15 modelli PMO gratuiti per Excel e Word

Un PMO, o ufficio di project management, può essere un dipartimento interno o un gruppo esterno o un'agenzia che definisce e mantiene gli standard per la gestione dei progetti di un'azienda. Ci sono tre tipi; di supporto, controllo e direttiva e ognuno ha vari gradi di coinvolgimento. Tuttavia, tutti e tre possono utilizzare modelli PMO per supportare programmi e portfolio di progetti.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti più dinamico rispetto ai modelli PMO statici, ma se non sei pronto per l'aggiornamento, il nostro sito è ricco di modelli gratuiti di gestione dei progetti per Excel e Word. Abbiamo raccolto 15 modelli gratuiti adatti per un PMO. Questi modelli coprono tutto, dai diagrammi di Gantt, alla pianificazione del progetto, all'allocazione delle risorse, ai rapporti sullo stato dei dati del progetto e molto altro ancora.

1. Modello di diagramma di Gantt PMO

Il diagramma di Gantt è uno degli strumenti essenziali per i project manager. Fornisce una vista dell'intero progetto su una sequenza temporale e include attività, pietre miliari, pianificazioni e altro. L'ufficio di gestione del progetto può utilizzare il nostro modello di diagramma di Gantt gratuito per Excel per ottenere una panoramica di un progetto o utilizzarlo come tabella di marcia per tenere traccia di più progetti in un unico posto per allocare le risorse quando e dove sono necessarie.

Il modello di diagramma di Gantt è suddiviso in due sezioni. Sulla sinistra c'è un normale foglio di calcolo in cui puoi aggiungere le attività o i progetti che stai supervisionando. Accanto a questo ci sono le colonne per catturare le date di inizio e di fine. Infine, c'è una colonna per la durata dell'attività o del progetto. Dopo aver inserito queste informazioni, la sequenza temporale con codice colore sulla destra si popola automaticamente e ti consente di vedere le attività, le fasi e i progetti in un unico posto.

2. Modello di dashboard del progetto PMO

I PMO hanno bisogno di una visione di alto livello dei progetti che stanno supervisionando. Hanno bisogno di metriche che li aiutino a tracciare il corso di quei progetti e sapere quando sono necessarie modifiche per tenere tutto sotto controllo. Il nostro modello di dashboard del progetto PMO gratuito per Excel è costituito da grafici e diagrammi di facile lettura che forniscono i dati a colpo d'occhio.

Hai bisogno di dati in tempo reale per prendere decisioni migliori o potresti agire su dati imprecisi. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online con dashboard di portfolio che acquisiscono dati in tempo reale che non richiedono configurazioni dispendiose in termini di tempo o input manuali come con i modelli PMO. Invece, ottieni dati rapidi e affidabili sullo stato di salute dei tuoi progetti, attività, avanzamento, tempi, costi e carico di lavoro ogni volta che ne hai bisogno. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

3. Modello di analisi costi-benefici del PMO

Ci sono alcuni progetti che vale la pena perseguire, mentre altri finiranno in una fossa di denaro. Un PMO aiuta le aziende a scegliere progetti che daranno loro valore per il loro investimento. Per fare ciò, possono utilizzare il nostro modello di analisi costi-benefici PMO gratuito per Excel.

Un'analisi costi-benefici viene utilizzata per confrontare ciò che si prevede di pagare per un progetto con ciò che si spera che fornisca in termini di opportunità. Questo viene fatto aggiungendo un importo in dollari a tutti i tuoi costi quantitativi e benefici quantitativi. Da lì, è facile vedere se otterrai un ritorno sull'investimento.

4. Modello di matrice di priorità del progetto PMO

Una cosa che fa un PMO è fornire una guida. Questa guida e intuizione possono aiutarti con il modo in cui gestisci i progetti, ma anche se valga la pena intraprendere quei progetti in primo luogo. Uno strumento per aiutare a prendere questo tipo di decisioni è il nostro modello di matrice di priorità del progetto gratuito per Excel.

Il processo è apparentemente semplice ma è un modo efficace per dare priorità ai tuoi progetti. La matrice è suddivisa in quattro sezioni. In cima ci sono due colonne, una per fare ora e l'altra per fare dopo. Il lato sinistro ha due righe, una per cruciale e l'altra per non cruciale. A seconda di dove posizioni il progetto, può essere un must da fare immediatamente, programmato per il prossimo futuro, delegato, cancellato o spostato. Puoi anche usarlo per attività o qualsiasi cosa tu abbia bisogno di dare la priorità.

5. Modello di budget del progetto PMO

Il denaro governerà sempre le decisioni durante la supervisione dei progetti. Le aziende hanno costi finiti e non vogliono ritrovarsi ad aggiornare continuamente un budget perché richiede più fondi. L'utilizzo del nostro modello di budget del progetto PMO gratuito per Excel può aiutarti a prevedere con precisione i budget ed evitare spese eccessive per i progetti.

Ci sono così tanti costi relativi a un progetto che il nostro modello gratuito ti aiuta a catturarli tutti. Il modello stesso è personalizzabile, quindi se c'è qualcosa che non ti serve o che vuoi aggiungere è facile da fare. Il nostro modello ha campi per costi di manodopera, spese di consulenza, materie prime, licenze software, viaggi, servizi pubblici, spazi e attrezzature per uffici e molto altro ancora. Ottieni stime accurate dei costi del progetto prima di eseguirlo.

6. Modello di analisi delle parti interessate per i PMO

Se guardi ai PMO come fornitori di servizi, è chiaro che hanno delle parti interessate. Per un ufficio di project management, queste parti interessate possono includere dirigenti, project manager, manager funzionali e persino membri del team. Tutti avranno le loro aspettative specifiche. Con il nostro modello gratuito di analisi degli stakeholder per Excel, puoi identificarli e gestirli tutti.

Questo modello PMO inizia con le informazioni di base sulle parti interessate. Cioè, elenchi tutte le parti interessate e i loro progetti. Quindi puoi aggiungere la loro relazione a quei progetti, indipendentemente dal fatto che abbiano esperienza in materia o siano responsabili delle decisioni. Puoi anche definire come comunicare con loro. Infine, c'è un menu a discesa per definire il loro impegno, da C per il livello di impegno e R per il livello di impegno richiesto.

7. Modello scheda attività PMO

Essere in grado di tenere traccia del tempo in un periodo specifico aiuta a garantire che il progetto proceda nei tempi previsti. Questo è uno strumento essenziale per la gestione delle risorse e fa parte del libro paga. Pertanto, il PMO vorrà avere accesso alle schede attività per tenere traccia dei progressi. Possono utilizzare il nostro modello di scheda attività gratuito per Excel.

La prima cosa che fai con il nostro modello gratuito definisce un periodo di tempo per la scheda attività. Successivamente, puoi aggiungere l'ora di inizio, l'inizio e la fine del pranzo e l'ora di fine per la giornata di ogni persona. C'è una colonna per aggiungere le ore regolari, le ore di straordinario e poi le ore di lavoro totali. Ora hai una visione di alto livello dei tuoi costi.

8. Modello di piano di comunicazione per PMO

Tutte le attività che fanno parte del project management di un'azienda passano attraverso il PMO. La comunicazione è una parte vitale di questo processo. Se le cose non sono chiaramente dichiarate e distribuite correttamente, sorgeranno problemi che possono avere un impatto sui profitti. Ecco perché il nostro modello di piano di comunicazione gratuito per Word è così importante.

Questo modello PMO ti aiuta a definire la visione e gli obiettivi del progetto, del programma o del portfolio, nonché i relativi obiettivi e tempi. Ci sono anche posti per aggiungere il personale di comunicazione e quali strumenti useranno. Quindi puoi mostrare come misurerai l'efficacia del tuo piano di comunicazione per assicurarti che stia facendo quello che vuoi che faccia.

9. Modello di piano di progetto per PMO

I PMO migliorano la gestione dei progetti standardizzando i processi e aumentando l'efficienza. Ciò significa che creano e mantengono la documentazione, il monitoraggio e la formazione. Ma pianificano anche. È qui che torna utile il nostro modello di piano di progetto gratuito per i PMO.

Questo modello PMO ha tutto ciò di cui hai bisogno per un PMO. C'è un posto per definire l'ambito del progetto, del programma o del portfolio, comprese le pietre miliari, le fasi e le attività. Puoi anche aggiungere i tuoi requisiti di impegno e risorse. Quindi pianifica il piano, comprese le dipendenze delle attività, i presupposti e i vincoli del progetto, il budget, il registro dei rischi, il processo di gestione delle modifiche e molto altro.

10. Modello di monitoraggio del progetto PMO

I PMO monitorano i progetti che supervisionano. Devono tenere traccia dei loro progressi per assicurarsi che stiano funzionando come da programma. In caso contrario, potrebbe essere necessario riallocare le risorse per rimettere tutto in carreggiata. Il nostro modello di monitoraggio del progetto PMO gratuito per Excel è progettato per funzionare come un sistema di gestione delle attività per tenere traccia delle attività e assicurarsi che il lavoro venga svolto in tempo.

L'utilizzo del modello di monitoraggio del progetto consente di tenere traccia di singoli progetti o programmi e portafogli. Innanzitutto, elenchi il nome dell'attività o il nome del progetto e una breve descrizione. Se sono presenti dipendenze tra attività, aggiungerle alla colonna successiva. C'è spazio per aggiungere a chi è assegnata l'attività o al project manager. Ora annota la priorità, la data di inizio, la data di fine pianificata e la data di fine effettiva. Infine, c'è un menu a discesa per acquisire lo stato.

11. Modello di raccolta dei requisiti per i PMO

Lo scopo della raccolta dei requisiti è quello di guidare il PMO attraverso l'intero progetto, dall'inizio alla consegna. I requisiti sono una condizione o capacità di cui le parti interessate hanno bisogno per risolvere un problema o raggiungere un obiettivo. Utilizzando il nostro modello gratuito di raccolta dei requisiti per i PMO, puoi raccogliere tutto in un unico posto.

Tutto ciò di cui hai bisogno per comprendere il progetto è all'interno delle pagine di questo documento di Word, incluso il piano del progetto, una descrizione dello scopo del progetto, l'ambito e una sequenza temporale con pietre miliari, dipendenze e così via. Vengono inoltre definiti gli obiettivi e gli obiettivi, nonché i vincoli e le restrizioni e come risolverli.

12. Modello registro rischi per PMO

Il rischio è sempre qualcosa che i PMO stanno monitorando. Che si tratti di un rischio positivo o negativo, prima viene identificato e affrontato, meglio è. Il nostro modello di registro dei rischi gratuito per PMO ti offre uno strumento per prepararti al rischio e disporre di un piano per risolverlo se si presenta come un problema.

Inizia descrivendo il rischio e il suo impatto. Quindi aggiungi come risponderai al rischio se in realtà diventa un problema. Per aiutarti nella tua risposta, aggiungi il livello di rischio, ad esempio alto, medio o basso. Ora sai come dare la priorità al rischio se diventa un problema. C'è anche un posto dove aggiungere il project manager o il membro del team che possiede quel rischio ed è responsabile dell'identificazione e della gestione della risposta ad esso.

13. Modello registro modifiche PMO

Il cambiamento avverrà e il PMO è lì per garantire che non abbia un impatto negativo sul progetto. Un modo per farlo è utilizzare il nostro modello di registro delle modifiche PMO gratuito per Excel. Fa parte di qualsiasi piano di gestione del cambiamento più ampio ed efficace che aiuta a controllare il cambiamento monitorandolo dal momento in cui viene identificato fino a quando non viene risolto.

Questo foglio di calcolo ti offre un posto dove mettere tutto ciò che devi sapere sul cambiamento nel tuo progetto per gestirlo. Nota quando la modifica viene osservata per la prima volta, a chi appartiene il team di progetto, il che significa che guiderà lo sforzo per risolverla e puoi anche aggiungere la priorità e lo stato di tale modifica.

14. Modello di richiesta di modifica PMO

Prima di risolvere o rispondere a qualsiasi cambiamento, devi decidere se vale la pena farlo. Ci sono cambiamenti, come condizioni meteorologiche avverse o guasti alle apparecchiature, che devono essere affrontati. Ma il più delle volte, i cambiamenti provengono dai proprietari e da altre parti interessate. Il nostro modulo di richiesta di modifica PMO gratuito per Word ti offre un posto in cui tutti possono concordare cosa fare.

Puoi personalizzare il modulo di richiesta di modifica per avere tutti i dettagli che desideri. Abbiamo incluso lo spazio per una breve descrizione e l'impatto che avrà sul progetto. Ci sono abbastanza informazioni sul modulo per consentire ai project manager di lavorare con il PMO per decidere se vale la pena fare il cambiamento e, in caso affermativo, come, o per non intraprendere alcuna azione.

15. Modello di rapporto sullo stato del progetto per i PMO

Il reporting è fondamentale per il lavoro del PMO. Ad esempio, un rapporto sullo stato fornisce i dati chiave del progetto che informeranno su come un PMO guiderà la gestione del progetto di quel progetto. Con il nostro modello di report sullo stato del progetto gratuito per i PMO, puoi tracciare un grafico dello stato e dell'avanzamento del progetto, tra le altre cose, entro un periodo di tempo specifico.

Il rapporto sullo stato contiene un riepilogo dei principali risultati, il lavoro che è stato completato in quel periodo, il lavoro pianificato ancora da svolgere nell'ambito del progetto, le pietre miliari raggiunte e i risultati finali. C'è anche un posto dove elencare gli elementi di azione per ciò che deve venire dopo. Altre cose in esame includono il budget, il programma, la qualità, i rischi, i problemi e gli ostacoli.

In che modo ProjectManager aiuta i PMO

Sono molti modelli. E sebbene gratuito sia gratuito, c'è sempre un prezzo. I modelli PMO sono statici e devi fare tutto il lavoro. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che offre funzionalità di gestione delle attività, gestione dei rischi e gestione delle risorse per aiutare i PMO a guidare i loro progetti, programmi e portafogli in tempo reale. Ha automazione e aggiornamenti in modo da guardare sempre le informazioni più aggiornate.

Gestisci le risorse con le roadmap

I PMO supervisionano molti progetti contemporaneamente. Devono fornire indicazioni su quali esigenze quali risorse e quando. Per fare ciò, hanno bisogno di più di quanto i modelli PMO possano fornire. Il nostro software di gestione dei progetti ti offre una panoramica di tutti i tuoi progetti su un'unica schermata. Guardali dall'inizio alla fine su una sequenza temporale visiva, incluse metriche come lo sforzo pianificato, lo sforzo effettivo e altro ancora. Puoi aprire qualsiasi progetto, stampare la roadmap e modificare e regolare facilmente la colonna per visualizzare ciò che desideri.

Mantieni i team in equilibrio con i grafici del carico di lavoro

I team sono la tua risorsa più preziosa. Puoi tenere traccia del loro tempo nelle attività con le nostre schede attività sicure, ma la nostra visualizzazione del carico di lavoro va ancora oltre nel fornire la gestione delle risorse. Usalo per monitorare in modo efficiente l'avanzamento e il carico di lavoro tra i progetti. Puoi vedere le ore totali e riassegnare le attività per bilanciare il carico di lavoro e mantenere tutti produttivi.

I PMO possono anche beneficiare di report personalizzati, inclusi report sullo stato e sul portfolio e molti altri. Tutto può essere filtrato per concentrarsi su ciò che vuoi vedere e quindi facilmente condiviso. C'è anche una visualizzazione del portfolio in cui puoi raggruppare i progetti e visualizzare l'avanzamento, il project manager, i membri del team, lo stato e molto altro.

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