Come scrivere un'e-mail formale che ottenga risultati (con modelli)

Sei mai stato nel bel mezzo della scrittura di un'e-mail e ti sei fermato a chiederti se sei troppo disinvolto? Che tu sia un venditore che scrive un'e-mail formale, invia una richiesta professionale o lavora con un nuovo cliente, ci sono alcune best practice da seguire se vuoi ottenere risultati.

Come scrivere un'e-mail formale in 9 passaggi

Segui questi nove passaggi per trasmettere il tono giusto per la tua prossima e-mail formale, che si tratti del tuo primo contatto o di un follow-up.

1. Considera il tuo indirizzo email

Quando invii un'e-mail formale dal tuo indirizzo e-mail personale, è importante assicurarsi che appaia professionale e rifletta accuratamente il tono che desideri ottenere.

Se ne stai ancora utilizzando uno di anni fa con lettere senza senso, stringhe di numeri casuali, la tua squadra sportiva preferita o qualsiasi altra cosa che potrebbe essere considerata non professionale da un associato o da un cliente, è tempo di un aggiornamento. Il miglior indirizzo email per l'invio di email formali tende ad essere una combinazione del tuo nome e cognome.

2. Usa i caratteri giusti

Il blu potrebbe essere il tuo colore preferito, ma ciò non significa che sia appropriato come colore del testo per un'e-mail formale. Sulla stessa nota, mentre potresti avere un carattere preferito quando invii messaggi ad amici e familiari, attieniti a stili privi di distrazioni per le e-mail formali: Arial, Calibri o Times New Roman.

Vuoi che il tuo messaggio sia ciò che attira l'attenzione di qualcuno, non il carattere che scegli.

3. Scegli con cura la riga dell'oggetto

Più corto è meglio, in una certa misura. Secondo Kinsta, la maggior parte delle righe dell'oggetto delle e-mail sono di 100 caratteri o meno, ma il punto debole per percentuali di apertura e di clic più elevate è compreso tra 110 e 140 caratteri.

Ci sono un paio di cose da considerare quando si scrive la riga dell'oggetto:

• Chi è il tuo pubblico? La riga dell'oggetto avrà un aspetto diverso quando invii un'e-mail formale a un responsabile marketing rispetto a un collega professionista.
• Di cosa si preoccupano i tuoi lettori? Oltre al tuo indirizzo e-mail, la riga dell'oggetto della tua e-mail formale è ciò che dà al tuo lettore la prima impressione di te. Invitali ad aprirlo concentrandosi su ciò che gli interessa, che si tratti dei punti deboli dei clienti o di una connessione reciproca.

Uno degli aspetti più importanti della riga dell'oggetto è che deve riflettere accuratamente il messaggio della tua e-mail formale. Le righe dell'oggetto spam sono un ottimo modo per perdere fiducia e credibilità.

Hai bisogno di alcune idee per la riga dell'oggetto? Dai un'occhiata a queste migliori pratiche ed esempi .

4. Usa il saluto giusto

Una volta che questi tre passaggi sono stati completati, è il momento di scegliere un saluto e-mail formale appropriato. Salva i saluti casuali come "Ehi" e "Ciao" per i tuoi amici e familiari.

Alcuni saluti formali via e-mail che portano il tono giusto includono:

• Ciao
• Saluti
• caro

Se stai inviando un'e-mail a un potenziale cliente o un socio in affari, è necessario un tono più formale. Vuoi anche includere sempre il nome del tuo destinatario. Se non lo conosci, trovalo. Se ciò non è plausibile, puoi indirizzare la tua e-mail formale a "Chi potrebbe interessare" o "Team di vendita", "Team di marketing" ecc., ma quei saluti non dovrebbero mai essere la tua prima scelta.

5. Presentati in modo appropriato

La prima frase della tua e-mail formale dovrebbe presentare brevemente te stesso e la tua azienda. Il destinatario non ha bisogno della tua storia di vita.

Ecco alcuni suggerimenti su come presentarti formalmente via e-mail:

• Tienilo breve. Se prendi più di una frase per presentarti, il lettore probabilmente salterà l'intero paragrafo.
• Guida con una domanda. “Potresti utilizzare più traffico web? Sono John Smith di GenericSEOCompany e vorrei aiutare".

Tieni presente che il lettore vuole sapere cosa puoi fare per lui; non sono così interessati a chi sei o perché fai quello che fai (ancora).

6. Taglia la lanugine

Le e-mail formali dovrebbero sempre essere brevi e al punto. È meglio inviare un'e-mail di due o tre frasi piuttosto che includere informazioni irrilevanti. Sulla stessa nota, non inviare le tue e-mail come un unico grande blocco di testo: suddividilo utilizzando paragrafi brevi e punti elenco.

Blocchi di testo rendono difficile per il destinatario trovare i punti principali della tua e-mail formale. La formattazione dell'e-mail in modo da includere molto spazio bianco semplifica la lettura e la ricerca di informazioni importanti; aumenta anche la probabilità di ottenere una risposta.

7. Termina in modo appropriato

Pronto a concludere? Assicurati di terminare la tua e-mail formale in modo appropriato.

Come il tuo saluto, lascia le frasi casuali per la corrispondenza con la famiglia e gli amici. Ad esempio, invece di terminare con "Grazie", scegli il più formale "Grazie".

Alcune chiusure di email formali che portano il tono giusto sono:

• Cordiali saluti
• Rispettosamente
• Distinti saluti
• Attendiamo un vostro riscontro

Una volta che hai costruito un rapporto con il tuo corrispondente, puoi raccogliere alcuni finali di email formali più casuali e divertenti. Fino ad allora, attenersi alle frasi di chiusura formali sopra elencate.

8. Non dimenticare una firma professionale

L'indirizzo e-mail e l'oggetto danno al destinatario la prima impressione di te e la tua firma e-mail li lascia con l'ultima.

Una firma e-mail formale dovrebbe includere:

• Nome e cognome
• Titolo di lavoro
• Informazioni sui contatti
• Collegamenti ai tuoi profili di social media pertinenti

Non accontentarti di una firma noiosa e generica : dai un'occhiata ai migliori generatori di firme e-mail per e-mail aziendali e formali.

9. Correggere (e rileggere di nuovo)

Dopo aver inviato la tua e-mail formale, non puoi tornare indietro. Anche se lo leggi più volte prima di premere invio, è facile trascurare semplici errori.

Grammarly e Hemingway sono entrambi strumenti gratuiti che puoi utilizzare per rilevare errori di ortografia ed errori grammaticali che potresti esserti perso.

Le cose più importanti da raddoppiare, triplicare e quadruplicare sono il nome del destinatario e il nome dell'azienda: se aprissi un'e-mail e il tuo nome fosse scritto in modo errato, ti preoccuperesti anche di leggerlo? Probabilmente no. Lo stesso vale per il nome dell'azienda: Milkshake e Mailshake sono due cose molto diverse.

Esempio e modello di email formali

Ora che abbiamo coperto i nove passaggi da seguire durante la composizione di un'e-mail formale, diamo un'occhiata a un ottimo modello che puoi utilizzare per iniziare.

[Linea tematica]

Ciao [Nome] ,

Mi chiamo [Nome completo] . Ti sto contattando per [il vantaggio che il tuo prodotto/servizio può apportare loro o una richiesta] .

[2–3 frasi che supportano il tuo punto affermato nell'introduzione. È possibile includere un elenco puntato di vantaggi, se applicabile].

[Un invito all'azione specifico: prenota una chiamata/demo/riunione/ecc.]

Non vedo l'ora di sentirti presto,

[La tua firma e-mail]

Quindi, prendiamo questo modello e applichiamo i nove passaggi sopra elencati per dargli vita.

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Ciao Adamo,

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Non vedo l'ora di sentirti presto,

John Smith

Account Executive, Mailshake

(123) 456-1234

Scrivere un'e-mail formale non deve essere una sfida. Segui questi nove passaggi e sarai pronto per inviare e-mail professionali e formali che ottengono risultati. Se vuoi padroneggiare l'arte della divulgazione della posta elettronica, dai un'occhiata al nostro Masterclass gratuito di posta elettronica a freddo.