10 modelli gratuiti di gestione delle parti interessate per Excel e Word

Le parti interessate sono chiunque abbia un interesse acquisito nel progetto. Possono essere interni, come project manager, team, proprietari o investitori, o esterni, come clienti, clienti o fornitori. Ci possono essere molte parti interessate in qualsiasi progetto e la loro gestione richiede modelli di gestione delle parti interessate.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti che ti aiuta a gestire i progetti e le parti interessate. Se non sei pronto per una prova gratuita del software, offriamo anche dozzine di modelli di gestione dei progetti gratuiti per Excel e Word che possono aiutarti in ogni fase del tuo progetto. Ecco alcuni modelli gratuiti per la gestione degli stakeholder.

1. Modello di analisi delle parti interessate

Potrebbero esserci molte parti interessate in qualsiasi progetto, ma il tuo compito come project manager è identificarle. Ogni stakeholder può avere un interesse diverso o tali interessi possono evolversi nel corso del progetto. L'utilizzo del nostro modello gratuito di analisi delle parti interessate per Excel ti aiuta a ideare un piano di comunicazione efficace per le parti interessate per tenerle adeguatamente informate.

Ci sono campi per acquisire le informazioni di base sugli stakeholder, incluso il titolo, le informazioni di contatto e l'influenza o il potere sul progetto. Quindi puoi posizionare ogni stakeholder così come si trova in relazione al progetto, annotando la sua priorità, se ha esperienza in materia e se è un decisore. Quindi puoi valutare l'impegno di ogni stakeholder nel progetto e gestirlo meglio.

2. Modello di rapporto sullo stato del progetto

Le parti interessate devono rimanere informate durante tutto il progetto. A seconda dello stakeholder, tuttavia, il livello di informazioni e la frequenza con cui vengono aggiornate possono cambiare. Che abbiano bisogno di dettagli o solo di una panoramica, i project manager devono comunque riferire regolarmente. L'utilizzo del nostro modello di report sullo stato del progetto gratuito per Excel è un ottimo strumento per catturare un periodo di tempo nel progetto.

Il problema con un modello statico è che deve essere aggiornato manualmente e le informazioni non possono essere personalizzate per riflettere le preoccupazioni di ogni stakeholder. A differenza degli strumenti statici, ProjectManager è uno strumento online che fornisce dati in tempo reale che possono essere filtrati per mostrare solo le informazioni rilevanti per ogni stakeholder. Non solo puoi generare un rapporto sullo stato con semplici sequenze di tasti, ma puoi anche generare rapporti su varianza, portafoglio e altro. Tutti i report acquisiscono dati in tempo reale in modo che siano accurati e possano essere facilmente condivisi in una varietà di formati. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

3. Modello di mappa delle parti interessate

Se stai cercando uno strumento visivo che possa aiutarti a identificare e tracciare un grafico delle parti interessate, devi scaricare il nostro modello gratuito di mappa delle parti interessate per Excel. Puoi utilizzare la mappa delle parti interessate per informare il tuo processo decisionale quando hai a che fare con le parti interessate. È essenziale stabilire un valido piano di comunicazione con gli stakeholder.

Il modello di mappa delle parti interessate ti aiuta a determinare chi vuole sapere cosa, quando ha bisogno di saperlo e come preferisce ricevere gli aggiornamenti. Questa mappa delle parti interessate ha quattro categorie per la gestione delle parti interessate: gestire da vicino, mantenersi soddisfatti, tenersi informati e monitorare. Posiziona ogni stakeholder che identifichi nella casella corretta e utilizza la codifica a colori per mostrare se è di supporto, neutrale o critico per il progetto.

4. Modello di caso aziendale

Poiché le parti interessate hanno un interesse acquisito nel progetto, una delle cose di cui sono maggiormente preoccupate sono i costi relativi all'esecuzione del progetto. Vogliono sapere se ne vale la pena. Puoi mostrarglielo con il nostro modello di business case gratuito per Word, che riassume gli obiettivi, i costi e i benefici del progetto.

Il business case è un'importante due diligence per le parti interessate, dimostrando che il loro investimento nel progetto è vantaggioso. Possono leggere un sommario esecutivo, la dichiarazione d'intenti del progetto e il risultato finale che verrà prodotto. C'è un posto dove mostrare gli obiettivi del progetto e come saranno raggiunti, la valutazione finanziaria e di mercato e altro ancora. Aiuterà a ottenere il consenso delle parti interessate.

5. Modello di analisi costi-benefici

Un altro modello gratuito che può aiutare a dimostrare alle parti interessate che il progetto vale il loro investimento è il nostro modello gratuito di analisi costi-benefici per Excel. Ti aiuta a guardare i numeri e determinare se i soldi che stai investendo nel progetto valgono i risultati.

Un modello di analisi costi-benefici esegue questa operazione aggiungendo un importo in dollari ai costi e ai benefici del progetto. Sottraendo i benefici dai costi puoi vedere qual è l'eventuale profitto per il progetto. Questo può essere un guadagno finanziario, ma può anche determinare se gli obiettivi e gli obiettivi aziendali valgono i costi. Queste informazioni possono aiutare a coinvolgere le parti interessate nel progetto.

6. Matrice RACI

È chiaramente importante identificare e definire i ruoli e le responsabilità del team di progetto, ma spesso i project manager trascureranno lo stesso esercizio quando trattano con le parti interessate del progetto. Successivamente, il tuo team di progetto è solo uno dei probabili molti stakeholder del progetto. L'utilizzo del nostro modello di matrice RACI gratuito per Excel ti consente di classificare tutti i soggetti coinvolti nel progetto, comprese le parti interessate.

RACI è sinonimo di responsabile, responsabile, consultato e informato. Nel nostro modello gratuito, elenchi tutte le parti interessate (o l'intero team di progetto) sul lato sinistro, mentre in cima al grafico c'è il loro titolo. Nella casella corrispondente, annoti se sono responsabili, responsabili, consultati o informati. Ora hai un documento per guidare tutti i membri del team, inclusi gli stakeholder, che hanno diversi livelli di coinvolgimento e impatto sul progetto.

7. Modello per la raccolta dei requisiti

Le parti interessate vogliono conoscere i problemi risolti dal progetto, come prevede di raggiungere il suo obiettivo, quale condizione o capacità deve essere soddisfatta e altro ancora. Questo è tutto risolto nel nostro modello gratuito di raccolta dei requisiti per Word. Questo è un documento chiave per le parti interessate e raccoglie informazioni vitali sul progetto in un unico posto.

C'è molto coperto nel modello gratuito. Elenca i requisiti del progetto, dall'utente, funzionale e di sistema al software, interfaccia, flusso di lavoro, modifiche e rischi. Questa è più una visione di alto livello, che è appropriata per la maggior parte delle parti interessate ed evita di entrare nelle erbacce. C'è anche una sezione in cui tutti possono firmare il documento per assicurarsi che siano informati e d'accordo.

8. Modello di statuto della squadra

I membri del team sono parti interessate, anche se non gli unici in un progetto. Il modello di charter del team gratuito per Word è principalmente incentrato su di loro, ma è un altro modello essenziale per la gestione delle parti interessate. Spiega come il team si inserisce nel contesto più ampio del progetto, come le parti interessate del progetto.

Oltre a ciò, la carta gratuita elenca tutte le persone coinvolte nel progetto e fornisce informazioni di contatto. C'è una sezione per delineare lo sfondo del progetto, la sua missione e l'obiettivo, il budget e le risorse e il processo decisionale utilizzato dal team. Sono disponibili informazioni su ambito, valutazioni delle prestazioni, attività e traguardi e molto altro. È un ottimo strumento per comunicare e coinvolgere tutti nel progetto.

9. Modello di piano di comunicazione

Parlando di comunicazione, hai bisogno di un piano di comunicazione per fornire informazioni al tuo team di progetto. L'utilizzo del nostro modello di piano di comunicazione gratuito per Word ti aiuterà a definire gli obiettivi e a pianificare gli aggiornamenti delle comunicazioni con le parti interessate. È uno dei modelli di gestione degli stakeholder più importanti in quanto uno stakeholder ben informato è più facile da gestire e ha meno probabilità di interferire nel progetto.

Oltre agli obiettivi, il modello del piano di comunicazione ti aiuta a definire come raggiungerai tali obiettivi, in quale lasso di tempo e con quali metriche misurare il tuo successo. Scoprirai il personale e gli strumenti associati alla diffusione delle informazioni e ne esaminerai l'efficacia. Una volta che hai un piano, è probabile che cambi per rimanere pertinente ed efficace.

10. Modello di organigramma

Anche se potrebbe non sembrare un modello di gestione delle parti interessate chiave, conoscere la composizione organizzativa di un'azienda o di un progetto è il modo in cui tutti nell'organizzazione o nel team di progetto sanno a chi riferiscono. Utilizza il nostro modello di organigramma gratuito per Excel. È un diagramma di flusso che mostra la struttura gerarchica interna di un'organizzazione o di un progetto.

Questo documento è una visuale facile da digerire della catena di comando. Mentre le organizzazioni più piccole, come le startup o i progetti, potrebbero non aver bisogno dello strumento, più grande e complesso è l'organizzazione o il progetto, più essenziale diventa questo modello di gestione degli stakeholder. È imperativo che tutti sappiano a chi riferiscono e chi ha l'autorità, che è esattamente ciò che illustra questo modello.

ProjectManager aiuta con la gestione delle parti interessate

Dopo aver scaricato e utilizzato i nostri modelli gratuiti per la gestione delle parti interessate, scoprirai rapidamente che possono portarti solo fino a un certo punto. I modelli, dopotutto, devono essere inseriti e aggiornati manualmente, non sono collaborativi e sono isolati dal resto dei tuoi strumenti di gestione del progetto. ProjectManager è un software di gestione dei progetti che ti aiuta a pianificare, gestire e monitorare la gestione delle parti interessate in tempo reale.

Condividi i piani di progetto con le parti interessate

I progetti hanno bisogno di piani, ma i piani non funzionano senza i tuoi stakeholder. La creazione di una pianificazione sui nostri robusti diagrammi di Gantt ti consente di gestire gli stakeholder del tuo team di progetto, organizzare le loro attività, collegare le dipendenze per evitare costosi ritardi e assegnarli a lavori che puoi monitorare in tempo reale. Il piano di progetto può essere facilmente condiviso con il team di progetto e le parti interessate per mantenere tutti sulla stessa pagina.

Monitora i progressi e le prestazioni in tempo reale

Dopo aver impostato una linea di base sul Gantt, puoi tenere traccia dello sforzo pianificato rispetto allo sforzo effettivo. Questo non solo ti aiuta a rispettare la tua pianificazione e il tuo budget, ma anche le parti interessate vogliono essere aggiornate su quei dati preziosi. La dashboard in tempo reale non richiede configurazione, come con strumenti leggeri, e tiene traccia di tutto, dal carico di lavoro ai costi e al tempo in grafici e diagrammi di facile lettura. È un ottimo modo per avere una visione di alto livello del progetto ogni volta che vuoi.

I project manager possono utilizzare le funzionalità di gestione delle risorse per mantenere produttivi i propri team. La disponibilità può essere impostata in anticipo per semplificare la pianificazione e il nostro diagramma del carico di lavoro con codice colore ti aiuta a vedere l'allocazione del tuo team. Puoi quindi bilanciare il loro carico di lavoro dal grafico per farli lavorare a pieno regime. Non sono sovrassegnati e le parti interessate sono felici di vedere la produttività.

Contenuto relativo

Se questo non ti basta per la gestione degli stakeholder, il nostro sito è pieno di contenuti gratuiti. Ci sono blog settimanali, guide, video e, naturalmente, altri modelli di gestione dei progetti gratuiti per Excel e Word. Ecco alcune risorse per saperne di più sulla gestione degli stakeholder.

• Guida alla gestione delle parti interessate
• Analisi degli stakeholder 101
• Che cos'è la teoria degli stakeholder
• Stakeholder vs. Azionista: qual è la differenza?
• Mappatura delle parti interessate 101: una guida rapida alle mappe delle parti interessate

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che consente ai team di lavorare meglio insieme. Gli strumenti di gestione delle attività si aggiungono alle funzionalità di gestione della produttività e del rischio per aiutarti a identificare, monitorare e mitigare il rischio. Unisciti ai team di Avis, Nestlé e Siemens che stanno ottenendo successo con il nostro software. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.