Una guida rapida agli elementi d'azione e agli elenchi degli elementi d'azione

Molto probabilmente, hai creato un elemento di azione senza rendertene conto. Se hai mai scritto una lista di cose da fare, ti sei creato una serie di elementi d'azione: commissioni da sbrigare, faccende domestiche da completare, persone da contattare, ecc.

La gestione di progetti su larga scala è un processo molto più complicato e richiede un sistema sofisticato di creazione, assegnazione e monitoraggio delle azioni.

Cosa sono gli oggetti d'azione?

Gli elementi d'azione sono compiti discreti e perseguibili che fungono da "trampolini di lancio" verso un obiettivo più complesso. La creazione di un elenco di elementi di azione è il modo migliore per assegnare questi lavori e tenere traccia dell'avanzamento.

Gli elementi di azione assumono molte forme, dalle attività che devono essere completate agli eventi che devono aver luogo. La loro caratteristica distintiva, tuttavia, è che ogni elemento completato porta alla conclusione di un compito più grande. Questi elementi devono essere concisi e generalmente sono completati da un singolo individuo. Sebbene possano sembrare semplici, la creazione di un elenco di elementi di azione è più complicato di quanto potresti aspettarti. Direttive mal create possono rallentare un intero progetto o addirittura portare al fallimento totale. Per questo motivo, è essenziale capire i modi migliori per crearli e utilizzarli per dare impulso al tuo progetto.

Il software di gestione dei progetti è il modo migliore per creare un elenco di elementi di azione ed eseguire effettivamente il tuo lavoro come una squadra. Con ProjectManager, puoi collaborare alle attività in cinque viste diverse, monitorare i progressi con i dashboard e persino monitorare il tuo tempo. Inizia oggi stesso gratuitamente.

Chi crea oggetti d'azione?

I manager e i team leader sono generalmente responsabili della creazione e dell'assegnazione degli elementi di azione. Gli individui in questi ruoli impostano le attività e le suddividono in elenchi che i membri del team possono completare e "spuntare". È compito del manager sapere chi dovrebbe lavorare su quale elemento dell'azione e quale richiede più membri del team.

Gli elementi d'azione sono fondamentali quando si lavora su compiti complessi in un ambiente di squadra, poiché impediscono ai membri del team di calpestarsi l'un l'altro e di svolgere lavori non necessari.

Lo scopo di un elenco di elementi di azione

Un elenco di elementi di azione continua è un buon modo per tenere traccia delle responsabilità di tutti durante il progetto. In questo modo sarà più facile trovare le risposte a qualsiasi domanda tu possa avere in futuro. Un elenco di elementi di azione mostra esattamente cosa è andato bene e cosa è andato storto durante un progetto, nonché la quantità di impegno e le risorse necessarie per determinate attività.

Cose da considerare quando si crea un elenco di elementi di azione

Ci sono cinque dettagli che dovresti sempre includere per assicurarti che l'articolo sia compreso e possa essere rintracciato:

• Il nome dell'attività
• Le date importanti: creazione, completamento pianificato, completamento effettivo
• La descrizione dell'elemento dell'azione
• I rischi oi problemi a cui prestare attenzione
• Chi sarà il proprietario dell'elemento dell'azione

Esempi di elementi di azione

Immagina una riunione in cui viene pianificato un progetto e viene discusso un elenco di attività. Queste attività devono essere completate prima che il progetto possa andare avanti. Per rendere queste attività astratte più gestibili, il project manager le suddivide in azioni distinte.

Questi sono più facili per i membri del team da avvolgere ed eseguire e più facili da tenere traccia per i project manager. Ecco alcuni esempi:

• Pianificazione di una riunione per un'ora e una data prestabilite
• Invio di una richiesta a un fornitore di terze parti
• Contattare uno stakeholder per impostare una chiamata
• Invio di un ordine di lavoro
• Creazione di un grafico

Elementi di un elemento di azione

Segui i criteri stabiliti per la creazione di elementi di azione per includere tutte le informazioni necessarie in un modo comprensibile a tutti. Questo processo non è complicato, ma ci sono elementi chiave da tenere a mente:

Titolo e numero di tracciabilità

Questo è il nome dell'elemento dell'azione, il suo descrittore più semplice. Mantieni il titolo breve, poiché scriverai una descrizione ed espanderai i dettagli lì. Si consiglia di assegnare un numero di tracciabilità a ciascun articolo. Ciò semplificherà il modo in cui tracciarli e segnalarli, specialmente quando si tratta di più azioni contemporaneamente.

Livello di priorità

Quando hai a che fare con più azioni, assegna a ciascuna una priorità per sapere su cosa concentrarti per primo. Non tutti devono necessariamente essere compilati nell'ordine in cui sono stati assegnati. Alcuni saranno naturalmente più pressanti di altri.

Data di creazione e completamento stimato

Ci sono tre date da tenere a mente quando si creano elementi di azione: data di creazione, data di completamento stimata ed eventuale data di completamento. Nota che non tutto sarà completato e alcuni potrebbero invece essere "risolti". Questi sono elementi che sono diventati inutili lungo il percorso e non devono essere completati.

Creatore e assegnatario

Includi chi ha creato l'elemento dell'azione e a chi l'ha assegnato. Ciò rende più facile per chiunque sia coinvolto sapere dove indirizzare le domande. In sostanza, questo è un modo per accelerare la comunicazione.

Descrizione

La descrizione dovrebbe espandersi sul titolo. Tieni presente che questa dovrebbe essere comunque una semplice descrizione: una sintesi, non una guida passo-passo. In genere, le descrizioni degli elementi di azione sono solo una o due frasi.

Descrizione estesa

Qui puoi includere qualsiasi altro dettaglio pertinente di cui l'assegnatario ha bisogno per eseguire l'attività. A seconda dell'elemento dell'azione, ciò potrebbe non essere necessario.

Procedure consigliate per il mantenimento di un elenco di elementi di azione

Quando inizi a scrivere, devi tenere a mente alcune best practice:

Inizia con un verbo

Quando gli elementi di azione sono scritti come nomi, le probabilità sono troppo ampie. Questo può creare confusione. Ad esempio, intitolare un'azione "e-mail degli investitori rileggere le bozze" rispetto a "e-mail degli investitori" fornisce un'idea più chiara di ciò che deve essere fatto esattamente.

Sii conciso

Gli elementi d'azione dovrebbero rendere le cose più semplici, non più complicate. Se sono troppo "prolissi" o contengono dettagli non necessari, possono confondere l'assegnatario e rallentare le cose. Meno è di più.

Scrivi in ​​modo che chiunque possa capire

Gli elementi d'azione avranno sempre senso per chiunque li abbia creati, ma considera se avranno altrettanto senso per un lettore per la prima volta. L'assegnatario dovrebbe sapere esattamente cosa fare.

Tieni a mente le risorse

Quando crei un'azione, considera le risorse richieste come budget, manodopera e tempo. Queste risorse possono influire sulla persona a cui le assegni e su quali altri elementi le assegni.

Anticipa le azioni risultanti

Completare con successo un lavoro può aprire la porta a un altro. Quando prevedi in anticipo questi lavori aggiuntivi, sarai un passo avanti.

Che cos'è il monitoraggio degli articoli in azione?

Dopo aver scritto gli elementi di azione, iniziano l'esecuzione e il monitoraggio. Mentre questi vengono elaborati, dovresti tenere traccia e registrare i loro progressi al fine di informare decisioni e strategie. Se eseguito correttamente, il monitoraggio dovrebbe rivelare dove modificare le strategie di gestione delle attività in futuro.

Il monitoraggio dell'elemento dell'azione è il processo di monitoraggio di un elemento dell'azione dall'inizio alla fine e la registrazione delle informazioni. Queste informazioni possono essere facilmente richiamate e persino informare le decisioni future.

Il monitoraggio è particolarmente importante dopo il completamento di un progetto. Senza di essa, le informazioni utili su come è stata gestita un'azione vengono sostanzialmente sprecate. Idealmente, queste informazioni verranno salvate e utilizzate in un secondo momento.

Usa un tracker oggetto d'azione

Un tracker di elementi di azione consente ai project manager di registrare e aggiornare gli elementi di azione. Tradizionalmente, questi erano semplici fogli di calcolo. Ora, i migliori tracker offrono funzionalità più elevate e consentono la collaborazione in team.

La formattazione corretta di un elenco di elementi di azione è fondamentale per mantenere i dati organizzati per il futuro. Molto probabilmente ci saranno occhi nuovi che guarderanno questi elenchi e avranno bisogno di capire cosa stanno guardando. Ciò significa mantenere la formattazione coerente e includere lo stesso insieme di dati in ogni elenco, indipendentemente dal progetto.

Perché dovresti usare un modello

Gli elementi di azione sono una parte costante della gestione delle attività. Sono qualcosa che i team leader creano e utilizzano per tutta la vita di qualsiasi progetto. Per questo motivo, le tue liste dovrebbero essere formattate allo stesso modo e includere le stesse informazioni. Questa coerenza riduce la confusione e migliora i risultati.

In qualità di assegnatario, dovresti sapere esattamente cosa ci si aspetta da te, indipendentemente da ciò che ti è stato assegnato o da chi lo ha assegnato. Un modello di elemento di azione garantisce che tutte le informazioni di cui hai bisogno siano disponibili in un formato comprensibile.

Il nostro modello di elemento di azione ti assicura di includere tutti i dettagli necessari e di formattare gli elenchi nello stesso modo ogni volta. In tal modo, non dovrai perdere tempo prezioso per familiarizzare con un nuovo formato. Hai le informazioni di cui hai bisogno e sai dove trovarle.

Per risultati ancora migliori, combina questo modello con un potente software di gestione dei progetti con strumenti di monitoraggio e reporting dei progetti.

Come utilizzare il modello di elementi di azione con ProjectManager

ProjectManager è uno strumento pluripremiato che ti consente di organizzare, eseguire, tracciare e creare report sugli elenchi delle tue azioni con un maggiore grado di produttività.

Elenca elementi di azione in diverse viste di progetto

Un semplice foglio di calcolo può portare a termine il lavoro, ma la sua natura statica può essere limitata. Con il nostro software, disponi tutte le tue azioni su un diagramma di Gantt, un elenco di attività o una bacheca kanban. Ogni visualizzazione del progetto ti consente di assegnare facilmente elementi di azione e monitorare l'avanzamento dall'ideazione al completamento.

Tieni traccia dello stato dell'elemento dell'azione sul dashboard

Per tenere traccia dei progressi e delle prestazioni dell'assegnatario, puoi utilizzare la dashboard in tempo reale, che fornisce dati in tempo reale da ciascuno dei membri del tuo team e li converte in grafici e grafici che mostrano metriche come tempo, varianza e altro.

Collabora con il tuo team con il software basato su cloud

Con la nostra piattaforma collaborativa, i membri del team possono collaborare e affrontare il lavoro in modo più efficace. Gli utenti possono allegare file e immagini, commentare e taggare le persone per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina.

ProjectManager è una pluripremiata soluzione di gestione dei progetti che accompagna il tuo progetto in ogni fase del processo. Gli strumenti di pianificazione online e le funzionalità di gestione delle attività basate sul Web ti consentono di collaborare in movimento e apportare modifiche per tutta la durata del progetto. Quindi, crea rapporti completi dai dati con pochi clic. Verifica tu stesso facendo questa prova gratuita di 30 giorni oggi.