Comprendere il rapporto di eccezione nella gestione dei progetti
Pubblicato: 2022-08-23È un cliché dire che i progetti raramente consegnano come pianificato, ma è solo un cliché perché è vero. Quando sorgono problemi di progetto, è importante agire. Ma come fai a sapere quale azione intraprendere? È qui che entra in gioco un rapporto di eccezione, uno strumento per aiutarti a capire come tornare in pista.
Che cos'è un report di eccezione nella gestione dei progetti e come si usa? Definiamo il termine e spieghiamo il suo utilizzo nella gestione di progetti che stanno virando fuori strada. Ti mostreremo alcuni esempi di rapporti sulle eccezioni e come il software di gestione dei progetti può mantenerti nei tempi e nel budget.
Che cos'è un rapporto di eccezione?
Un report di eccezione viene utilizzato per raccogliere dati su cosa non va in un progetto. Cioè, ci sono delle eccezioni al progetto che ne stanno facendo deragliare? Come per tutti i rapporti, il rapporto di eccezione è uno strumento importante per raccogliere i dati del progetto. Ciò che lo rende particolarmente importante è che, raccogliendo informazioni su ciò che non va bene in un progetto, puoi escogitare un piano per riportare il progetto in carreggiata.
Ciò che non va in un progetto può essere un numero qualsiasi di cose. Forse il tuo lavoro sta deviando dalle tue aspettative, non hai raggiunto una pietra miliare fissata nel tuo piano di progetto o c'è un problema che ti manda fuori programma e ti costringe a spendere più di quanto hai assegnato nel tuo budget.
Un report di eccezione non deve necessariamente catturare un problema che farà deragliare il tuo progetto: questi problemi possono essere grandi o piccoli e avere un impatto maggiore o minore sul progetto o sull'azienda. Indipendentemente dalle dimensioni, il rischio può potenzialmente incidere sul progetto, sull'attività o anche su questioni normative. In effetti, a volte i rapporti sulle eccezioni rivelano semplicemente problemi di prestazioni, irregolarità nella contabilità e nella finanza o problemi di controllo dell'inventario.
Senza i giusti strumenti di gestione del progetto, stai correndo un rischio terribilmente grande. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti con dashboard in tempo reale per una visione di alto livello del tuo progetto. Non è richiesta alcuna configurazione e il nostro strumento acquisisce dati in tempo reale, li calcola e li visualizza su grafici colorati. Vedrai i dati su sei metriche di progetto per aiutarti a rilevare le anomalie prima che minaccino il successo del tuo progetto. Inizia gratuitamente oggi stesso.
Perché utilizzare un rapporto di eccezione?
La documentazione è essenziale in ogni progetto, ovviamente. Documenti e rapporti di progetto descrivono in dettaglio chi ha completato quali attività e in che modo. Documentando i costi, mantieni il tuo team responsabile e ti attieni al tuo programma e al tuo budget mentre coinvolgi le parti interessate.
Avendo un rapporto di eccezione che documenta gli errori nel tuo progetto, stai dando un prezioso contributo. Il rapporto sull'eccezione cattura in dettaglio cosa è andato storto, permettendoti di imparare dai tuoi errori e di non ripeterli più avanti nel progetto o in progetti futuri.
L'uso di un report di eccezione consente a progetti e aziende di identificare e risolvere rapidamente i problemi nei loro processi prima che diventino troppo grandi da causare danni. Questo viene fatto monitorando i processi in un progetto o un'azienda e rimanendo all'erta per eventuali anomalie che indicano che le cose si stanno muovendo nella direzione sbagliata.
Un rapporto di eccezione può anche aiutare con la qualità dei dati. Avere dati validi è fondamentale per rispondere probabilmente a qualunque cosa trovi il rapporto di eccezione. Non possono esserci lacune nei dati, dati duplicati o dati estratti da vecchi rapporti. Il rapporto sull'eccezione aiuta la direzione a capire che qualcosa non va nel progetto o nell'azienda e deve essere consegnato in modo accurato e tempestivo per affrontare rapidamente il problema.
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Cosa dovrebbe esserci in un rapporto di eccezione?
Tutti i rapporti sulle eccezioni devono essere chiari e di facile comprensione. I dati dovrebbero dettagliare cosa è successo e dove si è verificata l'anomalia, ad esempio in quale fase del processo. Dovrebbe anche notare come l'eccezione influirà sul progetto o sull'attività.
Il rapporto sull'eccezione dovrebbe concentrarsi sul processo o sull'obiettivo che non ha raggiunto l'obiettivo o le aspettative. Questo aiuta a garantire che non si ripeta cercando di individuare in primo luogo ciò che ha causato l'errore.
La frequenza di un rapporto di eccezione varia a seconda dell'azienda e del progetto. Possono essere completati giornalmente, settimanalmente o mensilmente. In effetti, se la situazione è critica, è probabile che tu voglia eseguire il rapporto sull'eccezione in tempo reale.
I report di eccezione vengono generati principalmente durante la fase di controllo di un progetto. È derivato dal piano attuale e dai dati attuali sul progetto per registrare problemi, rischi e qualità. I rapporti sulle eccezioni vengono spesso consegnati come documento Word o PDF, sebbene possano essere eseguiti faccia a faccia o come e-mail. Se stai utilizzando un software di gestione dei progetti, può essere fornito anche tramite quello strumento.
Esempio di settori che utilizzano rapporti di eccezione e in quali scenari
Abbiamo parlato di gestione dei progetti, ma questo è solo un settore che utilizza i report sulle eccezioni. Tutte le aziende possono trarre vantaggio dai rapporti sulle eccezioni poiché i dati da loro forniti avvisano l'azienda di ciò che non sta andando bene.
Il rapporto sull'eccezione è una parte importante della contabilità e della finanza e può aiutare le aziende ad aumentare l'efficienza e l'efficacia. L'utilizzo di un report delle eccezioni per il credito e gli incassi espone le fatture in sospeso Qualsiasi azienda che disponga di un reparto contabilità fornitori può utilizzare il report delle eccezioni per identificare gli sconti sui pagamenti che scadranno. Queste fatture possono essere contattate prima per il pagamento, approfittando di sconti e risparmiando denaro.
Ciò vale anche per gli acquisti, in cui è possibile utilizzare la segnalazione delle eccezioni per identificare le fatture prive di ordini di acquisto. Ciò potrebbe significare conti con spese non approvate, che influiranno sulla tua capacità di prevedere il flusso di cassa ed esporranno problemi con i tuoi controlli interni.
In effetti, i rapporti sulle eccezioni possono aiutare qualsiasi azienda con i suoi flussi di lavoro. Può essere utilizzato per trovare ordini d'acquisto non approvati che possono rallentare la produzione. I ritardi nelle consegne dei fornitori non faranno che aumentare a dismisura e avranno un impatto negativo sui tuoi clienti.
Un esempio di un rapporto di eccezione
Abbiamo parlato molto dei rapporti sulle eccezioni senza esaminarne uno. Esistono molti modelli di report sulle eccezioni online che possono aiutarti a generarne uno. Diamo un'occhiata a uno da ProjectManagement.com.
Come puoi vedere, c'è un posto per acquisire le informazioni sul progetto come il nome, chi è il project manager, l'azienda e il periodo in esame. Sotto c'è un foglio di calcolo che numera ogni sezione per differenziarla.
I dati acquisiti includono la data segnalata, il nome e la descrizione del problema. C'è uno spazio per elencare chi nel team è responsabile della risoluzione del problema e uno spazio per annotare se è stato risolto e come è stato risolto.
C'è anche uno spazio per l'impatto che avrà sul progetto, le parti interessate e il costo. L'ultima colonna aggiunge una posizione in cui aggiungere le migliori pratiche in modo che questo problema non si verifichi in futuro.
Modello di rapporto di eccezione gratuito
Potresti aver notato che il rapporto di eccezione assomiglia molto a un rapporto di problema. Questo perché, almeno nella gestione dei progetti, hanno molto in comune. In effetti, ProjectManager ha tonnellate di modelli gratuiti per tutte le fasi del tuo progetto, incluso un modello gratuito di monitoraggio dei problemi che può essere utilizzato come faresti con un rapporto di eccezione.
Il tracker dei problemi ha un formato simile al modello di eccezione sopra. Scaricalo e potrai usarlo per acquisire eccezioni nel tuo progetto e lavorare per eliminare tali problemi in futuro. Vedrai che il modello gratuito di monitoraggio dei problemi per Excel può essere scaricato ma c'è un'altra opzione.
Puoi anche aprire il tracker dei problemi nel nostro software. Ciò ti consente di gestire i problemi del tuo progetto senza un foglio di calcolo Excel statico. Invece, potrai scegliere tra cinque viste del progetto, tutte aggiornate contemporaneamente. Se utilizzi il diagramma di Gantt e il tuo team utilizza la scheda kanban, lavori sempre sui dati più aggiornati.
Chi prepara il rapporto di eccezione per un progetto?
Come notato in precedenza, la relazione sull'eccezione fa solitamente parte della fase di controllo nella gestione del progetto. Questo è il punto del progetto in cui il project manager esamina i problemi relativi al progetto.
Se uno di questi problemi minaccia il progetto, il project manager deve creare un rapporto di eccezione. Ciò consente al project manager di ottenere più contesto sul problema e gestirne la risoluzione. Aiuta anche a prevenire che tali problemi minaccino il progetto in futuro.
Mentre il team di progetto sarà coinvolto nella risposta ai risultati di un rapporto di eccezione, il project manager ne è responsabile in quanto sono quelli che presentano il problema al consiglio di progetto. Guideranno anche l'iniziativa per rispondere ad essa, offrendo opzioni e raccomandazioni.
In che modo ProjectManager aiuta con la segnalazione delle eccezioni
Abbiamo già menzionato come ProjectManager può aiutare con la segnalazione delle eccezioni con dashboard in tempo reale che acquisiscono dati di progetto in tempo reale e forniscono agli utenti viste multiple del progetto per affrontare il problema con gli strumenti con cui sono a loro agio. Ma questo è solo l'inizio.
Crea e monitora le eccezioni sulle bacheche Kanban
Una delle nostre visualizzazioni multiple del progetto è kanban board, uno strumento agile che visualizza il flusso di lavoro del progetto. I team possono gestire il proprio backlog e pianificare gli sprint insieme sulla nostra piattaforma collaborativa, consentendo loro di commentare e condividere file. I manager ottengono trasparenza nel processo e possono riallocare le risorse per evitare colli di bottiglia e far lavorare i team a pieno regime.
Approfondisci i dati con i report con un clic
La dashboard in tempo reale ti offre un'ottima panoramica, ma quando vuoi concentrarti su più specifiche, utilizza i nostri rapporti che possono essere generati premendo un tasto. Puoi ottenere rapporti sullo stato, rapporti su attività, costi e molto altro. Tutti i report possono essere filtrati in base a ciò che stai cercando e sono facilmente condivisibili come PDF o stampe per informare la tua bacheca di progetto.
ProjectManager ha una fonte di verità che consente a tutti di essere sempre sulla stessa pagina. In quanto strumento online, connette i team sia che lavorino nello stesso ufficio, in remoto o anche in reparti diversi con metodologie diverse, il tutto in tempo reale. Ciò significa rapporti sulle eccezioni più accurati e progetti di maggior successo.
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