Ore necessarie per il CRM: il software CRM è un ladro di tempo o un risparmio di tempo?

Fino al 69% dell'implementazione del CRM ha esito negativo perché la pianificazione e lo sforzo non sono sufficienti nel processo.

Il tempo è una risorsa scarsa per le piccole imprese e l'utilizzo di un nuovo CRM può sembrare spaventoso.

• Quanto tempo ci vorrà per configurare un nuovo software CRM?
• Il CRM creerà più lavoro per i miei team una volta installato?
• Ci vorrà un'eternità per imparare a usare il nuovo sistema?
• Quanta parte della mia giornata dovrò dedicare alla gestione del mio CRM?

Chi ha il tempo? Potrebbe sembrare troppo opprimente o richiedere molto tempo.

Ma fallo nel modo giusto la prima volta e ne varrà la pena. Risparmierai centinaia di ore dopo.

Se non dedichi tempo e sforzi per l'implementazione, il tuo software CRM non sarà in grado di farti risparmiare tempo.

In questo articolo tratteremo:

• Quanto tempo ci vuole per configurare un CRM
• Perché "il CRM richiede troppo tempo" è un mito
• Come un CRM può farti risparmiare ore ogni settimana

Il tempo scorre: iniziamo!

Quanto tempo ci vuole per configurare un CRM?

La configurazione del CRM può richiedere da una settimana a un anno. Il tempo di configurazione del CRM dipende dalla quantità di dati di cui hai bisogno per migrare dal tuo CRM esistente, da quanto è grande il tuo team, da chi ha bisogno di accedere al tuo CRM e da quanto vuoi che sia complicata l'automazione del tuo CRM.

Alcune piattaforme CRM, come ActiveCampaign, migreranno i tuoi dati CRM gratuitamente, il che significa una configurazione rapida per te!

Un anno sembra molto tempo. E questo è!

Ma se tagli gli angoli ora, potresti finire in una situazione appiccicosa in seguito:

• I tuoi rapporti sulle vendite e sul marketing sono imprecisi
• I tuoi contatti cadono attraverso le crepe
• Perdi tempo a cercare informazioni che dovrebbero essere a portata di mano

Quindi, come puoi capire quanto tempo impiegherà la configurazione di un CRM per la tua attività?

Il processo di implementazione del CRM prevede 5 fasi:

1. Scopri di cosa hai bisogno dal tuo CRM
2. Pulisci i tuoi dati
3. Migra i tuoi dati nel tuo CRM
4. Configura automazioni e integrazioni
5. Allena la tua squadra

La durata di ogni passaggio dipende da una varietà di fattori, tra cui:

• Quanto sono organizzati e puliti i tuoi dati attuali
• Il numero di parti interessate coinvolte nell'attuazione
• Dimensioni dell'azienda e numero di utenti CRM
• Il numero di contatti e automazioni che devi trasferire
• Il numero di integrazioni che devi configurare
• Indipendentemente dal fatto che tu abbia o meno in atto convenzioni di denominazione, tassonomia e processi di dati

Immergiamoci in ogni passaggio in modo più dettagliato.

(Nota rapida: le stime temporali fornite sono proprio questo: stime. Qualsiasi passaggio che coinvolge i tuoi dati può richiedere molto più tempo se si verificano problemi di gestione dei dati o di qualità.)

Passaggio 1: scopri di cosa hai bisogno dal tuo CRM

Quali lacune devi colmare con il tuo software CRM? Questo potrebbe assomigliare a:

• Il tuo team di marketing non sa che tipo di potenziali clienti puntare
• Il tuo team di vendita non dispone delle informazioni e degli strumenti necessari per convertire i lead dal marketing
• I lead impiegano un'eternità a chiudersi o si bloccano sempre nello stesso punto del ciclo di vendita
• I clienti cambiano dopo pochi mesi
• Il marketing, le vendite e l'assistenza clienti funzionano in silos senza una comunicazione chiara

Tenendo presente queste lacune, puoi creare una lista dei desideri delle funzionalità e impostare i tuoi obiettivi CRM.

Se non sai di cosa hai bisogno dal CRM, porta i tuoi stakeholder in una stanza.

Queste parti interessate dovrebbero includere la gestione da:

• I saldi
• Marketing
• Servizio Clienti

Quali problemi affronta ogni squadra? Entro la fine della riunione, dovresti avere un elenco di cose con cui desideri che il tuo CRM ti aiuti.

Ora sei pronto per trovare il software CRM con funzionalità che risolvono questi problemi.

Tempo stimato per l'analisi delle tue esigenze CRM: da due a quattro settimane.

Passaggio 2: pulisci i tuoi dati

I reparti vendite e marketing perdono circa 550 ore all'anno a causa di dati errati.

Non lasciare che succeda a te: ripulisci i tuoi dati prima che entrino nel tuo CRM!

Per quanto tecnico possa sembrare "pulizia dei dati", in realtà significa solo:

• Assicurati che i tuoi dati siano accurati e organizzati ora
• Non dover gestire dati imprecisi o mancanti in un secondo momento

Se sei un business nuovo di zecca, non ci vorrà molto. Dal momento che non hai molti dati da pulire, scopri che tipo di dati vuoi raccogliere tramite CRM. Cosa vuoi sapere sui tuoi contatti e sulle loro interazioni con la tua azienda?

Se hai un sacco di dati da pulire, è tempo di fare il punto su:

• Dove memorizzi i dati
• Come i dati entrano nel tuo sistema
• Quanto sono accurati i tuoi dati

Ecco come controllare i tuoi dati:

• Individua e raccogli tutte le informazioni sui tuoi clienti
• Organizza le informazioni in base alle tue esigenze
• Dai la priorità alle informazioni sui clienti in base al valore per la tua attività
• Rimuovere eventuali informazioni duplicate e errate
• Aggiungi tutte le informazioni mancanti
• Creare un sistema uniforme per l'immissione dei dati
• Ripetere il processo di audit almeno una volta all'anno

Tempo stimato per pulire i tuoi dati: da 1 settimana a un anno: più dati hai, più tempo ci vorrà per pulire.

La migrazione di dati puliti nel tuo nuovo sistema CRM può farti risparmiare centinaia di ore di gestione di dati disordinati (imprecisi) in seguito.

Sapevi che gli OutKast cantano sulla pulizia dei loro dati in questa canzone? Così fresco e così pulito, pulito. (tramite tenore)

Passaggio 3: migra i tuoi dati nel tuo CRM

Alcuni fornitori di CRM ti aiutano a migrare i tuoi dati o addirittura a farlo per te. ActiveCampaign offre servizi di migrazione per aiutarti a ottenere tutto ciò di cui hai bisogno nel tuo nuovo CRM:

• Liste di abbonati
• Informazioni sui contatti
• Tag
• Campi personalizzati
• Automazioni di marketing
• Campagne e-mail
• Modelli di posta elettronica
• Moduli di partecipazione
• Flussi di lavoro di automazione

A proposito di campi personalizzati, usali! Mantengono i tuoi dati organizzati e accessibili nel tuo nuovo CRM. Rimanere organizzato fa sì che le cose si muovano rapidamente (un tema che probabilmente hai notato ormai).

I campi personalizzati rendono più facile (e veloce) l'adattamento dei team di vendita e marketing al nuovo software CRM. L'utilizzo delle stesse convenzioni di denominazione e dei nomi dei campi utilizzati dal tuo team consente una transizione più agevole, sia che tu sia un principiante del CRM o che stia migrando da una piattaforma obsoleta.

Tempo stimato per la migrazione dei dati: una migrazione manuale può richiedere da uno a tre mesi. I servizi di migrazione possono richiedere fino a un mese. Più dati hai, più tempo ci vorrà.

Passaggio 4: imposta le automazioni e le integrazioni

Ogni sistema CRM ha diverse capacità di integrazione. Per la transizione più agevole possibile, assicurati che il tuo nuovo software CRM funzioni con gli altri strumenti di vendita e marketing. Spesso, ciò comporta l'integrazione di ogni strumento con il tuo CRM.

La durata di ciascuna di queste integrazioni dipende dal tipo di integrazione necessaria: diretta/nativa, di terze parti o personalizzata.

Le integrazioni dirette/native richiedono il minor tempo possibile. Queste connessioni sono state precostruite dall'azienda che ha creato il tuo CRM o altri strumenti. Puoi utilizzare queste integrazioni dall'interno del tuo CRM, spesso semplicemente collegando i tuoi account.

La libreria di app di ActiveCampaign contiene oltre 250 app, semplificando l'utilizzo degli strumenti che ami insieme a Deals CRM.

Le integrazioni di terze parti collegano due strumenti tramite middleware.

Integrazioni di terze parti come Zapier colmano il divario tra due applicazioni che altrimenti non sarebbero in grado di comunicare.

Questi richiedono un po' più di tempo rispetto alle integrazioni dirette: devi dire al middleware cosa fare con le informazioni che ottiene da ciascuna piattaforma, ma gran parte del lavoro di back-end è già svolto per te.

Le integrazioni API personalizzate richiedono la maggior parte del tempo. Devi avere qualcuno in grado di creare questa integrazione da zero in base alla sua conoscenza tecnica sia del tuo software CRM che dello strumento con cui desideri integrarti.

Oltre a configurare le integrazioni, prenditi ora del tempo per automatizzare il modo in cui il tuo CRM condivide e riceve i dati. Fare questo in anticipo può farti risparmiare fino al 23% della tua giornata in seguito.

Automatizzando il modo in cui il tuo CRM registra e condivide i dati, puoi vedere come i tuoi contatti:

• Interagisci con il tuo marketing
• Muoviti attraverso il ciclo di vendita
• Converti (o non) in clienti
• Interagisci con il tuo team di assistenza clienti
• Molto di piu!

Tempo stimato per integrazioni native o di terze parti: da un'ora a pochi giorni. Più integrazioni hai bisogno, più tempo ci vorrà.

Tempo stimato per le integrazioni personalizzate: da una settimana a pochi mesi , a seconda della complessità della creazione dell'integrazione.

Passaggio 5: allena la tua squadra

Il 55% dei rappresentanti di vendita ritiene che la facilità d'uso sia la funzionalità CRM più importante. E se non li trovano facili da usare, semplicemente non li utilizzeranno: il 79% dei dati relativi alle opportunità raccolti dai rappresentanti di vendita non viene mai inserito nel loro software CRM.

Come mai? I CRM sono davvero così difficili da usare? Ebbene, alcuni di loro lo sono. Ma ciò che fa una differenza ancora più grande è la formazione CRM. Concedi ai tuoi team di vendita e marketing tempo e risorse sufficienti per familiarizzare con il modo in cui utilizzeranno il nuovo software specifico per i loro ruoli.

Insegnare le migliori pratiche in anticipo ammorbidisce la curva di apprendimento e fa risparmiare tempo ai team di vendita e marketing che utilizzeranno il sistema CRM ogni giorno.

Prima di iniziare a utilizzare il nuovo CRM, scopri come ti occuperai di:

• Convenzioni di denominazione
• Tassonomia
• Dati duplicati
• Dati mancanti
• Scenari di dati sconosciuti

Crea documentazione e guide per l'utente per il tuo nuovo software. Se il tuo software CRM offre corsi di formazione individuali o orari d'ufficio, sfrutta queste risorse.

Tempo stimato per formare il tuo team: da mezza giornata a un giorno per dipendente.

Mito: l'utilizzo del software CRM richiede troppo tempo

Puoi scegliere il software CRM migliore e più efficiente al mondo, ma se il tuo team non lo utilizza, è tempo e denaro sprecato.

Il più grande reclamo dei team di vendita contro il CRM? L'immissione dei dati richiede troppo tempo.

Ma se configuri il tuo CRM nel modo giusto, utilizzarlo è facile:

• Quando hai dati puliti e processi chiari per la formattazione dei dati e il mantenimento delle informazioni di contatto, tutto rimane organizzato e facile da trovare in qualsiasi momento
• Quando si forma il team di vendita e si forniscono loro le risorse di cui hanno bisogno per utilizzare il software CRM in modo efficiente, si ottiene il loro consenso e si sentono sicuri nell'utilizzo dello strumento
• Quando rendi il CRM parte della routine quotidiana integrandolo in ogni processo di vendita e marketing, utilizzarlo diventa una seconda natura

Pop quiz: quale opzione richiede meno tempo?

R: Inserimento manuale delle informazioni sui clienti in un foglio di calcolo
B: Il tuo CRM lo inserisce automaticamente nelle informazioni sull'affare

A: Scrivere una lista di cose da fare
B: Ricezione di assegnazioni di attività automatiche

R: Inviare manualmente ogni contatto tramite e-mail
B: Invio di follow-up automatici e campagne di promozione

A: Stimare se un lead è qualificato
B: Utilizzo di un sistema automatico di punteggio dei lead che elimina le congetture

A: Scrivendo note da ogni chiamata di vendita per il team di assistenza clienti da decifrare in seguito
B: Inserimento di note in un database centrale, a disposizione di tutti

Se hai risposto B a tutto quanto sopra, hai ragione! Non è un caso che tu possa utilizzare il tuo sistema CRM per ognuno di quei risparmiatori di tempo.

Le app CRM possono aumentare la produttività delle vendite fino al 34%. La curva di apprendimento può essere ripida, sebbene un processo di implementazione strategica la ammorbidisca, ma i risultati ne valgono la pena e possono far risparmiare un sacco di tempo al tuo team di vendita.

Considera questo mito del CRM sfatato! (tramite GIPHY)

In che modo CRM può farti risparmiare ore ogni settimana

Ecco 5 modi in cui il tuo CRM può farti risparmiare ore ogni settimana, rendendo il tempo speso per l'implementazione più che utile.

Assicurati che tutti abbiano le informazioni di cui hanno bisogno

Un CRM tiene traccia di tutte le informazioni di contatto e le interazioni all'interno di ogni affare, non dovrai più correre prima di una chiamata di vendita cercando di capire chi sa cosa di ogni lead.

L'adozione di standard universali per l'immissione dei dati CRM aiuta anche a migliorare i processi all'interno dei team. L'adozione del CRM aumenta la qualità della comunicazione tra rappresentanti di vendita e manager del 56,9%, il che significa meno tempo dedicato a incomprensioni e più tempo dedicato alla vendita.

Togliti il ​​lavoro impegnativo dal piatto

Con il giusto sistema CRM in atto, i responsabili delle vendite non dovranno assegnare manualmente le attività ai loro team (o assillarli per farlo). Configura le automazioni di vendita che assegnano automaticamente le attività da seguire con un contatto o spostano un lead in una nuova fase.

Quando il valore dell'operazione di un lead supera $ 500, questa automazione assegna al proprietario dell'operazione un compito per chiamare il cliente, senza che sia necessaria l'interferenza del manager.

Puoi attivare le assegnazioni di attività in base a:

• Comportamento di contatto
• Punteggio di piombo
• Valore dell'affare

Il tuo CRM può anche far risparmiare molto tempo ai tuoi team di vendita automatizzando la distribuzione dei lead. Non dovrai più litigare per i lead o discutere su chi sarà il prossimo nel foglio di calcolo round robin. Assegna automaticamente i lead a diversi venditori in base a:

• Territorio
• Punteggio di piombo
• Valore dell'affare
• Industria
• E altro ancora!

Questo video è "Automatizza quello!" un segmento di "Growth Decoded", uno spettacolo che indaga la relazione tra l'esperienza del cliente e la crescita del business, un argomento alla volta. Registrati qui e non perderti mai un episodio!

Ottieni contatti "bloccati" per continuare a muoverti

Un CRM tiene traccia dell'intero processo di vendita in un unico posto. Questo ti dà una visione a volo d'uccello del tuo ciclo di vendita, permettendoti di individuare esattamente quali aree hanno bisogno di aiuto.

Il CRM di offerte di ActiveCampaign ti consente di visualizzare l'intera pipeline di vendita, spostare le offerte da una fase all'altra, inviare e-mail ai singoli contatti, tenere traccia di ogni interazione con un contatto e molto altro.

Esegui rapporti sulle prestazioni di vendita per capire dove si stanno bloccando le offerte. Questi report aiutano a identificare quali pipeline, fasi o persino venditori stanno bloccando le cose. Prima riesci a capire cosa deve essere riparato, più velocemente puoi risolverlo.

Crea campagne che rendano personale ogni messaggio

Un CRM con automazione del marketing semplifica la personalizzazione di ogni comunicazione con i tuoi contatti senza passare ore a creare l'e-mail perfetta. In ActiveCampaign, le risposte salvate semplificano la creazione e la personalizzazione di tutti i diversi tipi di messaggi individuali che invii più spesso.

La funzione Risposte salvate di ActiveCampaign ti consente di aggiungere tocchi personali alle tue email più inviate.

Ad esempio, Dawn Manske utilizza ActiveCampaign per personalizzare la pipeline di volontari per la sua impresa sociale, Made for Freedom. Ecco come appare la sua pipeline:

1. I potenziali volontari si iscrivono su una pagina di destinazione
2. ActiveCampaign invia automaticamente un'e-mail al potenziale volontario con le opzioni disponibili
3. Dawn continua utilizzando le risposte salvate personalizzate in base agli interessi del volontario
4. A seconda della risposta del volontario, Dawn potrebbe continuare con una telefonata
5. Dawn inserisce tutte le informazioni rilevanti nel CRM di ActiveCampaign per utilizzarle in seguito

Dawn utilizza l'automazione di ActiveCampaign per costruire la sua rete di volontari in tutto il mondo. Leggi di più su come l'attività di e-commerce di Dawn aiuta a combattere la tratta di esseri umani qui.

Dai la priorità a lead più qualificati per concludere affari più rapidamente

Il tuo software CRM raccoglie informazioni sui clienti che aiutano a identificare ciò che rende un lead qualificato.

Usa il punteggio dei lead e la probabilità di vincita per capire quali lead dovrebbero dare la priorità al tuo team di vendita, quali coltivare e quali lasciare da soli per chiudersi.

Questo video è "Automatizza quello!" un segmento di "Growth Decoded" - uno spettacolo che indaga la relazione tra l'esperienza del cliente e la crescita del business - un argomento alla volta. Registrati qui e non perderti mai un episodio!

La fotografa Heather Read risparmia 10 ore alla settimana concentrandosi solo su lead qualificati invece di quelli che lei chiama "contatti zombi". Utilizza le automazioni di ActiveCampaign per attirare lead che acconsentono al download di contenuti, quindi automatizza le e-mail di follow-up per risparmiare ancora più tempo.

Concentrandosi solo su lead qualificati, Heather recupera il tempo speso in precedenza con lead di zombi. Leggi di più su come Heather automatizza la generazione di lead qui.

Prenditi del tempo per la configurazione del CRM ora, risparmia tempo dopo

Ora sai quanto un CRM può farti risparmiare tempo e semplificarti la vita. Ma prima devi essere disposto a prenderti il ​​tempo necessario per configurare il tuo sistema CRM.

Se la tua attività è nuova di zecca, non ci vorranno più di alcune settimane. Se hai un sacco di dati, potrebbe volerci fino a un anno. Ad ogni modo, ripagherà di dieci volte il risparmio di tempo su tutta la linea.

Per palla intendiamo accordi ravvicinati. Tante offerte. (tramite tenore)