Come creare un grafico delle pietre miliari: spiegate le pietre miliari del diagramma di Gantt

I progetti, grandi o piccoli che siano, sono viaggi. Iniziano con la pianificazione e l'avvio e idealmente si concludono con il raggiungimento dei risultati finali. Ma questo non significa necessariamente che il punto di partenza e il traguardo siano gli unici punti che contano.

In effetti, se ci concentriamo solo sull'andare dal punto A al punto B, possiamo perdere slancio lungo il percorso. L'impostazione delle pietre miliari del progetto su un grafico delle pietre miliari previene questa perdita di slancio.

Che cos'è una pietra miliare?

Tutti i progetti hanno date di inizio e date di fine. Ma lungo il percorso, come fanno i team a verificare di essere sulla buona strada per rispettare le scadenze, finire in tempo e rispettare il budget? La risposta: pietre miliari del progetto.

Come suggerisce il nome, le pietre miliari sono indicatori nel programma del progetto che indicano eventi o obiettivi importanti. In un diagramma di Gantt, sono chiamate pietre miliari del diagramma di Gantt. Le pietre miliari del diagramma di Gantt sono un modo eccellente per stimare quanto tempo dovrebbero impiegare determinate fasi di un progetto.

A tal fine, le pietre miliari sono uno strumento di gestione efficace. Impostando le tappe fondamentali del progetto, un project manager può tenere traccia dello stato delle diverse fasi del progetto e decidere se è necessario apportare modifiche per rimanere nei tempi previsti. Inoltre, i grafici delle pietre miliari tracciano ed evidenziano i maggiori successi. Ciò può migliorare l'efficacia della squadra e il morale generale della squadra. Il risultato sono membri del team più felici che si sentono apprezzati e possono vedere i risultati diretti dei loro sforzi.

Esempi di pietre miliari

Le pietre miliari differiranno da progetto a progetto, a seconda delle dimensioni del progetto, dell'ambito e delle dimensioni del team. Tuttavia, la maggior parte delle pietre miliari assume forme simili e vengono utilizzate per rappresentare eventi come:

• Riunioni
• Firme
• Approvazioni
• Inizio di diverse prove
• Completamenti della fase di costruzione

Come puoi vedere, questi sono eventi significativi nel ciclo di vita di un progetto. Se ciò non accade, il progetto non andrà avanti. Evidenziandoli come pietre miliari, ne illustri l'importanza.

Le pietre miliari spesso arrivano alla fine delle fasi del progetto, ma questa non è una regola ferrea. Possono esistere a metà fase e persino fungere da spinta finale di cui i membri del team hanno bisogno per completare le fasi. Le pietre miliari sono tra gli strumenti di gestione più utili che un project manager può implementare per eccitare i membri del team e mantenere lo slancio per portare avanti un progetto.

Perché le pietre miliari sono importanti?

Oltre a rappresentare gli eventi più importanti in un programma di progetto, le pietre miliari sono anche un ottimo mezzo per celebrare il successo. Ogni traguardo raggiunto da un team significa che sono sulla buona strada e sono un passo più vicini al completamento del progetto. Vedere questi risultati sotto forma di pietre miliari aumenta il morale della squadra.

Le pietre miliari possono anche indicare quando i pagamenti sono dovuti agli appaltatori e ad altri servizi esterni nei progetti di costruzione. Ad esempio, quando una pietra miliare è completata, potrebbe essere il momento di pagare al costruttore una percentuale della sua commissione. In questo modo, le pietre miliari servono anche a uno scopo pratico. Se una pietra miliare non viene completata o raggiunta, un progetto non può andare avanti e potrebbe essere il momento di modificare la pianificazione del progetto o la strategia generale.

Che cos'è un grafico delle pietre miliari?

Un grafico cardine è un grafico di gestione del progetto che aiuta i project manager a visualizzare le pietre miliari del progetto. Un grafico milestone in genere mostra ogni milestone e quando deve essere completata, lo stato della milestone (completo o incompleto) e talvolta la priorità della milestone. Molti grafici cardine utilizzano colori specifici di simboli per mostrare i cardini più critici.

Esistono diversi tipi di grafici cardine, ognuno dei quali illustra i punti in un programma di progetto e lo spazio tra di essi. Squadre diverse possono scegliere diverse classifiche cardine, a seconda delle loro preferenze e del progetto stesso. Alcuni team, ad esempio, creano grafici cardine che illustrano solo i cardini stessi e possono essere codificati a colori per mostrare il tipo e l'importanza dei cardini.

Questi tipi di grafici cardine vengono utilizzati in alcune situazioni, anche se non descrivono altri dettagli della pianificazione del progetto. Può essere utile visualizzare queste pietre miliari in un formato semplificato, ma dovresti visualizzarle nel contesto di una pianificazione più ampia. Per questo motivo, una pietra miliare e un diagramma di Gantt dovrebbero essere combinati.

Il potere delle pietre miliari del diagramma di Gantt

Utilizzando un grafico cardine con un diagramma di Gantt, stai combinando in modo efficace due degli strumenti di gestione dei progetti visivi più efficaci disponibili per creare la pianificazione definitiva. I diagrammi di Gantt ti consentono di visualizzare un'immagine dell'intera pianificazione del progetto, nonché attività, assegnatari, dipendenze delle attività e molto altro. L'aggiunta di un grafico cardine a questa equazione significa che sei in grado di vedere i checkpoint che devi essere sicuro di raggiungere.

I diagrammi di Gantt mostrano un'ampia gamma di dati in un formato semplificato. Questo li rende perfetti per una rapida consultazione, ma significa anche che sono pieni zeppi di informazioni. Quando questo è il caso, hai bisogno di qualcosa per suddividere le informazioni e "evidenziare" i punti focali. Le pietre miliari fanno proprio questo.

Impostando le pietre miliari durante la creazione di una pianificazione, imposti un sistema per controllare lo stato del tuo progetto in futuro. Diciamo che stai lavorando a un progetto su larga scala con molte attività dipendenti su cui si lavora contemporaneamente. Queste possono essere molte informazioni da guardare e può essere difficile trovare il punto cruciale di ciò che devi sapere. Le pietre miliari si distinguono dai dettagli e rendono più semplice trovare le informazioni che stai cercando.

Come creare un diagramma di traguardo con un diagramma di Gantt

1. Crea un elenco di attività

Indipendentemente dallo strumento di pianificazione scelto, è necessario creare un elenco di attività completo. Le nuove attività si verificheranno naturalmente durante tutto il ciclo di vita del progetto, ma l'elenco delle attività originale dovrebbe essere il più esaustivo possibile. L'elenco dettagliato delle attività semplifica il processo di identificazione delle attività primarie e secondarie e il tracciamento della posizione migliore per una pietra miliare.

2. Pianifica le attività su un diagramma di Gantt

Dopo aver creato un elenco di attività e documentato tutti i dettagli necessari - nome dell'attività, assegnatario, data di inizio, data di fine, ecc. - ora hai tutte le informazioni necessarie per pianificare queste attività su un diagramma di Gantt. Inserisci le informazioni che hai già raccolto e visualizza il tuo programma in pochi secondi. Da qui, apporta modifiche e regolazioni trascinando e rilasciando le barre delle attività.

3. Determinare le fasi del progetto

L'utilizzo di un diagramma di Gantt per pianificare i progetti significa che sei quasi automaticamente in grado di visualizzare il tuo progetto in fasi analizzando e classificando le attività. Ogni barra rappresenta un compito diverso e colori diversi possono rappresentare diverse fasi del progetto. Quando puoi vedere queste fasi, posizionare le pietre miliari è quasi senza sforzo. Una volta deciso dove metterli, è solo questione di pochi clic.

4. Posiziona traguardi

I moderni strumenti di gestione dei progetti semplificano l'impostazione delle pietre miliari. Dopo aver creato il tuo programma e deciso quali completamenti di attività si qualificano come pietre miliari, inserisci i dettagli della pietra miliare e condividi le informazioni con il tuo team in modo che tutti possano vederle. Quando hai posizionato le tue pietre miliari, questi risultati possono essere rappresentati da qualcosa di pulito come un piccolo simbolo di diamante che non ingombra il programma.

ProjectManager semplifica i grafici delle pietre miliari

Quando gestisci le tue pianificazioni con uno strumento di gestione dei progetti online pluripremiato come ProjectManager (puoi iscriverti per una prova gratuita qui), le pietre miliari sono rappresentate sui diagrammi di Gantt con un piccolo diamante sulla pianificazione in relazione alle attività. Per creare pietre miliari, seleziona l'attività importante nella pianificazione e modifica la proprietà in una pietra miliare. Passando il mouse sopra l'icona della pietra miliare, puoi visualizzarne il nome.

Ciò elimina la necessità di fare riferimento a grafici diversi contemporaneamente e rischia di creare confusione lungo il percorso. La parte migliore? È facile apportare modifiche da qualsiasi luogo in cui lavori trascinando e rilasciando le icone dei rombi.

Collabora in tempo reale

Il nostro diagramma di Gantt offre al tuo team una piattaforma interattiva su cui collaborare. Possono visualizzare i progressi dei membri del loro team sull'attività e condividere commenti e file a livello di attività. Puoi anche impostare avvisi automatici per assicurarti di aver raggiunto i traguardi raggiunti!

Quando hai bisogno di segnalare i tuoi progressi nel raggiungimento delle pietre miliari ai tuoi stakeholder, ProjectManager ha sia una dashboard per tenere traccia dei progressi in tempo reale che report con un clic per generare report condivisibili con chiunque ne abbia bisogno. Le pietre miliari non sono mai state così facili da usare!

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