Come assumere un assistente virtuale per la tua azienda

Quando inizi con la tua attività, fai tutto: evadere gli ordini, rispondere ai clienti, gestire i tuoi social media e molto altro ancora.

Ma mentre perseguiamo l'imprenditorialità per molte ragioni, avere meno tempo nella nostra vita non è uno di questi.

Ecco perché il primo "dipendente" che molti imprenditori di e-commerce assumono è un assistente virtuale : qualcuno che può assumere le attività ei processi quotidiani che sono importanti per la gestione della tua attività, ma non necessariamente focalizzato sulla sua crescita.

Un assistente virtuale è come avere un paio di mani in più senza assumere un vero dipendente. Se stai vivendo lo stress e gli altri "buoni problemi" che derivano dal successo, potrebbe essere il momento per te di considerare di assumere il tuo assistente virtuale e recuperare alcune di quelle ore della tua giornata.

Che cos'è un assistente virtuale (VA)?

Un assistente virtuale (VA) è qualsiasi forma di aiuto remoto che contraenti per trasferire il tuo carico di lavoro. Possono operare in qualsiasi parte del mondo, avere più clienti e possono essere assunti per svolgere una varietà di attività quotidiane.

Un assistente virtuale è una "prima assunzione" comune per molti imprenditori, soprattutto tra le aziende online, che non hanno il budget per un dipendente a tempo pieno o il tempo per continuare a fare tutto da soli.

La differenza tra un VA e un libero professionista o un dipendente tradizionale è che i VA sono generalisti pieni di risorse (a volte competenti in aree come le comunicazioni di marketing o la progettazione) che svolgono attività o routine piuttosto che possedere un'intera funzione della tua attività.

E sebbene non siano dipendenti a tempo indeterminato, offrono un modo conveniente per ottenere un aiuto continuo nella gestione della tua attività senza le spese aggiuntive legate all'assunzione di una persona a tempo pieno (inoltre i loro servizi come appaltatore sono spesso deducibili dalle tasse).

Un assistente virtuale non costruirà l'intero sito Web, ma potrebbe aiutarti a gestire parti del tuo negozio. Probabilmente non scriveranno e gestiranno tutti i tuoi contenuti, ma potrebbero aiutarti con la ricerca. Non dovrebbero assumere un'intera funzione della tua attività, ma piuttosto possedere un processo specifico o una parte dell'intera macchina.

Rinunciare al controllo può essere difficile per gli imprenditori, quindi assumere un VA è il modo perfetto per esercitare le competenze trasversali di gestione, delega e assunzione su scala ridotta, tutte cose essenziali per essere un buon leader.

Cosa puoi affidare a un assistente virtuale?

Sebbene gli assistenti virtuali svolgano spesso molte attività amministrative, puoi anche assumerli per svolgere ruoli che vanno dalle vendite alla gestione dei social media (se fornisci loro linee guida e istruzioni chiare).

Se è una routine ripetitiva, probabilmente puoi consegnarla a un VA. Se riesci a scrivere un processo noioso su carta, probabilmente puoi insegnare al tuo VA come farlo per te.

Finché le attività o i processi sono qualcosa che una persona ragionevolmente intelligente e piena di risorse può svolgere quando vengono fornite istruzioni chiare, probabilmente puoi ottenere un assistente virtuale per assumerli.

Ecco solo alcune delle cose che puoi assumere un assistente virtuale per fare per te:

• Servizio clienti : Rispondere alle e-mail e alle telefonate dei clienti.
• Gestione dei social media : cura dei contenuti, risposta ai commenti e altre attività di gestione della community.
• Ricerca : alla ricerca di un elenco di blogger/influencer a cui rivolgersi o per la creazione di statistiche o esempi da utilizzare in un contenuto.
• Gestione del negozio : evasione degli ordini, gestione dell'inventario, gestione delle vendite per te (puoi trovare VA che hanno esperienza con Shopify, in particolare).
• Inserimento dati : contabilità o immissione di dati da diverse fonti in un foglio di calcolo.
• Chiamate a freddo : effettuare chiamate a freddo (di solito fornite con un copione e risposte predefinite a domande comuni) e pianificare riunioni tra te e i potenziali clienti.
• Commissioni personali: ricevere fiori acquistati e consegnati a tua madre per la festa della mamma.

Dai casi d'uso sopra, puoi già vedere quanto tempo un VA può potenzialmente farti risparmiare se dovessi incorporarne uno nella tua giornata.

Quando dovresti assumere un assistente virtuale?

In genere, ti consigliamo di sporcarti le mani prima di consegnare qualsiasi cosa a un assistente virtuale. In questo modo, saprai come insegnare loro il processo, quali linee guida devi impostare e che aspetto ha un buon lavoro.

Detto questo, ecco alcune delle condizioni in cui assumere un VA sarebbe l'ideale, anche per un'azienda relativamente giovane:

• Hai molta familiarità con un processo all'interno della tua attività e senti che potresti facilmente insegnarlo a qualcun altro.
• Ti ritrovi a pensare: "Potrei fare cose più grandi e più importanti se solo avessi il tempo".
• Hai le entrate o il reddito disponibile per riacquistare il tuo tempo.
• C'è un compito che trovi davvero estenuante, come il servizio clienti, che non viene naturale a qualcuno come te (ad esempio sei un introverso e ti senti svuotato dopo aver risposto ad alcune e-mail).
• Potrebbe non essere necessario un aiuto a tempo pieno, ma solo una manciata di ore al giorno.
• Hai già esplorato IFTTT, Zapier, Kit (il chatbot di marketing gratuito di Shopify) e l'App Store per trovare modi per semplificare un processo e hai scoperto che sarebbe più facile se un'altra persona lo possedesse.
• Ti senti sopraffatto dal nuovo successo che stai riscontrando con la tua attività, oppure lavori dalle 9 alle 5 e stai costruendo la tua attività da un lato.

In qualità di proprietario di un negozio di e-commerce, il servizio clienti è probabilmente la prima cosa che vorrai esternalizzare quando inizi a fare vendite a un ritmo costante. Trattare con i clienti è una delle sfide più stressanti e dispendiose in termini di tempo per molti. E più vendi, più tempo consumerà.

Pensa al costo opportunità di continuare a svolgere un'attività su base regolare . Quanto vale il tuo tempo? Se dedichi un'ora al giorno a rispondere alle domande dei clienti, cosa potresti fare invece con quel tempo, energia e attenzione?

Puoi lasciare andare queste attività e utilizzare le tue nuove ore per inseguire maggiori profitti e altre attività, a un prezzo accessibile.

Quanto costa un assistente virtuale?

I prezzi per gli assistenti virtuali variano e, di solito, gli assistenti virtuali con sede in America costano più di quelli all'estero. Molti fanno pagare a ore. Alcuni costi per attività o progetto. E alcuni accetteranno una tariffa fissa per un certo periodo di tempo.

L'orario è solitamente il percorso migliore nella maggior parte dei casi, soprattutto per le attività quotidiane, e puoi monitorare le tue fatture per assicurarti che ci sia una produzione oraria costante.

Se sei diligente e disposto a guardare a livello internazionale, è possibile ottenere un ottimo assistente virtuale a partire da $ 3 a $ 10 l'ora per un ruolo come il servizio clienti. Dipende anche dal lavoro che vuoi affidare loro in outsourcing. Tieni presente che generalmente ottieni ciò per cui paghi e dovresti sempre controllare adeguatamente eventuali potenziali assunzioni.

Se sei un imprenditore impegnato che è disposto a pagare una tariffa più alta, puoi anche assumere un "assistente esecutivo" a distanza, che può fungere da braccio destro e svolgere una vasta gamma di attività commerciali e personali per tuo conto.

La piattaforma che utilizzi per assumere il tuo assistente virtuale influenzerà anche la quantità di tempo che dedichi a gestire quella relazione, che dovrebbe essere considerata anche insieme al prezzo.

Come assumere il tuo primo assistente virtuale

Non tutti i VA sono uguali. Come qualsiasi altro dipendente, dovrai controllarli attentamente e questo inizia con la presentazione delle tue esigenze e condizioni in una descrizione del lavoro .

Ma prima di scriverlo, assicurati di registrare il processo che vuoi trasferire.

1. Documenta il tuo processo prima di esternalizzarlo

Lavorare con un VA non è semplice come spiegare cosa vuoi al telefono e sperare che lo facciano bene. Puoi assicurarti meno errori e che il lavoro venga svolto nel modo desiderato, se prima documenti l'intero processo e crei linee guida da seguire.

Se si tratta di una routine di base, come la gestione di aspetti del tuo negozio, puoi registrare il tuo schermo e ogni clic che fai mentre lo fai da solo utilizzando Quick Time o qualsiasi app di registrazione dello schermo.

Questa registrazione non solo semplifica l'integrazione di qualcun altro in questo processo, ma ti consente anche di eseguire consapevolmente ogni piccolo passaggio che dovrai eventualmente comunicare al tuo assistente virtuale.

Per il servizio clienti, la gestione dei social media e altre attività in cui la tua VA si occuperà direttamente di clienti, partner o fornitori, esamina le tue risposte passate e crea script o "risposte predefinite" per ogni scenario comune, ad esempio quando un cliente chiede informazioni lo stato del proprio ordine o desidera un rimborso.

Una delle chiavi per una delega efficace è anticipare gli ostacoli comuni e offrire consigli sulla migliore linea d'azione da intraprendere. Scrivi queste come regole condizionali: "SE X accade, ALLORA fai Y".

Considera anche gli strumenti e le piattaforme che utilizzi durante il processo, poiché è molto più facile trovare un VA con esperienza nell'utilizzo di determinate app (ad es. Zendesk, Hootsuite, Facebook) che insegnare a qualcuno da zero.

Ricorda: il tuo obiettivo con l'outsourcing di qualsiasi tipo è creare meno lavoro per te stesso, non di più.

2. Scrivi una descrizione del lavoro per attirare l'assistente virtuale giusto

Per trovare il VA giusto, dovrai scrivere una descrizione del lavoro che possa attrarre qualcuno con le capacità e le qualità di cui hai bisogno. Questo sarà il tuo primo filtro per trovare la persona giusta.

Assicurati di includere:

• La scala della tua attività (ad es. quanti biglietti di vendita/supporto ricevi in ​​genere al giorno).
• Le app/gli strumenti che utilizzeranno.
• Esperienze passate che li renderanno di successo.
• Requisiti linguistici (ad es. "Eccellente inglese parlato/scritto" se comunicheranno con i clienti negli Stati Uniti).
• Un elenco specifico delle attività che eseguiranno per te.
• Le parole chiave che i potenziali assunti potrebbero cercare, come "gestione dei social media".

Sentiti libero di adattare la descrizione del lavoro di esempio di seguito per un servizio clienti VA in base ai tuoi scopi.

3. Assumi il tuo assistente virtuale

Sebbene tu possa pubblicare il tuo ruolo di assistente virtuale su una bacheca di lavoro tradizionale, un forum o un social network, di solito non ne vale la pena se consideri la mancanza di controllo di qualità o i vantaggi che ottieni dall'utilizzo di una piattaforma creata appositamente per questo scopo.

Se è la prima volta che assumi un assistente virtuale, in particolare per il tuo negozio Shopify, ti consigliamo di utilizzare Upwork per trovare un aiuto conveniente ed esperto.

Upwork ti offre anche gli strumenti necessari per semplificare la gestione dei tuoi assistenti virtuali, tra cui:

• Un sistema di revisione che garantisce la qualità in tutto il mercato.
• Una funzione di monitoraggio del tempo che acquisisce schermate regolari dello schermo del tuo VA per mantenerlo responsabile.
• Una funzione di chat per la condivisione di file e feedback.
• Fatturazione facile e pagamenti globali.
• Un accordo di non divulgazione integrato nei loro Termini di servizio
• Pagamenti tramite un servizio di deposito a garanzia, quindi paghi solo per il lavoro svolto.

Dopo aver pubblicato la descrizione del tuo lavoro, puoi contattare potenziali clienti o invitare assistenti virtuali a presentare domanda per il tuo annuncio di lavoro e attendere fino a quando non inizi a ricevere alcune risposte. Assicurati di intervistare eventuali potenziali assunti su Skype o Google Hangouts per assicurarti che siano adatti prima di assumerli, cercando referenze da clienti passati e altri segni che attestino le loro prestazioni passate come assistente virtuale.

Gestire il tuo assistente virtuale

Dopo aver assunto il tuo assistente virtuale e averlo aggiornato utilizzando la documentazione che hai creato e aver stabilito un canale di comunicazione preferito (Skype, Hangouts, Slack o e-mail), dovrai assicurarti di concedere solo un accesso limitato a il tuo negozio, account social o qualsiasi altra cosa utilizzeranno per svolgere il loro lavoro.

La fiducia è una parte importante della relazione tra te e il tuo assistente virtuale e dovresti fargliela guadagnare attraverso le loro prestazioni. Quindi evita di fornire loro le tue credenziali di accesso per i tuoi account e opta per autorizzazioni utente limitate ove possibile.

4. Proteggi le tue informazioni e i tuoi account

Nel tuo negozio Shopify, puoi aggiungere il tuo assistente virtuale come Account personale con autorizzazioni specifiche in base alle attività che dovranno eseguire.

La maggior parte degli strumenti che probabilmente utilizzi offre una qualche forma di accesso limitato per altri utenti.

In Gestione pagine di Facebook, puoi assegnare loro un ruolo specifico in modo che possano curare e pubblicare contenuti. In Zendesk o in qualsiasi altro software del servizio clienti che utilizzi, puoi aggiungerli come nuovo utente con la possibilità di rispondere ai ticket di supporto. Con un account aziendale Paypal, puoi concedere loro autorizzazioni utente specifiche in modo che possano effettuare pagamenti senza fornire loro i dati della tua carta di credito. E in Gmail puoi impostare la delega email in modo che possano vedere e rispondere alle email per tuo conto.

Se stai effettuando dropshipping tramite Oberlo e AliExpress, puoi consentire loro di accedere al tuo account AliExpress con le opzioni di pagamento salvate e pronte per l'uso, monitorando la cronologia delle transazioni per qualsiasi comportamento tu debba affrontare.

Poiché gli assistenti virtuali lavorano con più clienti, a volte con concorrenti nella stessa nicchia, è consigliabile convincerli a firmare un accordo di non divulgazione . Non vuoi che rivelino i tuoi segreti, dopotutto. Alcune piattaforme come Upwork lo hanno trattato nei loro Termini di servizio, ma assicurati di ricontrollare prima di consegnare al tuo VA qualsiasi informazione che potrebbe essere utilizzata contro di te o dai concorrenti.

5. Istituire un sistema per mantenerli responsabili

È difficile valutare il ritmo con cui il tuo VA dovrebbe funzionare o quanto lavoro dovrebbe essere svolto all'ora. Ecco perché è importante imporre il monitoraggio del tempo.

Mentre ci sono strumenti gratuiti come Toggl e alcuni VA hanno un software che li aiuta a tenere traccia del proprio tempo, Upwork ha una solida funzione di monitoraggio del tempo che acquisisce anche schermate dello schermo del tuo VA a intervalli regolari.

Anche se idealmente desideri che il tuo VA funzioni in modo indipendente senza troppa supervisione, controlla con loro ogni tanto per vedere se ci sono modi in cui puoi semplificare il processo o migliorare il loro lavoro.

Potresti anche scoprire che il tuo assistente virtuale trova un modo migliore per svolgere l'attività rispetto a quello che hai prescritto, o che ha acquisito così tanta familiarità con la tua attività da iniziare a offrire nuovi suggerimenti come potrebbe fare un dipendente a tempo pieno.

Una volta che il tuo VA è a tuo agio con i propri compiti, puoi anche considerare di espandere il suo ruolo e di esternalizzare più processi, o assumere un VA aggiuntivo per gestire un altro aspetto della tua attività.

Altri posti dove assumere un assistente virtuale

Mentre Upwork è un'ottima scelta per assumere un VA che può assumere aspetti della tua attività di e-commerce, ci sono molti altri modi in cui puoi assumere un VA che hanno i loro pro e contro.

Per un assistente virtuale on-demand conveniente di cui hai bisogno solo occasionalmente, puoi utilizzare Fancy Hands per accedere a un pool di VA che possono completare attività una tantum. È meglio esternalizzare commissioni personali (fissare riunioni o negoziare la bolletta del telefono per te) o parti di un progetto, piuttosto che un intero processo poiché non otterrai la stessa VA ogni volta.

Zirtual è un'altra opzione popolare per un assistente esecutivo virtuale dedicato con sede negli Stati Uniti che ha esperienza e competenza in uno o più aspetti della gestione di un'azienda. Costeranno di più (a partire da $ 398 al mese), ma possono gestire un mix di attività lavorative e personali per te durante ogni mese.

Ci sono anche agenzie e VA indipendenti che puoi assumere al di fuori di tutte queste piattaforme, ma probabilmente dovrai gestire molti dettagli come trovare un buon strumento di monitoraggio del tempo e imporre tu stesso la riservatezza.

Imparare a lasciar andare

In modo divertente, l'obiettivo dell'imprenditorialità non è solo possedere un'impresa, ma rinunciarvi il più possibile, lasciando le parti in mani esperte, in modo che la tua attività possa rimanere a galla senza la tua piena attenzione.

L'outsourcing può essere una pratica innaturale per molti imprenditori che amano il controllo. Ma è una considerazione fondamentale per raggiungere l'elusivo equilibrio tra lavoro e vita privata, che è ancora più difficile quando fai tutto da solo.

Assumere un assistente virtuale ti consente di concentrarti sulle cose che contano di più: far crescere la tua attività, trascorrere del tempo con la tua famiglia o semplicemente concederti qualche momento in più per riprendere fiato.

Un ringraziamento speciale a Corey Ferreira per aver condiviso i suoi suggerimenti e la procedura per assumere un assistente virtuale per aiutare a gestire il suo negozio di e-commerce a 6 cifre.