stato di avanzamento delle loro attività. Ma questa è solo una delle tante funzionalità per aiutarti a gestire e fornire un evento di qualità per il tuo cliente.

Organizza il tuo evento su un diagramma di Gantt

Anziché utilizzare un modello di pianificazione degli eventi, un modello di sequenza temporale, un budget per gli eventi, un tracker e così via, il nostro diagramma di Gantt organizza le attività, le risorse e i costi e tiene traccia dei tuoi progressi in tempo reale. Puoi collegare tutte e quattro le dipendenze delle attività e impostare una base di pianificazione, che consente al nostro software di mostrarti dati in tempo reale sui tuoi progressi e prestazioni. È così che rimani in pista e non superi il budget.

Tieni traccia dei tuoi progressi su dashboard in tempo reale

È facile modificare il Gantt; basta trascinare e rilasciare mentre le cose cambiano. Tutti i dettagli del piano dell'evento si adattano di conseguenza. Quindi puoi passare alla nostra dashboard in tempo reale e ottenere una visione di alto livello di tutto dal tuo tempo, costo al carico di lavoro e allo stato generale del tuo progetto. Non devi perdere tempo a configurarlo come fai con strumenti leggeri. È pronto quando lo sei tu.

Il nostro software ha più di diagrammi di Gantt, che sono più adatti per i manager. Ci sono bacheche kanban per visualizzare il flusso di lavoro, elenchi di attività e calendari per il tuo marketing e promozione. Le molteplici visualizzazioni del progetto funzionano tutte all'unisono, quindi indipendentemente dallo strumento che stai utilizzando, ha i dati più aggiornati. Tutti sono sempre sulla stessa pagina.

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Che tu sia nuovo nella gestione di un evento o che tu abbia lavorato su dozzine in passato, c'è sempre qualcosa da imparare. Il nostro sito è un hub online per tutto ciò che riguarda la gestione dei progetti, inclusa la pianificazione degli eventi. Ecco un esempio dei nostri blog settimanali, guide e video tutorial.

• Come pianificare un evento: passaggi, suggerimenti e lista di controllo per la pianificazione dell'evento
• Come pianificare un evento virtuale: elenco di controllo per la pianificazione di eventi virtuali
• Gestione degli eventi: una guida rapida
• Software per la gestione dei progetti di eventi
• Come creare un budget per un evento

ProjectManager è un software online che consente ai team di pianificare, gestire e tenere traccia degli eventi in tempo reale. Utilizza le nostre funzionalità di gestione delle attività, gestione dei rischi e gestione delle risorse per rimanere produttivo e in pista. La nostra piattaforma collaborativa rende facile commentare e condividere file ovunque tu sia. Unisciti ai team di Avis, Nestlé e Siemens che utilizzano il nostro strumento per raggiungere il successo. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.