Come creare un budget per un evento

Produrre un evento, virtuale, di persona o ibrido, è già abbastanza difficile. Dover stabilire un budget per l'evento aggiunge un altro livello di stress. Ma non deve essere un incubo se segui alcuni semplici passaggi per creare un budget per l'evento.

Gli eventi di successo dovrebbero essere divertenti e informativi. Se stai lottando con il budget dell'evento, ciò può avere un impatto negativo sull'intero evento. Se il budget del tuo evento è sbagliato, è anche peggio; potresti non essere in grado di pagare fornitori o relatori. Ti aiuteremo a evitare queste insidie.

Che cos'è un budget per eventi?

Il budget di un evento è la stima dei costi associati all'organizzazione di un evento. Si basa su una serie di variabili derivanti dalla ricerca, dalla guida di esperti e dalla pianificazione dell'evento. Tutti gli eventi, grandi e piccoli, hanno bisogno di un budget per coprire le spese.

Il budget dell'evento deve prevedere tutti i costi, come l'affitto del sito, qualsiasi attrezzatura necessaria come sedie, tavoli, ecc., e assicurare relatori o partecipanti a una tavola rotonda. Ci sono più costi, ovviamente, ma dipendono dal tipo di evento prodotto.

Pianificare e definire il budget di un evento è il primo passo per realizzare un evento di successo. Anche se hai prodotto dozzine di eventi prima di quello che stai pianificando ora, ci saranno sempre delle differenze. I prezzi per le cose cambiano e c'è un rischio intrinseco nel mettere insieme un evento che può avere un impatto sul tuo budget.

La creazione e la gestione di un budget è una delle parti più importanti per la realizzazione di un evento di successo. ProjectManager è un software online che ti aiuta a tenere traccia delle risorse e dei costi in tempo reale. Pianifica il tuo budget sul nostro diagramma di Gantt, includendo tutte le risorse e i costi, e imposta una linea di base per acquisire quel budget. Ora puoi confrontare i tuoi costi pianificati con quelli effettivi in ​​tempo reale. Il monitoraggio dei costi in tempo reale ti aiuta a rispettare il budget. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Tipi di eventi

Ci sono molti diversi tipi di eventi. Da una festa a una conferenza di lavoro, spaziano dall'intimo al grande. Tutti gli eventi possono essere suddivisi in quattro sottoinsiemi principali. Ognuno ha requisiti di budget simili, anche se ci saranno anche differenze da lievi a grandi tra loro.

Privato

Un evento privato potrebbe essere quello che organizzi per il compleanno o un anniversario del tuo partner. Ma potrebbe anche essere un evento aziendale o qualche altra funzione aziendale. Questi diversi eventi sono generalmente solo su invito, il che significa che solo gli invitati possono partecipare.

Aziendale

Gli eventi aziendali sono quelli sponsorizzati da un'azienda. Tendono a concentrarsi sui dipendenti dell'azienda o sui suoi clienti. Gli eventi aziendali possono essere utilizzati per formare il personale o educare il pubblico sul marchio o su un prodotto, celebrare traguardi aziendali, introdurre cambiamenti nell'azienda e fornire opportunità di networking o esercizi di team building.

Di persona

Un evento di persona è quello in cui i partecipanti e lo staff dell'evento sono tutti fisicamente presenti nello stesso spazio. Questo è il modo in cui si sono verificati quasi tutti gli eventi fino a poco tempo fa. Ma anche anni fa, gli eventi potevano essere condotti per telefono, come una chiamata sugli utili aziendali per investitori e giornalisti.

in linea

Un evento online, noto anche come evento virtuale, è quello che si svolge su Internet. Può essere trasmesso in live streaming o registrato, ma l'unico desiderio di partecipare è accedervi online. La tecnologia è migliorata ed è possibile per partecipanti, produttori e fornitori di eventi interagire in tempo reale. Questo tipo di evento è diventato così popolare perché può attrarre un pubblico più vasto. Sta diventando comune anche trovare eventi ibridi che offrono un sito fisico e una piattaforma virtuale.

Come creare un budget per un evento

Come accennato, ogni tipo di evento richiede un budget. Potrebbe essere semplice o complesso a seconda del tipo e delle dimensioni dell'evento. Ma dedicare del tempo alla previsione di un budget accurato è un modo per garantire che l'evento si svolga senza intoppi.

Di seguito analizziamo i passaggi di base per la creazione di un budget per l'evento. Questa è una visione ampia che può essere applicata a qualsiasi tipo di evento. Naturalmente, ci saranno passaggi aggiuntivi a seconda del tipo di evento che stai producendo, ma questo ti dà il succo.

1. Crea un piano dell'evento

La prima cosa che devi fare è identificare la tua strategia per l'evento. Ciò significa determinare che tipo di evento stai producendo e una cifra approssimativa di ciò che sei disposto a pagare. Questo porta a un piano di alto livello in cui definisci l'ambito del progetto. Lo scopo sono gli obiettivi dell'evento, i risultati finali, le attività, i costi e la scadenza. Dovrai determinare la sede, i relatori, il personale, il marchio, il cibo, il marketing, le attrezzature e altro ancora. Una volta fatto ciò, assicurati che i tuoi stakeholder siano d'accordo.

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2. Stimare i costi fissi e variabili

Ora che hai un piano, il passo successivo è prevedere i costi. Ciò significa comprendere la differenza tra costi fissi e variabili e fare stime accurate per loro. I costi fissi sono anche chiamati costi indiretti o generali; quelli che non possono essere modificati. Ad esempio, l'affitto, le bollette e il libro paga sono costi fissi. I costi variabili sono spese che cambiano da un evento all'altro, compresi i costi di manodopera, i materiali necessari per l'evento e le bollette dell'evento. Anche quest'ultimo è un costo fisso, ma la bolletta può essere influenzata dal tuo evento, motivo per cui vive in entrambe le categorie. Conoscere questi costi ti aiuta a trovare un budget per l'evento più accurato.

3. Crea un budget per l'evento

Ora che hai i dettagli puoi iniziare a mettere insieme un budget per l'evento. Devi sapere quali fornitori utilizzerai, la sede dell'evento e altri fornitori di servizi per assemblare il budget dell'evento. La creazione del budget dell'evento ti aiuta a tenere traccia di tali costi e ad assicurarti di rimanere nel verde. Per fare ciò è necessario monitorare i costi effettivi e confrontarli con i costi pianificati per l'evento. È più probabile che il tuo evento rientri nel budget se puoi raccogliere dati in tempo reale.

Quali costi dovresti includere nel budget di un evento?

Abbiamo già accennato ad alcuni costi da includere nel budget dell'evento. Di seguito è riportato un elenco di quelli comuni, ma non è esaustivo. Quando stabilisci un budget per un evento, cerca di includere tutto. Più costi puoi coprire, più accurato sarà il budget del tuo evento.

Marketing per eventi

Affinché l'evento abbia successo, il tuo pubblico deve sapere cosa, dove e quando è. Queste e altre cose sono coperte dai costi di marketing, che possono essere l'invio di e-mail al personale, la creazione di un sito Web o la pubblicazione di annunci online. Che tu faccia pubblicità tradizionale o digitale, questi costi devono essere definiti.

Costi del personale

Dovrai reclutare e assumere personale per l'evento. Invece di affrontare dozzine di colloqui di lavoro, puoi stipulare un contratto con un'agenzia di lavoro interinale che fornisce personale e altri servizi correlati, come il catering.

Luogo

Se il tuo evento è di persona o online, avrai comunque bisogno di una sede. Quella sede dipende se l'evento è fisico o virtuale. Ad esempio, un evento di persona necessita di uno spazio sufficientemente ampio da contenere tutti i partecipanti, i fornitori e le sale per sottogruppi di lavoro o un palco per le tavole rotonde e i relatori principali. Un evento online ha bisogno di un luogo fisico da cui registrare e trasmettere, il che significa illuminazione, telecamera, microfoni, ecc.

Prodotti alimentari e bevande

La maggior parte degli eventi prevede un qualche tipo di ristoro. La sede potrebbe fornire questo o anche un'agenzia di personale temporaneo o un servizio di catering. In caso contrario, dovrai capire cosa vuoi e i costi associati all'acquisto, allo stoccaggio e alla consegna di cibo e bevande.

Attrezzatura

L'attrezzatura è spesso parte del prezzo dell'affitto del locale, ma non è sempre così. Se la sede non fornisce attrezzature o solo un elenco parziale di ciò di cui hai bisogno, dovrai cercare altri posti per noleggiare altoparlanti, generatori, strumenti per lo streaming live, ecc.

Viaggio e alloggio

A seconda di dove si svolge l'evento, saranno richiesti trasporto e alloggio. Ciò può significare qualsiasi cosa, da una limousine a un taxi. Questa è una vasta gamma di costi. Se le persone arrivano da fuori città, le fai entrare in aereo o le fai semplicemente salire? Tutte le variabili devono essere definite in modo da poter aggiungere correttamente i costi.

ProjectManager aiuta con il budget degli eventi

Sono molte le cose di cui tenere traccia, motivo per cui è stato sviluppato il software di gestione dei progetti. ProjectManager è un software online che ti aiuta a pianificare e monitorare il budget del tuo evento in tempo reale. La pianificazione sui diagrammi di Gantt ti aiuta a organizzare le attività e collegare le dipendenze per evitare costosi ritardi. Puoi anche monitorare la varianza in tempo reale per aiutarti a rispettare il budget. Ma questo è solo l'inizio di come aiutiamo con i budget degli eventi.

Utilizza le schede attività online per tenere traccia di tempi e costi

Poiché il nostro software è online, ricevi aggiornamenti dei dati in tempo reale per aiutarti a tenere traccia di tempi e costi. Ciò mantiene il tuo evento nei tempi previsti e aiuta a evitare spese eccessive. Uno strumento che tiene traccia di tempi e costi sono le nostre schede attività sicure. Puoi vedere per quanto tempo ognuno sta lavorando alle proprie attività e quali sono i costi correlati perché anche la tariffa è nello strumento. Non solo semplifichiamo le buste paga, ma ti aiutiamo a mantenere il tuo evento in carreggiata.

Usa i calendari di progetto per pianificare gli eventi

La produzione di un evento richiede il coordinamento di molte persone diverse. Il nostro software ti offre gli strumenti per facilitare tale processo consentendo a tutti di utilizzare gli strumenti con cui si sentono a proprio agio. Pianifica su un Gantt, ma il tuo catering può visualizzare le proprie attività nella visualizzazione elenco. Il calendario del progetto prende il piano da Gantt e lo trasferisce automaticamente in un formato di calendario per visualizzare la pianificazione e le scadenze.

Quando hai a che fare con fornitori e appaltatori al di fuori della tua azienda, devi mantenere tutti in contatto. La nostra piattaforma collaborativa in tempo reale consente a tutti di condividere file, commentare le attività e taggare gli altri per tenerli aggiornati. Il nostro spazio di archiviazione file illimitato significa che hai anche un hub centralizzato per tutti i tuoi documenti e piani ogni volta che qualcuno ne ha bisogno.

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che ti aiuta a pianificare, programmare e tenere traccia degli eventi. Il nostro software flessibile è in grado di adattarsi al modo in cui desideri lavorare, offrendoti le funzionalità necessarie per gestire attività, rischi, risorse e altro ancora. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.