Che cos'è un registro dei rischi e come crearne uno

Non sarai mai in grado di anticipare ogni evento di rischio che potrebbe verificarsi in un progetto, ma utilizzando un registro dei rischi sei pronto a rispondere rapidamente prima che i rischi del progetto diventino problemi reali e sviano l'intero progetto.

Che cos'è un registro dei rischi?

Un registro dei rischi è uno strumento nella gestione del rischio e nella gestione dei progetti. Viene utilizzato per identificare potenziali rischi in un progetto o in un'organizzazione, a volte per soddisfare la conformità normativa ma soprattutto per rimanere al passo con potenziali problemi che possono far deragliare i risultati attesi.

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Sebbene il registro dei rischi sia utilizzato principalmente durante l'esecuzione del progetto, fa parte del piano di gestione del rischio, che deve essere preso in seria considerazione dai project manager durante la fase di pianificazione del progetto. Non c'è tempo troppo presto per iniziare a pensare all'analisi del rischio nel tuo progetto. Pertanto, avere un registro dei rischi di progetto a portata di mano e pronto è essenziale nella gestione del rischio.

Una volta che hai il tuo registro dei rischi per identificare e tenere traccia degli eventi di rischio, allora hai bisogno di un software di gestione dei progetti per agire. ProjectManager dispone di schede kanban e diagrammi di Gantt che visualizzano il flusso di lavoro mentre il tuo team lavora per risolvere i rischi. I project manager ottengono trasparenza nel processo di gestione del rischio, dando al tempo stesso ai loro team l'autonomia per gestire il proprio backlog e pianificare i propri sprint. Scopri come può migliorare la tua gestione del rischio prendendo oggi la nostra prova gratuita.

Avere un registro dei rischi per tenere traccia dei rischi del progetto, tramite un semplice foglio di calcolo o come parte di una soluzione software di gestione dei progetti più solida, è una buona idea da affrontare in qualsiasi piano di progetto. C'è un rischio insito in ogni cosa, e questo vale doppiamente per la gestione di un progetto con molte parti mobili.

Perché hai bisogno di un registro dei rischi di progetto?

Se sai cos'è la gestione del rischio, allora saprai che il passaggio successivo alla gestione del rischio è lavorare strategicamente per controllare i potenziali problemi che è più probabile che si verifichino durante la gestione di un progetto. Pertanto, dovresti disporre di un meccanismo di analisi dei rischi in atto per raccogliere potenziali rischi e quindi tracciare un percorso per mitigare i rischi e riportare il progetto in carreggiata, se tali rischi diventano realtà.

Cosa è incluso in un registro dei rischi?

I registri dei rischi possono variare a seconda dell'organizzazione e del progetto. Tuttavia, la maggior parte dei modelli di registro dei rischi condivide questi elementi comunemente usati:

• ID di identificazione del rischio: un nome o un numero ID per identificare il rischio.
• Descrizione del rischio: una breve spiegazione del rischio.
• Struttura di ripartizione del rischio: una struttura di ripartizione del rischio è un grafico che consente di identificare tutti i rischi del progetto e classificarli.
• Categorie di rischio: esistono molte categorie di rischio che possono avere un impatto su un progetto, come la pianificazione, il budget, i rischi tecnici ed esterni.
• Analisi del rischio: lo scopo dell'analisi del rischio è determinare la probabilità e l'impatto di un rischio. È possibile eseguire un'analisi qualitativa del rischio o un'analisi quantitativa del rischio.
• Probabilità di rischio: dovrai stimare la probabilità di ciascun rischio e assegnare un valore qualitativo o quantitativo.
• Priorità del rischio: La priorità del rischio è determinata assegnando un punteggio di rischio a ciascun rischio, che si ottiene moltiplicando l'impatto del rischio e i valori di probabilità. Se utilizzi misurazioni qualitative, dovrai dare la priorità ai rischi con il maggiore impatto e la massima probabilità.
• Risposta al rischio: ogni rischio ha bisogno di una risposta al rischio per mitigare il suo effetto sul tuo progetto. Tali risposte al rischio sono anche documentate in un piano di risposta al rischio.
• Proprietà del rischio: ogni rischio deve essere assegnato a un membro del team che diventa proprietario del rischio. Il proprietario del rischio è responsabile dell'implementazione della risposta appropriata e della sua supervisione.

Processo di gestione del rischio

Il primo passo nel processo di gestione del rischio è l'identificazione del rischio. I progetti sono tutti diversi, ovviamente, ma per le organizzazioni che gestiscono progetti simili anno dopo anno, potrebbero esserci dati storici da rivedere per aiutare a identificare categorie di rischio comuni a quei tipi di progetti.

Inoltre, puoi anticipare alcuni rischi di progetto in base alle forze di mercato (rischi di domanda e offerta, ad esempio), o in base a problemi comuni di gestione del progetto, o anche in base al tempo.

Raccogli i rischi del progetto

Raccogliere i possibili rischi che possono presentarsi durante la gestione di un progetto richiede un approccio sistematico per assicurarsi di essere il più completo possibile. Il registro dei rischi del progetto è un sistema che può quindi tenere traccia di quel rischio se effettivamente appare e quindi valutare le azioni che hai impostato per risolverlo.

Quando registri questi rischi su un foglio di calcolo del registro dei rischi o all'interno del tuo software di gestione del progetto, hai un posto dove inserire tutti questi dati e seguire l'evento di rischio specifico durante tutto il progetto, vedendo così se le azioni di risposta al rischio che hai messo in atto per rimediare il rischio funziona. Un documento di monitoraggio del rischio, quindi, mantiene i rischi del progetto sotto stretto controllo per mitigarne l'impatto in modo che non rovinino il tuo progetto.

Documentare i rischi del progetto

La documentazione dei rischi del progetto utilizzando un registro dei rischi è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto. Ti offre un unico posto per identificare il rischio, annotarne la cronologia, da dove si è verificato per la prima volta a dove lo hai finalmente risolto, e persino etichettare il rischio per la persona che lo ha identificato e ne possiede la gestione. Nel registro dei rischi, puoi annotare il punteggio di rischio e la probabilità che il rischio influirà sul progetto e molto altro ancora.

Monitorare i rischi del progetto

Come accennato, puoi assegnare rischi ai membri del tuo team nel registro dei rischi del tuo progetto. Quella persona è quindi responsabile del monitoraggio del rischio e della conduzione di tutte le azioni di risposta al rischio necessarie per mitigare l'impatto di tale evento di rischio o affrontarlo una volta che diventa un problema. Documentando questo processo in un registro dei rischi del progetto, è meno probabile che tu perda traccia dei rischi del progetto nel corso di un progetto impegnativo, il che significa che i rischi non si stanno trasformando in problemi reali che possono avere un impatto negativo sul budget o sulla pianificazione del progetto e compromettere il successo del progetto.

Risolvi i rischi

Infine, quando il rischio del progetto è risolto, puoi chiuderlo. Niente è meglio che spuntare quel rischio nel registro dei rischi poiché non è più un problema nel progetto. Inoltre, se l'evento di rischio è stato risolto, non si desidera continuare a destinare risorse a un problema che non esiste più. Ti dà semplicemente un maggiore controllo sul tuo piano di gestione del rischio e favorisce una migliore comunicazione con il tuo team di progetto e le parti interessate.

Come creare un registro dei rischi

Esaminiamo tutti i passaggi per creare un registro dei rischi in modo da poter ottenere il massimo da questo strumento di gestione del rischio quando lo utilizziamo.

1. Identificazione del rischio

Riunisci il team di progetto per fare un brainstorming sui potenziali rischi. Ogni membro del team è responsabile di diverse aree del progetto, quindi usa la sua esperienza per identificare i potenziali rischi di deragliamento del progetto. Ti consigliamo inoltre di parlare con le parti interessate per assicurarti di aver portato alla mente le loro preoccupazioni e di monitorare anche i loro rischi. Assicurati di esaurire tutte le categorie di rischio di potenziale impatto, dalle forze di mercato alle risorse, alle condizioni meteorologiche.

2. Descrivere i rischi del progetto

La prossima cosa che vuoi fare è descrivere il rischio del progetto. Cerca di essere il più completo possibile mantenendo la descrizione all'essenziale. Avere un rischio troppo vago renderà difficile capire veramente se un rischio è diventato un problema reale o meno. Ad esempio, non scrivere "Il tempo" per un rischio che dipende dal tempo. Piuttosto, scegli qualcosa di specificamente correlato al tuo progetto, ad esempio "La stagione dei monsoni in India potrebbe causare ritardi nella spedizione del rame".

In quanto nostro software di identificazione e descrizione del rischio, il software di gestione dei progetti può aiutarti a rimanere organizzato. L'uso della visualizzazione elenco di ProjectManager ti consente di avere un hub centrale per tutti i tuoi rischi con spazio per descriverli ma anche assegnare priorità, personalizzare i tag e molto altro. A differenza delle app di cose da fare leggere, ti forniamo dati in tempo reale e la nostra visualizzazione elenco mostra la percentuale di completamento per ciascun elenco. Consente inoltre ai team di commentare per aiutarli a lavorare meglio insieme in ufficio, sul campo oa casa.

3. Stima dell'impatto del rischio

Includi tutto ciò che il rischio può influenzare, in modo da poter sviluppare una strategia forte per affrontarlo. Ad esempio, se si parla di licenziamenti nel tuo settore di attività a livello regionale, identifica l'impatto effettivo che potrebbe avere sulla pianificazione del tuo progetto se si verificasse. Ad esempio, "I licenziamenti previsti nel settore manifatturiero del sud-est potrebbero mettere a rischio i programmi di produzione a giugno. Ciò potrebbe ritardare l'intera esecuzione del progetto di tre mesi a meno che non vengano prese in considerazione opzioni di produzione alternative. Questo dice al proprietario del rischio di esaminare le potenziali opzioni per gli impianti di produzione al di fuori di quella regione, quindi è in atto un vero piano di gestione del rischio.

4. Creare un piano di risposta al rischio

Questo è il lavoro pesante nel registro dei rischi del progetto, quindi concedigli il tempo e gli sforzi necessari per completarlo correttamente. Vuoi essere accurato, ma non eccessivo. Mantieni il piano di risposta al rischio breve e al punto. Fai le tue ricerche, quindi se il rischio si presenta nel progetto puoi entrare subito in azione. Documentare tutti i piani di risposta e le strategie di attuazione. Se ciò richiede un documento lungo, aggiungere un collegamento o aggiungere un allegato al documento del piano di risposta al rischio per puntare direttamente alla risposta pianificata.

5. Dare priorità ai rischi del progetto

Non tutti i rischi del progetto sono creati allo stesso modo. Alcuni di loro hanno un impatto maggiore di altri, quindi devi decidere qui quali si sposteranno in prima linea e quali possono essere ignorati se non hai il tempo e le risorse. Qui determinerai il livello di rischio: alto, medio o basso. In questo modo puoi filtrare il tuo registro e quindi dare priorità.

6. Definire i proprietari del rischio

Infine, assegna un proprietario a ciascun rischio. Se non hai un proprietario del rischio per ogni potenziale rischio, allora potresti non saperlo fino a quando l'impatto di quel rischio non sarà irreversibile.

7. Note

C'è un'ultima colonna nel tuo registro dei rischi, ed è un posto dove raccogliere tutte le note che non rientrano nelle categorie già discusse. È importante avere un posto dove mettere queste idee in modo che non si perdano nell'infinita confusione di un progetto.

Utilizzo di ProjectManager per tenere traccia dei rischi

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti con funzionalità integrate di monitoraggio del rischio che consentono di elencare, gestire e collaborare con facilità. Dopo aver selezionato un determinato rischio, c'è un modo semplice e veloce per modificare ogni aspetto del rischio, incluso il nome, la descrizione a cui è assegnato e il livello di priorità. Ancora meglio, hai la possibilità di aggiungere note, file, immagini e altri allegati a quello specifico rischio del progetto.

Una delle nostre più potenti funzionalità di gestione del rischio è la nostra dashboard in tempo reale. La nostra dashboard del progetto ti offre un'istantanea dello stato del tuo progetto ed è l'ideale per cogliere i rischi in anticipo prima che diventino problemi. Questa caratteristica unica è apprezzata dai project manager di tutto il mondo, in importanti aziende come Volvo, NASA e Bank of America.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che offre uno strumento di monitoraggio dei rischi collaborativo che ti offre tutte le funzionalità necessarie per identificare, tracciare e risolvere i rischi quando diventano problemi nel tuo progetto. Provalo tu stesso e vedi come può rendere la gestione del rischio e l'intero progetto molto più semplice. Partecipa oggi alla nostra prova gratuita di 30 giorni!