Come creare rapporti sullo stato di avanzamento di progetti e aziende

Le parti interessate sono preoccupate per lo stato di avanzamento del progetto perché hanno un interesse acquisito nel suo successo. Vogliono mantenere una comunicazione coerente con te e ricevere rapporti su come sta procedendo il progetto in periodi di tempo regolari.

Il modo in cui un project manager può mantenere gli stakeholder aggiornati è attraverso la rendicontazione, in particolare con una relazione sullo stato di avanzamento. Un rapporto sullo stato di avanzamento del progetto sembra semplice: è un rapporto sullo stato di avanzamento del progetto. Ma il modo in cui è strutturato crea o interrompe un rapporto sullo stato di avanzamento.

Che cos'è un rapporto sullo stato di avanzamento?

Un rapporto sullo stato di avanzamento comunica ciò che è accaduto nel progetto, in un determinato periodo di tempo, alle parti interessate. Mostra se il progetto è nei tempi previsti e, in caso negativo, il report viene utilizzato per avviare una discussione su come modificare il budget e le risorse del progetto per riportarlo in carreggiata.

Pertanto, si può dire che lo scopo di una relazione sullo stato di avanzamento è persuadere le parti interessate che il progetto è solido e va avanti come previsto. Lo fa mostrando il lavoro in corso, che offre agli stakeholder l'opportunità di presentare qualsiasi richiesta di cambiamento.

Questi suggerimenti possono quindi essere gestiti ed elaborati per prevenire qualsiasi impatto negativo sull'ambito del progetto. I project manager possono anche utilizzare i rapporti sullo stato di avanzamento come mezzo per affrontare i problemi che stanno riscontrando e, così facendo, stabilire aspettative più realistiche per le parti interessate.

Rapporto sullo stato di avanzamento e rapporto sullo stato

Qual è la differenza tra un rapporto sullo stato di avanzamento e un rapporto sullo stato, dato che sono entrambi strumenti di comunicazione e forniscono agli stakeholder informazioni vitali sul progetto? Sia i rapporti sullo stato di avanzamento che i rapporti sullo stato riassumono dove si trova il progetto in termini di avanzamento, costi, problemi e qualsiasi altra informazione utile per le parti interessate.

C'è una differenza fondamentale, tuttavia. Un rapporto sullo stato di avanzamento è un'immagine del progetto nel corso di un determinato periodo di tempo, mentre un rapporto sullo stato cattura solo il momento in cui è stato avviato. Il rapporto sullo stato di avanzamento offre una maggiore quantità di dati, mentre il rapporto sullo stato mostra i dati di un momento senza un contesto più ampio.

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Cosa dovrebbe essere incluso in un rapporto sullo stato di avanzamento del progetto?

Un rapporto sullo stato di avanzamento può essere di una o più pagine, a seconda della profondità dei dettagli che si desidera trasmettere. Possono essere consegnati come promemoria, in forma di lettera o come rapporto formale quando presentati alle parti interessate.

Qualunque cosa tu scelga, le parti interessate vorranno vedere dove si trova il progetto e dove sta andando. Pertanto, dovresti includere un elenco di attività, pietre miliari e qualsiasi progresso sia stato fatto. Ciò porta agli obiettivi più ampi del progetto ea ciò che è stato realizzato in termini di obiettivi.

Questo di solito è strutturato per argomento. Cioè, di solito c'è prima un riepilogo, che fornisce una panoramica dello stato di avanzamento del progetto in termini di ambito, attività, ecc. Questo dovrebbe includere anche elementi come:

• La data di inizio del progetto, quando è prevista la fine e il periodo coperto dal progetto
• Un elenco dei membri del team e di altri membri del progetto, oltre a chi ha compilato il rapporto
• Un elenco degli stakeholder, che sono i destinatari del report
• Una panoramica dei contenuti del rapporto

Successivamente, ti concentrerai sullo stato del progetto. Qui vedrai cosa è stato fatto, cosa è ancora in corso e cosa resta da fare. Dovrebbe essere suddiviso nell'attività e potrebbe includere quanto segue:

• Un elenco di pietre miliari e risultati finali relativi al progetto
• Una cronologia del lavoro rimanente e quando sarà completato
• Eventuali problemi o problemi che sono sorti e possono avere un impatto sul progetto

Si dovrebbe anche menzionare il budget, quanto è stato speso nel periodo oggetto della comunicazione e quanto è rimasto nel budget complessivo. Annotare eventuali spese impreviste e altre anomalie.

Come si crea un rapporto sullo stato di avanzamento?

Se stai eseguendo un progetto, dovrai produrre periodicamente un rapporto sullo stato di avanzamento del suo ciclo di vita. Per risparmiare tempo, è bene utilizzare un modello di rapporto sullo stato di avanzamento. ProjectManager ha dozzine di modelli gratuiti relativi alla gestione dei progetti sul nostro sito, incluso un modello gratuito di rapporto sullo stato di avanzamento.

Inizia con l'identificazione delle informazioni

Indipendentemente dal fatto che tu stia utilizzando il nostro modello o ne crei uno da zero, il rapporto sullo stato di avanzamento dovrebbe iniziare con le informazioni principali del progetto. Da lì, entra in una sintesi del progetto. Il nostro modello suddivide questi argomenti di alto livello in cinque: stato, ambito, pianificazione, costo e rischio.

Riassumi i dati

Il riepilogo è il punto in cui è possibile confrontare lo stato del rapporto di avanzamento precedente con quello attuale. Ciò fornisce una chiara indicazione che il progetto sta andando avanti come previsto. Oltre a ciò, c'è spazio per un riassunto per esplorare l'argomento in modo più dettagliato.

Immergiti nei dettagli più fini

Una volta identificato il progetto e riassunto il suo stato generale, è possibile approfondire ogni argomento. Ad esempio, elencando le attività e i loro progressi, esaminando eventuali problemi che potrebbero essere sorti e esaminando l'allocazione del budget.

Elenca i tuoi risultati

Nel nostro modello di rapporto sullo stato di avanzamento gratuito, terminiamo con una casella dei risultati per acquisire quelli che non sono stati raccolti sopra. Infine, c'è una casella di realizzazione prevista, che è un modo per impostare le aspettative per il prossimo rapporto sullo stato di avanzamento.

Migliori pratiche quando si effettua un rapporto sullo stato di avanzamento

Quando scrivi il rapporto sullo stato di avanzamento, un modo per assicurarti che sia efficace è pensare alle prospettive dei tuoi stakeholder mentre lo scrivi. Vuoi trasmettere cosa è successo nel periodo coperto se qualcosa ha bloccato quel progresso e cosa sta per succedere.

Non essere generico

Gli stakeholder vogliono dettagli. Non vogliono che tu entri nei dettagli su come hai realizzato qualcosa, ma vogliono sapere cosa è stato realizzato. Vogliono metriche, non narrazioni. Le tue risposte dovrebbero essere significative ed evitare dettagli non necessari.

Conosci la frequenza

Cioè, se stai lavorando a un progetto molto lungo, le parti interessate potrebbero volere un rapporto sullo stato di avanzamento consegnato loro settimanalmente o addirittura quotidianamente. Scoprilo prima e consegna i rapporti sullo stato di avanzamento quando le parti interessate se lo aspettano.

Rompilo

È una buona idea suddividere il rapporto sullo stato di avanzamento in sezioni. Ciò rende il rapporto più leggibile. Avere un titolo di sezione informa il lettore su cosa aspettarsi e aiuta a guidarlo attraverso il documento.

Scrivi bene

Usa un linguaggio chiaro e semplice; evita il gergo che può confondere il lettore. Vuoi che sappiano immediatamente cosa stai dicendo e non debbano lottare contro di esso (o peggio, fraintendere) ciò che stai cercando di trasmettere.

Usa il software

Avere un software di gestione dei progetti può facilitare il processo di reporting. A seconda dello strumento che stai utilizzando, puoi ottenere dati in tempo reale e una facile consegna ai tuoi stakeholder. Ciò consente di risparmiare tempo e presenta dati migliori.

In che modo ProjectManager ti consente di creare rapporti sullo stato di avanzamento

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che organizza le tue attività, team e progetti. Le nostre funzionalità ti aiutano a pianificare, monitorare e creare report su ogni aspetto del progetto. Il nostro strumento basato su cloud ti consente di ottenere dati in tempo reale per creare report più accurati e tempestivi.

Le parti interessate vogliono vedere il quadro generale e i nostri strumenti di reporting con un clic rendono facile ottenere loro solo i dati che vogliono vedere. La nostra funzione di reporting ti consente di creare rapporti istantanei su attività, tempo, costi, schede attività, varianza del progetto e altro ancora. Inoltre, condividerlo con le parti interessate è facile!

Per ottenere un rapporto istantaneo sullo stato, utilizza la nostra funzione dashboard. La dashboard in tempo reale raccoglie costantemente dati dal tuo team e li calcola automaticamente per visualizzarli in metriche di progetto di facile lettura che mostrano la percentuale di completamento delle attività, quanto tempo rimane, carico di lavoro del team e altro ancora.

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