Come creare un grafico RACI per un progetto (con esempio)

Più i membri del team conoscono i loro ruoli e responsabilità, migliore sarà l'esecuzione di un progetto. Pertanto, comunicare le distinzioni di ruolo all'inizio del progetto è fondamentale. Ma come può un project manager rendere queste definizioni chiare e ovvie al team?

Per fare ciò, i project manager utilizzano una matrice di assegnazione delle responsabilità. Questo strumento di gestione del progetto è conosciuto con diversi nomi, come grafico RACI, matrice RACI o modello RACI. È un modo efficiente per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina e capiscano cosa devono fare. L'ultima cosa che vuoi quando esegui un progetto è la confusione.

Ma prima di approfondire cos'è una matrice RACI e come crearne una, vediamo cosa significa l'acronimo RACI.

Cosa significa RACI?

RACI sta per responsabile, responsabile, consultato e informato. Ogni lettera è una categoria che viene utilizzata nella matrice RACI per definire i ruoli dei membri del team in un progetto.

Che cos'è un grafico RACI?

Come spiegato in precedenza, un grafico RACI è un grafico di gestione del progetto utilizzato per assegnare diversi livelli di responsabilità e ruoli ai membri del team che lavorano su attività individuali e sono coinvolti nella creazione di risultati finali in un progetto.

La matrice RACI è un semplice strumento visivo che prende ogni attività in un progetto e assegna i ruoli e le responsabilità ad esso collegati. Ciò rende chiaro chi sta facendo cosa nel progetto ed evita qualsiasi confusione, che può rallentare la produzione e intaccare i costi.

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Diamo un'occhiata più da vicino a ciò che RACI rappresenta il significato di ciascuna di queste categorie nella matrice di assegnazione delle responsabilità.

Responsabile

Ogni attività deve avere almeno un membro del team responsabile che è colui che fa il lavoro per completare l'attività. Ci possono essere, tuttavia, più di un responsabile assegnato sulla matrice RACI.

Responsabile

Questo membro del team è incaricato di delegare il lavoro ed è colui che approva i risultati prima che possano essere considerati completi. A volte il membro responsabile del team è anche quello responsabile sul grafico RACI. Ma ogni attività deve avere una persona responsabile collegata e non è sempre il project manager.

Consultato

Questo membro del team esaminerà un risultato finale, fornendo un feedback che colloca il risultato finale nel contesto dell'intero progetto o semplicemente all'interno delle sue stesse aspettative.

Informato

Questi sono i membri del team che devono sapere cosa sta succedendo con l'esecuzione dei compiti, ma non sono legati a loro con lo stesso livello di responsabilità di quelli sopra elencati. Possono ricevere un rapporto generale sui progressi, piuttosto che dover immergersi nelle erbacce con loro.

Il software di gestione dei progetti con strumenti di reporting semplifica l'informazione delle parti interessate. ProjectManager, ad esempio, ha una dashboard in tempo reale che ti offre uno sguardo di alto livello sul tuo progetto e sull'avanzamento delle attività. È perfetto per rapporti veloci e accurati. Provalo gratuitamente oggi.

Esempio di grafico RACI

Ora che abbiamo appreso i ruoli responsabili, responsabili, consultati e informati e le loro responsabilità, diamo un'occhiata a un esempio di matrice RACI.

Il modello RACI di seguito è stato creato per un progetto di costruzione di ristrutturazione di una casa. Mostra le attività del progetto nella colonna di sinistra, mentre i membri del team sono mostrati nella riga superiore. Possiamo vedere che il modello RACI permette di assegnare a ogni persona un ruolo diverso per ogni compito.

Concentriamoci sui ruoli e sulle responsabilità del proprietario di casa. Possiamo vedere che è responsabile della revisione dei piani e della revisione finale, responsabile della stima del budget e informato sui permessi, sulla preparazione del sito e sui lavori esterni e interni.

Ora siamo pronti per imparare a creare una matrice RACI.

Come creare un grafico RACI

Tutti i progetti possono beneficiare delle chiare aspettative fornite dall'utilizzo di un grafico RACI. Ma è davvero utile quando si gestiscono più risorse o si hanno dipendenze tra attività.

Per completare completamente il processo di creazione di un grafico RACI, creiamo un progetto. Utilizzeremo lo stesso scenario di progetto che abbiamo utilizzato per il nostro esempio di matrice RACI. Diciamo che stai costruendo un'aggiunta alla tua casa, questi tre passaggi delineeranno come creare una matrice RACI.

Fase uno: identificare i ruoli

Nella parte superiore del modello di grafico RACI elenca tutte le persone coinvolte nel progetto. Ciò includerebbe il cliente o il proprietario della casa che sta facendo la costruzione. Poi c'è l'architetto, che si occupa della stesura dei progetti. Il project manager sta supervisionando l'intero progetto dall'inizio alla fine. C'è un appaltatore che, con il suo team, è responsabile della costruzione vera e propria. È probabile che ci siano molti altri subappaltatori, come elettricisti, conciatetti e altri, ma manterremo semplice il nostro modello RACI.

Passaggio due: elenca le attività e le pietre miliari

Successivamente, vuoi avere un elenco completo di tutte le attività, comprese le pietre miliari e qualsiasi processo decisionale che sarebbe necessario per essere elencato nella colonna all'estrema sinistra. Ciò include attività come la revisione dei piani dell'architetto, la stima del budget, l'ottenimento dei permessi, la preparazione del sito e l'esecuzione di eventuali scavi che potrebbero essere necessari. Potrebbe essere necessario gettare fondamenta, aggiungere plinti e solette, muratura, pavimenti o coperture, porte e finestre, impianti elettrici e idraulici, infissi, ecc.

Fase tre: assegnare a ciascuna attività un ruolo e una responsabilità

Sotto ogni persona del team di progetto aggiungi la R (Responsabile), A (Responsabile), C (Consultato) o I (Informato), a seconda della loro relazione con le attività nella colonna di sinistra. Ad esempio, l'architetto sarebbe il membro del team responsabile della consegna del piano di progetto completato, mentre il project manager sarebbe responsabile di assicurarsi che il piano sia conforme a eventuali problemi normativi. Il cliente o il proprietario della casa verrebbero consultati per assicurarsi che i piani soddisfino le loro specifiche, ma per gran parte della costruzione effettiva verrebbero solo informati dei progressi.

Modello matrice RACI

Ora che hai compreso come funzionano i grafici RACI e il processo per crearli, puoi utilizzare il nostro modello di grafico RACI per aiutarti a iniziare.

Quando utilizzare una matrice RACI

Più struttura, direzione e definizione chiara puoi dare al tuo team di progetto, più adatto sarà per portare a termine il proprio lavoro in tempo e senza sprecare risorse preziose. Un grafico RACI definisce le aspettative, quindi tutti sono consapevoli di ciò che fanno loro e il resto del team.

La matrice di assegnazione delle responsabilità evita la ridondanza o il fatto che i membri del team lavorino l'uno contro l'altro. Compiti, ruoli e responsabilità sono chiariti, quindi non ci sono malintesi su chi sta facendo cosa. Ciò infonderà anche alla tua squadra un senso di responsabilità per il proprio lavoro e saprà quando è il loro lavoro o quando hanno bisogno di cercare la guida di un altro.

Un ulteriore vantaggio è che queste definizioni rimuovono gran parte dei problemi di personalità e delle politiche d'ufficio che ostacolano la produttività. Hai fornito alla tua squadra una struttura RACI, in modo che sappiano dove si trovano e dove si trovano gli altri membri del team. I team sono più felici in questo modo e semplifica le comunicazioni. I membri del team possono guardare indietro alla tabella RACI in qualsiasi momento durante il progetto e sapere chi è responsabile di cosa, invece di dover allontanare tutti da quello che stanno facendo.

Come ProjectManager aiuta con la responsabilità

Fondamentalmente, un grafico RACI è uno strumento per definire la responsabilità per il team di progetto. Questo è un passaggio chiave nella gestione del progetto. Ma una volta che i ruoli e le responsabilità sono stati determinati, vuoi avere un modo per facilitare quei ruoli e responsabilità durante tutto il ciclo di vita del progetto.

ProjectManager è lo strumento di gestione dei progetti di cui hai bisogno per rendere responsabili i membri del tuo team. Per prima cosa, semplifichiamo il caricamento dell'elenco delle attività e la creazione di un progetto. Da lì, il project manager può assegnare ciascuna delle attività sul modello di grafico RACI a un membro del team. Ogni attività ha una casella di commento in cui è possibile aggiungere indicazioni. ProjectManager ha una memoria di file illimitata, quindi aggiungi tutti i documenti e le immagini rilevanti necessari.

I membri del team possono anche utilizzare l'attività per comunicare e collaborare con altre persone assegnate all'attività o @ il project manager, che viene quindi avvisato tramite e-mail e coinvolto nella conversazione.

Vai oltre i grafici RACI

Con ProjectManager puoi ottenere molto di più che utilizzando solo grafici RACI e altri documenti statici. Tutti i membri del team possono tenere traccia delle proprie attività nella sezione "il mio lavoro". Le loro attività sono elencate e possono essere contrassegnate come completate. Sono elencati anche il progetto e la data di scadenza. Basta fare clic su una singola attività e ottenere ancora più dettagli. I membri del team possono aggiungere il proprio elenco di cose da fare all'attività per gestire il proprio lavoro e tenerli in carreggiata.

I project manager possono tenersi aggiornati sui progressi del team con il dashboard in tempo reale, che segue sei metriche di progetto che vengono aggiornate istantaneamente quando i membri del team aggiornano il proprio lavoro. Per un'analisi più approfondita, ProjectManager dispone di report con un clic che forniscono dati dettagliati sull'avanzamento delle attività, sui costi e sul carico di lavoro, tra gli altri.

È disponibile una pagina del carico di lavoro che consente ai project manager di assicurarsi che nessun membro del team sia sotto o sovra-allocato. ProjectManager va oltre una matrice di assegnazione di responsabilità e ti aiuta a gestire meglio i tuoi team, prendere decisioni basate sui dati e ottimizzare le risorse del tuo progetto in tempo reale.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che assume i ruoli e le responsabilità definiti sul grafico RACI e li trasforma in uno strumento dinamico per gestire i team e il carico di lavoro. I project manager ottengono trasparenza nel progetto per monitorare i progressi e riallocare le risorse per evitare che i membri del team vengano bloccati. Scopri come ProjectManager può garantire la responsabilità e la produttività dei membri del tuo team con questa prova gratuita di 30 giorni oggi.