Come eseguire un'analisi SWOT

L'analisi SWOT è onnipresente negli affari quanto le caffettiere vuote nelle sale relax. Il metodo è stato introdotto negli anni '60 da Ken Andrews o Albert Humphrey (l'origine non è chiara. Esatto, abbiamo un'unità di strategia aziendale tra le mani) e da allora è diventato un pilastro.
SWOT sta per punti di forza, di debolezza, opportunità e minacce ed è una forma flessibile di valutazione. È stato utilizzato per qualsiasi cosa, dalla valutazione dell'idoneità della Grecia come mercato per i tartufi alla fattibilità di una grande città per ospitare un mega evento sportivo, come le Olimpiadi.
Ovviamente, è più probabile che ti imbatti in esso quando valuti un nuovo progetto o valuti lo stato di salute della tua attività.
SWOT è uno strumento strategico utilizzato durante un processo di pianificazione. Che tu stia facendo ricerche di mercato, considerando un aggiornamento del prodotto o pensando di cambiare il marchio della tua azienda, può essere utile per determinare quali sono i migliori passi successivi per te e la tua organizzazione.
È importante ricordare che questo è uno strumento di aiuto nel processo decisionale. Non ti dirà definitivamente cosa dovresti fare, né dovresti usarlo come un meccanismo onnipotente per guidare la tua attività. Tuttavia, nel giusto contesto, può essere incredibilmente utile.

Come fare un'analisi SWOT

La prima cosa che devi fare è capire: perché stai effettuando un'analisi SWOT? Stai solo effettuando una valutazione generale della tua attività? Stai pensando di aggiungere una nuova funzionalità del prodotto? Affinché la tua analisi sia efficace, devi avere un obiettivo chiaro.
Altrimenti rischi di andare fuori pista e di lasciare la sessione più confusa di quando sei entrato.
Supponendo che tu abbia i tuoi obiettivi per la sessione in ordine, il passaggio successivo è creare una matrice SWOT. Questo è uno strumento per tenerti organizzato e assicurarti di non dimenticare nulla quando esci dalla sessione.

Immagine dalla Biblioteca dell'Università del Missouri

Ecco come appare una matrice SWOT. Usalo per compartimentalizzare i tuoi punti di forza, di debolezza, le opportunità e le minacce. Ci sono molte versioni diverse di matrici SWOT là fuori e la tua non ha bisogno di apparire esattamente così, è molto importante che tu abbia un metodo per tenere traccia di queste diverse categorie. Man mano che persone diverse nella tua organizzazione prestano i loro pensieri su queste diverse aree, annotali sulla matrice. Questo ti aiuterà a ottenere una visione olistica di qualunque cosa tu stia analizzando.
Quando sarà il momento di ospitare effettivamente l'analisi SWOT, avrai bisogno di un facilitatore. Questa persona è responsabile di guidare la conversazione, assicurarsi che tutti abbiano la propria voce ascoltata e che il gruppo rimanga in pista.
Avrai anche bisogno di un annotatore per registrare i pensieri e le idee delle persone.
L'ultima cosa che devi fare prima di iniziare è capire la tua struttura per la riunione. Dipenderà da quanto tempo hai e da quanto è grande il tuo gruppo. Se hai un gruppo numeroso e hai poco tempo, potrebbe essere utile dividere in piccoli gruppi e fare in modo che quei piccoli gruppi creino le proprie matrici SWOT. Avrai bisogno di sapere quanto tempo puoi dedicare a ciascun quadrante della matrice in modo da coprire tutto prima della fine della riunione.

Punti di forza

La prima parte della matrice visiterai la sezione Punti di forza. Ai fini di questo esempio, supponiamo che tu stia eseguendo questa analisi SWOT come valutazione complessiva per la tua attività.
Non c'è un metodo per raccogliere commenti da coloro che fanno parte della tua organizzazione, ma tendo a pensare che sia una buona idea chiedere a tutti di venire all'incontro con pensieri e idee già in mente.
Chiedi al tuo team di fare un brainstorming prima dell'inizio della sessione, in modo che possano entrare con idee ben ponderate. Alcune persone hanno difficoltà a contribuire durante questo tipo di sessioni quando non hanno tempo per pensarci.

Una delle cose importanti da considerare quando si decide sui propri punti di forza è guardare all'interno del contesto del proprio settore. Tutto è relativo e se non fai qualcosa di meglio della stragrande maggioranza dei tuoi concorrenti, non è saggio includerlo in questa sezione.
Quello che dovresti sperare di ottenere dalla sezione dei punti di forza è una comprensione delle cose su cui puoi sfruttare e costruire.

Debolezze

I punti deboli sono piuttosto semplici. Questa è più o meno l'opposto della sezione dei tuoi punti di forza. Tuttavia, dovresti sperare di identificare le cose all'interno della tua organizzazione che possono ostacolare il progresso e la crescita.
Può essere abbastanza difficile migliorare i punti deboli quando non li hai sulla carta. Quando la tua organizzazione è d'accordo su quali sono i suoi punti deboli, puoi formare un piano di attacco su come migliorare detti punti deboli.

È importante essere realistici quando valuti i tuoi punti deboli. Può essere scomodo e si desidera evitare qualsiasi conversazione antagonista, ma è fondamentale eliminare le cose che sono veramente debolezze all'interno dell'organizzazione.

Opportunità

Con punti di forza e di debolezza, dovresti generalmente guardare internamente. "In cosa siamo bravi?" 'Dove possiamo migliorare?' Quando consideri le tue opportunità e minacce, dovresti iniziare a pensare a fattori esterni.
Le opportunità esistono solo nel contesto. Le tue opportunità dipenderanno da cose come il settore in cui ti trovi, cosa stanno facendo i tuoi concorrenti e altre cose del genere.
Assicurati di ricordare che le opportunità che ti vengono in mente dovrebbero comunque rientrare nel contesto del tuo obiettivo per la sessione. Quindi, se stai facendo una valutazione generale della tua azienda, le opportunità possono essere piuttosto audaci. Tuttavia, se stai aggiungendo una nuova funzionalità al tuo prodotto, un budget in eccesso per le risorse umane e un'eccessiva saturazione di candidati di lavoro legati alle risorse umane non si adattano bene, nonostante sia una potenziale opportunità in un contesto più ampio.

Minacce

Le minacce possono essere strettamente correlate ai punti deboli della tua organizzazione, poiché i tuoi punti deboli hanno il potenziale per amplificare i rischi.
Come le opportunità, le minacce sono per lo più legate a fattori esterni e possono variare da concorrenti a fattori sociali a quasi qualsiasi altra cosa.
È fondamentale per un'organizzazione tenere d'occhio le proprie minacce poiché riconoscerle e neutralizzarle può fare la differenza tra il successo e il fallimento come azienda.

E adesso?

Dopo aver raccolto tutti i tuoi punti di forza, di debolezza, di opportunità e di minacce, prenditi del tempo per pensare a come si adattano. Quali punti di forza e opportunità sono allineati. Capitalizzare su quelli potrebbe rendere facili vittorie.
Al contrario, dove sono allineate le tue debolezze con le minacce? Se ne identifichi qualcuno, potrebbe valere la pena alzare una bandiera rossa e monitorare da vicino quella situazione.
Una volta che ti sei preso il tempo per valutare tutto sulla tua matrice, puoi formulare un piano e iniziare a prendere decisioni aziendali che avranno un impatto sul futuro.

È un'analisi SWOT adatta alla mia organizzazione

La risposta breve a questa domanda è probabilmente sì. È sempre bene essere introspettivi e controllare davvero dove sta avendo successo la tua organizzazione e dove sta fallendo.
Detto questo, potrebbe essere un problema se si utilizza questo come unica forma di valutazione e guida decisionale. Esaminiamo rapidamente alcuni svantaggi del metodo di analisi SWOT per chiarire perché è imperfetto.
Uno dei principali svantaggi dell'analisi SWOT è la sua natura statica. Le condizioni di mercato cambiano oggi più velocemente di quanto non siano mai state in passato e quella che era un'opportunità la scorsa settimana potrebbe essere una minaccia la prossima settimana. Quando sarai pronto per implementare i risultati della tua analisi SWOT, potrebbero essere già obsoleti.
L'altra preoccupazione relativa all'utilizzo dell'analisi SWOT è la mancanza di informazioni utili da essa tratte. È fantastico capire i punti deboli della tua organizzazione, ma SWOT non fa nulla per dirti cosa fare al riguardo. Una cosa che vuoi evitare è fare un'analisi SWOT all'inizio dell'anno e riflettere su di essa alla fine dell'anno e l'unica domanda che hai a riguardo è "cosa ne è venuto fuori?"
Questi sono certamente entrambi degli svantaggi, ma non sono motivi per eliminare del tutto l'analisi SWOT. Sono semplicemente cose di cui essere consapevoli quando conduci le tue. Entra con le giuste aspettative e probabilmente troverai utile l'esperienza.