La tua guida per organizzarti per il successo del PPC

Ciao eroi PPC! Con l'avvicinarsi del 2018, i tuoi feed potrebbero essere inondati di discorsi sui propositi per l'anno nuovo. Anche se tendo a stare lontano dal fare da solo un grosso problema sulle risoluzioni, mi piace riflettere sul mio anno passato e prepararmi per i cambiamenti che ho intenzione di implementare per un futuro di successo. Quest'anno, la mia priorità assoluta è rimanere organizzato nel nuovo panorama della gestione PPC. Quando ho creato la mia lista, ho adottato un approccio olistico che vorrei condividere con voi. Le mie strategie rientravano in quattro categorie: organizzazione del mio spazio, del mio tempo, delle mie risorse e del mio carico di lavoro.

Organizzare il tuo spazio

1. Assicurati di avere sempre gli strumenti di cui hai bisogno.

Mantieni uno spazio organizzato dedicato a un'abbondanza di penne, carta, quaderni, ecc. In questo modo, non sarai mai in una chiamata improvvisata cercando di trovare penne o carta extra in giro per l'ufficio.

2. Usa le tue risorse fisiche.

Sono uno studente visivo e uno degli strumenti preferiti è una copia stampata del calendario del mese con le mie date di scadenza e i promemoria evidenziati. Se sei visivamente motivato, ti consiglio di fare un elenco delle cose a cui fai riferimento più frequentemente e di tenere una copia fisica attaccata alla tua scrivania!

3. Classificare ed etichettare tali risorse.

Suggerisco spazi separati per le tue note, elenchi e promemoria in base a qualsiasi categoria abbia senso per te. In un'agenzia, ad esempio, potrebbe trattarsi di un'organizzazione fisica per cliente/account.

4. Riordina regolarmente.

Una volta al giorno o una volta alla settimana, esamina tutto ciò che tieni sulla scrivania e determina se è necessario archiviarlo o gettarlo. Uno spazio pulito ti dà un nuovo inizio e aggiunge rituale a un programma spesso altrimenti caotico.

5. Metti promemoria fisici dove puoi vederli.

I post-it sono ottimi per quelle note rapide che sono pertinenti a breve termine, specialmente quando sei al telefono o nel bel mezzo di una conversazione. Attaccali da qualche parte sulla tua scrivania che guardi spesso. Evita di conservarli per più di qualche ora, inserendo i promemoria nel tuo calendario o nell'elenco delle cose da fare quando puoi.

6. Dagli un tocco personale.

Infine, il tuo spazio non dovrebbe sembrare impersonale e poco invitante! Modifica uno dei suggerimenti di cui sopra per adattarlo alle tue preferenze e porta nel tuo spazio di lavoro cose che ti fanno sentire felice e a tuo agio. Decora il tuo spazio con foto, opere d'arte o qualsiasi altra cosa renderà lo spazio unicamente tuo.

Organizzare il tuo tempo

1. Sfrutta al massimo l'inizio e la fine della tua giornata.

Quando inizio la mia mattinata, faccio un "check-in mattutino". Ciò comporta il controllo delle e-mail, la pianificazione delle attività che ho intenzione di svolgere quel giorno e la raccolta di tutte le risorse di cui avrò bisogno per le riunioni o il carico di lavoro della giornata. Poi metto via queste cose per la mattina e mi metto al lavoro.

2. Utilizza il tuo calendario e i tuoi promemoria.

Il tuo calendario non è solo uno strumento di pianificazione per le riunioni. Uso il mio calendario principalmente come strumento di blocco del tempo e di notifica. Qualsiasi attività che ho deciso di svolgere per la giornata nel mio check-in mattutino ottiene uno spazio programmato sul mio calendario (impostato su privato, in modo che solo io possa vederlo) e qualsiasi scadenza in arrivo nella prossima settimana (o mese) ricevi due promemoria programmati: uno per due giorni prima della scadenza e uno alla data di scadenza stessa.

3. Dai priorità alle tue attività.

Anche questo fa parte della mia routine mattutina, ma può succedere anche quando arrivano i compiti. Uso un sistema di priorità di 3 lettere molto semplice. "H" per alto, "M" per medio e "L" per basso. Determinare la priorità delle attività soggettivamente, ma ci sono metodi più quantitativi.

4. Evita le riunioni consecutive.

Sebbene a volte le riunioni consecutive siano inevitabili, penso che sia importante cercare di dedicare del tempo prima e dopo le riunioni per prepararsi ed elaborare. Dopo ogni riunione, mi piace avere almeno 10 minuti per organizzare i miei appunti, impostare i promemoria del mio calendario per le scadenze e annotare le cose da fare risultanti dalla conversazione.

5. Non interrompere il lavoro [del cliente].

Il consiglio più utile che un collega mi abbia mai dato è stato quello di dedicare un giorno specifico della settimana a un solo cliente o progetto. Sebbene io possa lavorare su molti altri compiti il ​​martedì, se dedico il martedì principalmente al lavoro settimanale per il Cliente A, ottengo un senso di completamento e un'idea olistica dei progressi che sto facendo nell'account.

6. Imposta limiti di tempo.

Alcuni compiti causano più grattacapi di altri. Se so che rimango regolarmente bloccato nell'analisi dei dati-paralisi per un'attività nell'account di un cliente, allora pianifico non più della quantità di tempo che penso che l'attività dovrebbe richiedere se sto lavorando in modo efficiente. Questo mi permette di fare di più in un giorno e mi dà la possibilità di dare un nuovo sguardo all'attività in un secondo momento, se necessario.

Organizzare le tue risorse

1. Mantieni il desktop e i file del tuo computer organizzati universalmente.

Nomino immediatamente i miei file con questa convenzione di denominazione: Date_Client_Account_Task. Alla fine della giornata, sposto uno di questi file che risiedono nella cartella dei download o sul desktop in una cartella client ben organizzata.

2. Crea un elenco aggiornato delle modifiche all'account e degli elementi completati.

Conservo un documento Word con un elenco principale di tutte le modifiche apportate a ciascuno dei miei account in una determinata data. Questo è un ottimo strumento di riferimento se ci sono dubbi su quando il lavoro è stato completato.

3. Registra le tue note da tutte le comunicazioni [client].

Allo stesso modo, trasferisci sempre i tuoi appunti da chiamate o riunioni a un documento master che puoi archiviare digitalmente. Amo gli appunti su carta e penna, ma li compilo costantemente in formato digitale per riferimento e report futuri.

4. Organizza la tua casella di posta.

Hanapin utilizza gmail e continuo a impostare le mie e-mail in modo che vengano etichettate automaticamente e classificate. Ho una cartella per ciascuno dei miei client, piattaforme, ecc. Puoi giocare e trovare un sistema che funzioni per te, ma una casella di posta organizzata è un altro ottimo strumento di riferimento quando le altre note non sono robuste come te bisogno.

Organizzare il tuo carico di lavoro

1. Crea una lista di cose da fare e conservala in un unico posto.

Esistono molte app e siti Web gratuiti per la gestione delle attività e il monitoraggio delle cose da fare e quando ho iniziato a lavorare in Hanapin ho provato a usarli tutti. Ho scoperto che tenere un solo elenco di cose da fare digitale, non importa quanto sia semplice il formato, era l'opzione migliore per me. Uso un foglio di calcolo molto semplice con colonne per il cliente, l'attività, la scadenza e lo stato.

2. Le liste di controllo sono gratificanti!

Un elenco di cose da fare in un formato che consente di contrassegnare le cose come "complete" o di spuntare una casella è in realtà psicologicamente soddisfacente e può aumentare la produttività. Mi piace scrivere le mie liste di controllo su carta dalla mia lista di cose da fare ogni giorno: suddivido le cose da fare in attività più piccole che posso controllare fisicamente con carta e penna mentre le porto a termine.

3. Pianifica (e mantieni un elenco di) attività ricorrenti.

Mantieni un elenco di attività PPC e pianifica quelle che devi fare su base ricorrente. Ad esempio, pianifico i miei SQR nel mio calendario come evento ricorrente per ciascuno dei miei account. Ecco un elenco di attività PPC di ppchero che puoi utilizzare come riferimento.

4. La responsabilità è necessaria.

In Hanapin, molti di noi mantengono uno Status Doc che condividiamo con il nostro team e/o con i nostri clienti per ritenerci responsabili del lavoro che diciamo che faremo e quando lo faremo. Avere un solido sistema di responsabilità in atto ti tiene sotto controllo e garantisce che tutte le parti siano aggiornate sulle informazioni di cui hanno bisogno.

5. Automatizza ove possibile.

Ci sono così tanti strumenti per automatizzare le attività che possono farti risparmiare un sacco di tempo durante la settimana. L'automazione non è sempre la soluzione, ma poiché queste risorse diventano più sofisticate, ci sono molte attività che non richiedono un tocco manuale.

Avvolgendo

L'implementazione di solide abitudini organizzative nel processo lavorativo quotidiano è fondamentale per il successo in questo settore, poiché ci sono così tante parti mobili di cui tenere traccia. Questa è una lunga lista che potrebbe essere ulteriormente suddivisa, ma spero che sia un buon inizio per quelli di noi che cercano modi per tenere traccia della miriade di pezzi del puzzle di gestione PPC!