Combatti l'ansia da lavoro e aumenta la produttività sul posto di lavoro con la tecnologia

L'ansia da lavoro è reale e può influire in modo significativo sulle prestazioni. Può essere vissuta da tutti i dipendenti, indipendentemente dal fatto che siano predisposti all'ansia o meno. Il suo effetto può davvero logorare una persona e danneggiare la sua produttività. La buona notizia è che ci sono molti modi per gestire i livelli di stress sul posto di lavoro e misure efficaci possono essere applicate sia a livello individuale che organizzativo.

Le persone provano ansia abbastanza spesso, ma di solito viene trascurata. Secondo un sondaggio dell'Anxiety & Depression Association of America, le aree chiave su cui l'ansia sul posto di lavoro influisce maggiormente sono: prestazioni, qualità del lavoro e relazioni tra i team . Le cause di questi possono variare da lunghe ore e carichi di lavoro pesanti a aspettative poco chiare, comunicazione inefficace e incapacità di vedere il quadro più ampio. Inoltre, se non viene gestita, questa sensazione di paura e disagio può avere conseguenze disastrose che possono interferire notevolmente con la crescita di un'impresa.

Il posto di lavoro dovrebbe fornire un ambiente favorevole che incoraggi le persone a dare il meglio di sé. Dovrebbe essere uno spazio sicuro dove concentrarsi, elaborare informazioni, lavorare sui propri progetti e portarli a termine con il massimo successo. Dovrebbe motivare i membri del team a imparare, collaborare e crescere professionalmente. Tuttavia, quando l'ansia si insinua, può essere abbastanza difficile realizzare quanto sopra.

Quindi, in questo articolo, condivideremo maggiori informazioni su cos'è l'ansia sul posto di lavoro e cosa puoi fare per gestirla con successo. Faremo luce su come influisce sia sui dipendenti che sull'azienda nel suo insieme e in che modo. Ma soprattutto, ti daremo suggerimenti su come superarlo con l'aiuto della tecnologia.

Andiamo a questo, vero?

Che cos'è l'ansia sul posto di lavoro?

L'ansia è l'estrema sensazione di disagio, preoccupazione e tensione che si prova di fronte a situazioni stressanti. Può essere del tutto normale, persino ordinario.

Proprio come gli studenti possono essere nervosi prima di un test, o un atleta può provare un cocktail di emozioni adrenaliniche prima di una competizione, i tuoi dipendenti potrebbero sentirsi ansiosi quando rispettano una scadenza importante, siedono a una riunione con un supervisore, presentano o lanciano un nuovo progetto.

Tuttavia, se la sensazione di angoscia diventa divorante e il lavoro dei tuoi dipendenti ne risente, è un segno di un problema molto più grande.

Sentirsi ansiosi è sicuramente sgradevole, forse anche un po' fastidioso, ma come menziona The Medical Futurist, in alcuni casi può anche essere utile. È la reazione naturale del nostro corpo ai cambiamenti nel nostro ambiente, che innesca la nostra modalità di lotta o fuga. La modalità che verrà attivata dipende da criteri sia situazionali che personali.

Nella loro ricerca, Cheng e McCarthy hanno scoperto che l'ansia sul posto di lavoro ha una natura dispositiva e circostanziale . Ciò significa che le persone che sperimentano ansia nella loro vita, in generale, hanno maggiori probabilità di vedere le nuove situazioni come minacciose. Mentre altri possono provare diversi livelli di agitazione a seconda della situazione che devono affrontare.

Ad esempio, quando i procrastinatori provano ansia, entrano in modalità combattimento, ovvero si concentrano di più in modo da poter finire i loro progetti in tempo. Tuttavia, quando un pianificatore rigoroso sperimenta ansia, potrebbe entrare in modalità aereo o bloccarsi completamente.

Devi essere in grado di distinguere come i diversi membri della tua squadra rispondono a situazioni stressanti. In generale, dovresti distinguere tra ansia e stress. Il secondo è solitamente di breve durata, mentre il primo può avere conseguenze a lungo termine e logorare la tua gente. Quindi, se vuoi mantenere alta la produttività e la motivazione, non dovresti lasciarla non gestita.

Aree di lavoro comuni che causano ansia

Per trattare un problema devi prima trovarne la causa principale. Ci sono molte ragioni per cui una persona prova ansia. Quando si tratta di fattori di stress legati al lavoro, tuttavia, ci sono alcune cose che spiccano.

• Carichi di lavoro pesanti : lavorare e gestire contemporaneamente più incarichi o progetti di grandi dimensioni può far sentire i dipendenti oberati di lavoro e persino esauriti.
• Orario di lavoro lungo - Anche se il tuo team è composto da persone che hanno risultati straordinari che fanno gli straordinari volontariamente, arriverà il momento in cui ciò avrà un impatto su di loro.
• Rispettare le scadenze – Soprattutto se i progetti sono troppo spesso "scaduti ieri" o hanno una scadenza non realistica.
• Aspettative di prestazione contrastanti – Richieste contrastanti e formazione inefficace non solo possono far sembrare un progetto ingestibile, ma possono rendere ogni giorno di lavoro una lotta.
• Difficoltà di comunicazione - Quando i dipendenti non possono comunicare tra loro o con i manager in modo efficace, la frustrazione può trasformarsi in grave stress.
• Feedback inefficace : in mancanza di un feedback adeguato, il tuo team potrebbe sentirsi nervoso per la qualità del proprio lavoro e potrebbe temere di perdere il lavoro se i manager sono insoddisfatti. Inoltre, questo può rallentare i loro progressi, provocando ancora più tensione.
• Mancanza di controllo sulle singole attività : un'eccessiva microgestione può far sentire il tuo team come se non avessi fiducia in loro.
• Incapacità di vedere il loro valore – Se i tuoi dipendenti non sono consapevoli del loro ruolo nella redditività e nella crescita della tua attività, potrebbero sentirsi come se non avessero uno scopo.

Le aziende possono implementare vari strumenti e tecniche per compensare gli effetti negativi dell'ansia e creare un ambiente efficiente e di supporto. Dal potenziamento della cultura del lavoro all'adozione di migliori pratiche di gestione dei progetti, possono offrire assistenza nel superare le sfide quotidiane.

Esistono diversi modi in cui la tecnologia può supportare questo processo e migliorare la salute mentale dei membri del tuo team. Continua a leggere per scoprire quali sono.

1. Migliorare la pianificazione e il coordinamento dei progetti

Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, è probabile che tu abbia più progetti attivi, quindi per assicurarti che tutto funzioni senza intoppi, devi essere in grado di gestirli in modo efficace. Hai bisogno di una soluzione che possa aiutarti a pianificare e coordinare meglio i progetti. La tecnologia che può aiutare è il software di gestione dei progetti, come Asana, Toggl o Teamwork.

Gli strumenti di gestione dei progetti possono aiutare i membri di diversi team a rimanere in contatto, allocare compiti, monitorare i progressi compiuti e pianificare ogni fase dell'intero processo in modo prevedibile, accurato e redditizio.

Questo aiuta a migliorare il lavoro di squadra e la responsabilità riducendo l'incertezza e la confusione nella pianificazione . Consente inoltre ai colleghi di mettersi in contatto l'un l'altro quando hanno bisogno di assistenza, aiutando così i membri del team ansiosi a sentirsi connessi.

Tuttavia, il miglioramento dell'efficienza della pianificazione e del coordinamento dei progetti è solo l'inizio. Successivamente, è necessario ottimizzare i processi per rimuovere errori e ritardi.

2. Semplificare i processi complessi

Semplificando i tuoi processi con l'aiuto della tecnologia, puoi migliorare la produttività, rendere le operazioni più fluide e gestire l'ansia da lavoro all'interno dei tuoi team. Questo ti aiuterà a rimuovere le attività non necessarie che potrebbero rallentare i tuoi dipendenti in modo da poterli aiutare a dare la priorità ai loro sforzi e concentrarti sui compiti che contano di più per primi.

La razionalizzazione dei processi può essere utilizzata in molte aree diverse e puoi utilizzare software di gestione del flusso di lavoro, come ProcessSt o SaaSBPM, per aiutarti a raggiungere questo obiettivo. Dal miglioramento delle comunicazioni, della gestione, della contabilità, delle vendite e altro ancora, puoi allocare le attività automaticamente in modo che tutti siano al passo con i cambiamenti.

Ciò contribuirà a ridurre gli errori e la confusione. I dipendenti si collegheranno facilmente quando hanno bisogno di assistenza, che si tratti di un determinato compito o relativo al benessere.

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3. Tieni traccia del benessere dei dipendenti

Qualunque sia l'approccio adottato per gestire l'ansia sul posto di lavoro, prendersi cura del benessere dei propri dipendenti giocherà sempre un ruolo importante.

Utilizzando il software per le risorse umane, puoi aiutare i tuoi manager e professionisti delle risorse umane a offrire un supporto migliore e migliorare l'esperienza lavorativa complessiva nella tua azienda. Ciò consente loro di personalizzare processi e programmi in base alle esigenze e alle richieste dei dipendenti.

Inoltre, con tale tecnologia, i team delle risorse umane possono avere una migliore comprensione di come lavorano gli altri team e si sentono i dipendenti. Può aiutare con la formazione, l'onboarding e incoraggiando il personale a parlare quando si sente nervoso.

Avere queste informazioni consentirà ai manager di trovare le lacune nelle prestazioni dei dipendenti e di trovare idee su come colmarle. Un modo per iniziare è con la responsabilità individuale e consentendo ai dipendenti un maggiore controllo sui propri programmi.

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4. Dai ai dipendenti il ​​controllo sui loro programmi

I dipendenti ansiosi possono sentirsi sopraffatti quando devono essere responsabili di troppi progetti e incarichi contemporaneamente. Questo è particolarmente vero se hanno ansia legata alle prestazioni o al processo decisionale. Potrebbero anche avere una "paralisi dell'analisi", una condizione che li porta ad analizzare e pensare troppo a ogni compito della loro lista di cose da fare.

Se i membri del tuo team hanno difficoltà a stabilire le priorità, potrebbe essere utile per loro se potessi suddividere il processo in blocchi più piccoli. Puoi quindi assegnare intervalli di tempo separati per ciascuno e consentire ai tuoi dipendenti di pianificare le proprie responsabilità in un modo che funzioni per loro. Saranno in grado di concentrarsi su una cosa alla volta e passare a quella successiva dopo averla completata.

Secondo Harvard Business Review, questo è un ottimo modo per la tua organizzazione di aumentare la produttività e persino il pensiero innovativo. Quando una persona passa da un'attività all'altra, aumenta del 25% il tempo necessario per completare il proprio progetto principale.

Prova a testare diversi strumenti e tecniche di produttività. Qualcosa che puoi fare per aiutare in questo è incoraggiare i membri del tuo team a dedicare la loro attenzione rigorosamente a una singola attività per un determinato periodo di tempo , quindi fare una pausa e rinnovare le loro energie. Ad esempio, puoi utilizzare il tuo strumento di gestione del flusso di lavoro per creare attività più piccole che i tuoi dipendenti possono controllare. Questo li aiuterà a sentirsi responsabili dei loro doveri quotidiani e quando dovranno presentare il loro progetto.

I dipendenti responsabili sono anche responsabili e trasparenti , ecco perché il nostro ultimo consiglio per combattere l'ansia sul posto di lavoro è rendere le comunicazioni tra i team rapide, facili e dirette.

5. Semplifica la comunicazione

L'efficacia dei sistemi di comunicazione della tua azienda gioca un ruolo importante nel garantire che tutto funzioni senza intoppi. La tecnologia può migliorare significativamente l'accessibilità e la disponibilità , consentendo ai tuoi dipendenti di avere una connessione istantanea tra loro e affrontare le frustrazioni in tempo.

Con strumenti come Slack, Google Hangouts o Microsoft Teams, crei canali collaborativi in ​​cui le persone possono discutere facilmente di argomenti su diversi progetti e argomenti. Secondo Yahoo!Finance, la messaggistica istantanea può migliorare la collaborazione, il coinvolgimento e la produttività , rendendoli molto utili per combattere l'ansia, soprattutto quando è legata alle comunicazioni.

Gli strumenti di messaggistica istantanea forniscono un buon equilibrio tra comunicazione formale e informale . Le e-mail sono spesso percepite come un modo più formale di comunicare. I dipendenti ansiosi possono diventare stressati quando rispondono loro e hanno paura di fraintendere il messaggio o di essere fraintesi loro stessi.

Con uno strumento di messaggistica, tuttavia, questo attrito viene rimosso. Al contrario, i dipendenti sono incoraggiati a condividere approfondimenti senza la necessità di copiare più membri del team nelle e-mail o partecipare a una riunione dal vivo.

Inoltre, una caratteristica molto interessante degli strumenti di messaggistica è la possibilità di impostare uno stato giornaliero . Oltre a notificare quando una persona è in riunione o in pausa, ciò consente ai dipendenti di comunicare il loro stato emotivo attuale in modo che possano far sapere agli altri quando sono stati sopraffatti, hanno bisogno di aiuto o persino di spazio.

Conclusione

L'ansia sul posto di lavoro è un problema serio che a volte può essere trascurato. Questo è il motivo per cui è importante capire cosa può causarlo e come può influenzare i tuoi dipendenti. È un problema difficile da combattere completamente, ma con l'aiuto della giusta tecnologia puoi vincere molte battaglie.

Quando usi gli strumenti giusti puoi migliorare il benessere dei tuoi dipendenti e la produttività della tua organizzazione nel suo insieme. Le aree chiave che richiedono più spesso la tua attenzione includono la pianificazione dei progetti, la divisione degli incarichi, l'autonomia delle attività e la comunicazione aperta.