Come sapere se i tuoi dipendenti remoti stanno lavorando

I tuoi dipendenti remoti guardano Netflix invece di rispondere alle loro e-mail? Stanno perdendo opportunità di vendita cruciali perché hanno dormito fino a tardi?

Stanno fingendo che il loro lavoro richieda un'intera giornata quando possono effettivamente completarlo in un'ora?

In questo articolo, ti dirò come sapere se i tuoi dipendenti remoti stanno lavorando e cosa fare in caso contrario.

Iniziamo!

I vantaggi del lavoro a distanza

È difficile argomentare contro i vantaggi di lavorare in remoto.

I dipendenti remoti tendono ad essere più produttivi, più efficienti e più felici, con vendite più elevate e tassi di fidelizzazione dei dipendenti per le organizzazioni che li impiegano.

Inoltre, ci sono i soldi che risparmi non pagando per la manutenzione tradizionale dell'ufficio.

Tuttavia, non è garantito che i tuoi dipendenti siano produttivi solo perché lavorano da casa.

In effetti, dall'esecuzione di un'operazione completamente remota nell'ultimo decennio, posso dirti che molte persone semplicemente non sono programmate per essere lavoratori a distanza. Senza responsabilità, rallenteranno.

Mi è successo più volte di quanto vorrei ammettere, ed è per questo che ho creato EmailAnalytics.

In conclusione: sta a te capire come si comportano i tuoi dipendenti remoti.

Ridefinire la produttività in un ambiente di lavoro remoto

La produttività in un ambiente di lavoro remoto può e deve essere quantificata in modo diverso rispetto alla produttività in un ambiente d'ufficio tradizionale.

In un ufficio tradizionale, possiamo valutare vagamente la produttività in base a quante ore una persona trascorre alla scrivania e quanto è impegnata.

In retrospettiva, questo approccio è un po' stupido; il solo fatto di essere in ufficio non ti rende produttivo e i lavoratori possono facilmente fingere di essere occupati facendo clic e digitando casualmente. C'è anche l'approccio di George Costanza alla simulazione della produttività, comportandosi stressato e infastidito per sembrare oberato di lavoro quando in realtà ha ben poco da fare. Ci sono anche spacconi indaffarati.

Immaginiamo quindi uno scenario ipotetico. Di ritorno in ufficio, un dipendente ha svolto 10 attività in un periodo di 8 ore. A casa, svolgono 11 attività in 2 ore, quindi si prendono le successive 6 ore di riposo dal lavoro. Questo dipendente è più o meno produttivo di prima?

Tutto dipende da come definisci la "produttività".

Si tratta di ore lavorate? O compiti completati?

Ovviamente, la produttività non è sempre così semplice da misurare. Ma è importante considerare come misurarlo, e come definire il lavoro per la tua forza lavoro, prima di iniziare a decidere chi è "rilassato" mentre lavora in remoto.

5 modi per misurare la produttività dei dipendenti da remoto (+ i migliori strumenti da utilizzare)

Esistono diversi buoni modi per misurare la produttività dei dipendenti remoti, come ad esempio:

1. Ore lavorate.

Quante ore lavorano i tuoi dipendenti? Questo era un ottimo modo per misurare la produttività, ma al giorno d'oggi è generalmente surclassato. Per misurare le ore lavorate, utilizza una delle nostre migliori app di monitoraggio del tempo.

2. Compiti completati.

Quante attività stanno chiudendo i tuoi dipendenti? Se ti affidi ampiamente a piattaforme di gestione dei progetti basate su attività, è estremamente conveniente e facile da quantificare, ma non tutte le attività hanno la stessa difficoltà. Dai un'occhiata a questo elenco dei nostri migliori strumenti di gestione del team.

3. Email inviate e ricevute.

Uno dei modi più sorprendentemente affidabili per misurare la produttività è misurare le email inviate e ricevute. Poiché molti aspetti del lavoro sono legati alla posta elettronica in un modo o nell'altro, è un modo semplice per determinare il carico di lavoro di ciascun dipendente e se alcune persone stanno facendo meno di altre.

E grazie a EmailAnalytics (ehi, siamo noi!), è facile misurare queste statistiche.

4. Tempo attivo.

Puoi anche osservare il tempo in cui un dipendente è "attivo", utilizzando vari strumenti. Ad esempio, potresti visualizzare la durata della loro permanenza "online" in un'app di messaggistica istantanea o in una piattaforma di gestione dei progetti. Consulta il nostro elenco dei migliori software di monitoraggio della produttività dei dipendenti qui.

5. Monitoraggio remoto.

Se vuoi portare le cose al livello successivo, potresti anche investire in strumenti di monitoraggio dei dipendenti a tutti gli effetti. Questi strumenti possono consentire di misurare statistiche dettagliate sulla produttività, osservare l'attività di navigazione sul Web e persino tenere traccia di elementi come input di mouse e tastiera.

6 Segni che i tuoi dipendenti remoti non stanno effettivamente lavorando

Dovresti licenziare un dipendente che ha lavorato 39 ore invece di 40? O dare uno sciopero per aver mancato una sola scadenza?

Probabilmente no. Ma come fai a sapere dove tracciare la linea?

Tutti noi siamo colpevoli di rallentare, in un modo o nell'altro, almeno in parte. Ma queste sono le situazioni in cui devi davvero mostrare preoccupazione:

1. Lavoro di bassa qualità o incompleto.

Il tuo dipendente sta trasformando improvvisamente un lavoro di bassa qualità o incompleto? Ad esempio, stanno chiudendo le attività senza eseguirle effettivamente?

Oppure inviano documenti con errori di ortografia ed errori tipografici?

Al di là delle statistiche a livello di superficie come il tempo attivo o le ore lavorate, se il tuo dipendente sta tagliando gli angoli e sta facendo un lavoro insoddisfacente, dovrai intervenire.

2. Significativo calo delle prestazioni o della produttività.

Dovresti anche essere preoccupato se si verifica un calo improvviso delle prestazioni o della produttività, comunque scegli di misurarlo, soprattutto se non c'è una causa spiegabile.

Ad esempio, se il tuo dipendente invia in genere 100 e-mail al giorno, ma il numero scende a 40, potrebbe essere un segno che qualcosa sta ostacolando la loro produttività.

Se il numero di email ricevute rimane lo stesso, potrebbe essere un segno di rallentamento (e se il numero di email ricevute diminuisce proporzionalmente, potrebbe essere giustificabile).

3. Apprendimento, crescita o miglioramento stagnanti.

Questo è più un fattore soggettivo e dovrai osservare nel corso di settimane o mesi. Questo dipendente sta ristagnando in termini di apprendimento, crescita o miglioramento?

Quando assumi un nuovo dipendente, in genere sei preparato affinché commettano errori e combattano con determinati concetti. Ma ti aspetti che diventino gradualmente migliori e più coerenti con l'esperienza.

Se non hanno fatto molti miglioramenti dopo alcuni mesi di lavoro, potrebbe essere un segno che non stanno attivamente cercando di avanzare.

4. Problemi di atteggiamento o personalità.

Stai ricevendo molte chiacchiere, lamentele o negatività da un dipendente? O i loro colleghi li descrivono come difficili da lavorare?

Questo non è sempre un segno di rallentamento, ma è sicuramente un problema di produttività. Non solo probabilmente non riescono a raggiungere i loro obiettivi di produttività personale, ma potrebbero trascinare giù l'intero team.

Se noti problemi di atteggiamento o personalità, potrebbe essere un buon momento per intervenire, soprattutto se noti anche un calo delle prestazioni o della produttività.

5. Non sembrano mai essere disponibili quando ne hai bisogno.

Facciamo tutti delle pause (come dovremmo).

Va bene allontanarsi dal computer per usare il bagno, prendere una boccata d'aria o preparare uno spuntino.

Ma se il tuo capo ti chiama 6 volte in un giorno e tu non rispondi al telefono in nessuna di quelle volte, è un problema. I dipendenti che sono cronicamente e costantemente non disponibili probabilmente non stanno facendo ciò che ci si aspetta da loro.

Anche se il resto della loro produttività è al punto, vale la pena parlarne.

6. Violazione di responsabilità e doveri.

Le responsabilità e i doveri dei dipendenti variano sia a livello individuale che organizzativo, quindi è difficile fare una valutazione oggettiva e quantificabile qui.

Ma se qualcuno dei tuoi dipendenti non riesce a soddisfare le aspettative, o se si sottrae alle proprie responsabilità in modo significativo, è importante agire e spingere per miglioramenti.

Cosa fare se i dipendenti remoti non funzionano

Quindi supponiamo che tu abbia uno o due dipendenti che stanno rallentando.

Non stanno facendo quanto prima, o non stanno facendo il loro peso per l'organizzazione, in qualunque modo tu definisca queste cose.

Come lo gestisci?

1. Fai una conversazione.

Consiglio di iniziare con una semplice conversazione. Potrebbe esserci di più nella storia di quanto ti rendi conto. Ad esempio, il dipendente potrebbe svolgere un lavoro aggiuntivo che non viene monitorato o potrebbe esserci un problema personale temporaneo che impedisce loro di fare del proprio meglio.

In ogni caso, affronterai il problema frontalmente e coopererai per migliorare la situazione.

2. Stabilisci aspettative chiare.

Quindi, stabilisci aspettative chiare. Identifica esattamente come e perché questo dipendente non soddisfa i tuoi requisiti e spiega come può migliorare. Cerca di essere il più obiettivo possibile qui.

Invece di dire "devi essere migliore", prova a quantificarlo con qualcosa del tipo "devi chiudere 12 attività al giorno" o "Ho bisogno che tu sia disponibile fino alle 17:00 tutti i giorni".

3. Adottare azioni correttive.

Con le nuove metriche impostate, inizia a valutare le prestazioni dei tuoi dipendenti. Se continuano a rallentare o se non soddisfano le tue nuove aspettative, è tempo di agire.

L'istituzione di un sistema di sciopero, la retrocessione del dipendente o il licenziamento potrebbero essere tutte opzioni, a seconda delle circostanze.

5 suggerimenti per avere "la conversazione" con il tuo dipendente remoto

Questi suggerimenti possono aiutarti a ottenere risultati migliori e a guadagnare più rispetto dai tuoi dipendenti pigri.

1. Concentrati su ciò che sai.

Non lasciare che i tuoi sospetti o intuizioni dominino la conversazione. Invece, concentrati solo su ciò che sai per certo.

Invece di dire "sembra che tu stia guardando film invece di lavorare", dì "il tasso di chiusura delle tue attività è sceso del 20 percento".

Invece di dire "non stai tirando il peso", dì "i tempi di risposta alle e-mail sono il 40 percento più lunghi della media del team". Preparati a dimostrare le tue affermazioni.

2. Indica soluzioni, non problemi.

Per quanto possibile, concentrati sulle soluzioni, piuttosto che sui problemi stessi. Va bene introdurre un problema come un tempo di risposta e-mail lento, ma poi spostare l'attenzione sulla risoluzione del problema.

Invece di insistere sulla lentezza del tempo di risposta e-mail o sulle ramificazioni di tali ritardi, suggerisci possibilità di miglioramento.

Ad esempio, "Penso che mantenere aperta la tua piattaforma di posta elettronica durante il giorno possa aiutarti a rispondere meglio" o anche "Cosa pensi di fare per rispondere più velocemente?"

3. Sii breve.

Non è necessario programmare un'ora per rimproverare il tuo dipendente perché non lavora. Il più delle volte, puoi mantenere brevi le tue conversazioni e le tue direttive.

Finché chiarisci il tuo punto e forgi un percorso verso la risoluzione, puoi entrambi andare avanti con il resto della giornata. Nessuno di voi vuole avere questa conversazione, quindi sii breve.

4. Sii inequivocabile.

Troppi manager e supervisori usano l'ambiguità come strumento per evitare il confronto e preservare le relazioni.

Sebbene questo possa essere utile nelle relazioni personali, porta a incomprensioni e ulteriori conflitti nelle relazioni professionali.

Invece di dire qualcosa del tipo "Penso che saremmo tutti più a nostro agio se tu fossi più disponibile", dì "ci aspettiamo che tu sia disponibile in chat dalle 12 alle 3".

5. Non minacciare.

I dipendenti dovrebbero capire che ci sono conseguenze per il rallentamento o il mancato rispetto delle aspettative di produttività. Ma se li minacci apertamente, si metteranno sulla difensiva e forse ostile.

Frasi come "se non migliori, dovrò licenziarti", dovrebbero essere usate solo come ultima risorsa.

Invece, mantieni il tuo tono positivo e di supporto. Ad esempio, puoi dire "devi rispettare le scadenze in modo più coerente se vuoi avere successo in questa posizione" e fornire strumenti e risorse che possono aiutarli a farlo.

Ciò implica la necessità di miglioramenti senza fare un'accusa ostile o una minaccia aperta.

Quindi, ora sai come sapere se i tuoi dipendenti remoti stanno lavorando o meno.

Indipendentemente dal fatto che lo siano o meno, anticipa il problema visualizzando l'attività e-mail del tuo team. In qualità di manager, dovresti sapere quante email stanno inviando e ricevendo. Quanto tempo stanno spendendo sui thread. Quanto velocemente tendono a rispondere a nuovi contatti, clienti, fornitori e clienti.

Puoi trovare queste metriche e molte altre con un semplice strumento: EmailAnalytics.

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