Come creare un diagramma di flusso di lavoro per il tuo progetto (strumenti gratuiti inclusi)

Un diagramma di flusso di lavoro consente di visualizzare l'intero progetto in un diagramma di flusso. Tutti i tuoi compiti e il modo in cui passano da uno all'altro sono delineati nel piano del progetto, ovviamente, ma avere una visuale è un metodo semplice e veloce per vedere il quadro generale.

Ogni strumento che aiuta a definire il progetto e renderlo più gestibile è prezioso.

Che cos'è un diagramma di flusso di lavoro?

Un diagramma di flusso di lavoro è un tipo di grafico di gestione del progetto che mostra ogni attività in un progetto o in un processo aziendale, comprese le attività dipendenti. Possono essere disegnati a mano e sono spesso usati per presentare rapidamente un progetto illustrandone il flusso di lavoro. I diagrammi del flusso di lavoro furono introdotti nell'industria manifatturiera alla fine degli anni '80 dell'Ottocento per aiutare a migliorare il processo di produzione. Tuttavia, ora sono utilizzati in vari settori, tra cui finanza, governo e commercio.

Un diagramma di flusso di lavoro è come una mappa. Ha un punto di partenza e un percorso che porta al deliverable finale del progetto. Seguendo un diagramma del flusso di lavoro, non prendi inutili deviazioni e completi il ​​tuo lavoro più velocemente. Ecco perché i grafici del flusso di lavoro sono comunemente usati per il miglioramento dei processi, la mappatura dei processi aziendali e l'analisi dei processi aziendali.

Non puoi creare un diagramma del flusso di lavoro finché non hai un piano di progetto, un processo aziendale o, almeno, un'analisi del flusso di lavoro chiari. Ciò consente di definire il lavoro, nonché di standardizzare e identificare i punti decisionali chiave nel processo.

L'utilizzo di un diagramma del flusso di lavoro con il software di gestione del flusso di lavoro semplificherà il processo aziendale. ProjectManager è un software di gestione del lavoro basato su cloud che ti consente di creare flussi di lavoro automatizzati per eliminare il lavoro intenso e accelerare la produttività del tuo team. Inoltre, puoi creare piani di progetto completi su diagrammi di Gantt, bacheche kanban, elenchi di attività e altro ancora. Prova ProjectManager oggi gratuitamente.

In che modo i diagrammi di flusso di lavoro aiutano con la gestione dei progetti?

La mappatura del processo di un diagramma di flusso di lavoro è vantaggiosa per la gestione del progetto perché aiuta i team a svolgere il proprio ruolo nella sequenza di lavoro. Ciò crea una migliore comunicazione tra i dipartimenti e offre ai team una solida conoscenza di ciò che devono fare.

I diagrammi del flusso di lavoro ti aiutano anche a scoprire i blocchi nella pianificazione del progetto prima di eseguirlo. Un diagramma di flusso di lavoro, quindi, identifica le aree che possono portare il tuo progetto fuori strada. Questo ti dà il tempo di scambiare idee per il miglioramento dei processi e le soluzioni di modellazione dei processi con il team prima che un collo di bottiglia influisca negativamente sul tuo programma e/o sul tuo budget.

Un diagramma di flusso può aiutare anche tra i team. È un ottimo strumento collaborativo che tutti possono utilizzare per comprendere il lavoro che stai facendo. Questa conoscenza rende la comunicazione più chiara. Inoltre, quando viene inserita una nuova persona, disporre di uno strumento di mappatura dei processi aziendali come un diagramma del flusso di lavoro accelera il tempo necessario al nuovo assunto per acclimatarsi al progetto.

Anche le forme per i nodi possono svolgere un ruolo importante nella definizione del diagramma del flusso di lavoro. Ad esempio, un ovale indica il punto iniziale o finale di un processo. I rettangoli sono istruzioni o azioni. La forma del diamante identifica una decisione sì o no che condurrà il flusso di lavoro in uno dei due percorsi separati. Un cerchio significa quando qualcosa si sposta da una sezione all'altra. Le frecce indicano la direzione del passaggio successivo.

Componenti di un diagramma di flusso di lavoro

Il diagramma del flusso di lavoro è composto da sei componenti:

• Partecipanti: queste sono le persone che si trovano in qualunque processo venga rappresentato. Ciò include anche il loro ruolo nel processo.
• Attività: questo è il tuo lavoro. Ad esempio, le attività potrebbero essere ordini, fatturazione, servizi finanziari o produzione. Ogni compito è dettagliato.
• Ordine: delinea ciò che accade prima e dopo l'attività e se qualcuno di questi compiti dipende da altri per l'avvio o l'interruzione.
• Input: questo è ciò che è necessario per svolgere l'attività, come materiali o dati.
• Output: questo è il risultato finale di quell'attività, ad esempio i dati o il documento o qualsiasi altra cosa verrà trasmessa all'attività successiva.
• Standardizzazione: di solito, i passaggi sono rappresentati da nodi. Questi nodi sono collegati da una linea che mostra la direzione in cui si sta muovendo il lavoro. Pertanto, più nodi possono essere impilati uno sopra l'altro se stai eseguendo il lavoro contemporaneamente.

Tipi di diagrammi di flusso di lavoro

Puoi illustrare un diagramma di flusso di lavoro in diversi modi:

• Diagramma di flusso ANSI: Il diagramma di flusso ANSI utilizza i simboli dell'American National Standards Institute (da cui l'acronimo). È la variante più comunemente usata.
• Attività UML: UML, o linguaggio di modellazione unificato, mostra graficamente l'ordine dei passaggi in un processo. Rappresenta anche il flusso di controllo.
• Notazione di modellazione aziendale: la notazione di modellazione dei processi aziendali (BPMN) è simile all'UML, ma è più probabilmente utilizzata da tecnici e uomini d'affari che si concentrano sui processi aziendali e sulle informazioni piuttosto che sull'output.
• Swimlane: Swimlane è un diagramma che separa le diverse parti di un'organizzazione per evidenziare l'interazione tra queste unità. Offre agli utenti una visione di alto livello che espone potenziali inefficienze.
• SIPOC: il fornitore, input, processo, output, cliente o SIPOC mostra chi ha creato e ricevuto i dati. Delinea inoltre i processi di alto livello coinvolti.

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Come creare un diagramma di flusso di lavoro

Come notato sopra, un diagramma di flusso di lavoro non appare solo magicamente sulla pagina. Devi fare il lavoro, che implica l'analisi. Segui questi sei passaggi per creare il tuo diagramma di flusso di lavoro:

1. Identifica i processi che stai monitorando: decidere quali processi di progetto vuoi monitorare aiuterà a determinare il tipo di diagramma che usi. Tieni presente chi utilizzerà il diagramma del flusso di lavoro, tecnico o non tecnico, poiché ciò informerà anche il diagramma utilizzato.
2. Definisci punti di inizio e fine: il diagramma del flusso di lavoro necessita di un punto di inizio per avviare il processo e di un obiettivo finale in cui tale processo è completato. Non illustra un processo continuo ma, come ogni progetto, con un inizio e una fine.
3. Ottieni le tue informazioni insieme: delinea le attività coinvolte in ogni fase del processo e chi è il decisore per ciascuna di queste fasi. Ti consigliamo inoltre di conoscere la sequenza temporale del processo, eventuali deviazioni, possibili colli di bottiglia e modi per migliorare il processo. Queste informazioni dovrebbero essere raccolte parlando con i team di ogni reparto coinvolto nel flusso di lavoro.
4. Trova e rimuovi le inefficienze: definisci le tue attività per semplificare il processo. Decidi se ogni attività è indispensabile, utile, piacevole o non necessaria. Assicurati che queste distinzioni siano in linea con il tuo obiettivo generale e la gestione generale del flusso di lavoro.
5. Crea il flusso di lavoro: qui è dove prendi tutti i dati che hai compilato e ne fai una mappa visiva del processo del flusso di lavoro. Questo può essere fatto a mano o con uno strumento di creazione di diagrammi. Il diagramma del flusso di lavoro finale dovrebbe essere facile da capire, modificare e condividere.
6. Revisione e perfezionamento: il diagramma del flusso di lavoro non è un documento statico. Dovrebbe essere continuamente rivisto e perfezionato quando si verificano colli di bottiglia, alcuni processi impiegano troppo tempo, i costi aumentano, ecc. C'è sempre un percorso verso una maggiore efficienza e tu e il tuo team dovreste essere aperti a questo.

Esempio di diagramma del flusso di lavoro

Per illustrare meglio come creare un diagramma di flusso di lavoro, vedere l'immagine seguente di un semplice flusso di lavoro di pubblicazione di un post di blog per indirizzare il traffico verso un sito Web. Come illustrato di seguito, il progetto inizia con la ricerca delle parole chiave giuste. Questi sono termini di ricerca utilizzati dai potenziali clienti e che si spera portino il post del tuo blog in cima a una query.

Dopo aver deciso un argomento e aver scelto le parole chiave, le assegni a un copywriter, che consegna la prima bozza al suo editore, che modifica la bozza. Questo è rappresentato come un triangolo, piuttosto che un rettangolo come le altre attività. Questo perché è una decisione sì o no.

Una volta approvata, la copia passa al dipartimento artistico e vengono create risorse visive per accompagnare il pezzo quando viene pubblicato. La copia e le risorse vengono quindi caricate su un sistema di gestione dei contenuti (CMS), come WordPress. Ora viene apportata una modifica finale, ancora una volta con una decisione sì o no sull'eventuale necessità di revisioni.

Se tutto sembra a posto, il blog viene pubblicato. Viene quindi condiviso su varie piattaforme di social media per aiutare ad attirare traffico sul sito web. Questo processo è completato. Naturalmente, ci sono altri processi in seguito, come l'analisi del traffico, ma questo è per un altro diagramma di flusso.

Strumenti gratuiti per creare un diagramma di flusso di lavoro

Disegnare un diagramma di rete a mano è utile per ottenere il tuo punto di vista, ma in termini di utilizzo per un progetto, hai bisogno di qualcosa che sia chiaro e facile da leggere a colpo d'occhio. A meno che tu non abbia una struttura con il disegno e una buona calligrafia, probabilmente è meglio usare uno strumento di creazione di diagrammi. Sono anche più facili da condividere e modificare. Di seguito sono riportati alcuni gratuiti per iniziare.

• edraw di wondershare: questa soluzione per diagrammi gratuita crea grafici del flusso di lavoro ma anche mappe intermedie e altri strumenti visivi. Ottimo per la collaborazione.
• draw.io: questo creatore di diagrammi gratuito funziona con Google Drive, OneDrive, Dropbox, GitHub e altri. Realizza diagrammi di flusso, diagrammi di processo, diagrammi di rete e molto altro.
• SmartDraw: questo programma di disegno gratuito ha molti modelli per iniziare, dai diagrammi di flusso alle planimetrie. Si integra anche con Google Workspace, Microsoft Office, Atlassian's Confluence e Jira.

Come ProjectManager aiuta con i flussi di lavoro

Conoscere il processo e mappare un diagramma di flusso di lavoro è solo l'inizio. Devi attuare quel piano ed eseguirlo in tempo ed entro il budget concordato. Ciò dà visibilità al processo e agli strumenti di gestione delle risorse per mantenere il tuo team a lavorare a pieno regime. ProjectManager è un software basato su cloud che fornisce dati in tempo reale per prendere decisioni più approfondite per controllare il flusso di lavoro.

Crea flussi di lavoro su schede Kanban

Trasformare un diagramma di flusso di lavoro in uno strumento che dia ai team trasparenza e ai manager nel loro lavoro richiede bacheche kanban. Le bacheche Kanban aiutano a visualizzare flussi di lavoro agili, consentendo ai team di gestire il proprio backlog e lavorare in modo collaborativo per pianificare gli sprint. I manager possono visualizzare la scheda e individuare i colli di bottiglia prima di bloccare il team e riallocare le risorse per mantenerle in funzione. Anche se il manager sta lavorando su una delle altre viste multiple del progetto, come il nostro diagramma di Gantt interattivo, tutti i dati vengono aggiornati simultaneamente sul flusso di lavoro kanban.

Gestisci e monitora le risorse

I diagrammi del flusso di lavoro mostrano il percorso da seguire per i team, ma gli strumenti di gestione delle risorse consentono loro di lavorare in modo produttivo. Una cosa da gestire è quante attività hai assegnato a ciascun membro del team. Il nostro diagramma del carico di lavoro con codice colore rende facile e veloce vedere chi è sovrascritto e chi ha troppo pochi incarichi. Quindi puoi riallocare le risorse direttamente dal diagramma del carico di lavoro e bilanciare le attività del tuo team per mantenerlo al meglio.

Rapporto sui progressi al volo

Le parti interessate vorranno vedere il diagramma del tuo flusso di lavoro, ma man mano che il progetto procede, vorranno anche dati sul suo avanzamento. I rapporti con un clic su attività, tempo, budget e altro possono essere filtrati per mostrare solo le informazioni desiderate e possono essere facilmente condivisi come allegati PDF o persino stampati se è così che preferiscono ricevere gli aggiornamenti di stato.

Non affidare il successo del tuo progetto ai soli diagrammi di flusso di lavoro. Ora hai la mappa di cui hai bisogno per arrivarci con strumenti di gestione dei progetti che aiutano i team a collaborare, automatizzare i flussi di lavoro e aiutarti a monitorare, monitorare e generare report sulle prestazioni. ProjectManager è un software pluripremiato che organizza il lavoro per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi. Il nostro strumento di gestione del lavoro è progettato per lavorare con team ibridi, indipendentemente da dove si trovino, come gli piace lavorare o il loro livello di abilità. Trasforma il tuo diagramma di flusso di lavoro in uno strumento interattivo di gestione dei progetti. Prova ProjectManager oggi gratuitamente.