Guida per inchiodare un campo virtuale: il prima, il durante e il dopo

Il mondo aziendale è cambiato quando la pandemia ci ha colpito. Le aziende hanno adottato operazioni virtuali per continuare a lavorare in remoto. Grazie alle innovazioni tecnologiche, la nostra generazione ha avuto tutte le carte in regola per resistere alla tempesta.

Ora, con più persone vaccinate, i governi hanno iniziato a revocare le restrizioni alle imprese. Aziende come Microsoft stanno lentamente adottando una "cultura del posto di lavoro ibrida" in cui i dipendenti possono scegliere tra lavorare da casa e lavorare da un ufficio.

La pandemia ha aperto un'altra porta per le aziende sotto forma di lavoro a distanza. Marchi leader come Twitter e Shopify hanno visto questa come un'opportunità per lavorare in remoto a tempo indeterminato.

Alcune aziende potrebbero tornare ai luoghi di lavoro di persona, ma, con molti marchi che diventano digitali per impostazione predefinita, le pratiche virtuali sono sopravvissute al blocco.

Quindi, sia che tu stia trovando un investitore o che tu sia una società SEO che propone i tuoi servizi di marketing, un passo virtuale sarà prevalente per il momento a venire.

Potresti pensare che le riunioni virtuali ti abbiano preparato per ciò che sta arrivando. Ma in realtà, i toni sono molto diversi.

Il modo in cui ti vesti, il modo in cui parli, il posto in cui scegli di sederti, le chiacchiere che fai, il modo in cui rispondi alle domande. Tutto deve essere perfetto se desideri inchiodare un campo virtuale.

In questo articolo parleremo delle cose da tenere a mente quando ci si prepara per il campo, durante e dopo la fine del campo.

Fase di preparazione

Se hai intenzione di presentare virtualmente da casa, assicurati che la tua famiglia/i tuoi coinquilini ne siano consapevoli.

Tieni i tuoi animali domestici fuori dalla tua sala riunioni. Molti credono che mostrare i loro cani o gatti sia una pratica "carino". Senza dubbio, i tuoi animali domestici sono adorabili, ma interromperanno il focus del tuo incontro. Tu non lo vuoi.

Ecco altri suggerimenti da tenere a mente.

Inizia a prepararti almeno 15 minuti prima della chiamata

Sono sicuro che avresti condiviso un link al calendario con il potenziale cliente quando hai prenotato il campo. Questa è una grande pratica, senza dubbio. Tuttavia, dovresti sempre inviare nuovamente il link almeno 15 minuti prima del campo.

Il motivo è piuttosto semplice: rendere le cose convenienti per il potenziale cliente. Potrebbero trovare un po' dispendioso in termini di tempo estrarre la posta dalla pila. Può influenzare il loro umore e, di conseguenza, il tuo tono.

Pertanto, inviare un collegamento alcuni minuti prima dell'orario programmato. Fungerà da promemoria e aiuterà anche loro a prepararsi.

Un'altra pratica da tenere a mente è essere puntuali. Ricevi la chiamata cinque minuti prima dell'orario stabilito in modo che il tuo potenziale cliente non debba aspettare che tu ti unisca. Ti farà sicuramente guadagnare punti brownie. A chi non piacciono le persone puntuali?

Trova una postazione di lavoro adeguata

La workstation è una considerazione importante da fare prima di iniziare la chiamata. Definirà il tuo comfort e la loro attenzione.

Lasciate che vi faccia un esempio.

Supponiamo che tu scelga una sedia girevole per sederti con uno scaffale pieno di libri dietro di te. Ora, potresti essere inconsciamente a ruotare sulla sedia, ma la persona seduta di fronte, che non può vedere il tuo posto, penserà che hai fretta. In secondo luogo, i libri dietro di te potrebbero distogliere l'attenzione da te. Se ciò accade, sarà difficile portare l'attenzione del tuo potenziale cliente dai libri alla tua presentazione.

Quindi, è meglio stare alla larga da muri a grappolo o decorativi e anche da finestre. Quando c'è il sole, le tue finestre possono creare un effetto alone dietro di te, e quando è notte, i tuoi potenziali clienti saranno in grado di vedere il riflesso della tua stanza. Entrambi possono distrarre.

Trova un punto in cui il tuo sfondo è un muro semplice di colore chiaro. Tieni una buona fonte di luce di fronte a te in modo da essere facilmente visibile al tuo potenziale cliente.

Molti trascurano una buona workstation, non dovresti!

Mantieni il tuo mazzo breve e minimalista

Viviamo in un'epoca in cui una cosa di cui un individuo non ha mai abbastanza è il tempo.

Le cose possono diventare più difficili quando lanciamo virtualmente. Mantenere il potenziale cliente impegnato è complicato quando non sei con loro nella stessa stanza.

Quindi, mantieni le tue diapositive a un numero minimo riducendo anche il tempo di parola.

Se ci sono sezioni un po' più lunghe, prova a coinvolgere più persone. O forse puoi condividere materiale integrativo una volta terminata la presentazione.

Scopri gli argomenti su cui ritieni importanti per il tuo potenziale cliente su cui concentrarsi. Ad esempio, immagina di essere un'azienda SEO, che propone un cliente per il marketing digitale. Dovresti concentrarti su cose che saranno importanti per il tuo potenziale cliente. Pubblico di destinazione, strumenti come il SEO rank checker e il ROI li terranno coinvolti poiché il loro obiettivo sarà al centro dell'attenzione.

Ora, quando diciamo minimalista, intendiamo semplice e ordinato. Il tuo potenziale cliente visualizzerà la tua presentazione sui propri laptop o monitor esterni. Fondamentalmente, i dispositivi sono più piccoli di quelli che vengono solitamente utilizzati per le piazzole.

Tieni le tue presentazioni lontane da troppi contenuti stipati in una diapositiva. Mantieni lo spazio bianco e usa meno termini tecnici in modo che sia più facile da capire per tutti i partecipanti alla chiamata.

Fai un'adeguata ricerca sul potenziale cliente

Vale la pena controllare il background del tuo potenziale cliente.

Più conoscenze hai su di loro, meglio è. Quando ricevi una chiamata, dovrai fare due chiacchiere. Agisce come un accumulo ed è decisamente inevitabile.

Durante questa piccola chiacchierata, ti sentirai più a tuo agio se li conosci già. Puoi chiedere loro nuovi aggiornamenti o come stanno funzionando le loro nuove politiche (se presenti). Questo non solo ti faciliterà le chiacchiere, ma ti aiuterà anche a impressionare i tuoi potenziali clienti.

Fai la ricerca corretta per segnare quei punti extra.

Vestirsi bene

Alla gente piace quando gli altri si impegnano. Il modo in cui ti vesti è uno dei modi per dimostrarlo.

Quando lavoriamo tutti da casa, tendiamo a trovare gli abiti più comodi su cui sederci e lavorare. Non c'è niente di male nel farlo fino al momento in cui non ricevi una chiamata in pigiama da panda!

Vuoi che il tuo potenziale cliente ti prenda sul serio. Un abbigliamento casual dice esattamente il contrario.

Tratta la tua presentazione virtuale come faresti con una presentazione faccia a faccia. Se avessi la possibilità di andare nell'ufficio dei tuoi potenziali clienti, sono sicuro che avresti pensato al tuo outfit.

Avresti scelto la tua camicia migliore e fresca con pantaloni a contrasto, scarpe ben lucidate e un look ben curato. Mantieni la stessa energia per la tua presentazione virtuale.

Mostra che fai sul serio, indipendentemente da dove sei seduto.

Tieni lontani gli altri gadget

Immagina uno scenario.

Stai ascoltando qualcuno che parla molto seriamente. Sono stati loro a suggerire di prestare loro orecchio. Ora, quando lo fai, improvvisamente smettono di parlare per rispondere a un messaggio/rispondere a una chiamata e poi ricontattarti. Come ti farebbe sentire? Non importante, ovviamente.

Questo è esattamente il modo in cui il tuo potenziale cliente ti percepirà se continui a guardare il tuo telefono o il tuo tab mentre presenti la tua presentazione. Potresti non avere fretta. Potrebbe essere solo involontario. Tuttavia, spiegarlo al tuo potenziale cliente sarà quasi impossibile.

Inoltre, assicurati di utilizzare sempre un laptop per partecipare a una riunione. L'uso del telefono mentre ti muovi per fare una presentazione mostrerà solo che non sei impegnato.

Quindi, tieni i tuoi telefoni e altri gadget lontani. Se possibile, mantienili in silenzio in modo che nessuno possa disturbarti quando sei in chiamata.

Non dimenticare di disattivare l'audio di tutti i tuoi social media e altri canali di comunicazione che hanno effettuato l'accesso dal tuo computer.

È meglio evitare tutti i momenti oops!

Utilizzare attrezzature di alta qualità

L'acquisto di attrezzature di alta qualità per riunioni e presentazioni virtuali è un investimento. Un investimento che non ti deluderà.

Dovresti fare in modo di tenere la fotocamera all'altezza degli occhi. È importante avere una buona presenza visiva affinché la tua presentazione virtuale vada bene.

Per fare questo, invece di accumulare libri sotto il tuo laptop, perché non trovare una soluzione stabile? Una buona webcam ti aiuterà a migliorare e portare la grafica del tuo campo al livello successivo. Lo schermo non sarà sfocato, il che è un punto a favore.

Dal momento che parlerai molto, ti consigliamo anche di investire in un microfono. Si aggiungerà alla qualità generale del suono della riunione e il tuo potenziale cliente sarà in grado di ascoltarti più chiaramente.

Assicurati solo di provare l'apparecchiatura prima di rispondere a una chiamata. Non vuoi sembrare tecnologicamente handicappato quando presenti la tua presentazione virtuale.

Migliore è la qualità del tuo video e audio, migliore sarà la percezione che il tuo potenziale cliente avrà di te.

Esercitati con il tuo tono prima di presentare

La pratica ti rende perfetto e vuoi apparire perfetto.

Prima di iniziare una chiamata, assicurati di esercitarti con il tuo tono. Durante questo periodo, comprendi il flusso della presentazione.

Se c'è una parola che non ti senti a tuo agio a pronunciare, continua a esercitarti fino al momento in cui non la capisci bene. Rimanere bloccati creerà un impatto minimo ma negativo.

Dovresti anche essere consapevole dei tuoi momenti con le mani. Spesso tendiamo a usare molto le mani quando spieghiamo qualcosa. Tuttavia, può distrarre un po' quando usi troppo le mani.

Il modo migliore per esercitarsi è coinvolgere gli altri. Chiedi alla tua famiglia o ai tuoi amici di interpretare il ruolo di un potenziale cliente. Puoi avviare una conversazione con loro e comprendere le tue aree di miglioramento.

Sono anche la tua migliore critica, quindi preparati per un feedback onesto.

Durante il passo

Non rispondere a una chiamata e poi esci, quindi riconnettiti di nuovo. Mostra solo quanto sei impreparato. Una volta che sei presente alla chiamata e altri si sono uniti, resta al tuo posto fino alla fine.

Tieni a mente questi seguenti punti quando finalmente ricevi la chiamata:

Rompere il ghiaccio

La prima cosa su cui concentrarti è far sentire a proprio agio il tuo potenziale cliente.

Molti di noi trovano un po' difficile fare chiacchiere. Tuttavia, quando si presenta una presentazione, è la necessità del momento. Avere buone capacità comunicative e sicurezza è ciò che ti aiuterà a progredire.

Una volta che tutti sono in chiamata, assicurati di iniziare con le presentazioni se ci sono alcune persone che non si conoscono. A nessuno piace essere al telefono con un perfetto sconosciuto per un'ora!

Chiedi al tuo potenziale cliente del loro lavoro e di come stanno facendo. Questo li aiuterà a riscaldarsi con te e a prepararsi.

Fai conoscenza con il tuo potenziale cliente all'inizio della chiamata e andrà tutto bene. Basta non essere nervoso. Sono anche umani.

Dai al tuo potenziale cliente il tempo di parlare

Questo è forse il consiglio più sottovalutato mai dato.

In effetti, ci sono molti momenti di silenzio durante un campo virtuale. Le pause possono durare più a lungo del solito e spesso diventano un po' imbarazzanti. Quindi, è meglio essere preparati per questi tempi.

Fortunatamente, più parli con le persone, meglio capirai il momento giusto per ricominciare a parlare.

Ora, è molto facile che la tua presentazione virtuale diventi blanda se sei solo tu a parlare tutto il tempo. Le possibilità che il tuo potenziale cliente si annoi sono alte, non importa quanto sia interessante la tua presentazione.

È meglio evitare una situazione del genere. È meglio coinvolgerli nel campo ponendo loro domande o rispondendo alle loro.

Non perdere tempo separatamente per questo. Potrebbero non avere abbastanza cose di cui parlare. Interagisci con loro nel bel mezzo della tua presentazione.

Ad esempio, sei una società di pianificazione dei media. Puoi chiedere al tuo potenziale cliente "quanti annunci hai testato?" in mezzo al campo. Questo ti aiuta a interagire con il tuo potenziale cliente mentre comprendi meglio come funzionano.

Essere entusiasta

Cosa ti attirerà di più? Qualcuno che parla della propria passione come se fosse solo un altro compito o qualcuno che sembra non riuscire a calmarsi?

La risposta è ovvia. Quest'ultimo. Quando il tuo potenziale cliente accetta di partecipare alla tua presentazione, vuole vedere quella passione. Vogliono sapere che intendi affari.

Se ti siedi lì, inespressivo, causerà solo un impatto negativo.

Sii sicuro di te stesso. Sii entusiasta quando presenti la tua presentazione. È il tuo sogno. Tutti abbiamo bisogno di dollari per sopravvivere. Tratta il tuo discorso come se fosse la cosa migliore che ti è successa da molto tempo.

Leggere un copione mantenendo la stessa tonalità ed espressione renderà noiosa la tua presentazione. Devi aggiungere una personalità alla tua chiamata.

Assicurati di non avere sonno. Se sbadigli mentre lanci, finirà lì e lì. Se tu stesso non stai prendendo il tuo passo con assoluta serietà, come puoi aspettarti che gli altri lo facciano per te?

Dovresti divertirti mentre presenti il ​​tuo discorso.

È un passo avanti verso la realizzazione del tuo sogno. Mostralo così com'è.

Dopo il passo

Il tuo passo è finito. Ora puoi rilassarti un po', ma non puoi ancora dimenticare la prospettiva. La maggior parte delle organizzazioni impiega alcuni giorni per prendere la decisione finale.

Ecco cosa dovresti fare nel frattempo:

Invia un'e-mail di ringraziamento

Essere educati non è tassato.

Al termine della chiamata, invia un'e-mail al potenziale cliente, ringraziandolo per il tempo dedicatogli.

Hanno trovato uno spazio per farti sentire parlare della tua azienda e dei risultati finali, meritano un biglietto di ringraziamento.

Puoi condividere quanto sei grato per il loro tempo. Di' loro che apprezzi davvero il loro feedback onesto e che lo prenderesti sul serio.

Puoi anche allegare la tua presentazione e integrare il materiale che aiuterà nel loro processo decisionale.

Questo semplice gesto ha la capacità di aiutarti a eclissare gli altri nella folla.

Invia un'e-mail di follow-up dopo alcuni giorni

Aspetta che sia il momento giusto.

Capisco che può diventare un po' difficile non continuare a seguire il potenziale cliente. Tuttavia, più li assilli, più possono irritarsi.

La cosa migliore sarebbe ottenere una data provvisoria prima di terminare il discorso stesso. Chiedi loro di quanti giorni avrebbero bisogno per tornare. Se non lo fanno, puoi continuare dopo il giorno in cui avrebbero dovuto inviare la loro risposta.

Se non l'hai fatto, aspetta una settimana. L'ottavo giorno, invia loro un'e-mail semplice e ben congegnata, chiedendo loro se hanno già preso la decisione.

Vuoi sembrare professionale, non disperato.

Conclusione

Le presentazioni virtuali sono un po' complicate. Ma con le pratiche giuste in atto, andrà tutto bene.

Assicurati di prepararti bene per la chiamata. La puntualità è la chiave. Rispondi alla chiamata qualche minuto prima. Vestiti a modo tuo e siediti su una sedia tale che saresti stato nel tuo ufficio. Manterrà viva la professionalità.

Esercitati assicurandoti di essere sempre sicuro di te. Se non ti alleni ed esiti tra un passo e l'altro, mostrerà una mancanza di serietà.

Infine, non dimenticare questa cosa: divertiti! Non essere rigido. Anche la tua prospettiva è umana. Sono stati dove sei tu adesso e capiscono. Quindi, rilassati e fai una conversazione.

Biografia dell'autore

Vaibhav Kakkar è il fondatore e CEO di Digital Web Solutions, un'agenzia di fiducia a livello globale con una suite completa di servizi di marketing digitale e soluzioni di sviluppo. Vaibhav crede nella costruzione di sistemi rispetto ai servizi e ha aiutato a far crescere le agenzie da zero a leader di nicchia con un fatturato di milioni di dollari.