Come formattare un'e-mail: best practice ed esempi

Che tu stia inviando un'e-mail a qualcuno nella tua organizzazione, un responsabile delle assunzioni, un'agenzia di marketing o come parte di una campagna di posta elettronica fredda, la formattazione è importante. Non solo è importante apparire professionale, ma l'e-mail deve anche essere facile da leggere e comprendere il punto in modo chiaro e conciso. Se ti sei mai trovato a chiedere "Come si formatta un'e-mail?" ti abbiamo coperto.

Come formattare un'e-mail professionale

Dovresti formattare qualsiasi e-mail professionale in modo simile a una tipica lettera commerciale: lascia uno spazio bianco tra ogni paragrafo e fai attenzione a eventuali errori di battitura ed errori grammaticali. Prima di approfondire ogni aspetto di un messaggio, ecco alcuni suggerimenti rapidi su come formattare un'e-mail:

• Più lungo non è meglio: mantienilo breve e vai al punto.
• Evita di usare un linguaggio eccessivamente complicato e frasi lunghe.
• Assicurati che il destinatario possa scansionare facilmente il testo per ottenere il punto principale del messaggio.
• Rileggi sempre le bozze prima di premere invio.
• Se sei incline a commettere errori di battitura, stampare una copia fisica dell'e-mail può rendere più facile individuare gli errori piuttosto che rivederla sullo schermo.

Allora, qual è il formato corretto per un'e-mail? Tutto inizia con la riga dell'oggetto.

La riga dell'oggetto

Assicurati di includere una riga dell'oggetto in ogni singola email che invii. Se lo lasci fuori, le possibilità che qualcuno apra la tua email sono quasi nulle. La riga dell'oggetto è il luogo perfetto per riassumere il motivo della tua email. Mantienilo breve, semplice e informativo.

Ecco alcuni esempi di ottimi argomenti per un'e-mail professionale:

• Domanda di [Titolo di lavoro] – [Il tuo nome]
• Per quanto riguarda l'incontro del [data]
• Grazie – Intervista [Titolo lavoro] – [Il tuo nome]
• Segnalato da [Nome] per discutere [Soggetto]

Il saluto

Una delle cose peggiori che puoi fare quando scrivi un'e-mail professionale è non indirizzarla a una persona specifica. Pensaci: se aprissi un'e-mail e iniziasse con "Gentile team di vendita" o "Gentile agenzia di marketing", ti prenderesti la briga di leggere il resto? Probabilmente no. Se non hai a disposizione il nome della persona, puoi probabilmente trovarlo controllando la pagina LinkedIn dell'azienda o chiamando la reception dell'azienda.

Inoltre, quando ti rivolgi a qualcuno con un'e-mail professionale, evita "Ehi", "Ciao" e "Ciao". Attenersi al più formale "Caro" è sempre una scommessa sicura.

Il corpo

Il più delle volte, hai solo bisogno di tre brevi paragrafi in un'e-mail professionale. A volte, potresti aver bisogno di più per trasmettere l'intero messaggio, ma più breve è, meglio è. I tre paragrafi che dovresti includere sono:

1. Un'introduzione: descrivi brevemente chi sei.
2. Il motivo per cui stai scrivendo: mantieni il punto. Se hai bisogno di aggiungere ulteriori dettagli e creare più paragrafi, suddividili in poche frasi ciascuna per migliorare la leggibilità.
3. Un ringraziamento: ringrazia il destinatario per il tempo dedicato e incoraggialo a rispondere.

La chiusura e la firma

Esistono molti modi appropriati per chiudere un'e-mail formale. La cosa più importante è evitare di essere eccessivamente casual. Alcuni ottimi modi per chiudere un'e-mail professionale includono:

• Cordiali saluti
• Rispettosamente
• Migliore
• Grazie
• Con apprezzamento

Fai attenzione a usare frasi casuali come:

• Amare
• Dopo
• Sempre
• Saluti
• Ciao

Dopo la chiusura, dovresti includere la tua firma e-mail. Dovrebbe essere composto, come minimo, dal tuo nome e indirizzo email. Se appropriato, dovresti includere anche il tuo numero di telefono in modo che il destinatario possa contattarti direttamente. Inoltre, potresti includere un link al tuo profilo LinkedIn in modo che le informazioni su di te o sulla tua azienda siano facilmente accessibili.

Email professionali: modello per il formato email corretto

Ecco il formato email migliore e più semplice per inviare un messaggio professionale:

Oggetto: breve, semplice e al punto. Riassumi la tua email in poche parole.

Saluto: "Gentile [Nome e Cognome]" o "Gentile [Sig./Sig.ra. Cognome]"

Primo paragrafo: Sii chiaro e diretto. In questo paragrafo dovresti presentarti e indicare il motivo della tua email. Che tu stia facendo domanda per un lavoro, facendo domande su una riunione o offrendo un prodotto o un servizio, menzionalo nelle prime frasi.

Secondo paragrafo: questa sezione dovrebbe approfondire il motivo del tuo messaggio. Se stai facendo domanda per un lavoro, indica quale vantaggio puoi portare all'azienda. Quando hai delle domande, chiedile, non divagare. E se stai vendendo qualcosa, sii diretto e descrivi in ​​che modo il tuo prodotto o servizio può risolvere i problemi del destinatario.

Terzo paragrafo: concludi la tua email professionale ringraziando il destinatario per il tempo dedicato e la considerazione. Sii educato e rispettoso, ma non comportarti come se fosse il tuo migliore amico o come se gli stessi facendo un grande favore entrando in contatto.

Chiusura: “Cordiali saluti/rispettosamente/migliori/ecc. [Il tuo nome e cognome]”

Firma: [Il tuo nome e cognome]/ [Il tuo indirizzo e-mail]/ [Il tuo numero di telefono] (facoltativo) / [L'URL del tuo profilo LinkedIn] (facoltativo)

Formattazione di un'e-mail fredda professionale: migliori pratiche ed esempi

La formattazione e la scrittura di un'e-mail fredda professionale segue molte delle stesse linee guida delle tipiche lettere commerciali, ma ci sono alcune sfumature.

Diamo un'occhiata ai due formati più comuni di email a freddo e alle migliori pratiche da seguire:

Il formato di posta elettronica fredda AIDA

AIDA (attenzione, interesse, desiderio e azione) è uno dei formati più potenti per l'invio di e-mail a freddo. Ecco come appare:

Saluto: "Ciao [Nome]" (I saluti più casuali sono comuni nelle e-mail fredde, ma "Gentile" dovrebbe quasi sempre essere usato per casi formali come una tipica e-mail aziendale.)

Primo paragrafo: piuttosto che presentarti come faresti in una tipica e-mail aziendale, vuoi iniziare riconoscendo un problema che l'azienda o la persona probabilmente deve affrontare e che i tuoi prodotti o servizi risolvono.

Secondo paragrafo: Presenta brevemente il tuo prodotto e indica come può risolvere il loro problema e quali vantaggi specifici può apportare a loro/alla loro attività.

Terzo paragrafo: ecco dove inserire un breve e specifico invito all'azione. Ad esempio, "Vuoi vedere come [Prodotto] può aumentare il tuo [ROI/leads/vendite/ecc.]? Fammi sapere un buon momento per programmare una demo personalizzata.

Il formato di posta elettronica fredda BAB

BAB (prima, dopo, ponte) è un altro potente formato che utilizza il potere della motivazione per innescare una risposta. Ecco come appare:

Saluto: "Ciao [Nome]"

Primo paragrafo: Inizia con una domanda intrigante. Ad esempio, "Cosa farebbe la tua azienda con il 200% di lead in più?" Segui una statistica di uno (o più) dei tuoi clienti che mostra che il tuo prodotto offre loro quel vantaggio.

Secondo paragrafo: mostra loro che il cliente che hai menzionato sopra è simile per dimensioni e settore all'azienda a cui ti stai rivolgendo.

Terzo paragrafo: afferma con sicurezza che puoi aiutarli a ottenere gli stessi risultati. Includi un invito all'azione per pianificare una chiamata o una demo.

Cerchi di più? Dai un'occhiata a questi 17 modelli di email efficaci !

Non dimenticare di seguire!

Una volta che hai imparato a formattare un'e-mail, la prossima area importante su cui concentrarti è la tua e-mail di follow-up. Perché dare seguito alle tue e-mail fredde è così cruciale? Basta guardare queste due statistiche di follow-up delle vendite:

• Il 60% dei clienti dirà di no quattro volte prima di effettuare un acquisto. Tuttavia, il 48% dei venditori non fa nemmeno un solo tentativo di follow-up.
• Il 70% dei venditori smette di contattarti dopo un'e-mail, ma hai il 25% di possibilità di ricevere una risposta se invii follow-up.

Se non sei sicuro da dove iniziare con le e-mail di follow-up, abbiamo messo insieme questi 14 modelli per aiutarti a realizzare la vendita.

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