Come creare una carta del team (esempio incluso)

Proprio come un progetto ha una carta per definire il suo scopo, così anche il tuo team deve avere una carta per contestualizzare il proprio lavoro. I team devono sapere chi, cosa, perché, quando e come del progetto, e una carta del team è il modo perfetto per fornire loro tali informazioni.

Una volta ottenuto il consenso del team, e loro sanno dove si trovano e come manovrare attraverso il progetto, sei sulla strada per il successo. Esploriamo come mettere insieme una carta di squadra.

Che cos'è una carta di squadra?

Una carta del team è un documento che delinea il motivo per cui il team è stato coinvolto nel progetto, ciò che il team è incaricato di realizzare e le risorse e i vincoli in cui il team lavorerà.

La carta del team viene spesso creata in un ambiente di gruppo, che fornisce indicazioni e limiti al team in un ambiente trasparente. Questo sviluppo collettivo ottiene il consenso del team e si assicura che tutti comprendano la loro parte nel progetto.

Perché è importante una carta di squadra?

Ci sono due ragioni principali per lo statuto della squadra. In primo luogo, delinea chiaramente gli obiettivi del progetto e il modo in cui il team è responsabile delle attività che portano al risultato finale. In secondo luogo, informa i membri esterni del progetto su ciò di cui il team è e non è responsabile.

Un altro vantaggio dell'utilizzo di una carta del team è che crea trasparenza nel team, il che porta a una maggiore responsabilità. Dà al team la struttura per costruire un accordo su come desiderano operare all'interno del progetto e su come prendono le decisioni. Questo viene fatto definendo la frequenza delle riunioni e altra logistica.

Ovviamente, la carta del team rimuove gli ostacoli e stabilisce un percorso affinché il team possa lavorare insieme in modo più efficace, rimanendo allineato con gli obiettivi generali del progetto. Un modo per farlo è definire chiaramente il ruolo e le responsabilità di ciascun membro del team nel progetto e il loro livello di autorità in ogni aspetto particolare del progetto. Imposta anche quali risorse possono richiedere.

Quali sono gli elementi di una carta di squadra?

Una carta del team è composta da diverse sezioni che riguardano direttamente il coinvolgimento del team nel progetto. Sebbene le carte del team possano cambiare a seconda del progetto, tendono tutte a condividere gli elementi descritti di seguito.

1. Contesto

La prima cosa da fare è gettare le basi per il progetto. Cioè, riassumi di cosa si tratta e perché viene avviato. Ciò consente al team di vedere come si adattano al progetto generale, oltre a identificare le parti interessate che sono coinvolte nel successo del progetto.

2. Missione e obiettivi

La dichiarazione di intenti definisce ulteriormente la sezione sullo sfondo definendo l'aspetto del successo nel progetto, in modo che il team sappia a cosa mira ogni volta che assume un nuovo compito. Espandendosi nuovamente al quadro generale, vengono spiegati i vantaggi e il business che guidano il progetto.

3. Budget e risorse

Il finanziamento del progetto è definito in questa sezione, comprese le risorse stanziate. I membri del team potrebbero essere curiosi di sapere se è stata offerta una formazione, quindi il team leader dirà se la formazione è inclusa. Infine, in termini finanziari, viene individuato il management che supporta il team in modo che possa essere contattato per qualsiasi domanda relativa ai costi.

4. Ruoli e responsabilità

Tutti i membri del team devono conoscere il proprio ruolo e la propria responsabilità per non intralciarsi a vicenda. Qui, elenca le loro abilità e competenze, nonché chi ha autorità su chi.

5. Operazioni di squadra

Affinché un team funzioni in modo efficace, è necessario delineare la sua struttura operativa. Inoltre, se un nuovo membro del team entra nel progetto, è necessario definire il suo percorso e una strategia di uscita per coloro che potrebbero lasciare il team. Tutte le regole operative, le relazioni, ecc. vengono esplorate e rese chiare.

6. Ambito

L'ambito del progetto è delineato in questa parte della carta del team, così come il modo in cui i membri del team parteciperanno all'ambito del progetto.

7. Valutazione delle prestazioni

Durante tutto il progetto, i membri del team saranno valutati in base alle loro prestazioni e progressi. Questo deve essere spiegato in anticipo, incluso come verranno misurate queste metriche, chi le valuterà e quando.

8. Attività e pietre miliari

Qui sono elencate le attività che compongono il progetto, insieme alle pietre miliari. Con questi, il team ha un'idea migliore del lavoro che li attende.

9. Guida alla comunicazione

La comunicazione del team, sia tra loro che con il proprio manager o leader del team, è delineata in questa sezione. Verrà deciso il metodo di comunicazione, la frequenza con cui le squadre si incontreranno e la frequenza dei loro rapporti sullo stato.

10. Firme

Infine, una volta che lo statuto del team è stato completamente discusso e tutti i membri del team sono a bordo, ciascuno firmerà e darà il documento. Ciò dimostra che comprendono il loro ruolo, responsabilità, la portata del progetto e come sono coinvolti.

Un esempio di carta di squadra

Lo statuto del team viene sviluppato con il team mentre viene formato. Per assicurarti di aver coperto tutte le basi, non è una cattiva idea utilizzare un modello di charter del team. ProjectManager.com ha dozzine di modelli gratuiti di gestione dei progetti, incluso lo statuto del team, mostrato di seguito.

Come puoi vedere, ogni sezione è disposta in una scatola personalizzabile che ti dà la possibilità di espanderti. Naturalmente, la documentazione di supporto può sempre essere allegata, ma il modello stesso avrà la panoramica, colpendo tutti i punti principali e termina con una pagina della firma.

Il nostro modello di charter del team ha tutti i campi che abbiamo delineato sopra. Ogni membro del team avrebbe dovuto non solo aver partecipato allo sviluppo e alla discussione dello statuto del team, ma anche averne una copia a cui fare riferimento in caso di necessità.

Migliori Pratiche per Fare una Carta del Team

Il modo migliore per fare una carta di squadra è con la squadra. Hanno bisogno di conoscere i dettagli del progetto e quindi dovrebbero far parte dello sviluppo della carta del team. Anche se non conosceranno i dettagli, il loro contributo è essenziale.

Anche se non vuoi perderti tra le erbacce, lo statuto del team dovrebbe essere completo e spiegare completamente lo scopo del team, gli obiettivi misurabili da cui verranno valutati e le linee guida operative per il team durante l'esecuzione del progetto.

Detto questo, il documento dovrebbe essere digeribile, con obiettivi specifici e misurabili con cui tutti i membri del team possono convivere. Dovrebbe essere realizzabile e portare al successo del progetto come pianificato. Potresti voler includere un codice di condotta e un piano per risolvere eventuali conflitti, che creano un ambiente di lavoro in cui tutti si sentono al sicuro e apprezzati, poiché questo di solito si traduce in un maggiore morale e produttività.

Quando aggiornare una carta del team

La carta del team dovrebbe essere aggiornata ogni volta che il piano del progetto cambia in un modo che avrà un impatto sulle linee guida originali. Ad esempio, se l'ambito del progetto cambia a causa di una richiesta di modifica, tali informazioni dovranno essere correlate.

Un altro motivo per aggiornare la carta del tuo team è se un nuovo membro del team viene portato a bordo. A questo punto, i dettagli della carta del team potrebbero rimanere sostanzialmente gli stessi, ma il processo di sviluppo con il nuovo membro del team richiederebbe di rivisitarlo con loro. Questo vale anche quando un membro del team sta uscendo dal team. La carta del team deve essere rivista e rivista per far notare il contributo di quel membro del team. Anche se stanno lasciando l'organizzazione, lo statuto del team può essere modificato per rendere questa transizione più agevole.

Come ProjectManager aiuta con la gestione del team

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Non tutti lavorano allo stesso modo, quindi offriamo ai team più viste del progetto in modo che possano lavorare come vogliono. Sono disponibili elenchi di attività dinamici, una vista calendario e schede kanban per visualizzare il flusso di lavoro e consentire ai team di gestire il proprio backlog e pianificare gli sprint insieme.

Pianifica con i diagrammi di Gantt

I manager dispongono di funzionalità per monitorare il lavoro del proprio team e pianificare attività e risorse. La visualizzazione diagramma di Gantt consente ai manager di collegare le dipendenze delle attività per evitare colli di bottiglia che riducono la produttività del team. Possono impostare pietre miliari e modificare il Gantt trascinando le attività fino alla nuova scadenza.

Bilancia le risorse con i calendari del carico di lavoro

Mantenere i team a lavorare al massimo senza esaurirli è fondamentale se vuoi che siano felici. Le funzionalità di gestione delle risorse consentono ai manager di tenere traccia delle ore, della disponibilità e dei relativi costi del proprio team. Usa la pagina del team per avere una panoramica del loro lavoro e la pagina del carico di lavoro per mantenere il carico di lavoro bilanciato.

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