Come scrivere una proposta di progetto (passaggi e modello inclusi)

Che cos'è una proposta di progetto?

Una proposta di progetto è un documento di gestione del progetto utilizzato per definire gli obiettivi e i requisiti di un progetto. Aiuta le organizzazioni e le parti interessate del progetto esterno a concordare un quadro di pianificazione iniziale del progetto.

Lo scopo principale di una proposta di progetto è ottenere il consenso dei decisori. Ecco perché una proposta di progetto delinea la proposta di valore fondamentale del tuo progetto. Vende valore agli stakeholder del progetto sia interni che esterni. L'intento della proposta è attirare l'attenzione degli stakeholder e degli sponsor del progetto. Una volta che hai attirato l'attenzione delle persone, il passo successivo è eccitarle per il riepilogo del progetto.

Entrare nella testa del pubblico per cui stai scrivendo la proposta di progetto è fondamentale: devi pensare come le parti interessate del progetto per presentare una proposta che soddisfi le loro esigenze.

Abbiamo creato un modello di proposta di progetto gratuito per Word per aiutare a strutturare i documenti, quindi non devi ricordare il processo ogni volta.

Tipi di proposte di progetto

In termini di tipi di proposte di progetto, puoi averne una sollecitata formalmente o informalmente o una continuazione. Possono esserci anche proposte di rinnovo e integrative. Ecco una breve descrizione di ciascuno di essi.

• Proposta di progetto sollecitata: una proposta di progetto sollecitata viene inviata come risposta a una richiesta di proposta (RFP). Qui dovrai aderire alle linee guida RFP del proprietario del progetto.
• Proposta di progetto non richiesta: puoi inviare proposte di progetto senza aver ricevuto una richiesta di proposta. Ciò può accadere in gare aperte per progetti di costruzione, in cui un proprietario del progetto riceve proposte di progetto non richieste da molti appaltatori.
• Proposta di progetto informale: questo tipo di proposta di progetto viene creata quando un cliente richiede una proposta informale, senza una richiesta di offerta.
• Proposta di progetto di rinnovo: puoi utilizzare una proposta di progetto di rinnovo quando stai contattando i clienti precedenti. Il vantaggio è che puoi evidenziare i risultati positivi passati e i benefici futuri.
• Proposta di continuazione del progetto: inviata agli investitori e alle parti interessate per comunicare lo stato di avanzamento del progetto.
• Proposta di progetto supplementare: questa proposta viene inviata agli investitori per richiedere risorse aggiuntive durante la fase di esecuzione del progetto.

Come scrivere una proposta di progetto

Ci sono diverse questioni operative e strategiche chiave da considerare, tra cui:

1. Triplo vincolo: come possiamo affrontare il triplo vincolo dell'ambito del progetto, della pianificazione e dei costi?
2. Problema centrale: qual è il problema principale che stiamo cercando di risolvere?
3. Risorse: quali risorse saranno disponibili?
4. Cronologia: in quale sequenza temporale del progetto stiamo lavorando?
5. Budget: con quale budget di progetto dobbiamo lavorare? In che modo questo influisce sulla nostra definizione degli obiettivi?
6. Obiettivi strategici: quali sono gli obiettivi strategici del nostro cliente e in che modo la nostra proposta si allinea a tali obiettivi?
7. Parti responsabili: chi sono le persone responsabili del progetto? Quali sono i loro obiettivi e motivazioni?
8. Vantaggio per il cliente: in che modo il cliente trarrà vantaggio dal completamento del nostro progetto? Qual è il loro obiettivo principale?
9. Risultati finali e successo del progetto: come verrà misurato il successo del progetto? Quali risultati si aspettano di vedere i nostri stakeholder alla chiusura?

Dopo aver risposto a queste domande, puoi scrivere una proposta di progetto. Tutte le proposte di progetto hanno sei elementi che costituiscono la base della proposta. Diamo un'occhiata a un esempio di proposta di progetto.

Schema di proposta di progetto di esempio

Questi sei elementi sono alla base di uno schema di proposta progettuale ben strutturato:

Sintesi

Il riepilogo esecutivo fornisce una rapida panoramica degli elementi principali della proposta di progetto, come il background del progetto, gli obiettivi del progetto, i risultati finali del progetto, tra le altre cose. L'obiettivo è catturare l'attenzione del tuo pubblico e renderlo entusiasta del progetto che stai proponendo. È essenzialmente il "passo dell'ascensore" per il ciclo di vita del progetto. Dovrebbe essere breve e al punto.

Il sommario esecutivo dovrebbe essere descrittivo e dipingere un quadro di come appare il successo del progetto per il cliente. Soprattutto, dovrebbe motivare il cliente del progetto; dopotutto, l'obiettivo è convincerli a firmare sulla linea tratteggiata per far muovere il progetto!

Sfondo del progetto

Lo sfondo del progetto è una sezione di una pagina della tua proposta di progetto che spiega il problema che il tuo progetto risolverà. Dovresti spiegare quando è iniziato questo problema, il suo stato attuale e come il tuo progetto sarà la soluzione ideale.

• Storia: la sezione della storia delinea i progetti di successo in precedenza. Delinea anche quelli che avrebbero potuto funzionare in modo più fluido. In questo modo, questa sezione stabilisce i precedenti. Vale a dire, come il prossimo progetto può essere più efficace utilizzando le informazioni dei progetti precedenti.
• Soluzione: la sezione delle soluzioni affronta il modo in cui il tuo progetto risolverà il problema del cliente. Di conseguenza, questa sezione include tutte le tecniche, abilità e procedure di gestione del progetto che il tuo team utilizzerà per lavorare in modo efficiente.

Approccio al progetto

Il tuo approccio al progetto definisce la metodologia di gestione del progetto, gli strumenti e la governance per il tuo progetto. In parole povere, consente ai project manager di spiegare agli stakeholder come il progetto sarà pianificato, eseguito e controllato con successo.

• Requisiti: i requisiti sono gli elementi, i materiali e le risorse necessari per il progetto. Questa sezione dovrebbe coprire sia le esigenze interne che quelle esterne.
• Autorizzazione: questa sezione copre chi sono i decisori nel team di progetto. Copre anche quali parti interessate hanno l'autorità di approvazione da parte del cliente.
• Ambito del progetto: L'ambito del progetto si riferisce a tutto il lavoro che verrà eseguito. Definisce gli elementi di lavoro, i pacchetti di lavoro e i risultati finali che verranno consegnati durante la fase di esecuzione del ciclo di vita del progetto. È importante utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) per definire le attività, le attività secondarie e dare loro la priorità.
• Risorse del progetto: le risorse sono fondamentali per l'esecuzione del progetto. La proposta di progetto descrive brevemente quali risorse sono necessarie e come verranno utilizzate. Successivamente, durante la fase di pianificazione, dovrai creare un piano di gestione delle risorse che sarà un elemento importante del tuo piano di progetto.
• Sequenza temporale del progetto: una volta definito l'ambito del progetto, dovrai stimare la durata di ciascuna attività per creare una sequenza temporale del progetto. Successivamente, durante la fase di pianificazione del progetto, dovrai creare una previsione di pianificazione, che stima la lunghezza totale del tuo progetto. Una volta avviato il progetto, confronterai la pianificazione effettiva del progetto con la previsione di pianificazione per monitorare lo stato di avanzamento.
• Budget del progetto: tutte le risorse di cui avrai bisogno per il tuo progetto avranno un prezzo. Ecco perché è necessario stimare tali costi e creare un budget di progetto. Il budget del progetto dovrà coprire tutte le spese del tuo progetto e, in qualità di project manager, dovrai assicurarti di rispettarlo.
• Rendiconti finanziari: se vuoi convincere le parti interessate interne e gli investitori esterni, dovrai mostrare loro quali sono i vantaggi finanziari che il tuo progetto potrebbe apportare alla loro organizzazione. Puoi utilizzare un'analisi costi-benefici e rendiconti finanziari previsti per dimostrare perché il tuo progetto è redditizio.
• Appendice: Le informazioni non incluse nella proposta di progetto fanno parte dell'appendice. È dove si trovano molti dei dettagli più interessanti di un progetto. Inoltre, è qui che i membri del team e le parti interessate possono fare un tuffo profondo per saperne di più.

Modello di proposta di progetto gratuito

Sebbene un modello di proposta di progetto abbia dei limiti, è un buon punto di partenza per iniziare a scrivere la tua proposta di progetto. Prova il nostro modello di proposta di progetto gratuito per Word.

Suggerimenti per la proposta di progetto

Qualunque sia la proposta di progetto su cui stai lavorando, ci sono alcuni suggerimenti che valgono come best practice per tutti. Mentre sopra abbiamo suggerito un modello di proposta di progetto che avrebbe un sommario, il che significa che sarebbe lungo molte pagine, lo scenario migliore è mantenere la proposta su una o due pagine al massimo. Ricorda, stai cercando di conquistare gli stakeholder, non di annoiarli.

A proposito di stakeholder del progetto, fai la ricerca. Vuoi rivolgerti a quelli giusti. Non ha senso fare tutto il lavoro necessario per scrivere un'ottima proposta solo per averla indirizzata al pubblico di destinazione sbagliato. Chiunque lo leggerà, però, dovrebbe essere in grado di comprendere la proposta. Mantieni il linguaggio semplice e diretto.

Quando si tratta di scrivere, affidati a un professionista. Anche un documento commerciale come una proposta di progetto, un business case o un sommario esecutivo ne risentirà se è costruito male o presenta errori di battitura. Se non vuoi assumere uno scrittore professionista, assicurati di convincere qualcuno del tuo team di progetto a copiare, modificare e provare il documento. Più occhi ci puntano, meno probabili errori arriveranno all'edizione finale.
Mentre vuoi mantenere la proposta breve e dolce, aiuta ad addolcire il piatto aggiungendo le testimonianze dei clienti agli allegati. Niente vende un piano di progetto meglio di una base di clienti che cerca il tuo prodotto o servizio.

Utilizzo delle schede Kanban per pianificare una proposta di progetto

ProjectManager ti consente di pianificare proposte all'interno del nostro software. Puoi aggiornare le attività per la proposta di progetto per indicare dove stanno le cose e cosa resta da fare. Le colonne ti consentono di organizzare la tua proposta per sezione, creando una sorta di struttura di suddivisione del lavoro (WBS).

Segui questo video per seguire metodicamente tutti i passaggi della tua proposta, assicurandoti che ogni dettaglio sia coperto. Dopo aver guardato, continua a leggere per rivedere gli aspetti chiave.

Quando crei una proposta di progetto, è fondamentale ricordare il tuo pubblico di destinazione. Il tuo pubblico include coloro che sono entusiasti del progetto e vedono il completamento come un vantaggio per la loro organizzazione. Al contrario, gli altri nel tuo pubblico vedranno il progetto come un dolore e qualcosa a cui non vedono l'ora. Per soddisfare entrambe le parti, è essenziale mantenere un linguaggio concreto e conciso.

Le nostre bacheche kanban ti aiutano a riflettere su quella lingua e a collaborare in modo efficace con altri membri del team, se necessario. Ogni scheda mostra la percentuale di completamento in modo che tutti nel team di gestione del progetto siano consapevoli del lavoro svolto e di ciò che resta da fare.

Come puoi vedere dalla bacheca kanban sopra, sono iniziati i lavori sull'Executive Summary. Le sezioni Introduzione, Sommario e Ruolo aziendale sono state completate e l'attività Spiegare il problema e consigliare una soluzione ha un buon inizio.

Un PDF viene quindi allegato alla scheda e tutti coloro che sono stati aggiunti all'attività ricevono un'e-mail di notifica della modifica. Questo stesso processo può essere utilizzato durante tutto il ciclo di vita del progetto per mantenere il team aggiornato, collaborare e produrre una proposta di progetto di prima classe.

Sviluppo di obiettivi SMART per la tua proposta di progetto

La mentalità migliore quando si sviluppano obiettivi e obiettivi per la propria proposta di progetto è utilizzare il sistema SMART:

• Specifico : assicurati che i tuoi obiettivi e obiettivi siano chiari, concisi e specifici per il compito da svolgere.
• Misurabile : assicurati che i tuoi obiettivi e obiettivi siano misurabili, quindi è ovvio vedere quando le cose sono sulla buona strada e stanno andando bene e, al contrario, quando le cose sono fuori strada e i problemi devono essere affrontati. Gli obiettivi misurabili semplificano lo sviluppo delle pietre miliari che utilizzerai per tenere traccia dell'avanzamento del progetto e identificare una data ragionevole per il completamento e/o la chiusura.
• Raggiungibile – È importante che ogni progetto abbia un obiettivo di "portata". Raggiungere questo obiettivo significherebbe un progetto eccezionale che va ben oltre le aspettative. Tuttavia, è importante che l'obiettivo principale del progetto sia raggiungibile, quindi il morale rimane alto e il lavoro viene svolto con tempo e risorse a disposizione.
• Rilevante : assicurati che tutti i tuoi obiettivi siano direttamente pertinenti al progetto e rispondano all'ambito in cui stai lavorando.
• Basato sul tempo : le tempistiche e le date specifiche dovrebbero essere al centro di tutti gli obiettivi e gli obiettivi. Ciò aiuta a mantenere il progetto in carreggiata e garantisce che tutti i membri del team di progetto possano gestire il lavoro che li attende.

La creazione di una proposta di progetto richiede tempo e un'attenta considerazione.

Tuttavia, il tempo speso vale la pena quando vinci il prossimo grande progetto!

Le proposte di progetto sono solo il primo passo nel processo di pianificazione del progetto. Una volta che il tuo progetto è stato approvato, dovrai consolidare il piano, allocare e gestire le risorse, monitorare il progetto e infine consegnare i risultati. Questo processo richiede un pacchetto software di gestione dei progetti flessibile, dinamico e robusto. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che aiuta tutti i membri del tuo team a collaborare e gestire questo processo in tempo reale. Prova il nostro premiato software con questa prova gratuita di 30 giorni.