Quattro funzioni di gestione: pianificazione, organizzazione, guida e controllo

La gestione delle parole è spesso trattata come se avesse quattro lettere. Ma prova a fare qualsiasi cosa in un ambiente di lavoro frenetico senza applicare le quattro funzioni di gestione.

Indipendentemente dal tipo di lavoro che svolgi, avere una chiara comprensione delle quattro funzioni di gestione ti aiuterà a svolgere quel lavoro in modo più efficiente. Si tratta di adattarsi a qualsiasi ambiente di lavoro in cui ti trovi e farlo funzionare meglio. Impariamo di più sulle quattro funzioni di gestione.

Quali sono le quattro funzioni di gestione?

Le quattro funzioni di gestione sono pianificazione, organizzazione, guida e controllo. Per essere un manager di successo, devi fare tutte e quattro le cose mentre gestisci il tuo lavoro e il tuo team. Queste sono le basi di qualsiasi posizione manageriale professionale. Oltre a questo, ci sono altre abilità e conoscenze specialistiche relative specificamente al lavoro che gestisci.

Il concetto di come la direzione dovrebbe interagire con il personale è stato codificato per la prima volta da Henri Fayol, un ingegnere minerario francese. Ha sviluppato una teoria generale dell'amministrazione aziendale e delle funzioni di gestione, che si è sviluppata nelle quattro funzioni di gestione.

Senza questi quattro pilastri della gestione che supportano queste altre responsabilità, nulla verrà fatto in tempo e nel rispetto del budget. Se gestisci te stesso o gruppi di lavoratori, devi comprendere questi fondamenti della gestione, che sono alla base delle capacità di gestione.

Naturalmente, le quattro funzioni di gestione sono teoriche. Quando sarai pronto per metterle in pratica, avrai bisogno di strumenti ibridi di gestione del lavoro che ti consentano di connetterti con i tuoi colleghi e i tuoi team ovunque si trovino al lavoro. Fa parte delle responsabilità principali di un manager, indipendentemente dalla struttura organizzativa.

ProjectManager è un software di gestione del lavoro basato su cloud che aiuta i team ibridi a lavorare meglio offrendo loro una piattaforma collaborativa con più viste del progetto. Così come esistono diversi stili di gestione, ProjectManager ha diversi modi di lavorare, dai diagrammi di Gantt agli elenchi di attività, dai calendari alle bacheche kanban. Tutte le viste condividono gli stessi dati in tempo reale per consentire a tutti di lavorare sempre sulla vista più aggiornata del progetto. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Funzione 1: pianificazione

La prima delle quattro funzioni del management è la pianificazione: non puoi gestire il tuo lavoro finché non hai un processo di pianificazione. Ciò significa comprendere i tuoi obiettivi e obiettivi, che è l'inizio della pianificazione strategica. Avere un piano strategico o tattico è il modo per arrivare dal punto A al punto B.

Naturalmente, la pianificazione tattica è più che spostarsi da un posto all'altro. C'è la pianificazione operativa, che prevede l'identificazione e l'assegnazione delle risorse, sia in termini di personale che di materiali. Ciò significa formare una squadra ed essere in grado di allocare risorse, come le attrezzature di cui hanno bisogno per eseguire il lavoro.

C'è anche l'organizzazione delle tue attività, dando loro la priorità e dando a ciascuna una scadenza e una durata. Il piano include l'aggiunta di attività a una sequenza temporale per pianificare il tuo lavoro. Quindi, devi tenerti aggiornato sui progressi e le prestazioni della tua squadra e, se non soddisfano i benchmark, adattare il tuo piano per tornare in pista.

La comunicazione è un elemento chiave della pianificazione. I manager devono comunicare chiaramente il piano al proprio team affinché possano eseguire correttamente il lavoro. Ma devono anche comunicare alle parti interessate e tenerle aggiornate sullo stato di avanzamento del lavoro in cui sono così investite.

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Funzione 2: Organizzare

L'organizzazione ricade su ogni aspetto della responsabilità di un manager. Non puoi gestire i team con successo senza avere un qualche tipo di organizzazione. Quando dai la priorità alle attività nella pianificazione, mantieni la tua organizzazione nei dettagli.

In termini di quadro più ampio quando si tratta di organizzazione, un manager è responsabile di assicurarsi che la propria azienda, dipartimento o progetto funzionino senza intoppi. Questo viene fatto creando processi e strutture interne, oltre a comprendere il tuo team o i tuoi dipendenti in modo da poterli posizionare dove sono più adatti. I manager non solo devono mantenere il loro lavoro organizzato, ma anche gestire il funzionamento del loro dipartimento e le persone che vi lavorano.

Ciò non significa che un manager deleghi solo compiti e si assicuri che coloro che lavorano sotto di loro abbiano le risorse di cui hanno bisogno per svolgere i loro compiti. Devono tenere d'occhio i processi e le strutture che impiegano e adattarli secondo necessità per assicurarsi che funzionino in modo efficiente e mantenga tutti produttivi. Questa funzione organizzativa è essenziale, motivo per cui è una delle funzioni essenziali della gestione.

Funzione 3: Leader

Leader significa avere le capacità, l'attitudine alla comunicazione e la capacità di motivare coloro che gestisci. La leadership è un ruolo fondamentale per chiunque nella gestione, motivo per cui è una delle quattro funzioni della gestione. Se non puoi guidare, indipendentemente dal tuo stile di leadership, non sarai un manager di successo. Si tratta di creare fiducia con il tuo team.

Le abilità di leadership includono la risoluzione dei conflitti. Quando gestisci un gruppo eterogeneo, ci saranno conflitti che possono ritardare le attività e costare denaro alla tua organizzazione. Migliore è la tua capacità di identificare e risolvere questi conflitti, migliore sarà la tua gestione.

Gli stili di leadership variano, ma condividono dando ai loro team un forte senso dell'orientamento durante la definizione di obiettivi e obiettivi. Questo indipendentemente dal fatto che stiano assegnando un lavoro regolare o introducendo un nuovo processo nel team.

Poiché la leadership può essere espressa in una miriade di modi, i manager di ogni tipo possono trovarsi scelti come leader. Alcuni sono più autoritari dall'alto verso il basso. Cioè, impiegano una leadership autocratica. D'altra parte, ci sono manager dal basso, che cercano la collaborazione di tutti in ufficio e incoraggiano i dipendenti a partecipare al processo.

Qualunque sia lo stile di leadership che hai, o una combinazione di stili di leadership, può essere applicato al modo in cui gestisci i membri del tuo team. Anche i leader più motivati ​​motivano e guidano i loro team verso obiettivi di successo. Non c'è nessuno che possa farlo, ma le funzioni di base di un leader forte nella gestione sono la comprensione dei dipendenti e ciò che serve per ottenere il meglio da loro.

Funzione 4: controllo

La funzione di controllo prevede il monitoraggio e il monitoraggio dei progressi e delle prestazioni per aiutare a prendere decisioni in un ambiente di lavoro. Puoi pianificare, organizzare e condurre a tuo piacimento, ma se non stai monitorando la qualità del lavoro dei tuoi dipendenti, sarai nei guai. Se hai bisogno di aiuto con il processo di controllo, prova il nostro modello di dashboard gratuito.

Oltre al progresso, alle prestazioni e alla qualità, il processo di controllo include anche l'efficienza con cui svolgono il proprio lavoro e l'affidabilità quando si assumono i propri compiti. Un altro termine per questo è gestione del controllo e gestione della qualità. Fa parte di qualsiasi processo decisionale. Non puoi fare una scelta perspicace senza buoni dati a supporto.

Lo scopo del controllo nella gestione non è dominare i tuoi dipendenti, ma assicurarsi che soddisfino gli obiettivi e gli obiettivi dell'azienda. Alcuni manager preferiranno tracciare l'intero flusso di lavoro dei loro team, mentre altri consentiranno ai loro dipendenti di essere autodiretti.

Queste sono le due facce della stessa medaglia, che è fornire qualità nei tempi e nei limiti del budget in tutti gli ambienti di lavoro, e l'aspetto più importante delle quattro funzioni di gestione. Si tratta di raggiungere i tuoi obiettivi finanziari e dovrebbe essere in prima linea nel tuo team di gestione.

Come ProjectManager aiuta con le quattro funzioni di gestione

ProjectManager è uno strumento basato su cloud che offre ai manager gli strumenti necessari per pianificare, organizzare, guidare e controllare i propri team, indipendentemente dal fatto che si trovino sotto lo stesso tetto, distribuiti su fusi orari o in diversi dipartimenti. Le funzionalità ibride di gestione del lavoro di ProjectManager forniscono dati in tempo reale per prendere decisioni più approfondite, lavorare in modo più produttivo e ottenere successo.

Crea facilmente solidi piani di progetto

Realizzare un piano di successo significa organizzare le attività, collegare le dipendenze e impostare pietre miliari. Una delle viste multiple del progetto di ProjectManager è un diagramma di Gantt interattivo che fa questo e molto altro. Puoi facilmente filtrare il percorso critico invece di perdere tempo con calcoli complicati. Quindi, imposta la linea di base. Ora hai catturato il piano per confrontarlo con i tuoi sforzi effettivi una volta che inizi a lavorare.

Monitora i progressi del tuo team in tempo reale e migliora l'organizzazione

Non puoi controllare la tua squadra se non la stai monitorando. Tuttavia, non vuoi intralciarli, motivo per cui la dashboard in tempo reale di ProjectManager raccoglie automaticamente i dati e calcola tali informazioni in grafici e diagrammi di facile lettura su carico di lavoro, tempo, costi e altro ancora. È come ricevere un rapporto istantaneo sullo stato ogni volta che vuoi.

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Per approfondire l'utilizzo dei dati, i report con un clic di ProjectManager, che puoi filtrare per concentrarti solo sulle informazioni che desideri visualizzare. ProjectManager ha un rapporto sulle schede attività per vedere quanto tempo i team stanno assumendo i loro compiti, la varianza del progetto per catturare lo sforzo pianificato rispetto a quello effettivo e persino rapporti sullo stato del portafoglio se stai gestendo più di un progetto. I report possono quindi essere condivisi con le parti interessate per mantenerli aggiornati. Ciò ha evidenti applicazioni alle quattro funzioni di gestione.

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