15 modelli gratuiti di gestione dei progetti IT per Excel, Word e altro

I progetti IT sono unici. I team IT pianificano le installazioni, gli aggiornamenti e le implementazioni di hardware e software e gli strumenti che utilizzano sono specifici per lavorare con infrastrutture, sistemi informativi e computer. Questi modelli di gestione dei progetti IT sono essenziali per svolgere correttamente tali lavori.

ProjectManager offre dozzine di modelli di gestione dei progetti gratuiti per Excel e Word di cui i responsabili IT hanno bisogno quando lavorano allo sviluppo web, allo sviluppo software, allo sviluppo di app per dispositivi mobili, alla configurazione di rete e molto altro ancora. Prova oggi questi 15 modelli gratuiti di gestione dei progetti IT.

1. Modello di piano di progetto IT

I project manager IT sono responsabili di molti tipi diversi di progetti, dallo sviluppo di nuovi sistemi all'aggiornamento di vecchie applicazioni aziendali. Ma ogni progetto IT ha una cosa in comune: iniziano con un piano IT. Con il nostro modello di piano di progetto IT gratuito, i project manager IT possono organizzare attività, costi e risorse con scadenze e risultati programmati.

L'utilizzo di un modello di gestione dei progetti IT ti fa risparmiare tempo e ti aiuta ad avviare un progetto in modo più efficiente, il che porta a un risultato più positivo. Non solo sei in grado di capire cosa farai, ma puoi condividere il modello del piano di progetto IT con il tuo team per metterli sulla stessa pagina.

2. Modello di diagramma di Gantt

Quando si crea un piano IT o qualsiasi altro piano, lo strumento di riferimento è il diagramma di Gantt. È uno strumento collaudato per una buona ragione; I diagrammi di Gantt creano una sequenza temporale visiva in cui sono programmate tutte le attività del progetto. Possono gestire tempo, costi e risorse. Creare un diagramma di Gantt in Mircosoft Word o Microsoft Excel è frustrante, soprattutto quando ce n'è uno pronto per l'uso quando scarichi il nostro modello di diagramma di Gantt gratuito per Excel.

3. Modello di valutazione del rischio informatico

I progetti IT non sono diversi da qualsiasi altro tipo di progetto in quanto sono pieni di rischi. Il rischio IT comporta un onere aggiuntivo in quanto la maggior parte delle aziende, indipendentemente da ciò che fanno, richiede che i propri sistemi IT funzionino. Se qualcosa va giù o viene compromesso in qualche modo, può portare a una perdita finanziaria significativa o peggio. Ecco perché il nostro modello di valutazione del rischio IT gratuito per Excel è così importante.

La struttura di qualsiasi strumento di valutazione del rischio presenta elementi comuni. Il nostro elenca il rischio numericamente, il che rende facile il monitoraggio, oltre a descrivere il rischio e l'ambiente di controllo. Raccoglie dati ma definisce anche le azioni da intraprendere se i problemi si verificano effettivamente in modo da poter mitigare il rischio. C'è anche un calcolatore per annotare la probabilità che il rischio si verifichi e, in caso affermativo, quale impatto avrà.

4. Modello di piano d'azione

Che tu stia affrontando un rischio o semplicemente pianificando un progetto IT, hai bisogno di una strategia. Il nostro modello di piano d'azione gratuito per Excel è un documento che delinea i passaggi da intraprendere per raggiungere tale strategia. I project manager IT possono utilizzare questo modello di gestione dei progetti IT per visualizzare come trasformare la strategia in passaggi attuabili, che possono essere suddivisi in attività secondarie o elementi di azione.

I project manager IT possono utilizzare il modello gratuito durante la fase di pianificazione del progetto. Delinea gli obiettivi, le fasi di azione, i compiti e una tempistica e può indirizzare le azioni aziendali, strategiche e correttive secondo necessità. È uno strumento versatile. Comunque lo usi, un piano d'azione fornisce una struttura che ti aiuta a pensare in modo pragmatico e ti assicura di non trascurare compiti importanti.

5. Modello di budget del progetto IT

Ottenere un conteggio accurato dei costi del tuo progetto IT è il modo in cui ti assicuri di avere i fondi per svolgere correttamente il lavoro. Ciò include tutto, dalla tua squadra, attrezzature e altro ancora. Sono molti i costi da tenere traccia, motivo per cui i project manager IT possono scaricare il nostro modello di budget di progetto gratuito per Excel.

Non solo ti aiuterà a creare un budget più accurato, ma ti aiuterà anche a monitorare i costi durante l'esecuzione del progetto. Il modello di gestione dei progetti IT cattura i costi di manodopera, consulenti e licenze software per citarne alcuni. Ma riscuote anche costi ricorrenti come bollette telefoniche, spazi per uffici e costi delle attrezzature. Ricorda, non stai solo creando un budget ma anche un meccanismo di controllo dei costi.

6. Elenco di controllo per la manutenzione del server IT

Se il server non funziona, i guai sono dietro l'angolo. Per evitarlo, assicurati di programmare la manutenzione. Ci sono molte cose da controllare per assicurarsi che tutto vada bene, motivo per cui ti consigliamo di scaricare la nostra lista di controllo gratuita per la manutenzione del server per Excel. Questo modello gratuito per la gestione dei progetti IT ti aiuta a svolgere un lavoro accurato.

Usare il modello è semplice. Sul lato sinistro sono presenti una varietà di attività comuni alla manutenzione del server, come aggiornamenti, sicurezza, backup, monitoraggio, manutenzione del file system e altro ancora. Sulla destra c'è una griglia in cui puoi programmare tali attività come giornaliere, settimanali, mensili o occasionali. Il modello è personalizzabile in modo da poter aggiungere o sottrarre ciò che desideri in modo che rifletta meglio le tue responsabilità.

7. Modello di dashboard

Il monitoraggio dei sistemi IT è fondamentale per garantire il corretto funzionamento di software e hardware. Avendo una visione di alto livello, è possibile non solo tenere traccia dei progressi e delle prestazioni, ma anche rilevare eventuali anomalie che potrebbero indicare problemi che devono essere risolti prima che diventino problemi. Utilizza il nostro modello di dashboard gratuito per Excel e tieni traccia di questi dati a colpo d'occhio.

Utilizza questo modello di gestione dei progetti IT per tenere traccia degli indicatori di prestazione (KPI) come attività, carico di lavoro, durata e costo delle attività. I grafici a barre e i grafici colorati facilitano la digestione rapida dei dati e forniscono ai project manager IT la prospettiva di cui hanno bisogno per ottenere informazioni preziose che guideranno un migliore processo decisionale.

8. Modello di registro dei rischi informatici

Ogni project manager IT sa che il rischio è sempre dietro l'angolo. Questa è solo una parte della gestione del progetto. Anche la pianificazione fa parte della gestione del progetto. Il nostro modello di registro dei rischi gratuito per Excel ti offre gli strumenti per pianificare e mitigare i rischi nei tuoi progetti IT. Questo strumento consente ai project manager IT di preparare una strategia che li aiuti a rispondere al rischio e risolverlo o trarne vantaggio se si verifica nel loro progetto.

Questo modello di gestione dei progetti IT numera i rischi per facilitarne il monitoraggio. Puoi anche descrivere il rischio, il suo impatto e quale risposta avrai se diventa un problema nel progetto IT. C'è anche una colonna per classificare il livello di rischio da alto a basso, che aiuta con l'assegnazione delle priorità. Infine, puoi assegnare un proprietario responsabile dell'identificazione e dell'attenuazione del rischio.

9. Modello di monitoraggio dei problemi IT

I problemi sono problemi. Che si tratti di rischi che hai pianificato o di qualcosa che viene fuori dal nulla, possono deviare il tuo progetto IT. Quando si verifica un problema, devi essere in grado di identificarlo e risolverlo rapidamente prima che influisca sui tempi, sull'ambito o sul costo del tuo progetto. Questo è ciò per cui è progettato il nostro modello gratuito di tracciamento dei problemi per Excel.

Utilizza il modello di gestione dei progetti IT gratuito per acquisire eventuali problemi che si presentano nel tuo progetto, che è il primo passo nello sviluppo di un piano d'azione per affrontare il problema. C'è una colonna per descrivere il problema e il suo impatto. Quindi puoi aggiungere la priorità, la data in cui è stata identificata e chi è responsabile della risposta. C'è anche spazio per aggiungere il dipartimento che gestisce il problema, il suo stato (aperto o chiuso) e persino un posto dove aggiungere note.

10. Modello registro modifiche IT

Un altro rischio o problema è il cambiamento. Tale cambiamento può verificarsi in un progetto IT a causa di guasti alle apparecchiature, errori umani, un atto di Dio, come un'interruzione di corrente o richieste delle parti interessate, solo per citarne alcuni. Qualunque sia il motivo, le modifiche a un progetto possono influire sulla pianificazione, sul budget e altro ancora. Per gestirli, scarica il nostro modello di registro delle modifiche gratuito per Excel.

Tutto il necessario per raccogliere e gestire il resto è incluso nel documento. Dai nomi del progetto e del project manager al numero di modifica e al tipo di richiesta di modifica, è tutto incluso. C'è anche una data per annotare quando la modifica è stata richiesta o si è verificata, una descrizione della modifica e il suo stato. Puoi anche assegnarlo, aggiungere una priorità e determinare quando dovrebbe essere risolto, comprenderne l'impatto e delineare i passaggi di azione che lo risolveranno.

11. Lista di controllo per la conformità al GDPR

Chiunque nell'IT conosce l'importanza del GDPR (regolamento generale sulla protezione dei dati). Sebbene sia specifico dell'Unione Europea (UE), qualsiasi azienda tecnologica che raccolga ed elabori informazioni personali e sia presente nell'UE ha l'obbligo legale di conformarsi a questa legge. Il nostro modello gratuito di lista di controllo per la conformità al GDPR semplifica la gestione di tale processo.

Il nostro modello di gestione dei progetti IT ha colonne per raccogliere le attività necessarie per rimanere conformi alla legge. Assegna i proprietari a ciascuna di queste attività per garantire che vengano eseguite in modo tempestivo e completo. C'è anche un posto dove aggiungere una scadenza e puoi persino allocare risorse a ciascuna attività secondo necessità. Quindi selezionali semplicemente mentre scorri l'elenco. È un modo semplice per gestire un requisito legale.

12. Modello di matrice di tracciabilità dei requisiti

I progetti IT hanno dei requisiti, il che significa che devono essere fatti e fatti bene, altrimenti il ​​progetto ne risente. Per garantire ciò, utilizza il nostro modello di matrice di tracciabilità dei requisiti gratuito per Excel. Lo fa elencando tutti i requisiti del progetto e come monitorarli durante il ciclo di vita del progetto. In questo modo nulla di critico può cadere attraverso le fessure.

Esistono molti modi in cui questo modello di gestione dei progetti IT ti aiuta a gestire i requisiti del tuo progetto. È ottimo per la garanzia della qualità (QA) e per capire cosa deve essere testato per garantire che soddisfi i requisiti del progetto. I project manager IT possono anche utilizzare questo documento per aiutarli a prendere decisioni informate sui dati piuttosto che agire d'istinto.

13. Modello di matrice di priorità del progetto IT

Non tutti i project manager IT possono permettersi il lusso di concentrare tutta la loro attenzione su un progetto. Sono spesso responsabili di un portafoglio di lavoro e si assicurano di aver allocato saggiamente le proprie risorse all'interno di quel gruppo. Il nostro modello di matrice di priorità del progetto gratuito ti consente di esaminare tutti i tuoi progetti IT e prendere decisioni obiettive su quali progetti richiedono attenzione e quando.

Questa matrice di Eisenhower è suddivisa in quattro quadranti. In cima ci sono due colonne: una per fare ora e l'altra per fare dopo. Sul lato sinistro ci sono due righe: cruciale e non cruciale. Ora puoi posizionare i tuoi progetti in uno dei quattro riquadri per sapere cosa deve essere fatto subito, cosa può essere programmato per il nuovo futuro, cosa può essere delegato e cosa può essere cancellato o spostato.

14. Modello del piano di attuazione

Ogni progetto IT inizia come un'idea codificata da un piano, ma deve essere realizzato da un piano di implementazione o dai passaggi necessari per attualizzare quel piano e produrre il suo risultato finale. Sebbene possa sembrare ridondante avere il piano per eseguire un piano, chiunque abbia familiarità con la gestione dei progetti sa che l'utilizzo del nostro modello di piano di implementazione gratuito per Excel è il modo in cui si organizzano tali idee in passaggi attuabili.

Il modello di gestione dei progetti IT è suddiviso in tre parti distinte. In primo luogo, c'è la strategia del progetto, che passa ai processi e alle azioni per implementare quella strategia. Poi c'è la sequenza temporale, che mostra le date di inizio e fine pianificate ed effettive per le attività, nonché le ore pianificate per l'attività. Infine, ci sono le risorse per eseguire tali compiti, inclusi materiali e costi. Con tutto questo mappato, puoi implementare il tuo piano con successo.

15. Modello per la raccolta dei requisiti

Conoscere i requisiti per un progetto IT è ciò che avvia la fase di pianificazione. Verranno raccolti in un documento, che è il punto in cui entra in gioco il nostro modello gratuito di raccolta dei requisiti per Word. Questo modello di gestione dei progetti IT funge anche da strumento di comunicazione che collega i requisiti dell'utente allo sviluppatore.

Ma non vengono raccolti solo i requisiti degli utenti; ci sono anche requisiti aziendali e di sistema catturati nel documento. I requisiti sono suddivisi in sette sottosezioni: utente, requisiti funzionali e di sistema, software e interfacce utente, attività del flusso di lavoro e gestione del cambiamento e del rischio. C'è anche un'architettura tecnica di alto livello delineata oltre a manutenzione e supporto. Sono inclusi anche test e valutazioni, come obiettivi, artefatti, utenti e attività.

ProjectManager aiuta con la gestione dei progetti IT

Come ti dirà qualsiasi project manager IT, i modelli sono documenti statici. Possono essere un passo indietro, non in avanti, quando si tratta di gestire un progetto. Ciò di cui hai bisogno è un software di gestione dei progetti, come ProjectManager. Il nostro software online fornisce dati in tempo reale per un migliore processo decisionale. Ciò che rende il nostro software superiore ai modelli è anche la possibilità di utilizzare una varietà di strumenti che condividono tutti gli stessi dati aggiornati.

Usa più viste di progetto

Non tutti gli strumenti di progetto sono uguali. Il diagramma di Gantt è ideale per la pianificazione, ma le bacheche kanban visualizzano e controllano i flussi di lavoro mentre pianifichi ed esegui gli sprint o gestisci il tuo backlog. I team potrebbero preferire l'utilizzo del nostro robusto elenco di attività, che condivide anche gli stessi dati in tempo reale degli altri strumenti, come la vista foglio e calendario. Ciò significa che puoi lavorare sullo strumento che desideri e rimanere aggiornato con le informazioni più recenti sul progetto.

Cattura dati in tempo reale

Avere tutti i membri del team che lavorano sugli stessi dati in tempo reale è fondamentale per la produttività, ma non è tutto. I project manager IT hanno anche bisogno di una visione di alto livello del progetto ogni volta che lo desiderano. La nostra dashboard in tempo reale fa proprio questo. Cattura i dati in tempo reale e elabora questi numeri per visualizzare metriche su tempi, costi e altro in grafici e diagrammi di facile lettura. Soprattutto, non è richiesta alcuna configurazione. È plug-and-play.

I report ti portano più in profondità nei dati, personalizzando i risultati per mostrare solo ciò che vuoi vedere e semplificando la condivisione con le parti interessate per tenerli aggiornati. Esistono anche strumenti di gestione delle risorse che bilanciano il carico di lavoro, strumenti di gestione del rischio che tengono traccia dei problemi e strumenti di gestione delle attività che mantengono i team collaborativi e produttivi.

Contenuti relativi alla gestione dei progetti IT

Se sei ancora indeciso se iscriverti a una prova gratuita di ProjectManager, abbiamo molti contenuti gratuiti che puoi leggere. Da post di blog settimanali a guide, video, modelli e altro ancora, disponiamo di informazioni su ogni aspetto delle fasi di gestione del progetto. Ecco un piccolo esempio dei nostri contenuti relativi all'IT.

• Guida alla gestione dei progetti informatici
• Software per la gestione dei progetti informatici
• Audit IT: definizione e guida rapida
• Come diventare un Project Manager IT
• Gestione dei problemi informatici
• Strategie di gestione del rischio informatico
• Quadro di governance IT

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