Documentazione di progetto: 15 documenti di progetto essenziali

I project manager conoscono l'importanza della documentazione del progetto. I documenti di progetto devono essere accurati e costantemente aggiornati per tenersi aggiornati con il progetto. La creazione e la gestione della documentazione del progetto durante l'intero ciclo di vita del progetto è fondamentale per il successo del progetto, ma da dove cominciare?

Questa guida definisce cos'è la documentazione di progetto e perché è importante oltre a delineare i primi 10 documenti di progetto che dovresti sempre creare per pianificare ed eseguire i tuoi progetti.

Che cos'è la documentazione del progetto?

Il termine documentazione di progetto si riferisce ai documenti di gestione del progetto creati durante il ciclo di vita del progetto. Questi documenti, come il piano del progetto, la pianificazione del progetto o il budget del progetto, definiscono le attività, le procedure e le linee guida che il team di progetto dovrebbe seguire.

La documentazione del progetto ha diversi scopi come la pianificazione del progetto, la gestione dei costi o la gestione del rischio. Inoltre, ci sono alcuni documenti di progetto che devono essere creati in una fase specifica del progetto in quanto preparano il terreno per il passaggio successivo. Ad esempio, il piano di gestione del progetto deve essere creato prima che possa iniziare la fase di esecuzione del progetto.

Il software di gestione dei progetti può aiutarti a organizzare e condividere le informazioni cruciali per il successo del tuo progetto. ProjectManager è un software di gestione del lavoro che dispone di un'archiviazione di file illimitata e semplifica la condivisione della documentazione del prodotto con il tuo team e le parti interessate. Tutte le sue viste multiple del progetto condividono un'unica fonte di informazioni per mantenere tutti sulla stessa pagina. Inizia gratuitamente.

Diamo un'occhiata a quali documenti di progetto dovrebbero essere creati in ogni fase del progetto.

Documentazione del progetto per fase del progetto

I progetti variano per dimensioni e complessità e alcuni richiedono una documentazione del progetto più completa di altri. Ecco una panoramica di alcuni dei documenti di progetto che di solito vengono creati durante il ciclo di vita del progetto.

• Avvio del progetto: Carta del progetto, business case, agenda della riunione di avvio del progetto
• Pianificazione del progetto: piano di gestione del progetto, struttura di ripartizione del lavoro, budget del progetto, pianificazione del progetto, piano di gestione delle modifiche, piano di gestione dell'ambito, piano di gestione del rischio
• Esecuzione del progetto: rapporto sullo stato del progetto, modello delle lezioni apprese, schede attività, richieste di modifica, ordini di modifica
• Monitoraggio e controllo del progetto: rapporto sullo stato del progetto, modello lezioni apprese, schede attività
• Chiusura del progetto: modello di chiusura del progetto, elenco di perforazione

Ora che hai un'idea della giusta documentazione di progetto per ogni fase del ciclo di vita del tuo progetto, tuffiamoci in alcuni documenti critici di gestione del progetto.

I 15 migliori documenti di progetto da includere nella documentazione di progetto

Ecco una breve descrizione dei documenti di progetto importanti e un modello di gestione del progetto corrispondente per ciascuno di essi. Non dimenticare di controllare la nostra libreria di modelli gratuiti di gestione dei progetti dove troverai decine di modelli per creare la documentazione del tuo progetto.

1. Piano di progetto

Il piano di progetto è il più completo di tutti i documenti di gestione del progetto perché compila i documenti di progetto che vengono creati durante la fase di pianificazione del progetto. Ad esempio, il piano del progetto dovrebbe includere il budget del progetto e la pianificazione del progetto.

2. Carta del progetto

La carta del progetto viene scritta durante la fase di avvio del progetto e pone le basi per il piano del progetto. I project manager utilizzano i project charter per fornire una rapida panoramica del progetto a stakeholder, sponsor e clienti.

3. Caso aziendale

Proprio come la carta del progetto, un business case è un documento creato durante la fase di avvio per convincere le parti interessate del progetto del valore del progetto, spiegando i potenziali benefici che potrebbe avere per la loro organizzazione.

4. Piano di comunicazione del progetto

Un piano di comunicazione stabilisce tutte le linee guida per la comunicazione tra i membri del team e le parti interessate del progetto. Definisce i canali di comunicazione da utilizzare, il programma di comunicazione, i ruoli e le responsabilità tra gli altri dettagli per semplificare il processo di comunicazione durante tutto il ciclo di vita del progetto.

5. Registro dei rischi

Questo documento consente di registrare tutti i potenziali rischi del progetto e include una breve descrizione del loro potenziale impatto e probabilità. Un registro dei rischi è un documento di progetto importante in quanto fornisce informazioni importanti per il piano di gestione del rischio che contiene tutti i documenti, le strategie e le linee guida di gestione del rischio.

6. Dichiarazione di portata

Una dichiarazione di scopo definisce le attività che verranno eseguite per completare un progetto. Viene utilizzato dai project manager per far sapere agli stakeholder cosa sarà fatto e cosa non sarà fatto in modo che le aspettative siano chiare fin dall'inizio. Fa parte del piano di gestione dell'ambito, un documento completo che spiega le procedure e le linee guida relative all'ambito del progetto.

7. Bilancio del progetto

Il budget del progetto è un documento critico di gestione del progetto. Per crearne uno, dovrai stimare i costi del tuo progetto, che includono manodopera, materiali, attrezzature e tutto ciò che è necessario per eseguire il progetto.

8. Programma del progetto

A livello di base, la schedulazione del progetto definisce la sequenza temporale per l'esecuzione di tutte le attività del progetto. Può anche includere più dettagli come le risorse necessarie per ogni attività, chi ne è responsabile, il float o lo slack del tuo progetto e il percorso critico. Il diagramma di Gantt di ProjectManager è lo strumento perfetto per creare una pianificazione dettagliata del progetto.

9. Rapporto sullo stato del progetto

I report sullo stato del progetto sono uno strumento di gestione del progetto indispensabile perché ti consentono di controllare lo stato di salute del tuo progetto in qualsiasi momento e condividere i dati con le parti interessate per tenerli aggiornati. I rapporti sullo stato sono brevi e includono solo le informazioni più rilevanti.

10. Modello di chiusura del progetto

È sempre necessario creare la documentazione di progetto al termine della fase di chiusura del progetto. Questo perché i project manager devono chiudere contratti, creare un documento "lezioni apprese" e ottenere l'approvazione formale delle parti interessate tra le altre attività importanti. Tutto questo deve essere documentato in modo che nulla cada attraverso le crepe.

11. Modello di proposta di progetto

Una proposta di progetto è un documento di gestione del progetto che fornisce una rapida panoramica delle aree chiave di un progetto. Il suo scopo principale è convincere i potenziali stakeholder del valore del progetto durante la fase di avvio. Dovrebbe essere un documento persuasivo che evidenzi i principali vantaggi, obiettivi e requisiti.

12. Modello di sintesi del progetto

Un brief di progetto è una versione riepilogativa del tuo piano di progetto, orientata verso un pubblico come team interfunzionali o parti interessate che non hanno bisogno di approfondire tutti i dettagli di un piano di gestione del progetto ma devono comunque avere una comprensione del progetto obiettivi, budget, ruoli e responsabilità tra gli altri aspetti chiave.

13. Modello di raccolta dei requisiti

I requisiti del progetto sono gli obiettivi e le specifiche che ci si aspetta da un progetto per assicurarsi che tutte le parti interessate siano soddisfatte. Il nostro modello gratuito di raccolta dei requisiti ti aiuterà a documentare tutti i requisiti del tuo progetto.

14. Modello di panoramica del progetto

Una panoramica del progetto è un documento di 1 pagina che delinea gli aspetti più critici di un progetto come la sua sequenza temporale, le tappe fondamentali, il budget, lo stato e i ruoli e le responsabilità dei membri del team.

15. Modello di carta della squadra

Una carta del team è un documento di gestione del progetto che mostra i ruoli, le responsabilità, i risultati e le risorse di un team di progetto. Aiuta i project manager a comprendere il carico di lavoro e gli obiettivi di ciascun membro del team per una migliore pianificazione delle risorse.

Cosa vale la pena documentare

Indipendentemente dalla struttura della tua organizzazione, la capacità di registrare e documentare tutti gli aspetti di un progetto è fondamentale per essere un project manager di successo. Rapporti multipli, grafici, grafici, documenti, richieste di modifica e aggiornamenti di stato devono essere mantenuti durante tutto il ciclo di vita del progetto e la documentazione lavora per unire i diversi pezzi di un progetto e portarlo a termine con successo.

Tuttavia, il tuo tempo è limitato, così come la pazienza nella maggior parte delle organizzazioni per le noiose scartoffie. Come puoi mantenere l'efficienza e documentare efficacemente il progetto? Considera quanto segue per determinare cosa vale la pena documentare:

• Tutto relativo al cliente : immagina che un cliente metta improvvisamente in dubbio una decisione presa mesi fa. Il cliente afferma di aver scelto una direzione, ma la tua azienda ha deciso di seguire un'altra strada durante l'implementazione. Una chiara documentazione sulle riunioni dei clienti, comprese note con date, orari e partecipanti, aiuta a risolvere i malintesi.
• Dettati legali : per determinati progetti, i team legali sono tenuti a rivedere la documentazione durante il progetto. Per i progetti pubblici, potrebbero esserci processi di supervisione e revisione che analizzano un progetto dopo il suo completamento. Conosci i requisiti di documentazione di cui il tuo team legale ha bisogno prima che inizi il tuo progetto. Giocare al recupero è rischioso in questo tipo di ambiente.
• La giusta quantità di processo - Anche se non vuoi perderti documentando così tanto del piano e del processo che non stai effettivamente elaborando, vuoi una definizione attorno al piano e agli obiettivi del progetto. Lascia che la tua struttura organizzativa guidi quanti processi documentare. Ad esempio, cercare di operare senza processi su un progetto che richiede documentazione legale non farà che mettere nei guai il tuo progetto. In caso di dubbio, l'approccio migliore è documentare.
• Modifiche al progetto : gli aggiornamenti continui del progetto sono essenziali per documentare, soprattutto quando gli obiettivi del progetto cambiano. Idealmente, avrai uno strumento di gestione dei progetti online in tempo reale in modo che le tue risorse e le modifiche alle attività siano pianificate in tempo reale e i problemi vengano acquisiti man mano che si verificano. Tuttavia, gli impatti maggiori sul piano di progetto dovrebbero essere aggiunti alla documentazione del progetto in modo controllato dalla versione.

Best practice per la documentazione del progetto

Quindi quali sono le migliori strategie che dovresti usare per mantenere la tua documentazione efficace, efficiente e tempestiva? Per allineare la tua documentazione alle migliori pratiche dovresti:

• Prenditi il ​​tempo: usa il tuo calendario! Molte persone pensano che i calendari siano solo per la pianificazione delle riunioni. Non è. Usalo per programmare blocchi di 2-3 ore di tempo ininterrotto per assemblare un documento essenziale. Invece di rispondere alle chiamate o conversare con un collega, prenditi del tempo per entrare nella zona della scrittura. Con il tempo e l'attenzione concentrati, sarai in grado di fare progressi significativi. Allo stesso modo, pianifica blocchi di 10-15 minuti nel tuo calendario ogni settimana per rivedere e aggiornare la documentazione.
• Avere il giusto livello di dettaglio : mettere insieme la documentazione per gli ingegneri è diverso dai documenti che presenti ai dirigenti. Gli ingegneri hanno bisogno di dettagli che puoi fornire mentre i dirigenti non hanno il tempo di impantanarsi con i dettagli. Vogliono solo punti elenco, la linea di fondo e i passaggi successivi. Sta a te determinare il giusto livello di documentazione per il pubblico giusto.
• Usa Smart Storage : la tua documentazione deve essere facile da individuare. La documentazione è inutile se è sepolta sotto una roccia dove nessuno può trovarla. Ciò include assicurarsi che l'infrastruttura sia predisposta per accedere alla documentazione online e che la struttura e la gerarchia delle cartelle siano facili e intuitive da comprendere.
• Condividi con gli altri – La maggior parte delle persone odia mettere insieme la documentazione, ma ama quando è confezionata per loro. Sarai piacevolmente sorpreso dal fatto che le persone leggano effettivamente la documentazione! Usa il tuo software di gestione dei progetti online per archiviare i tuoi documenti online con il progetto, idealmente in un ambiente collaborativo e sicuro.
• Controllo della versione e aggiornamento : mantenere la documentazione del progetto aggiornata e aggiornata è impegnativo. È facile arrivare al punto della versione iniziale, ma è doloroso tornare indietro e aggiornare la documentazione e mantenere il controllo della versione. Il più grande aiuto è l'infrastruttura del repository di documenti che hai in atto. Il controllo automatico della versione ti consente di gestire questo processo e gli utenti della tua documentazione si fidano sempre di avere la versione più recente.

Come ProjectManager aiuta con la documentazione del progetto

ProjectManager è un software di lavoro e di progetto che collega i team ibridi e promuove la collaborazione. Tutti i documenti di progetto possono essere archiviati sullo strumento e tutti coloro che hanno bisogno di accedere ai documenti lo avranno. Puoi creare piani di progetto e molto altro, rendendo ProjectManager l'unico software di cui hai bisogno per il successo del progetto.

Crea piani di progetto su diagrammi di Gantt interattivi

Uno dei documenti di progetto più importanti è il tuo piano di progetto. Puoi crearlo e condividerlo con il nostro diagramma di Gantt, che organizza tutte le tue attività, collega le dipendenze e traccia le tappe fondamentali per aiutarti a rispettare i tempi. Filtra anche per il percorso critico. I nostri diagrammi di Gantt online forniscono dati in tempo reale e sono facili da condividere in modo che tutti lavorino sempre con i dati più aggiornati.

Monitora il tuo progetto con dashboard in tempo reale

La documentazione del tuo progetto pone solo le basi per l'esecuzione del tuo progetto. Per rispettare tali piani, è necessario disporre di un modo per monitorare i progressi e le prestazioni in tempo reale. La nostra dashboard live raccoglie, calcola e fornisce automaticamente metriche in tempo reale per tempo, carico di lavoro e altro ancora. A differenza di altri strumenti, non è necessaria alcuna configurazione. Vedi cosa sta succedendo mentre il progetto si svolge.

Approfondisci i dati con i rapporti con un clic

Quando una visualizzazione di alto livello non è sufficiente, puoi generare report di progetto premendo un tasto. Ottieni maggiori informazioni sui tuoi costi, progressi e altro. Tutti i rapporti possono essere filtrati per mostrare solo i dati che desideri visualizzare. È possibile allegare report alle e-mail degli stakeholder o stamparli per le presentazioni.

ProjectManager è uno strumento flessibile che ti consente di aggiornare la documentazione del tuo progetto secondo necessità man mano che i progetti cambiano. Tutti vengono aggiornati con notifiche e-mail o avvisi in-app, quindi non c'è mai alcuna confusione su ciò che ci si aspetta. Utilizza uno strumento che gestisce il piano del progetto, le risorse, i costi e il team archiviando tutta la documentazione del progetto necessaria per garantire il successo.

Certo, la documentazione può essere la rovina del tuo progetto, ma ne hai bisogno. Ci sono strumenti che possono aiutarti a farlo più facilmente, meglio e più velocemente. La suite di software online di ProjectManager è un ottimo strumento collaborativo per creare e archiviare la documentazione del tuo progetto per un accesso più semplice e la condivisione dei documenti con il tuo team. Inizia gratuitamente.