Come funzionano le firme digitali?

Come faccio firme digitali lavoro?

Le firme digitali sono la chiave per le transazioni senza carta.

Sono usati da tutti, dal governo all'azienda.

Oltre alla praticità, offrono un altro grande valore: la sicurezza .

Quindi, come funzionano le firme digitali ?

In questa guida, ti guideremo attraverso l'intero processo.

Ma prima…

Che cos'è una firma digitale ?

È esattamente quello che stai pensando: un segno virtuale utilizzato per la verifica.

Ma invece di apporre la tua firma autografa, utilizzi una chiave codificata univoca per autorizzare un documento elettronico .

Per fare ciò, è necessario l'aiuto dei fornitori di firme digitali online . Seguono un protocollo crittografico chiamato Public Key Infrastructure ( PKI ). Fondamentalmente, utilizza un calcolo sicuro per proteggere i file: crittografia .

Semplifichiamo.

Pensala come la tua impronta digitale virtuale o un timbro. Garantisce l'identità, l'autenticità e l'integrità del file che stai inviando. In questo modo, il tuo file rimane completamente intatto quando raggiunge il destinatario. Aggiunge un ulteriore livello di sicurezza .

Bene, ora che abbiamo spiegato questo, andiamo avanti:

Come funziona una firma digitale ?

È un processo piuttosto tecnico.

Ma non preoccuparti: lo renderemo semplice.

Come faccio firme digitali lavoro?

Hai mai sentito parlare di criptovaluta ?

La tecnologia alla base si applica anche alle firme digitali.

Questa è la crittografia a chiave pubblica.

Qui, un algoritmo matematico crea due codici: una chiave pubblica e una chiave privata. Questo abbinamento è la base per l'intero processo di firma, che prevede la crittografia e la decrittografia .

Qual è il primo passo?

L' algoritmo di firma digitale utilizza la chiave privata per crittografare i dati correlati. Questo è chiamato hash crittografico . Quindi, i dati vengono aggiunti al documento. Le parti coinvolte li ricevono insieme alla chiave pubblica.

Quando il destinatario riceve il file, utilizza la chiave pubblica per decrittografare i dati. In questo passaggio, viene generato un altro valore hash all'estremità del destinatario. Il sistema confronta entrambi gli hash per verificare l'autenticità del documento. Se corrispondono, significa che il file è effettivamente valido.

L'intero processo è noto anche come crittografia asimmetrica .

Per capirlo meglio, ecco un esempio:

1. Persona A decide di firmare digitalmente una e-mail utilizzando la propria chiave privata.
2. La persona B riceve l'e-mail, oltre a una copia della chiave pubblica della persona A.
3. Se la persona B non è in grado di accedere al file utilizzando la chiave pubblica, significa che il contenuto è stato manomesso. Pertanto, lo schema di firma non è valido.

Quindi, è praticamente così che funziona una firma digitale .

Ora probabilmente ti starai chiedendo: " Come faccio a creare una firma digitale ?"

Ti mostreremo come.

Come creare una firma digitale ?

Per crearne uno, l'unica cosa di cui hai bisogno è un software di firma digitale .

Questo strumento fornisce l'interfaccia completa per la creazione di firme digitali online . Adobe Sign e SignNow sono alcuni ottimi esempi. Queste piattaforme possono automatizzare il processo di firma per te.

E sembra così:

• Carica i tuoi documenti
• Genera una chiave
• Invia i tuoi file firmati
• Tieni traccia e monitora i loro progressi

Tutto nello stesso posto!

Anche se non sai come firmare digitalmente un documento elettronico , il software te lo rende facile.

Quindi, quei passaggi carichi di tecnologia che abbiamo menzionato prima – crittografia e tutto il resto – non li farai davvero da solo. Gli strumenti di cui sopra eseguono l'intero schema di firma .

Ora, a cosa servono le firme digitali ?

Casi d'uso della firma digitale

Quindi, hai appena imparato a creare una firma digitale.

Ma dove puoi applicarlo?

Le principali industrie stanno ora utilizzando soluzioni di firma digitale online per semplificare le proprie operazioni. Questi includono:

Finanza

Nell'era delle transazioni senza carta, i settori finanziari ora si affidano a questa tecnologia per tutti i tipi di documenti elettronici . Alcune delle forme più comuni sono prestiti, estratti conto delle carte di credito, polizze assicurative, mutui e altro.

Governo

Allo stesso modo, gli enti governativi utilizzano le firme digitali per pubblicare versioni elettroniche di documenti ufficiali. Leggi, budget, progetti di legge e risoluzioni sono solo alcuni esempi. Inoltre, applicano questo schema anche in aree come:

• Dichiarazioni fiscali
• Transazioni business-to-government (B2G)
• Contratti pubblici

D'altra parte, puoi utilizzare una firma digitale per firmare i documenti che invii al governo.

Attività commerciale

Le aziende di vendita al dettaglio e le startup firmano digitalmente e- mail e messaggi per migliorare l'esperienza del cliente. È un'alternativa moderna ai tradizionali mezzi di marketing e comunicazione di vendita.

Assistenza sanitaria

Anche il settore sanitario utilizza questa tecnologia per migliorare le proprie comunicazioni interne. Protocolli amministrativi , per esempio. Le istituzioni mediche lo usano anche per proteggere i dati sensibili. Lo applicano nelle prescrizioni elettroniche, nei profili dei pazienti, nei ricoveri ospedalieri e così via.

Criptovaluta

Se utilizzi criptovalute come Bitcoin , puoi creare una firma digitale per autenticare le tue transazioni. Puoi anche usarlo per verificare la tua proprietà di qualsiasi tipo di criptovaluta.

Queste sono solo alcune delle aree in cui puoi massimizzare questo strumento.

Ora, per garantire la sicurezza e la validità di ogni transazione, tutte le soluzioni devono seguire la Public Key Infrastructure ( PKI).

Che cos'è l'infrastruttura a chiave pubblica ( PKI )?

Come abbiamo detto, le firme digitali funzionano utilizzando il protocollo PKI .

Che cos'è?

Fondamentalmente, è un mix di componenti, sia software che hardware, che mantiene sicure le transazioni di firma completamente digitale. Contiene:

• Regolamento
• Sistemi
• Servizi
• Organizzazioni accreditate

Nel complesso, questi fattori svolgono un ruolo fondamentale nel funzionamento delle firme digitali.

Il requisito principale di questo protocollo è questo: ogni schema di firma deve includere una chiave privata e una chiave pubblica. Il primo è esclusivo del firmatario. Verrà utilizzato solo per firmare digitalmente un documento. Quest'ultima, intanto, sarà messa a disposizione di chiunque necessiti di autenticare la firma digitale.

Inoltre, la PKI richiede altri componenti essenziali come il software di registrazione e il certificato digitale .

Che cos'è un certificato digitale ?

Le firme non possono funzionare senza un certificato.

Allora, cos'è un certificato digitale?

Contiene semplicemente la chiave pubblica che verrà utilizzata per la firma. Il certificato elettronico indica anche l' identità associata a quella specifica chiave.

Tieni presente che questi sono validi per un certo periodo. E, cosa più importante, solo un'autorità di certificazione ( CA ) affidabile può fornirli.

Queste autorità sono quelle che garantiscono la validità di ogni schema di firma . Sono entità di terze parti che fungono da intermediari tra tutte le parti coinvolte.

Pertanto, potrebbero richiedere agli utenti di fornire informazioni aggiuntive per verificare la propria identità. Quelli si presentano sotto forma di:

• Numero di identificazione personale (PIN)
• Le password
• Autenticazione a due fattori

e altro ancora.

Ora, una firma digitale è uguale a un certificato ?

Non proprio. Ecco la distinzione:

Firma digitale vs certificato digitale

Per capire la differenza, definiamo ogni termine.

Innanzitutto, cos'è una firma digitale?

È un codice matematico che utilizza due chiavi, una pubblica e una privata, per autenticare i documenti. È come un'impronta digitale virtuale che associa l'utente a un documento. Protegge anche le informazioni sensibili nei messaggi, tramite crittografia.

Ora, cos'è un certificato digitale?

È un documento elettronico che contiene la chiave pubblica per la firma. Inoltre, identifica l'organizzazione coinvolta nello schema di firma . Con il certificato digitale , gli utenti possono confermare che la chiave pubblica appartiene alla persona o entità che l'ha inviata. Solo un'autorità di certificazione ( CA ) attendibile può emettere questo documento.

Fondamentalmente, questa è la differenza tra firma digitale e certificato digitale .

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di una firma digitale?

Così.

Dopo aver imparato a creare una firma digitale , probabilmente ti starai chiedendo:

Perché dovrei usarne uno?

Molti vantaggi derivano dall'utilizzo di questo strumento. Questi includono:

Sicurezza dei file

L'aggiunta di una firma digitale al documento elettronico fornisce un canale sicuro per tutte le parti coinvolte. Con questo, puoi essere sicuro che i file siano accurati e autentici al 100% quando li invii ai tuoi destinatari. Grazie ai certificati di firma digitale , puoi garantire l'identità e la validità di tutti i documenti.

Efficienza

I documenti tradizionali possono richiedere molto tempo. La stampa, la scansione e l'invio di documenti ai destinatari possono richiedere giorni o mesi. Se li firmi digitalmente con il software, ci vorranno solo pochi minuti per produrre le firme digitali e i certificati .

Inoltre, la maggior parte dei programmi ora offre strumenti di gestione dei documenti per funzionalità extra. Qui puoi semplificare i tuoi documenti con funzionalità come:

• Archiviazione cloud
• Sicurezza dei file
• Collaborazioni
• integrazioni

e molti altri.

Legalità

Gli algoritmi di firma digitale si basano su leggi esistenti, come l'E-Sign Act. Pertanto, tutti i documenti contenenti firme digitali sono giuridicamente vincolanti.

Inoltre, molte regioni ora riconoscono la legalità delle firme digitali. Quindi, anche se stai inviando un file autorizzato oltre confine, è possibile farlo.

Praticità

Le aziende risparmiano un sacco di soldi utilizzando questa tecnologia invece delle risorse fisiche. Una posta elettronica con firma digitale costa molto meno costosa di mailing manualmente una lettera al destinatario.

Diventando completamente elettronico legalmente vincolante, distanziati dalle spese di gestione aziendale . Niente più spese per spese generali come materiali, manodopera, uffici, ecc.

Audit trail

Un altro vantaggio offerto dalla firma digitale dei documenti è la tracciabilità.

Li memorizzi digitalmente, quindi ci sono meno possibilità di perdere o smarrire i tuoi documenti. In questo modo, è più facile tenere traccia dei documenti firmati. Ed è molto più sicuro che tenerli sulla scrivania. Puoi anche monitorare lo stato di avanzamento del tuo schema di firma .

Ora, l'unico modo per sbloccare questi vantaggi è utilizzare le piattaforme giuste.

E quali sono, vi chiederete?

Il miglior software di firma digitale

Torniamo alla domanda: come funzionano le firme digitali ?

Come abbiamo spiegato sopra, il processo è piuttosto noioso.

Ma grazie al software di firma digitale , tutto è pre-programmato. Quindi, non dovrai fare la crittografia da solo.

Ecco alcuni esempi di questi strumenti:

Adobe Sign

Molti utenti si fidano di questo programma quando si tratta di servizi di firma digitale . Qui puoi impostare un flusso di lavoro digitale completo per tutti i tuoi documenti.

Per aggiungere firme, puoi semplicemente creare i tuoi " Accordi " sul software e inviarli istantaneamente a più parti. Il suo sistema è basato su un'infrastruttura a chiave pubblica , quindi puoi garantire una sicurezza al 100% .

Anche la gestione delle identità è una funzionalità utile di questa app.

Con esso, puoi delegare ruoli utente specifici a collaboratori, come Mittente, Firmatario, Approvatore, Compilatore di moduli, ecc. In questo modo, il processo di firma è più facile da monitorare.

Firma ora

SignNow fornisce un'interfaccia in cui puoi automatizzare completamente i tuoi documenti. Qui è più facile eseguire la firma di documenti digitali perché puoi salvare i modelli . Puoi raggrupparli in categorie o file di team per collaborazioni fluide.

Hai un'altra opzione.

Oltre ad applicare firme digitali legalmente vincolanti, puoi anche utilizzare il formato elettronico standard. Sì, puoi apporre la tua firma autografa , virtuale. E la cosa buona è che puoi usare il sistema offline.

SignNow offre anche funzionalità extra di gestione dei documenti.

Questi includono la condivisione, l'unione e l'archiviazione di file. Puoi anche integrarlo con altri programmi aziendali come Microsoft Office, Google Suite, Zapier e altri.

PandaDoc

Un'altra grande piattaforma per la crittografia della firma digitale è PandaDoc . Oltre ai caricamenti istantanei di documenti , puoi anche redigere documenti elettronici legalmente vincolanti come:

• Contratti
• Proposte
• Email
• Fatture

Proprio lì sull'interfaccia!

Puoi anche utilizzare il programma per raccogliere in modo sicuro firme elettroniche da più parti. C'è una funzione Audit Trail che ti consente di tenere un registro di ogni documento consegnato. È anche facile tenere traccia dell'avanzamento dei file da firmare.

Aderisce inoltre ai requisiti della PKI , che è uno standard per la firma digitale . Oltre a ciò, segue anche le normative esistenti, come HIPAA e GDPR.

Questo software semplifica l'esecuzione di qualsiasi forma di scartoffie virtuali.

Incartare

Ora che sai cos'è una firma digitale e come funziona , sei pronto per usarne una.

È veloce, accessibile e molto più sicuro per la documentazione.

Finché utilizzi la piattaforma giusta, non dovrai mai più sprecare tempo e denaro facendo scartoffie manuali.

Lo sappiamo, è una specie di processo tecnologico.

Ma in caso di dubbio, torna a questo articolo.

Ti guiderà passo dopo passo!