10 suggerimenti per delegare compiti come un professionista

Alcune persone sentono di dover affrontare tutto da sole. Questa è una ricetta per il disastro. I veri leader comprendono il potere di delegare il lavoro. Ecco perché riunisci una squadra, ognuno esperto nel proprio campo.

Perché è importante che i leader deleghino i compiti?

I leader sono leader per un motivo. Devono guidare il progetto, avere una visione d'insieme e non impantanarsi nelle erbacce. Le erbacce sono importanti, ma il tempo di un leader è speso meglio per le cose che dovrebbe fare. Delegare il lavoro dà a tutti il ​​lavoro per cui sono stati addestrati e libera il leader da maggiori responsabilità, come il pensiero strategico, i team di coaching e altro ancora.

Ecco perché i migliori leader utilizzano ProjectManager, un pluripremiato software di gestione dei progetti che consente ai leader di delegare il lavoro. Il nostro software ha più visualizzazioni di progetto in modo che i leader possano pianificare e programmare il lavoro su robusti diagrammi di Gantt e i team possono passare a elenchi di attività, bacheche kanban o calendari in cui il piano è condiviso in uno strumento più appropriato per ciò che devono fare. Ed è tutto aggiornato in tempo reale. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

10 suggerimenti per delegare le attività in modo efficace

È facile dire, delegare, ed è un'altra cosa farlo efficacemente. Ecco alcuni suggerimenti che chiunque può applicare per gestire un team e delegare il lavoro tra di loro.

1. Dai potere ai membri del tuo team

Fai sapere al tuo team che è una risorsa preziosa. Chiedi il loro contributo, idee e approfondimenti. Dai loro un feedback positivo e sviluppa i leader all'interno del team. Quindi aiuteranno i leader condividendo il carico, assumendosi la responsabilità e servendo meglio il progetto.

2. Definire chiaramente scopi e obiettivi quando si delegano compiti

Ovviamente, affinché una squadra possa condividere il lavoro, deve capire di cosa si tratta e cosa ci si aspetta da loro. I leader, quindi, devono definire chiaramente scopi e obiettivi. Usa obiettivi SMART, che sono specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e limitati nel tempo.

3. Delega le attività ai membri del team giusti

I leader dovrebbero conoscere la propria squadra e di cosa sono capaci. In questo modo, quando arriva il momento di delegare il lavoro, sapranno chi può occuparsi di cosa. Se non hai familiarità con il tuo team all'inizio del progetto, prenditi del tempo per intervistarli in modo da essere consapevole delle loro capacità ed esperienza.

4. Dai un feedback ai membri del tuo team

Nessuno funziona bene nel vuoto. Anche dopo aver delegato il lavoro, vorrai mantenere aperte le linee di comunicazione. I membri del team dovrebbero sentirsi a proprio agio nel fornire feedback ai leader e ricevere feedback dai leader. L'obiettivo condiviso è completare il progetto con successo.

5. Sii paziente quando deleghi compiti

Quando deleghi, concedi al team tutto il tempo necessario per completare i propri compiti. Le cose richiedono tempo e l'ultima cosa che vuoi fare è fare pressione sulla squadra. Ciò non significa che vuoi che abbiano un tempo illimitato. Ma sii realistico quando crei le tempistiche del progetto e offri qualsiasi guida o direzione che potrebbe essere necessaria.

6. Fornire le risorse necessarie dopo aver delegato

Delegare è inutile se il tuo team non ha gli strumenti di cui ha bisogno per portare a termine il lavoro. Le risorse sono tutto ciò che è necessario per eseguire le attività, dalle persone alle apparecchiature e al software. Assicurati che il tuo team abbia ciò di cui ha bisogno quando ne ha bisogno.

7. Evitare scadenze ravvicinate quando si delegano compiti

Le scadenze sono importanti. Il lavoro può durare per sempre senza di loro. Tuttavia, se imposti una scadenza troppo stretta, tutto ciò che farai sarà fare pressione sulla squadra e, nella fretta di rispettare tale scadenza, commetteranno degli errori. Ciò estenderà solo la durata del progetto. Fissare scadenze realistiche fa risparmiare tempo a lungo termine.

8. Supporta il tuo team mentre esegue le attività

Un leader non si limita a delegare e poi scomparire. La leadership riguarda il tutoraggio, il coaching e l'ulteriore aiuto del team in qualsiasi capacità di cui hanno bisogno. Potrebbero aver bisogno di te per chiedere più risorse o rimboccarti le maniche e unirti a loro. Preparati a fare tutto il necessario.

9. Utilizzare gli strumenti di monitoraggio delle attività

Delegare implica fiducia. I leader possono guardare oltre le spalle della loro squadra. Hanno il loro lavoro da fare. Ma questo non significa che non prestino attenzione. Gli strumenti di tracciamento delle attività offrono ai leader visibilità sul lavoro del team e consentono loro di monitorare se sta procedendo come previsto.

10. Promuovere la collaborazione del team

Delegare è importante, ma un leader deve anche facilitare la collaborazione di gruppo. Esistono diversi modi per farlo, inclusi esercizi di team building. Se non hai avuto tempo prima di iniziare la riunione per impegnarti in esercizi di team building, incontrare i rompighiaccio può aiutare a costruire legami tra i membri del team.

Vantaggi della delega di compiti

Ci sono così tanti vantaggi nel delegare compiti. Ecco solo alcuni esempi di tali vantaggi. Per prima cosa costruisce una cultura della fiducia, che favorisce il lavoro di squadra, costruisce il morale, trattiene i dipendenti e li mantiene produttivi.

La delega impedisce ai leader di diffondersi troppo dove non sono di aiuto a nessuno. Coinvolge anche il team e crea buy-in per il progetto, stimolando la creatività e sviluppando nuove competenze per il team. Questo è un vantaggio per tutti.

Non dimenticare l'equilibrio tra lavoro e vita privata. C'è molto da fare per mantenere un equilibrio tra il lavoro e la casa, ma delegare fa la passeggiata. Scoprirai che questo equilibrio tra lavoro e vita privata si traduce anche in lavoratori migliori.

Video: come delegare le attività

Guarda questo breve video con Jennifer Bridges, PMP, per scoprire come delegare le attività con il tuo team.

Jennifer ha discusso l'arte di delegare e ha iniziato con le basi per definire quel termine. La prima cosa che devi capire è cosa vuoi delegare e perché. Il tuo obiettivo come manager è eliminare i blocchi stradali e gli ostacoli dalla tua squadra. Serve anche a creare coinvolgimento con il tuo team. Grazie per la visione!

Ecco i suggerimenti di Jennifer per delegare come un professionista nella gestione dei progetti:

• Ricorda il tuo ruolo: sei il manager. Il tuo compito non è impantanarti nel lavoro operativo. Questo non solo disturba la squadra minando le sue capacità, ma ti lascia poco tempo per la gestione.
• Identifica i perditempo: cosa sta occupando troppo del tuo tempo in questo momento? Puoi passarlo a qualcun altro?
• Chiarire le attività di routine: le attività regolari possono essere facilmente insegnate. Guarda cosa può essere condiviso tra il team. Non devono essere routinizzati per tutti. Puoi anche ruotare le attività di routine tra le persone.
• Conosci i punti di forza del tuo team: identifica a chi puoi delegare il lavoro. Ad esempio, non vuoi affidare un lavoro altamente tecnico a un membro del team creativo le cui competenze non sono adatte all'attività da svolgere. Prepara la tua squadra per il successo.
• Delega, risciacqua e ripeti: distribuisci effettivamente gli incarichi e, come notato in precedenza, ruota parte del lavoro all'interno del team.

Il team funziona al meglio quando collabora insieme per il bene del progetto. Può essere difficile instillare nuovi processi e una cultura della collaborazione nel tuo team, ma vale la pena lavorare per far funzionare un team senza intoppi. Se hai bisogno di uno strumento che ti aiuti a determinare quali attività di routine delegare, prova ProjectManager.